Agenda a Chofnodion

www.abertawe.gov.uk/DatgeliadauBuddiannau

Dim

Dim

Cytunwyd ar gofnodion y cyfarfod a gynhaliwyd ar 27 Gorffennaf.

Rhaid cyflwyno cwestiynau’n ysgrifenedig, cyn hanner dydd ar y diwrnod gwaith cyn y cyfarfod fan bellaf. Rhaid i gwestiynau ymwneud ag eitemau ar yr agenda.

Nid oedd unrhyw gwestiynau cyhoeddus ar gyfer y cyfarfod hwn.

Gwahoddwyd Aelodau'r Cabinet a'r Cyfarwyddwr i fynd i'r cyfarfod i gyflwyno'r adroddiad ac ateb cwestiynau

 

Gwahoddwyd Cyfarwyddwr y Gyfarwyddiaeth Lleoedd ac Aelodau cysylltiedig y Cabinet i gyflwyno adroddiad a thrafod y materion â'r panel. Hysbyswyd y panel fod caffael yn y Gyfarwyddiaeth Lleoedd yn dod o fewn nifer o bortffolios y Cabinet. Roedd Martin Nicholls, y Cynghorydd Rob Stewart a'r Cynghorydd Robert Francis-Davies yn bresennol. Roedd Nigel Williams, Pennaeth Adeiladu, hefyd yn bresennol i ymdrin ag unrhyw gwestiynau manylach. Roedd yr adroddiad a'r drafodaeth ddilynol yn seiliedig ar gyfres o gwestiynau a anfonwyd cyn y cyfarfod, sef:

 

1.    Amlinelliad byr o'r hyn rydych chi'n ei gaffael yn eich adran?

2.    Sut rydych chi'n sicrhau cywirdeb, cymhwysedd, cysondeb ymagwedd ac aliniad â strategaethau ac amcanion y cyngor yn eich adran?

3.    Fel enghraifft o bwynt 2, a allwch chi amlinellu pwy sy'n caffael ar gyfer eich adran ac a yw'r holl staff yn ymwybodol o’r sawl sy'n gyfrifol am hyn, ai'r un person sy'n awdurdodi'r trafodyn, a oes cyfrifoldebau ar wahân ar gyfer archebu a derbyn nwyddau/gwasanaethau ac a yw'r holl staff yn ymwybodol o’r sawl sydd â'r gallu i gontractio?

4.    Sut rydych chi'n sicrhau eich bod yn caffael mewn modd cost effeithiol a thryloyw?

5.    Sut rydych chi'n sicrhau bod eich adran yn caffael yn lleol, yn foesegol a bod eich gweithgareddau caffael yn cyd-fynd â Deddf Llesiant Cenedlaethau'r Dyfodol? Allwch chi hefyd roi enghraifft?

6.    Sut rydych chi'n sicrhau bod gweithgareddau caffael eich adrannau'n cydymffurfio â'r Ddyletswydd Cydraddoldeb gyffredinol (fel y nodir yn Neddf Cydraddoldeb 2010 – Dyletswydd Cydraddoldeb y Sector Cyhoeddus yng Nghymru 2011)? Allwch chi hefyd roi enghraifft?

7.    Pa hyfforddiant a ddarperir i'ch staff ar faterion caffael, er enghraifft yn y broses dendro ac ar faterion a godwyd yng nghwestiynau 2-6?

8.    Sut rydych chi'n sicrhau bod unrhyw weithgareddau caffael ar y cyd yn ystyried pwyntiau a godwyd yng nghwestiynau 2-6?

9.    Sut rydych chi'n monitro’ch gweithgarwch caffael, yn enwedig contractau cyfredol neu gytundebau lefel gwasanaeth? Sut rydych chi'n gorfodi'r gofynion hynny? Allwch chi hefyd roi enghraifft?

10. A oes unrhyw ran o weithgarwch caffael eich adran hefyd yn cael ei archwilio'n allanol, os felly gan bwy?

11. A yw gadael yr Undeb Ewropeaidd wedi effeithio ar eich adran mewn perthynas â'ch gweithgareddau caffael? Os felly, sut?

12. Sut rydych chi'n credu y gallai'r cyngor wella ar ei arferion caffael?

 

Bydd yr adroddiad a ddarparwyd yn ffurfio rhan o'r pecyn tystiolaeth ar ddiwedd yr ymchwiliad ar y cyd â'r materion canlynol a godwyd yn y drafodaeth ddilynol:

 

·         Caffael sylweddol o fewn y Gyfarwyddiaeth Lleoedd gyda gwariant o 150 miliwn o bunnoedd ar draws y Gyfarwyddiaeth ac mae wedi tyfu'n sylweddol dros y blynyddoedd diwethaf.

