5. |
Adroddiad y Gweithlu PDF 572 KB
Gwahoddwyd:
David Hopkins, Aelod y Cabinet - Cyflawni a Gweithrediadau (Y Ddirprwy Arweinydd)
Andrea Lewis, Aelod y Cabinet - Cartrefi, Ynni a Thrawsnewid Gwasanaethau (Y Ddirprwy Arweinydd)
Mark Child, Aelod y Cabinet - Gofal Cymdeithasol i Oedolion a Gwasanaethau
Iechyd Cymunedol
Andrew Stevens, Aelod y Cabinet - Trawsnewid Busnes a Pherfformiad
Adam Hill, Cyfarwyddwr Adnoddau
Sarah Lackenby, Prif Swyddog Trawsnewid
Geoff Bacon, Pennaeth Gwasanaethau Eiddo
Adrian Chard, Rheolwr Adnoddau Dynol Strategol a Datblygu Sefydliadol
Rhian Millar, Cydlynydd Ymgynghori
Cofnodion:
Roedd David Hopkins, Aelod y Cabinet dros Gyflawni a Gweithrediadau, yn
bresennol ar gyfer yr eitem hon, ynghyd â swyddogion perthnasol i roi
diweddariad byr ac ateb cwestiynau.
Trafodwyd y prif faterion canlynol:
- Holodd y panel pa
ganran o holl staff y cyngor sy'n gweithio gartref. Cytunodd swyddogion i
ddarparu'r wybodaeth hon y tu allan i'r cyfarfod.
- Teimlai'r panel y
dylai'r cyngor gael rhagor o swyddi amser llawn yn hytrach na swyddi
rhan-amser ar ben isaf y raddfa gyflog a bod gwahaniaeth yng nghanran y
gweithwyr benywaidd yn y pen isaf. Ymatebodd swyddogion mai rhan o'r
rheswm pam y mae strategaeth y gweithlu’n cael ei diwygio yw edrych ar
amrywiaeth, cydraddoldeb, nodweddion gwarchodedig etc.
- Holodd y panel a oedd
arholiad mynediad ar gyfer swyddi yn yr adran Wastraff a dywedwyd wrtho
nad oes arholiadau mynediad, ond mae gan yr Awdurdod feini prawf a phroses
asesu dethol i benodi'r person gorau ar gyfer unrhyw swydd gyda'r cyngor.
- Gofynnodd y panel a
oes cyfle i gynnig swyddi gwag i staff asiantaeth sy'n cael eu cyflogi gan
y cyngor dros dro i gyflenwi ar gyfer absenoldebau salwch etc. Dywedodd
swyddogion fod mesurau'n cael eu cymryd i leihau nifer y gweithwyr
asiantaeth a byddant yn cael cyfle i wneud cais am rolau swyddi dan
hyfforddiant a rolau eraill os ydynt yn dymuno.
- Holodd y panel sut
y bydd y cyngor yn asesu ac yn rheoli gweithwyr asiantaeth yn y dyfodol a
chlywodd fod y Pwyllgor Llywodraethu ac Archwilio wedi cael sicrwydd bod
rheolwyr llinell yn cydymffurfio â pholisi gweithwyr asiantaeth a bod hyn
yn cael ei adolygu'n rheolaidd.
- Mae'r panel yn
ymwybodol bod Polisi Dychwelyd i'r Gwaith ar gyfer salwch staff ond
gofynnir a oes cyfle i aelod o staff ffonio'n ddienw a siarad â rhywun.
Dywedwyd bod Iechyd Galwedigaethol yn ymdrin â llawer o ymatebion gan
staff, ac mae llinell gymorth gyfrinachol Help Llaw sy'n darparu cymorth a
chwnsela ond nad yw'n ddienw. Mae cyngor a chymorth dienw ar gael ar
gam-drin domestig ac aflonyddu.
- Cododd y panel
fater cynllunio'r gweithlu ar gyfer y dyfodol gan fod llawer o weithwyr
rhwng 40 a 60 oed a gofynnodd a oes strategaeth i 'sythu'r gromlin'.
Clywodd na fydd y cyngor yn ddetholgar ond bydd
yn ceisio sicrhau ei fod yn denu pob math o bobl ac anogir pobl o bob oed
i wneud cais am bob swydd gan gynnwys swyddi dan hyfforddiant a
phrentisiaethau.
- Cododd y panel
ymholiad ynghylch absenoldeb oherwydd salwch a beth yw'r rolau ar gyfer y
bobl a benodir i rolau cymorth mewn gwahanol adrannau, a dywedwyd wrtho
fod angen cymorth ychwanegol ar staff fel bod swyddogion absenoldeb salwch
wedi'u penodi yn y prif gyfarwyddiaethau, a fydd
yn cefnogi rheolwyr llinell ac arweinwyr tîm i sicrhau bod y polisi
absenoldeb salwch yn cael ei weinyddu ac yn nodi ffyrdd rhagweithiol o
leihau salwch ac atal salwch rhag digwydd yn y lle cyntaf.
