Lleoliad: O bell drwy Teams
Cyswllt: Michelle Roberts, Craffu
Rhif | Eitem |
---|---|
Datgeliadau o fuddiannau personol a rhagfarnol Cofnodion: Dim |
|
Gwahardd Pleidleisiau Chwip a Datgan Chwipiau'r Pleidiau Cofnodion: Dim |
|
Cofnodion y Cyfarfod Blaenorol PDF 296 KB Dogfennau ychwanegol: Cofnodion: Cytunwyd ar
gofnodion y cyfarfod ar 21 Hydref 2020 a derbyniwyd yr ymateb i gwestiynau
dilynol a dderbyniwyd gan Gyfarwyddiaeth y Gwasanaethau Cymdeithasol. |
|
Cwestiynau gan y Cyhoedd Rhaid cyflwyno cwestiynau’n ysgrifenedig, cyn hanner dydd ar y diwrnod gwaith cyn y cyfarfod fan bellaf. Rhaid i gwestiynau ymwneud ag eitemau ar yr agenda. Cofnodion: Ni ofynnwyd
unrhyw gwestiynau gan y cyhoedd. |
|
Cofnodion: Croesawodd y panel Elgan Richards o ‘Busnes
Cymru’ i'r cyfarfod. Fe'i gwahoddwyd i'r cyfarfod i drafod y gwaith y
maent yn ei wneud i gefnogi busnesau bach a chanolig eu maint sy'n ystyried
tendro am gontractau'r sector cyhoeddus.
· Mae’r cwmni’n cefnogi busnesau gyda chymorth tendro a hefyd yn cefnogi gyda
chynllunio busnes, llif arian, cyllid a marchnata ac yn y blaen. Mae ganddynt
dîm o gynghorwyr arbenigol i wneud hyn. · Esboniodd Elgan ei rôl fel Cynghorydd Tendro sy'n cynorthwyo'r BBaCh a'r microgwmnïau i dendro
am dendrau a chontractau'r sector cyhoeddus. Esboniodd eu bod yn cynnal gweminarau misol, a chyhoeddir y rhain i gyd ar wefannau
Busnes Cymru a GwerthwchiGymru. Maent yn helpu busnesau i gofrestru ar borth GwerthwchiGymru fel y gallant
dendro, sicrhau bod ganddynt y codau cywir ac yn cael y cyfleoedd perthnasol er
mwyn tendro. Mae Busnes Cymru'n gweithio gyda chwmnïau i'w cefnogi gyda sut i
dendro gan gynnwys yr hyn y mae angen iddynt ei gael ar waith i fodloni'r
gofynion sylfaenol, helpu gyda holiaduron dethol a defnyddio pyrth eraill fel
E-Dendro Cymru. Maent yn cael cyfarfodydd gyda busnesau unigol os oes angen,
lle byddant yn eu cefnogi drwy'r broses dendro, gan eu helpu i gyflawni'r nod a
ddymunir. Dywedodd y bydd hefyd yn ymgysylltu â rhai o'i gydweithwyr, yn
enwedig yn y tîm cynaliadwyedd a'r tîm adnoddau dynol i weld a oes unrhyw
gwestiynau penodol am yr agweddau hynny'n codi. · Maent hefyd yn cynnig sesiynau ymgysylltu cynnar a digwyddiadau cwrdd â'r
prynwr. Felly, os oes contract mawr, gallant helpu i
hwyluso digwyddiadau cwrdd â'r prynwr ar gyfer contractwyr posib i ymgysylltu
â'r cyngor. Ac, yn ogystal â hyn, mae Busnes Cymru'n rhoi cyngor mewn perthynas
â'r ddau addewid gan Lywodraeth Cymru: yr addewid twf gwyrdd a'r addewid
cydraddoldeb. Maent yn cynnig amrywiaeth o gymorth i fusnesau, er enghraifft, i
wella eu heffeithlonrwydd ac i ddatgarboneiddio, hefyd i helpu busnesau i
gymryd camau rhagweithiol i greu gweithlu cwbl gynhwysol ac amrywiol. Maent yn
cynghori cleientiaid i gofrestru ar gyfer yr addewidion hyn hefyd. · Does dim terfyn ar nifer yr oriau o gymorth y gall busnesau ei gael gan
Busnes Cymru, ac mae'r cymorth yn cael ei ariannu'n llawn drwy Lywodraeth
Cymru. Mae angen iddynt fod yn Abertawe'n unig, ac nid oes yn rhaid iddynt o reidrwydd
wneud cais am gontract gyda Chyngor Abertawe, gallent dendro am gontract yn