·         Ceir cyfuniad o ffynonellau ariannu sy'n deillio o ffynonellau cyfalaf, cyllid refeniw, y Cyfrif Refeniw Tai (CRT) a ffynonellau ariannu grantiau. Mae gan bob un eu prosesau eu hunain ar gyfer cymeradwyo a chyd-fynd â strategaethau ac amcanion y cyngor.

·         O ran dewis llwybr caffael, lle bo hynny'n berthnasol, defnyddir fframweithiau ar gyfer yr holl weithgareddau caffael ar gyfer contractwyr ac ymgynghorwyr i leihau caffael untro e.e. mae'n amrywio gan ddibynnu ar y cynnyrch a brynwyd ond byddai'n cynnwys defnyddio fframweithiau rhanbarthol neu genedlaethol neu hysbysebion "Gwerthwch i Gymru" ar wahân lle nad yw fframweithiau addas yn bodoli. Mae'n darparu proses gaffael symlach ac mae wedi'i hymgorffori yn rhai o'r prosiectau sydd eisoes yn bodoli fel, er enghraifft, y Fargen Ddinesig.

·         Cymerir y tendr mwyaf manteisiol yn economaidd yn hytrach na chost yn unig. Mae graddau amrywiol ar y matrics prisiau, y mwyaf cyffredin yw 70% cost a 30% ansawdd ond bydd hyn yn amrywio gan ddibynnu ar amrywiaeth o agweddau a'r hyn sy'n cael ei gontractio. Rydym yn symud y llinell honno i fyny yn enwedig mewn perthynas â budd-daliadau (rhoddwyd enghraifft ym mhwynt 6.7 o'r adroddiad).

·         Mae dod o hyd i ddeunyddiau a chynnydd mewn cost deunyddiau wedi bod yn broblem ac mae bellach wedi'i gofnodi fel Risg Gorfforaethol. Gall hyn fod oherwydd nifer o bethau h.y.: Effeithiau COVID-19, gadael yr UE ac o bosibl y problemau a achoswyd gan rwystr Camlas Suez. Mae'n risg gan y gallai effeithio ar rai o'n prosiectau mwy, ond mae'r cyngor yn gweithio i liniaru effeithiau'r rhain.

·         Rydym yn gweithio ar ein proses fel ein bod yn cael y cydbwysedd cywir rhwng cywirdeb/gweithdrefn a pheidio â chael rhwystrau diangen i rai contractwyr llai.

·         Dywedodd yr Arweinydd y bydd yr agwedd leol yn parhau i ganolbwyntio ar sicrhau bod yr arian a wariwn yn aros mor lleol â phosibl. Mae'n agwedd allweddol ar strategaeth gaffael y cyngor.

·         Diolchwyd i'r Gwasanaethau Adeiladu a'r Tîm Caffael am y rôl hollbwysig yr oeddent yn ei chwarae o ran sicrhau bod stociau o Gyfarpar Amddiffyn Personol ar gael drwy gydol y pandemig, gan ddod o hyd i tua 30 miliwn o eitemau wrth adeiladu Ysbyty'r Bae ar yr un pryd.

·         Annog cyflenwyr lleol drwy rai contractau llafur yn unig, lle mae'r contractwr yn darparu llafur ac rydym yn darparu'r deunyddiau. Dyma un o'r ffyrdd rydym yn gwneud ein gorau i gadw arian yn Abertawe.

·         Teimlodd y panel fod yr adroddiad yn llawn gwybodaeth ac yn gynhwysfawr ac roedd yn falch o weld Deddf Llesiant Cenedlaethau'r Dyfodol a'r Ddeddf Cydraddoldeb yn rhan o'r broses benderfynu.

·         Teimlai'r panel ei fod yn gam cadarnhaol i gael prosiectau Safon Abertawe a llafur yn unig. Roedd ganddynt ddiddordeb mewn cael rhagor o wybodaeth am faint o gwmnïau lleol sy'n cymryd rhan. Gofynnodd y panel sut rydym yn craffu ar y cwmnïau bach hyn a'r rheini a allai gael eu his-gontractio gan y prif gontractwr. Clywsant fod prosiect mawr yn cynnwys yr HSE drwy gwblhau F10. Gofynnir i'r contractwyr hynny sy'n is-gontractio rhywfaint o'u gwaith roi manylion yr is-gontractwr i ni fel y gallwn wneud ein gwiriadau ein hunain.

