Agenda a Chofnodion

www.abertawe.gov.uk/DatgeliadauBuddiannau

Item 5 – Cllr Mike White, Wendy Fitzgerald, Phil Downing and Chris Holley

Dim

Derbyniodd y panel gofnodion y cyfarfod blaenorol ar 24 Mehefin 2021.

Rhaid cyflwyno cwestiynau’n ysgrifenedig, cyn hanner dydd ar y diwrnod gwaith cyn y cyfarfod fan bellaf. Rhaid i gwestiynau ymwneud ag eitemau ar yr agenda.

Ni ofynnwyd unrhyw gwestiynau gan y cyhoedd.

Bydd y Prif Archwilydd yn bresennol i gyflwyno'r adroddiad a thrafod materion â'r panel.

Darparodd Prif Archwilydd y cyngor adroddiad ac roedd yn bresennol yn y cyfarfod. Anfonodd y panel nifer o gwestiynau allweddol y gofynnwyd iddo fynd i'r afael â nhw yn ei adroddiad, roeddent yn cynnwys y canlynol:

1.    Allwch chi amlinellu rôl Archwilio o fewn caffael yn y cyngor?

2.    Beth yw'r prif arweiniad ar gyfer archwilio caffael?

3.    Sut ydych chi'n edrych ar gywirdeb, cymhwysedd, cysondeb mewn ymagwedd ac a yw'n cyd-fynd â strategaethau ac amcanion y cyngor, a sut?

4.    Ydych chi'n ystyried a yw caffael yn gost-effeithiol ac yn dryloyw yn ei arfer, a sut?

5.    Ydych chi'n ystyried sut mae'r cyngor yn sicrhau ei fod yn caffael yn lleol, yn foesegol ac yn wyrdd lle bo modd, a sut?

6.    Ydych chi'n ystyried a yw gweithgareddau caffael yn cyd-fynd â Deddf Llesiant Cenedlaethau'r Dyfodol, a sut?

7.    Sut ydych chi'n archwilio gweithgarwch caffael ar y cyd a sut?

8.    Ydy gweithgarwch caffael y cyngor yn cael ei archwilio'n allanol hefyd, a chan bwy?

9.    Allwch chi ddarparu enghraifft i'r panel o archwiliad mewnol o weithgarwch caffael?

Bydd yr adroddiad a ddarparwyd yn ffurfio rhan o'r pecyn tystiolaeth ar ddiwedd yr ymchwiliad ar y cyd â'r materion canlynol a godwyd yn y drafodaeth ddilynol:

·         Nid yw Archwilio'n edrych ar gost yn unig ond gwerth am arian hefyd. Caiff cost effeithiolrwydd ei ystyried a chydnabyddir bod angen ystyried meini prawf eraill ac nid cost yn unig.

·         Mae archwilio'n edrych ar gydymffurfiad yn hytrach na chyfeiriad strategol. Bydd cyfarwyddwyr yn amlinellu'r agwedd honno.

·         Caiff ysgolion eu harchwilio ar raglen dreigl, archwiliadau thematig ar gaffael eleni o ganlyniad i gyfyngiadau mynediad o ganlyniad i COVID.  Caiff y rhan fwyaf o ysgolion eu harchwilio bob 3 blynedd. Mae'r archwiliad yn cynnwys materion ariannol cyffredinol ac yn cynnwys agweddau caffael.  Caiff yr hyn a ddysgir yn gyffredinol o'r ymarferion hyn ei gyfathrebu i ysgolion trwy'r bwletin ysgolion. Caiff adroddiad Archwiliad Ysgolion Blynyddol ei gwblhau hefyd a bydd y Pwyllgor Llywodraethu ac Archwilio'n edrych ar hynny. Atodwyd copi o'r adroddiad hwn fel enghraifft o'r gwaith a gwblhawyd wrth archwilio.

·         Argymhellwyd gan aelod y panel y gellir cynghori ysgolion i gael is-bwyllgor neu eitem sefydlog ar eu Pwyllgor Cyllid mewn perthynas â Chaffael. Clywodd y panel fod hwn yn rhywbeth y mae Chris Williams a Helen Morgan yn edrych arno ar hyn o bryd, cytunodd y ddau y byddai'n gam gadarnhaol.

