Agenda a Chofnodion

www.abertawe.gov.uk/DatgeliadauBuddiannau

Nid oedd unrhyw ddatgeliadau o fuddiannau personol a rhagfarnol.

Dim.

Gellir cyflwyno cwestiynau’n ysgrifenedig i’r adran Graffu craffu@abertawe.gov.uk tan ganol dydd ar y diwrnod gwaith cyn y cyfarfod. Cwestiynau ysgrifenedig sy’n cael blaenoriaeth. Gall y cyhoedd ddod i’r cyfarfod a gofyn cwestiynau’n bersonol os oes digon o amser. Mae’n rhaid bod cwestiynau’n berthnasol i eitemau ar ran agored yr agenda a byddwn yn ymdrin â hwy o fewn cyfnod o 10 munud.

Ni dderbyniwyd unrhyw gwestiynau gan y cyhoedd.

Y Cynghorydd Andrea Lewis  - Drawsnewid Gwasanaethau

Sarah Lackenby - Pennaeth Gwasanaethau Cwsmeriaid a Digidol 

Roedd Sarah Lackenby a Liz Shellard yn bresennol i roi trosolwg o'u sesiwn friffio ac i ateb cwestiynau gan aelodau'r grŵp. Trafodwyd y materion canlynol:

·       Rhoddodd swyddogion drosolwg o berfformiad y Cyngor a chynlluniau ar gyfer datblygu sianeli cyswllt cwsmeriaid, diweddariad ar brosiectau trawsnewid cyswllt cwsmeriaid a'r Fframwaith Strategol Cyswllt Cwsmeriaid newydd.

·       Darparwyd data ymdrin â galwadau gan gynnwys galwadau a derfynwyd gan y galwr a gwybodaeth am gyswllt wyneb yn wyneb.

·       Trafodwyd galwadau a derfynwyd gan y galwr a rhannodd aelodau'r profiad o fethu cyrraedd yr adran berthnasol ar ôl cael eu trosglwyddo.

·       Mae'r Rhaglen Gwella Mynediad i Gwsmeriaid yn cynnwys system teleffoni wedi'i huwchraddio, awtomeiddio prosesau a thrafodion arferol ac ehangu Cyfrif Abertawe ymhellach. Caiff y rhain eu cyflwyno dros y 18 mis nesaf.

·       Roedd 23% o alwadau drwy'r switsfwrdd awtomataidd yn cynnwys gramadeg anhysbys. Gwrandawir ar bob un am welliannau pellach ac mae'r opsiwn o siarad â rhywun ar gael hefyd.

·       Mae cwynion ffurfiol ar systemau ymdrin â galwadau'n gymharol isel, fodd bynnag, mae'r Aelodau wedi derbyn cwynion a cheisiadau am gymorth i gysylltu.

·       Er gwaethaf rhai toriadau yn 2022/2023 mae system Jabber yn parhau i weithio'n dda.

·       Mae'r Tîm Trechu Tlodi a'i Atal yn cefnogi cynhwysiad digidol drwy'r Cynllun Gweithredu Cynhwysiad Digidol ond gall staff y ganolfan gyswllt hefyd helpu pobl i lenwi ffurflenni wyneb yn wyneb neu dros y ffôn neu ddarparu copi papur os oes un ar gael; cynigir y gwasanaeth hwn hefyd mewn llyfrgelloedd.

·       Bydd y Siarter Cwsmeriaid a Safonau Gwasanaeth yn mynd yn fyw ar 1 Ebrill, a chyfathrebir â staff cyn hyn, a bydd gwaith monitro'n dilyn unwaith y bydd systemau a phrosesau ar waith.

Gofynnwyd i Gynghorwyr drafod casgliadau sy'n codi o'r sesiwn hon i'w cynnwys yn llythyr y Cynullydd i Aelod y Cabinet neu, os yw'n briodol, adroddiad i'r Cabinet:

Beth hoffech ei ddweud am y mater hwn wrth Aelod y Cabinet (beth yw'ch casgliadau sy'n codi o'r sesiwn hon)?

Oes gennych argymhellion i Aelod y Cabinet sy'n codi o'r sesiwn hon?

Oes unrhyw faterion pellach yr hoffech dynnu sylw Pwyllgor y Rhaglen Graffu atynt sy'n codi o'r sesiwn hon?

O'u trafodaethau, daeth Aelodau'r Gweithgor i'r casgliadau canlynol a gwnaethant yr argymhellion canlynol:

1.    Mae aelodau'n gofyn bod staff yn parhau i gysylltu ag adrannau ac anfon negeseuon atgoffa iddynt er mwyn cynnal manylion cyswllt cywir.

2.    Gwelliannau i negeseuon 'nid wyf yn y swyddfa'.

3.    Ymwybyddiaeth o'r rheini sydd â nam ar eu clyw sy'n ei chael hi'n anodd gwahaniaethu rhwng "two" a "three" ar negeseuon awtomataidd Saesneg.

4.    Cyflwyno'r system ciwiau galwadau ffôn ymhellach a'i monitro.

5.    Gweithredu system galw'n ôl.

6.    Dylai'r holl staff fod yn ymwybodol o'r Siarter Cwsmeriaid a Safonau Gwasanaeth, a bydd gwiriadau ar waith i sicrhau ei bod yn cael ei dilyn.

7.    Rhaid i negeseuon ymateb awtomataidd yn dilyn ymholiad preswylydd drwy e-bost neu dros y we gynnwys pa mor hir y gallai ymateb ei gymryd, yn unol â'r safonau gwasanaeth newydd.

8.    Mae aelodau'n gofyn am ragor o wybodaeth am gyfraddau salwch gwasanaethau cyswllt cwsmeriaid.

9.    Mae aelodau'n gofyn am wybodaeth am y defnydd wyneb yn wyneb o swyddfeydd tai lleol.

10. Hoffai'r Aelodau gael diweddariad gan y Tîm Trechu Tlodi a'i Atal ynghylch cynnydd ar y fframwaith strategol cynhwysiad digidol a'r strategaeth trechu tlodi newydd.

11. Roedd yn well gan yr Aelodau'r defnydd o'r gair "preswylwyr" pan fo'n briodol, yn hytrach na "chwsmer".

Yn dilyn y cyfarfod hwn, caiff llythyr ei ysgrifennu oddi wrth Gynullydd y Gweithgor at Aelod y Cabinet sy'n crynhoi'r drafodaeth ac yn amlinellu meddyliau ac argymhellion y Gweithgor.

Daeth y cyfarfod i ben am 10.44am