- Gofynnodd y panel
i'r cyngor fynd yn ôl at gael un adran Adnoddau Dynol sy'n gyfrifol am yr
holl swyddogaethau Adnoddau Dynol ac un Aelod o'r Cabinet sy'n dal y
portffolio hwn. Cadarnhaodd swyddogion fod rôl Pennaeth Adnoddau Dynol a'r
Ganolfan Wasanaethau newydd gael ei hysbysebu, a fydd yn dod â'r Adran
Adnoddau Dynol, Datblygu Sefydliadol a'r Ganolfan Wasanaeth yn ôl at ei
gilydd i gyd o dan un adran ac awgrymwyd y byddai hyn yn gyfle da i edrych
ar sut mae hyn yn eistedd o dan un Aelod o'r Cabinet.
- Holodd y panel pa
fesurau y rhoddwyd cynnig arnynt i recriwtio rhagor o bobl i'r
Gwasanaethau Cymdeithasol. Cadarnhaodd swyddogion fod polisi recriwtio a
datblygu wedi'i ddatblygu ar gyfer y Gwasanaethau Cymdeithasol nad yw'n
ymwneud â chyflog yn unig, mae'n ymwneud â defnyddio gwahanol sianeli ar
gyfer recriwtio, gweithio ar forâl staff a
chynnig cydbwysedd gwaith/bywyd iach a hyblygrwydd.
- Holodd y panel sut
mae'r cyngor yn cefnogi’i staff sy'n gweithio gartref. Ymatebodd
swyddogion mai'r cyfarwyddyd yw gweithio gartref os yw'n bosib. I'r staff
hynny sy'n ei chael hi'n anodd gwneud hyn, fe'u
hanogir i ddod i mewn i'r swyddfa. Mae rheolwyr wedi cadw mewn cysylltiad
rheolaidd â'u staff gyda chyfarfodydd tîm, cyfarfodydd 1 i 1 etc.
- Mynegodd y panel
bryder am y costau ynni cynyddol ar gyfer staff sy'n gweithio gartref a
gofynnodd a yw'r awdurdod yn cynghori staff ar sut i hawlio arian yn ôl
o'r swyddfa dreth. Cadarnhaodd swyddogion fod yr wybodaeth hon ar gael yn
rhwydd i staff drwy'r Polisi Gweithio Ystwyth, undebau llafur, dolen
uniongyrchol ar dudalen Cwestiynau Cyffredin COVID-19 y cyngor i wefan CThEM, a grybwyllir hefyd mewn sesiynau briffio staff,
yn y cylchlythyr staff ac ym mlog Phil.
- Gofynnodd y panel
am ffigurau mis Ionawr ar gyfer Iechyd Galwedigaethol a chadarnhawyd y rhain
fel a ganlyn: Atgyfeiriadau Iechyd Galwedigaethol 101 (94); Goruchwylio
Iechyd 78 (52); Atgyfeiriadau Cwnsela 55 (53).
- Roedd y panel yn
deall bod y pandemig wedi arwain at ddatblygu’r polisi gwaith ystwyth a'r
strategaeth llety yn sylweddol. Cadarnhaodd swyddogion fod yr Awdurdod
wedi dechrau ar ei daith ar weithio ystwyth cyn y pandemig a'i fod bellach
yn symud o'r ffordd y mae'n rheoli’i lety ar gyfer COVID-19 i'r ffordd y
mae'n rheoli’i lety ar gyfer dyfodol y gweithlu.
- Gofynnodd y panel
am adborth ar effeithiau COVID-19 hir ar staff a'r cymorth a roddir
iddynt. Hysbyswyd y panel fod protocol COVID-19 hir ar gyfer awdurdodau
lleol yng Nghymru sy'n diogelu staff rhag gostyngiadau mewn tâl salwch os
ydynt yn dioddef o COVID-19 hir. Mae'r protocol hwn yn dod i ben ac mae
wrthi'n cael ei adolygu i ystyried materion cydraddoldeb a thegwch ar
draws unrhyw absenoldeb salwch hirdymor arall.
- Holodd y panel a
yw'r Awdurdod yn ymwybodol o nifer y staff sy'n gweithio gartref tra
byddant yn sâl (yn enwedig gyda COVID-19). Dywedodd swyddogion y gallai
pobl gael COVID-19 heb fod yn sâl, felly maent yn gallu gwneud eu gwaith.
Os nad ydynt yn gallu gweithio, mae'r Awdurdod yn disgwyl iddynt beidio â
gweithio.
- Teimlai'r panel y
byddai'n ddefnyddiol cael siop dan yr unto i
gysylltu â hi os oes gan bobl nifer o gwestiynau yr hoffent iddynt gael eu
hateb. Dywedwyd y gall y Ganolfan Wasanaethau ateb llawer o gwestiynau gan
staff a'r cyhoedd.
- Holodd y panel sut
yr effeithiwyd ar gynhyrchiant y cyngor gan staff yn gweithio gartref a
dywedwyd wrtho fod y tîm arweinyddiaeth yn teimlo'n gyffredinol, ac mae
canlyniadau'r arolwg yn awgrymu, fod staff yn teimlo'n fwy cynhyrchiol,
fodd bynnag, effeithir ar yr awdurdod gan gynhyrchiant partneriaid a
sefydliadau eraill y mae'n cysylltu â hwy, a gall hyn achosi oedi.