unrhyw le. · Sut ydych chi'n denu'ch cleientiaid? A ydynt yn cysylltu â chi neu a ydych
chi'n cysylltu â nhw? Ydych chi'n rhagweithiol wrth fynd allan i chwilio
amdanynt? Ateb: Gall fod yn rhwystredig ar adegau oherwydd bod y
cymorth hwn yn cael ei ariannu'n llawn. Mae'r cymorth am ddim i fusnesau ond yn
anffodus mae rhai'n teimlo y bydd gwell gwerth am
arian trwy dalu i ymgynghorydd allanol ddod i mewn yn hytrach na chael gafael
ar y cymorth am ddim. Mae gennym berthynas dda â'r swyddogion caffael, yn
enwedig yng Nghyngor Abertawe, ac maent yn cyfeirio pobl at, er enghraifft, y
dogfennau tendro a'r canllawiau y maent yn eu darparu ac ar wefan y cyngor. Mae
gennym dîm marchnata gweithredol sy'n hysbysebu'r gwasanaeth yn rhagweithiol.
Rydym hefyd yn gweithio gyda nifer o gynghorwyr busnes a rheolwyr perthnasoedd
ond hefyd bydd banciau a chwmnïau cyfreithiol yn cyfeirio pobl at Busnes Cymru. · Fe gyfeirioch chi at gyngor ar ddatgarboneiddio gan ymgeiswyr penodol,
allwch chi ddweud wrthym beth yw'r mathau o bryderon a phroblemau y gallai
busnesau sy'n cysylltu â chi eu hwynebu, a pha fath o wybodaeth, arweiniad ac
ymateb ydych chi'n eu rhoi? Ateb: Mae Busnes Cymru'n
cyflogi cynghorwyr cynaliadwyedd arbenigol ac mae wrthi’n recriwtio cynghorydd
ychwanegol ar hyn o bryd. Mae'r cynghorwyr hyn yn helpu busnesau i sicrhau bod
ganddynt bolisi amgylcheddol fel rhan o addewid twf gwyrdd Cymru. Byddant yn
helpu Busnes Cymru wrth ddewis agweddau allweddol yr addewid ac wrth greu
cynllun gweithredu a rhai targedau i gyflawni ei nodau. · Dywedodd Chris Williams wrth y Panel, o ran dod o hyd i gleientiaid, fod y
cyngor yn cyfeirio pobl at Busnes Cymru pan fydd cwmnïau'n mynegi unrhyw
amheuon neu ddiddordeb mewn dysgu mwy am rai agweddau ar dendro, gan eu
cyfeirio at y cymorth a amlinellwyd gan Elgan ac mae'r dull atgyfeirio
hwn wedi'i nodi yn ein deunydd darllen, a nododd fod y Panel wedi trafod hyn
mewn cyfarfod o'r blaen wrth adolygu’n 'canllaw i gyflenwyr', ac mae manylion
cyswllt ar gyfer Cymorth Busnes a thîm Elgan yn glir yn y fan honno, felly
rydym yn atgyfnerthu hynny'n gyson. · O'ch safbwynt
chi Elgan, beth allwn ni fel cyngor ei wneud yn wahanol? O ran ffyrdd posib o wella, dywedodd Elgan:
·
Creu rôl newydd fel hyrwyddwr cyflenwyr. Mae Cyngor
Caerffili wedi penodi hyrwyddwr cyflenwyr yn benodol i fynd o le i le yn eu
hardal a chysylltu cyflenwyr â phrosiectau penodol, a hefyd i helpu cyflenwyr
bach i ddod yn gyflenwr cymeradwy yn yr ardaloedd hynny. ·
Cynnig grantiau ar gyfer pethau fel cael ISO 9000 a
safonau rheoli'r amgylchedd etc. · Tynnodd Chris Williams sylw at y ffaith bod dogfennau tendro’n fanwl, ond
mae rheswm da dros hynny. Er enghraifft, os oes rhywun yn mynd i wneud gwaith
trydanol, dywedwch mewn ysgol, yna mae hynny'n wahanol iawn i rywun yn dod i
wneud ychydig o waith yn eich tŷ. Os ydynt yn gweithio mewn amgylchedd
ysgol, rhaid i ni sicrhau bod gan y contractwr yswiriant a bod ganddo'r cymwysterau cywir etc., e.e. byddai angen iddo fod
yn drydanwr cymwysedig, a dyna pam y mae cwestiynau a gwiriadau ein dogfen
