Agenda a Chofnodion

www.abertawe.gov.uk/DatgeluCysylltiadau

Ni ddatgelwyd unrhyw fuddiannau.

Ni wnaethpwyd unrhyw ddatganiadau.

Rhaid cyflwyno cwestiynau’n ysgrifenedig, cyn hanner dydd ar y diwrnod gwaith cyn y cyfarfod fan bellaf. Rhaid i gwestiynau ymwneud ag eitemau ar yr agenda. Ymdrinnir â chwestiynau o fewn cyfnod 10 munud.

Ni chyflwynwyd unrhyw gwestiynau.

Gwahoddwyd:

David Hopkins, Aelod y Cabinet - Cyflawni a Gweithrediadau (Y Ddirprwy Arweinydd)

Clive Lloyd, Aelod y Cabinet - Gofal Cymdeithasol i Oedolion a Gwasanaethau Iechyd Cymunedol

Andrea Lewis, Aelod y Cabinet - Cartrefi, Ynni a Thrawsnewid Gwasanaethau (Y Ddirprwy Arweinydd)

Andrew Stevens, Aelod y Cabinet - Trawsnewid Busnes a Pherfformiad

Adam Hill, Cyfarwyddwr Adnoddau

Sarah Lackenby, Prif Swyddog Trawsnewid

Geoff Bacon, Pennaeth Gwasanaethau Eiddo

Adrian Chard, Rheolwr Adnoddau Dynol Strategol a Datblygu Sefydliadol

Roedd Andrea Lewis, Aelod y Cabinet dros Gartrefi, Ynni a Thrawsnewid Gwasanaethau a Clive Lloyd, Aelod y Cabinet dros Ofal Cymdeithasol i Oedolion a Gwasanaethau Iechyd Cymunedol yn bresennol ar gyfer yr eitem hon, ynghyd â swyddogion perthnasol.

Rhoddwyd diweddariad byr gan Sarah Lackenby, y Prif Swyddog Trawsnewid. 

Ymatebodd aelodau'r Cabinet a swyddogion i gwestiynau a ddarparwyd gan aelodau'r gweithgor cyn y cyfarfod ac i gwestiynau pellach a godwyd yn y cyfarfod. 

Trafodwyd y prif faterion canlynol:

·         Teimlai'r panel fod mapio'n bwysig a gofynnodd am ddata gwaelodlin a gwybodaeth gymharol am y 3 blynedd diwethaf, i weld a oedd mwy neu lai o staff at ei gilydd a lle mae'r newidiadau wedi digwydd. Bydd swyddogion yn ei ddosbarthu i'r panel.

·         Mae'n ymddangos bod lefelau salwch wedi gostwng.  Gwneir rhagor o waith er mwyn ymchwilio i hyn ymhellach.

·         Llawer o weithgarwch ar gyfer Profi, Olrhain a Diogelu (POD) a gwirfoddoli.  Mae ymateb y gweithlu i'r argyfwng wedi bod yn wych. Bu’r staff yn awyddus i ymwneud â hyn a helpu lle’r oeddent yn gallu mewn banciau bwyd etc.

·         Mae Iechyd a Diogelwch wedi darparu llawer o gymorth er lles y gweithlu.  Anogwyd staff i gymryd gwyliau, yn enwedig o'r haf ymlaen ac mae hyn yn parhau. Os na all staff gymryd gwyliau gallant gario hyd at 20 diwrnod o wyliau blynyddol i'w cymryd yn ystod y ddwy flynedd nesaf.

·         Holodd y panel ynghylch ymgysylltiad â'r Undebau Llafur a’u mewnwelediadau. Nodwyd y cynhaliwyd cyfarfodydd gydag undebau bob wythnos yn ystod anterth y pandemig ac maent bellach yn cael eu cynnal bob pythefnos. Codwyd unrhyw faterion ac aethpwyd i'r afael â hwy yn y cyfarfodydd. Daeth Cyfarwyddwr y Gwasanaethau Cymdeithasol i’r 10 munud cyntaf i ateb cwestiynau uniongyrchol am y Gwasanaethau Cymdeithasol. 