·         Mae Cyngor Abertawe wedi ymrwymo i'r Gyflogaeth Foesegol mewn Cadwyni Cyflenwi, sy'n ein helpu i nodi pryderon.

·         Rydym yn rhannu rhai contractau i'w gwneud yn fwy deniadol i fusnesau bach a chanolig llai, rhoddir ystyriaeth ofalus bob amser i'r ffordd y gwneir hyn. Ar hyn o bryd rydym yn rhan o gynllun peilot ar hyn gyda Llywodraeth Cymru.

·         Codwyd mater cost gwasanaethau adeiladu'r cyngor, yn enwedig mewn perthynas â gwaith ysgolion. Dywedwyd wrth y panel fod camdybiaeth ynghylch prisio uwch. Ni roddwyd unrhyw enghreifftiau credadwy yn y gorffennol ac yn aml ni fydd contractwyr allanol yn prisio'n llawn am y gwaith, felly nid oes modd cymharu gwaith tebyg. Anogwyd cynghorwyr i godi unrhyw gontractau y teimlant eu bod wedi’u prisio’n rhy uchel gyda'r adran a fydd yn ymchwilio i’r mater.

·         Sut i ymdrin ag asbestos ar hyn o bryd. Hysbyswyd y panel ein bod yn archwilio ac yn profi ac yn defnyddio contractwyr i gael gwared ar y deunydd fframwaith Cymru gyfan y mae Abertawe'n ei reoli.

·         Pa mor aml ydyn ni'n adolygu gwerth ein fframweithiau? Hysbyswyd y panel fod hwn yn amrywio ond fel arfer bob 3/5 mlynedd; nid oes adolygiad o'r cynllun ond fe'i hadolygir yn awtomatig pan fydd toriad yn y fframwaith. Gofynnodd yr aelodau am ragor o wybodaeth am sut rydym yn asesu risg ac addasrwydd contractwyr ar gyfer y fframwaith ac a yw eu sgôr credyd yn cynyddu os ydynt ar fframwaith.

·         Codwyd y syniad o stociau trosglwyddo, hysbyswyd y panel ein bod yn gwneud hynny ond mae'n rhaid i ni edrych ar y risg a sicrhau ei fod wedi'i labelu'n iawn rhag ofn y bydd unrhyw faterion yn codi gyda'r cyflenwr. Rydym yn cadw cymaint o stoc ag y gallwn yn ein heiddo ein hunain.

·         Tynnwyd sylw at nifer o feysydd gwella posibl yn yr adroddiad a chaiff y rhain eu hystyried ar gyfer argymhelliad pan fydd y panel yn llunio’i adroddiad terfynol ar ddiwedd yr ymchwiliad.

 

Gofynnodd y panel am ragor o wybodaeth am y materion canlynol:

 

1.    Agweddau Amgylcheddol

a)    Datganiad Cynaliadwyedd - Pa ffurf y mae hyn yn ei chymryd a phwy sy'n ei lunio? A yw ecolegydd/ecolegwyr y cyngor yn rhan o hyn? A allwch chi roi enghraifft o ddatganiad ar gyfer cyd-destun?

b)    Yn adran 13.6 o'r adroddiad rydych yn sôn am brosiect peilot presennol y cyngor, a allwch roi ychydig mwy o wybodaeth inni am hynny?

 

2.    Caffael lleol

a)    Faint o gwmnïau lleol sydd wedi cael eu cynnwys a faint o'r rheini sy'n cyflogi pobl leol?  A allech gynnwys nifer y contractau a'r gwariant?

b)    Sut rydym yn rhannu prosiectau i sicrhau tegwch a thriniaeth nad yw'n ffafriol? A allwch ddarparu ychydig mwy o wybodaeth am y prosiect peilot gyda Llywodraeth Cymru a beth yw'r gofynion hynny?

 

3.    Fframweithiau

a)    Sut rydym yn gwirio addasrwydd a statws risg contractwyr?

b)    A yw contractwyr yn cael sgôr credyd uwch drwy fod ar fframwaith gyda'r cyngor?

 

 

 

 

Nododd y panel y Cynllun Prosiect diweddaraf.

 

 

Daeth y cyfarfod i ben am 11.15am