Lleoliad: O bell drwy Teams
Cyswllt: Michelle Roberts, Craffu
Rhif | Eitem |
---|---|
Datgeliadau o fuddiannau personol a rhagfarnol Cofnodion: Item 5 – Cllr Mike White, Wendy Fitzgerald, Phil Downing and Chris Holley |
|
Gwahardd Pleidleisiau Chwip a Datgan Chwipiau'r Pleidiau Cofnodion: Dim |
|
Cofnodion y Cyfarfod Blaenorol PDF 222 KB Cofnodion: Derbyniodd y
panel gofnodion y cyfarfod blaenorol ar 24 Mehefin 2021. |
|
Cwestiynau gan y Cyhoedd Rhaid cyflwyno cwestiynau’n ysgrifenedig, cyn hanner dydd
ar y diwrnod gwaith cyn y cyfarfod
fan bellaf. Rhaid i gwestiynau ymwneud ag eitemau ar
yr agenda. Cofnodion: Ni ofynnwyd unrhyw gwestiynau gan y cyhoedd. |
|
Bydd y Prif Archwilydd yn bresennol i gyflwyno'r adroddiad a thrafod
materion â'r panel. Dogfennau ychwanegol: Cofnodion: Darparodd Prif Archwilydd y cyngor adroddiad ac roedd yn bresennol yn y
cyfarfod. Anfonodd y panel nifer o gwestiynau allweddol y gofynnwyd iddo fynd
i'r afael â nhw yn ei adroddiad, roeddent yn cynnwys y canlynol: 1.
Allwch chi amlinellu rôl Archwilio o fewn
caffael yn y cyngor? 2.
Beth yw'r prif arweiniad ar gyfer archwilio
caffael? 3.
Sut ydych chi'n edrych ar gywirdeb,
cymhwysedd, cysondeb mewn ymagwedd ac a yw'n cyd-fynd â strategaethau ac
amcanion y cyngor, a sut? 4. Ydych
chi'n ystyried a yw caffael yn gost-effeithiol ac yn dryloyw yn ei arfer, a
sut? 5.
Ydych chi'n ystyried sut mae'r cyngor yn
sicrhau ei fod yn caffael yn lleol, yn foesegol ac yn wyrdd lle bo modd, a sut?
6.
Ydych chi'n ystyried a yw gweithgareddau
caffael yn cyd-fynd â Deddf Llesiant Cenedlaethau'r Dyfodol, a sut? 7.
Sut ydych chi'n archwilio gweithgarwch
caffael ar y cyd a sut? 8.
Ydy gweithgarwch caffael y cyngor yn cael ei
archwilio'n allanol hefyd, a chan bwy? 9.
Allwch chi ddarparu enghraifft i'r panel o archwiliad
mewnol o weithgarwch caffael? Bydd yr adroddiad a ddarparwyd yn ffurfio rhan o'r pecyn tystiolaeth ar
ddiwedd yr ymchwiliad ar y cyd â'r materion canlynol a godwyd yn y drafodaeth
ddilynol: ·
Nid yw Archwilio'n edrych ar gost yn unig ond gwerth am
arian hefyd. Caiff cost effeithiolrwydd ei ystyried a chydnabyddir bod angen
ystyried meini prawf eraill ac nid cost yn unig. ·
Mae archwilio'n edrych ar gydymffurfiad yn hytrach na
chyfeiriad strategol. Bydd cyfarwyddwyr yn amlinellu'r agwedd honno. ·
Caiff ysgolion eu harchwilio ar raglen dreigl,
archwiliadau thematig ar gaffael eleni o ganlyniad i gyfyngiadau mynediad o
ganlyniad i COVID. Caiff y rhan fwyaf o
ysgolion eu harchwilio bob 3 blynedd. Mae'r archwiliad yn cynnwys materion
ariannol cyffredinol ac yn cynnwys agweddau caffael. Caiff yr hyn a ddysgir yn gyffredinol o'r
ymarferion hyn ei gyfathrebu i ysgolion trwy'r bwletin ysgolion. Caiff
adroddiad Archwiliad Ysgolion Blynyddol ei gwblhau hefyd a bydd y Pwyllgor
Llywodraethu ac Archwilio'n edrych ar hynny. Atodwyd copi o'r adroddiad hwn fel
enghraifft o'r gwaith a gwblhawyd wrth archwilio. ·
Argymhellwyd gan aelod y panel y gellir cynghori ysgolion
i gael is-bwyllgor neu eitem sefydlog ar eu Pwyllgor Cyllid mewn perthynas â
Chaffael. Clywodd y panel fod hwn yn rhywbeth y mae Chris Williams a Helen
Morgan yn edrych arno ar hyn o bryd, cytunodd y ddau y byddai'n gam gadarnhaol.