·         Holodd y panel a yw'r staff wedi ei chael hi'n anoddach gweithio gartref wrth i amser fynd heibio. Nodwyd bod canlyniadau'r arolwg yn gadarnhaol iawn.  Dywedodd 87% eu bod yn hoffi gweithio gartref. Y bwriad yw mynd ar drywydd hyn gydag arolwg staff arall ymhen ychydig fisoedd, gan fod cyfyngiadau bellach yn cael eu codi

·         Gofynnodd y panel am y camau y dylai staff eu cymryd os nad ydynt yn cael cymorth. Nodwyd yn yr arolwg fod 77% o'r staff yn teimlo eu bod yn gwybod lle i fynd i gael help. Mae ffyrdd gwahanol ar gael. Teimlai swyddogion y dylai aelodau staff siarad â'u rheolwr llinell yn y lle cyntaf, neu os ydynt yn teimlo na allant wneud hynny, dylent siarad ag is-adran Adnoddau Dynol neu gallant gyfeirio'n uniongyrchol at y Gwasanaeth Cymorth Seicolegol (Cymorth Cyntaf Seicolegol) a chyrchu gwybodaeth ar-lein.  

·         Roedd y panel yn pryderu ynghylch a yw staff am weithio gartref am ei fod yn eu gwneud yn hapus ac yn gyfleus ar gyfer eu ffordd o fyw neu am fod arnynt ofn mynd allan. Mae'r panel yn teimlo y dylai'r holl staff gael rhywfaint o gyswllt wyneb yn wyneb â chydweithwyr/rheolwyr a gofynnwyd a yw hyn yn digwydd.    Cadarnhaodd swyddogion fod 84% wedi dweud yn yr arolwg yr hoffent weithio dau ddiwrnod neu fwy o gartref ar ôl y pandemig; dywedodd 85% eu bod yn teimlo'n fwy cynhyrchiol pan maent yn gweithio gartref. Dywedodd swyddogion nad oeddent wedi clywed am staff hyd yn hyn sy'n ofni mynd allan. Archwilir i hyn yn yr arolwg dilynol. Os oes yn rhaid i staff fynd i mewn i'r swyddfa, rhaid sicrhau bod ganddynt amgylchedd diogel. 

·         Gofynnodd y panel pryd y bydd swyddfeydd yn ailagor a chyfarfodydd wyneb yn wyneb yn dechrau eto. Gofynnwyd beth oedd y teimlad cyffredinol am straen ar staff a phryder ynghylch cyfarfod wyneb yn wyneb, yn enwedig gyda'r cyhoedd. Cadarnhaodd swyddogion eu bod yn ceisio asesu pa risgiau fydd yn bodoli ac y byddant yn rhoi mesurau priodol ar waith i sicrhau bod gan staff gyfarpar priodol a sicrhau y gellir cadw pellter cymdeithasol rhwng yr aelod o staff a'r cyhoedd. Cofnodir hyn i gyd mewn asesiadau risg a bydd rheolwyr yn gweithio gyda thimau ar hyn.

·         Trafodwyd straen a phryderon staff ac a yw'r awdurdod yn cyflogi seicolegwyr yn y Tîm Lles. Teimlai swyddogion ei fod yn rhywbeth y mae angen ei adolygu ar ôl y pandemig, o dan Gynllunio'r Gweithlu. Mae staff rheng flaen wedi dweud ei fod yn amhrisiadwy. Mae swyddogion yn credu bod yr awdurdod yn cyflogi Therapyddion Siarad (nid seicolegwyr) a byddant yn cadarnhau eu rôl dechnegol y tu allan i'r cyfarfod. Cadarnhaodd swyddogion ei bod yn glir i reolwyr fod yn rhaid iddynt fod yn ymwybodol o effeithiau posib COVID ar iechyd, ac os ydynt yn nodi unrhyw broblem bosib, yna dylid ei chyfeirio at iechyd galwedigaethol fel mater sy'n gysylltiedig â straen. Mae canllawiau hefyd yn egluro bod angen i reolwyr sicrhau eu bod yn siarad â staff yn rheolaidd.

·         O safbwynt y Gwasanaethau i Oedolion a'r Gwasanaethau Plant a Theuluoedd, gall y Gwasanaethau Iechyd Galwedigaethol a Chorfforaethol gynnal Cymorth Cyntaf Seicolegol, a gynigir i staff rheng flaen ym maes gofal cymdeithasol. Mae'r gyfarwyddiaeth hefyd yn gweithio gyda Chymdeithas y Gweithwyr Cymdeithasol i lunio pecyn cymorth lles a seicolegol ehangach y gall staff ei ddefnyddio ar-lein pan fydd angen.