- Cododd aelodau'r
panel nifer o ymholiadau am arolygon. Roedd yr aelodau am wybod a yw'r
Awdurdod yn ystyried cynnal arolwg dilynol arall a dywedwyd wrthynt fod yr
arolwg staff fel arfer yn digwydd bob blwyddyn ond efallai y bydd
cyfleoedd i gynnal arolygon mwy ad hoc ar
agweddau penodol.
- Hysbyswyd y panel
mai un anhawster oedd sut mae'r Awdurdod yn ymgysylltu â'i holl weithlu
wrth symud ymlaen, yn enwedig gweithwyr rheng flaen; mae angen iddo ddod o
hyd i ffyrdd gwahanol o gysylltu â nhw. Cadarnhaodd swyddogion fod yr
arolwg yn canolbwyntio mwy ar bobl sy'n gweithio gartref gan mai staff
sy'n gweithio gartref oedd â'r newid mwyaf i'r ffordd y maent yn gweithio
a bod llawer o staff rheng flaen yn parhau â'u swyddi.
- Teimlai'r panel fod
cyfrinachedd arolygon yn bwysig iawn a gofynnwyd iddo a oedd yr Awdurdod
yn gallu sicrhau hyn. Cadarnhaodd swyddogion eu bod yn gyfrinachol.
|
6. |
Trafodaeth a Chwestiynau
Gofynnir i
Gynghorwyr drafod y casgliadau sy'n codi o'r sesiwn
hon i'w cynnwys yn llythyr y Cynullydd
at Aelod y Cabinet:
a) Beth hoffech ei ddweud
am y mater hwn wrth Aelod y Cabinet yn llythyr y Cynullydd (beth yw'ch casgliadau
sy'n codi o'r sesiwn hon)?
b) Oes gennych unrhyw
argymhellion sy'n codi o'r sesiwn
hon i Aelod y Cabinet?
c) Oes unrhyw faterion
eraill sy'n codi o'r sesiwn
hon yr hoffech dynnu sylw Pwyllgor
y Rhaglen Graffu atynt?
Cofnodion:
Trafododd y
gweithgor gynnydd a daeth at y casgliadau canlynol:
- Hoffai Aelodau'r Gweithgor ddiolch unwaith eto a chydnabod gwaith
caled ac ymrwymiad yr holl staff, yr uwch-dîm rheoli a phawb yn y
sefydliad, sydd wedi gweithio mor galed i wneud eu gwaith a chefnogi pobl
Abertawe yn ystod cyfnod anodd iawn.
- Teimlai Aelodau'r Gweithgor fod y sesiwn ddilynol
hon yn ddefnyddiol iawn. Roeddent yn teimlo'n dawelach
eu meddwl gyda'r atebion a roddwyd ac yn teimlo'n hyderus bod yr Awdurdod
yn symud ymlaen i'r cyfeiriad cywir o ran ei weithlu.
- Roedd gan Aelodau rai pryderon ynghylch y
posibilrwydd nad oedd arolwg diweddar yn wir adlewyrchiad o sut mae staff
yn teimlo gan fod nifer yr ymatebion yn isel. Mae'r aelodau'n teimlo bod
angen i'r Awdurdod ddod o hyd i ffyrdd o gael fwy o ymateb i arolygon ond
mae'n sylweddoli bod hon yn dasg anodd. Byddai aelodau'n annog swyddogion,
ymysg pethau eraill, i sicrhau bod rhagor o gopïau caled o arolygon ar
gael yn rhwydd; ceisio cynnig cymhellion i staff ar gyfer cwblhau arolwg;
ac ystyried cynnwys rhywbeth mewn contractau gweithwyr newydd i'w hannog i
gwblhau arolygon.
- Roedd Aelodau'r Gweithgor yn falch bod gwybodaeth am
sut i hawlio arian yn ôl o'r swyddfa dreth ar gyfer gweithio gartref ar
gael yn rhwydd i staff mewn gwahanol ffyrdd. Hoffent weld nodiadau atgoffa
o hyn yn cael eu cyhoeddi'n rheolaidd fel y gall yr holl staff cymwys
fanteisio arno.
- Roedd Aelodau'r Gweithgor yn falch iawn o glywed y
bydd yr holl swyddogaethau Adnoddau Dynol yn cael eu dwyn ynghyd dan un
Pennaeth Adnoddau Dynol a'r Ganolfan Wasanaeth. Maent yn gobeithio y bydd
hyn yn arwain at un Aelod o'r Cabinet ar gyfer y portffolio hwn.
Yn dilyn y
cyfarfod hwn:
Caiff llythyr ei ysgrifennu oddi wrth gynullydd y
gweithgor at aelodau'r Cabinet, sy'n crynhoi'r drafodaeth ac yn amlinellu
syniadau ac argymhellion y gweithgor.
|