·
Mae "Cardiau P" yn ddefnyddiol iawn oherwydd
cânt eu harchwilio'n rheolaidd ond nid yw ysgolion yn eu defnyddio ar hyn o bryd.
Mae hyn oherwydd eu bod yn defnyddio system wahanol sy'n seiliedig ar system
gyfrifiadurol Sims, mae ganddynt gardiau MultiPay a chaiff pryniadau eu nodi
trwy ddatganiad misol a chaiff ei lanlwytho i Oracle yn fisol. Mae Archwilio'n
sicrhau eu bod yn cael eu gwirio a'u cymeradwyo gan y Pennaeth, a chânt eu
holrhain. Byddai newid i "Gardiau P" yn anodd gan fod dwy system
gyfrifiadurol ar hyn o bryd ac mae gan ysgolion gyllidebau a chyfrifoldebau
dirprwyedig. ·
Gofynnodd y panel sut caiff risg ei chyfrifo, yn enwedig
gan ystyried digwyddiadau diweddar gyda COVID a hefyd gyda chwmnïau heb yr un
geiniog. Clywodd y panel fod y broses caffael wedi'i dylunio i dynnu sylw at
unrhyw risgiau. Caiff diwydrwydd dyladwy ariannol ei asesu, cytundeb
cyflenwadau moesegol etc., mae amrywiaeth o feini prawf llym ar waith i asesu
risg. ·
Os caiff risg uchel ei nodi yna trosglwyddir y contract
posib i'r Adran Gyllid sy'n edrych ar ffyrdd o liniaru'r risg gyda bondiau er
enghraifft. ·
Clywodd y panel fod gennym broses gaffael gref a chadarn
ac mae Archwilio'n rhan o hynny. Mae gan Archwilio raglen dreigl o archwiliadau
i'w gwirio yn erbyn Rheolau Gweithdrefnau Contractau. Mae Penaethiaid
Gwasanaeth yn deall gwerthoedd yr archwiliadau hyn. ·
Nid ydym yn cynnal archwiliad allanol ar hyn o bryd ac
nid ydym yn defnyddio aseswyr risg/darparwyr allanol/3ydd parti ar
gyfer contractau. Rydym wedi derbyn meddalwedd gan Lywodraeth Cymru sy'n nodi
unrhyw 'rybuddion' y dylem fod yn ymwybodol ohonynt. Gofynnodd y panel a fyddai
modd defnyddio'r system Llywodraeth Cymru hon i raddio statws Amgylcheddol a
Moesegol hefyd. Byddai hyn o fudd i
Awdurdodau Lleol ar draws Cymru gyfan. ·
Codwyd y posibilrwydd o gynnwys materion amgylcheddol a
moesegol o fewn ein proses fewnol. Roeddent yn ystyried a fyddai'n cyd-fynd â'r
broses archwilio hon ac a dylai gwneud hynny. Roeddent yn cydnabod bod proses
archwilio'r cyngor yn seiliedig ar arian ar hyn o bryd a byddai angen
newidiadau i reolau gweithdrefnau contractau i wneud hyn. Byddai angen lledaenu
cwmpas y prawf. Bydd y panel yn ystyried y mater hwn ymhellach fel rhan o'i
ymchwiliad. Dywedodd Chris Williams wrth y panel ei fod yn gweithio gyda
Llywodraeth Cymru ar hyn o bryd ar sut i wella ei gyfeiriad ar gyfer
Llywodraeth Leol, gan ddatblygu canolfan ragoriaeth newydd ac mae LlC yn arwain
ar hynny. Caiff materion eraill y tu allan i faterion ariannol eu hystyried fel
rhan o'r gwaith hwn. Dywedodd hefyd fod gan bob adran gynllun gwasanaeth y mae
ystyriaethau amgylcheddol a moesegol yn rhan ohono. |
|
Cynllun Prosiect Ymholiad PDF 123 KB Cofnodion: Adolygodd y panel yr Ymchwiliad i Gynllun Prosiect a'i dderbyn. Daeth y cyfarfod i ben am 10.50am |