·         O ran brechiadau, cadarnhaodd swyddogion fod staff rheng flaen mewn meysydd allweddol wedi cael cynnig y brechlyn. Staff Gofal Cymdeithasol i Oedolion oedd y brif garfan ym mlaenoriaeth dau; Mae 89% wedi derbyn y dos cyntaf, a 74% wedi derbyn yr ail ddos. Ym maes Addysg, ychwanegwyd staff ysgol arbenigol at y garfan hon. Dim ond nifer bach iawn sy'n tueddu i beidio â chael eu brechu.

·         Gofynnodd y panel am staff a oedd yn cyflawni rôl wyneb yn wyneb â'r cyhoedd cyn y pandemig, a sut mae hyn yn gweithio nawr gan fod staff yn gweithio gartref. Nodwyd bod hyn yn ddarlun cymysg. Mae rhai rolau wyneb yn wyneb yn parhau lle mae eu hangen. Cynhelir asesiadau risg ar gyfer y rhain.  Mae rolau eraill wedi symud i gymorth dros y ffôn ac e-bost lle na all pobl fynd ar-lein.

·         Holodd aelodau’r panel hefyd am yr effaith y mae staff sy'n gweithio gartref wedi'i chael ar y cyhoedd gan eu bod yn teimlo nad oes gan lawer o aelodau'r cyhoedd sgiliau cyfrifiadurol da. Fe’u hysbyswyd fod Cydlynwyr Ardaloedd Lleol a'r Trydydd Sector wedi gwneud rhywfaint o waith i roi cefnogaeth uniongyrchol i bobl a oedd yn gorfod symud i sianeli ar-lein ac yr oedd angen help arnynt. Mae lefelau cynhwysiad digidol yn eithaf uchel yn Abertawe. Ar ôl y pandemig, mae swyddogion yn gobeithio y bydd yn ddefnyddiol i bobl hŷn gael gafael ar fwy o wasanaethau dros y ffôn/ar-lein. 

·         Caeodd y Swyddfeydd Tai Rhanbarthol yn ystod pandemig. O ganlyniad, roedd mwy o breswylwyr yn cysylltu â'r adran ar-lein.  Roedd yr awdurdod yn gobeithio y byddai hyn yn digwydd. Mae Aelod y Cabinet yn credu ei fod yn llwyddiant.

·         Mae gan yr awdurdod bolisi gweithio gartref annibynnol. Caiff ei ddosbarthu i'r panel yn dilyn y cyfarfod.

·         Roedd y panel o'r farn y gallai llawer o'r staff a oedd yn parhau i weithio drwy'r pandemig fod wedi bod yn staff asiantaeth neu'n staff ar gontract allanol a gofynnodd a fyddwn yn dod â'r staff a'r gwasanaethau hynny'n fewnol. Bydd awgrym y panel i gyflogi staff asiantaeth a fu’n gweithio fel casglwyr sbwriel ac ati yn cael ei drosglwyddo i'r adran briodol i'w ystyried. 

·         Bydd cyflwyno gweithio ystwyth yn parhau gyda thrafodaethau pellach ar agweddau arno. Mae'r polisi gweithio ystwyth yn y dyfodol yn mynd y tu hwnt i'r pandemig. 

·         Teimlai'r panel yr eir â hyblygrwydd gweithio gartref weithiau'n rhy bell a bod y cartref yn dod yn lle gwaith yn lle bod yn gartref. Cadarnhaodd swyddogion y byddai gweithio gartref yn y dyfodol yn ddewisol. Y cynllun yw cynnig gweithio hyblyg; un o'r lleoliadau fyddai gweithio gartref. Mae'n benodol i'r swydd; mewn rhai swyddi, nid yw gweithio gartref yn briodol, oherwydd bod angen cefnogaeth tîm i wneud eu gorau dros breswylwyr Abertawe.

·         Holodd y panel sut y bydd staff yn cael eu hannog i gwblhau'r arolwg nesaf ac a fydd yn ddienw er mwyn galluogi arfarniad da. Cadarnhaodd swyddogion fod yr arolwg cyntaf yn ddienw ac byddai'r ail un yn dilyn yr un drefn. Roedd yr ymateb yn eithriadol, a chafwyd llawer o adborth cadarnhaol am weithio gartref. Bydd canlyniadau'r arolwg nesaf, a gynhelir tua mis Mai, yn cael eu dadansoddi i weld a yw'r farn wedi newid.