wedi'u llunio i sicrhau bod y gwaith yn cael ei wneud i ansawdd da ac i sicrhau
safonau diogelwch. Mae angen i ni sicrhau bod gan gyflenwyr y profiad, yr
ardystiadau a'r wybodaeth gywir i gyflawni'r gwaith hwnnw. Mae'n bwysig iawn
fod gennym system gadarn ar waith. ·
Nododd Chris Williams
hefyd ei fod wedi gweithio yn y sector preifat yn flaenorol a bod ganddo
brofiad personol o ddefnyddio pyrth tendro'r llywodraeth. Cydnabu y byddai
angen i gyflenwr dreulio amser yn cofrestru ar y porth, ond ar ôl cofrestru mae
gan gyflenwr fynediad at bob cyfle yn y sector cyhoeddus (felly ni fyddai angen
chwilio am nifer o gronfeydd data'r llywodraeth) a gellir teilwra rhybuddion i
feysydd busnes penodol, gan arbed amser i'r cyflenwyr wrth chwilio am gyfleoedd
busnes perthnasol. Nododd Chris Williams hefyd er gwybodaeth i’r Panel nad oedd
y cyngor wedi derbyn unrhyw gwynion ffurfiol am ei weithgarwch caffael yn ystod
y blynyddoedd diwethaf. |
|
Arolwg Caffael a Data Cymharu PDF 241 KB Dogfennau ychwanegol:
Cofnodion: Daeth Pennaeth y Gwasanaethau Masnachol i'r Panel i gyflwyno adroddiad yn
amlinellu data perfformiad, data cymharu a chanlyniadau arolygon yn ymwneud â
chaffael. Roedd yr adroddiad yn cynnwys (bydd yr adroddiad llawn yn rhan o'r
pecyn tystiolaeth ar gyfer yr ymchwiliad): ·
Systemau cofnodi data Llywodraeth Cymru ·
Data sy'n deillio o ddigwyddiadau cwrdd â'r prynwr ·
Rheoli contractau ·
Dogfennau data a pholisi perthnasol eraill Codwyd y materion/cwestiynau canlynol gan y Panel: · A yw gwerth
cymdeithasol yn rhywbeth sy'n cael ei ddiogelu a'i gefnogi drwy ein prosesau
presennol? A ddylai fod gan gwmni lleol sydd â'r lefelau uchel o werth
cymdeithasol rywfaint o fantais yn y broses dendro yn ychwanegol at gost yn
unig? Ateb: Mae'n bwysig ein bod yn parhau i edrych ar
sut rydym yn cynllunio ac yn datblygu’n contractau. Os oes rhywbeth nad ydym
wedi'i ofyn, rhywbeth nad ydym wedi'i ystyried, gallwn yn sicr ymchwilio
ymhellach i hynny. Rydym yn defnyddio proses glir o gyflwyno manyleb (a bydd y
fanyleb honno'n cynnwys ystyriaethau gwerth cymdeithasol, e.e., ar gyfer paneli
solar neu gerbydau trydan), ac rydym yn disgwyl i gyflenwyr gydymffurfio â'r
fanyleb honno, ystyrir yr ymatebion a dderbynnir ac yna dyfernir tendr yn
briodol â hynny mewn ffordd agored a thryloyw. · Os yw
contractwr yr ydym yn ei ddefnyddio’n is-gontractio peth gwaith, a ydym yn cael
gwybod amdano? Ateb: Ydyn, byddai angen iddo
ddweud wrthym am is-gontractwyr a'n sicrhau bod y safonau cywir ar waith. ·
Os byddwn yn gwneud amrywiadau i gontract, a bod
angen ehangu gwerth y contract neu ymestyn y dyddiad, beth ydym yn ei wneud? Pa
fath o gyfranogaeth sydd gennych? Ateb. Mae prosesau llym ar waith mewn perthynas ag
amrywiadau mewn contractau. Nododd Chris Williams ei fod yn cymeradwyo
amrywiadau mewn contractau. Mae llawer o resymau dilys. Gallai fod oedi ar
gyfer rhywfaint o waith adeiladu brys er enghraifft. ·
A ydym yn llunio cofrestr o gwmnïau rydym yn eu
defnyddio a pha mor aml rydym yn
diweddaru'r gofrestr honno? Ateb: Nid oes gennym un gofrestr unigol o gwmnïau.