·         Mae "Cardiau P" yn ddefnyddiol iawn oherwydd cânt eu harchwilio'n rheolaidd ond nid yw ysgolion yn eu defnyddio ar hyn o bryd. Mae hyn oherwydd eu bod yn defnyddio system wahanol sy'n seiliedig ar system gyfrifiadurol Sims, mae ganddynt gardiau MultiPay a chaiff pryniadau eu nodi trwy ddatganiad misol a chaiff ei lanlwytho i Oracle yn fisol. Mae Archwilio'n sicrhau eu bod yn cael eu gwirio a'u cymeradwyo gan y Pennaeth, a chânt eu holrhain. Byddai newid i "Gardiau P" yn anodd gan fod dwy system gyfrifiadurol ar hyn o bryd ac mae gan ysgolion gyllidebau a chyfrifoldebau dirprwyedig.

·         Gofynnodd y panel sut caiff risg ei chyfrifo, yn enwedig gan ystyried digwyddiadau diweddar gyda COVID a hefyd gyda chwmnïau heb yr un geiniog. Clywodd y panel fod y broses caffael wedi'i dylunio i dynnu sylw at unrhyw risgiau. Caiff diwydrwydd dyladwy ariannol ei asesu, cytundeb cyflenwadau moesegol etc., mae amrywiaeth o feini prawf llym ar waith i asesu risg.

·         Os caiff risg uchel ei nodi yna trosglwyddir y contract posib i'r Adran Gyllid sy'n edrych ar ffyrdd o liniaru'r risg gyda bondiau er enghraifft.

·         Clywodd y panel fod gennym broses gaffael gref a chadarn ac mae Archwilio'n rhan o hynny. Mae gan Archwilio raglen dreigl o archwiliadau i'w gwirio yn erbyn Rheolau Gweithdrefnau Contractau. Mae Penaethiaid Gwasanaeth yn deall gwerthoedd yr archwiliadau hyn.

·         Nid ydym yn cynnal archwiliad allanol ar hyn o bryd ac nid ydym yn defnyddio aseswyr risg/darparwyr allanol/3^ydd parti ar gyfer contractau. Rydym wedi derbyn meddalwedd gan Lywodraeth Cymru sy'n nodi unrhyw 'rybuddion' y dylem fod yn ymwybodol ohonynt. Gofynnodd y panel a fyddai modd defnyddio'r system Llywodraeth Cymru hon i raddio statws Amgylcheddol a Moesegol hefyd.  Byddai hyn o fudd i Awdurdodau Lleol ar draws Cymru gyfan.

·         Codwyd y posibilrwydd o gynnwys materion amgylcheddol a moesegol o fewn ein proses fewnol. Roeddent yn ystyried a fyddai'n cyd-fynd â'r broses archwilio hon ac a dylai gwneud hynny. Roeddent yn cydnabod bod proses archwilio'r cyngor yn seiliedig ar arian ar hyn o bryd a byddai angen newidiadau i reolau gweithdrefnau contractau i wneud hyn. Byddai angen lledaenu cwmpas y prawf. Bydd y panel yn ystyried y mater hwn ymhellach fel rhan o'i ymchwiliad. Dywedodd Chris Williams wrth y panel ei fod yn gweithio gyda Llywodraeth Cymru ar hyn o bryd ar sut i wella ei gyfeiriad ar gyfer Llywodraeth Leol, gan ddatblygu canolfan ragoriaeth newydd ac mae LlC yn arwain ar hynny. Caiff materion eraill y tu allan i faterion ariannol eu hystyried fel rhan o'r gwaith hwn. Dywedodd hefyd fod gan bob adran gynllun gwasanaeth y mae ystyriaethau amgylcheddol a moesegol yn rhan ohono.

Adolygodd y panel yr Ymchwiliad i Gynllun Prosiect a'i dderbyn.

Daeth y cyfarfod i ben am 10.50am