Gofynnir i Gynghorwyr drafod y casgliadau sy'n codi o'r sesiwn hon i'w cynnwys yn llythyr y Cynullydd at Aelod y Cabinet:

a)    Beth hoffech ei ddweud am y mater hwn wrth Aelod y Cabinet yn llythyr y Cynullydd (beth yw'ch casgliadau sy'n codi o'r sesiwn hon)?

b)    Oes gennych unrhyw argymhellion sy'n codi o'r sesiwn hon i Aelod y Cabinet?

c)    Oes unrhyw faterion eraill sy'n codi o'r sesiwn hon yr hoffech dynnu sylw Pwyllgor y Rhaglen Graffu atynt?

Trafododd y gweithgor gynnydd a daeth at y casgliadau canlynol:

1.    Hoffem ddiolch i a chydnabod gwaith caled ac ymrwymiad yr holl staff, yr uwch-dîm rheoli a phawb yn y sefydliad, sydd wedi gweithio mor galed i wneud eu gwaith a chefnogi pobl Abertawe yn ystod cyfnod anodd iawn.

2.    Roedd y sesiwn friffio'n llawn gwybodaeth ac fe'n sicrhawyd bod yr awdurdod yn gwneud yr hyn a all ei wneud i gefnogi’i weithlu yn ystod ac ar ôl y pandemig.

3.    Teimlwn fod mapio'n bwysig a gofynnwn i'r data atodol a'r wybodaeth gymharol y gofynnwyd amdani cyn y cyfarfod gael eu darparu i'r panel.

4.    Roeddem yn falch o glywed am y gwaith ymgysylltu helaeth â'r undebau llafur a gobeithiwn y bydd hyn yn parhau yn y dyfodol. 

5.    Rydym yn cefnogi'r ymagwedd o gael polisi gweithio hyblyg a strategaeth lleoliadau sy'n fwy hyblyg ac sy'n darparu cydbwysedd gwaith/bywyd, ond sy'n parhau i ddiwallu anghenion preswylwyr Abertawe.

6.    Rydym yn argymell bod cymorth ar gyfer iechyd a lles staff yn rhan o weithio gartref a gofynnwn am gopi o'r polisi gweithio gartref annibynnol.

7.    Rydym wedi awgrymu a hoffem gael sicrwydd y bydd gweithwyr asiantaeth sydd wedi gweithio drwy'r pandemig yn cael cynnig swydd gyda'r awdurdod.

8.    O ran cymorth iechyd meddwl, hoffem gael eglurhad o'r weithdrefn gywir y mae angen i staff ei dilyn, y gwasanaethau y gallant eu defnyddio i gael help a beth sy'n digwydd ar ôl y cyswllt cychwynnol. Hoffem hefyd weld data ar a) diwrnodau salwch a gymerwyd am y rheswm hwn, b) a yw pobl yn credu eu bod wedi derbyn cymorth a c) y gwasanaethau a ddefnyddiwyd ganddynt i gael y cymorth hwn. Nid ydym yn teimlo y bydd yr arolwg dilynol yn ymdrin â hyn.

9.    Hoffem gael cadarnhad o'r teitl cywir ar gyfer 'Therapyddion Siarad', os cânt eu cyflogi gan yr awdurdod, ac am eu rôl.

10. Hoffem gael sicrwydd, os cymerir ymagwedd gymysg, y bydd aelodau o'r cyhoedd nad oes ganddynt sgiliau cyfrifiadurol da neu sy'n agored i niwed yn cael y cymorth y mae ei angen arnynt ac y bydd problemau’n cael eu datrys, er enghraifft, bod galwadau'n cael eu hateb neu'n cael eu trosglwyddo at rywun arall; a bod problemau ran lanlwytho ffotograffau ar gyfer deiliaid bathodynnau glas yn cael eu datrys.  

11. Byddwn yn argymell i Bwyllgor y Rhaglen Graffu y cynhelir cyfarfod dilynol o'r gweithgor hwn ymhen chwe mis, pan fydd canlyniadau'r arolwg dilynol wedi'u dadansoddi ac y byddwn yn deall yn well yr hyn yw dyfodol yr awdurdod a'i weithlu.

Yn dilyn y cyfarfod hwn:

Caiff llythyr ei ysgrifennu oddi wrth gynullydd y gweithgor at aelodau'r Cabinet, sy'n crynhoi'r drafodaeth ac yn amlinellu meddyliau ac argymhellion y gweithgor.