Efallai y byddwn yn gweithio, er enghraifft, gyda grŵp o gwmnïau ar
gontract fframwaith. Er enghraifft, pe baem yn edrych ar gludiant o’r cartref
i'r ysgol yna mae tua 30 o gwmnïau lleol wedi'u cofrestru a allai ddarparu
gwasanaeth o'r fath a gwahoddir cyflenwyr newydd i ymuno'n rheolaidd. Yn
gyffredinol, rydym yn adnewyddu'r rhestr cyflenwyr bob tair i bum mlynedd (wrth
i ni aildendro’n cytundebau). |
|
Ymchwil - Caffael Cymdeithasol a Lleol PDF 245 KB Cofnodion: Trafododd y Panel
yr adroddiad ymchwil desg a oedd yn dangos detholiad o wahanol arferion caffael
sy'n digwydd mewn perthynas ag arferion caffael cymdeithasol a lleol. Roedd pum enghraifft wedi'u cynnwys: ·
Model Preston ·
Polisi Caffael Cymdeithasol Gyfrifol Cyngor Caerdydd ·
Bwrdd Iechyd Prifysgol Hywel Dda ·
Adeiladu Cyfoeth Cymunedol yn Leeds ·
Harrow: Making refurbishment better Mae pob un
ohonynt yn wahanol iawn ond mae gan bob un ddiben cyffredin sef gwella caffael lleol.
Pwysleisiwyd mai dim ond ychydig o enghreifftiau yw'r rhain a bod llawer mwy
i'w gweld ar draws y Deyrnas Unedig. Clywodd y Panel
gan Chris Williams fod model Preston yn rhywbeth y
mae Cyngor Abertawe yn gyfarwydd iawn ag ef, ac rydym wedi gweithio gyda'u
partner cysylltiedig, y Ganolfan Strategaethau Economaidd Lleol. Tynnodd sylw
at y ffaith bod eu model yn edrych yn wreiddiol ar wariant cyfunol o £750
miliwn, a dim ond £25 miliwn oedd yn weddill yn eu hardal leol pan ddechreuon
nhw eu proses. Felly, roeddent yn dechrau o sylfaen wahanol, llawer is, o
gynnwys cyflenwyr lleol - mae Cyngor Abertawe'n
gwario tua £260 miliwn y flwyddyn ac rydym yn edrych ar £100 miliwn yn aros yn
ein hardal. Rydym wedi bod yn edrych ar ddatblygu cyflenwyr lleol a gwerth
cymdeithasol ers amser hir. Hefyd, mae Abertawe'n
gwneud yr holl agweddau a grybwyllir ym mholisi cymdeithasol gyfrifol Caerdydd.
Nododd y
Cynghorydd Holley ei fod yn falch o weld bod cynghorau eraill wedi mabwysiadu'r
ymagwedd Y Tu Hwnt i Frics a Morter a fabwysiadwyd yn Abertawe flynyddoedd
lawer yn ôl, felly mae eraill yn dilyn arfer gorau Abertawe yn y maes hwn. |
|
Cynllun Prosiect Ymholiad PDF 122 KB Cofnodion: Derbyniodd y
Panel gynllun y prosiect. Daeth y cyfarfod
i ben am 11.35am |