Agenda a Chofnodion

www.abertawe.gov.uk/DatgeliadauBuddiannau

Dim

None

Derbyniwyd cofnodion y cyfarfod blaenorol.

Rhaid cyflwyno cwestiynau’n ysgrifenedig, cyn hanner dydd ar y diwrnod gwaith cyn y cyfarfod fan bellaf. Rhaid i gwestiynau ymwneud ag eitemau ar yr agenda.

Ni ofynnwyd unrhyw gwestiynau gan y cyhoedd.

Gwahoddir i ddod i gyflwyno'r adroddiad ac ateb cwestiynau mae'r Cynghorydd David Hopkins, Aelod Cabinet dros Gyflenwi a Gweithrediadau a Chris Williams, Pennaeth Gwasanaethau

Cyflwynwyd trosolwg strategol manwl wedi'i ddiweddaru o Gaffael i'r Panel gan Aelod y Cabinet dros Gyflawni a Gweithrediadau a Chris Williams, Pennaeth y Gwasanaethau Masnachol.  Roedd yr adroddiad yn ymdrin â'r pwyntiau canlynol a bydd yn rhan o adroddiad tystiolaeth/canfyddiadau'r ymchwiliad:

·         Rheolau a rheoliadau caffael

·         Rheolau Gweithdrefnau Contractau

·         Swyddogaethau caffael

·         Dulliau a phrosesau caffael

·         Ddatblygiadau allweddol

·         Y Tu Hwnt i Frics a Morter

·         Heriau a chyfleoedd yn y dyfodol; a

·         Llwybrau i'r farchnad

·         Astudiaeth achos 1 – Cytundeb Fframwaith ar gyfer Darparu Gofal Cartref a Gofal Seibiant yn y Cartref ar gyfer Pobl Hŷn ac Oedolion Iau ag Anableddau Corfforol a/neu Nam ar y Synhwyrau

·         Astudiaeth achos 2 – Priffyrdd Abertawe

Yn dilyn y drafodaeth ar yr adroddiad, codwyd a nodwyd y pwyntiau canlynol:

·         Dywedodd yr Aelod Cabinet ei fod yn falch o'r hyn rydym wedi'i wneud yma yn Abertawe mewn perthynas â chaffael, ein bod yn gweithio mewn tîm caffael cadarnhaol a gweithgar a'i fod yn falch o'r gwaith y maent wedi'i gyflawni.

·         Amlinellodd Pennaeth y Gwasanaethau Masnachol ddwy astudiaeth achos sy'n dangos pa mor gadarn yw'r system ac mae'r rhain yn rhoi enghreifftiau ymarferol o sut rydym yn cyflawni ar lawr gwlad.

·         Gofynnwyd sut rydym yn ei gwneud hi'n bosib i rai o'n busnesau lleol llai dendro am gontractau, pan fydd rhai contractau mor fawr.  Clywodd y Panel fod rhai o'n contractau mwy yn cael eu rhannu'n gyfrannau llai fel y gall darparwyr llai a chanolig eu maint ystyried tendro. Mae caffael yn gweithio'n gyson ar yr agwedd hon ac mae'n rhan greiddiol o Gynllun Adfer COVID y Cyngor i gynnwys darparwyr lleol. Bod yr holl gontractau'n cael eu hysbysebu ar wefan GwerthwchiGymru. Mae'n bwysig helpu'r ardal leol i ffynnu.

·         Codwyd amrywiadau i gontractau, a chytunwyd ar amrywiadau mewn prisiau ar ôl cytuno ar gontract. Clywodd y Panel fod dau fath o amrywiad: amrywio amser ac amrywio costau. Cytunir ar newidiadau i gostau gan Bennaeth y Gwasanaeth a'r Rheolwr Caffael. Byddwn yn gweithio rhwng rheolau gweithdrefnau contractau a'r gyfraith ac mae'r rhain yn penderfynu a wneir newidiadau.

·         Pwysigrwydd diwrnodau ymwybyddiaeth cyflenwyr a gydnabyddir fel cyfleoedd da i gwmnïau lleol a'r posibilrwydd o greu swyddi. Gofynnodd y panel faint o bobl oedd ar y rhestr leol. Dywedodd Pennaeth y Gwasanaethau Masnachol y byddai'n holi ynghylch hynny ac yn adrodd yn ôl wrth y Panel. Dywedodd hefyd fod y cyngor yn gwneud llawer o waith allgymorth gyda chwmnïau lleol fel eu bod yn gallu tendro am gontractau'n lleol. Cytunodd y Panel fod sut rydym yn tyfu'r busnes lleol hwn yr un mor bwysig â gwerth am arian a chystadleurwydd.

·         Gofynnwyd iddynt a ydym yn gweithio gydag Addysg/ysgolion i sicrhau bod arferion caffael yn gyson a bod gweithdrefnau cywir yn cael eu defnyddio?  Clywodd y Panel fod hyfforddiant yn cael ei ddarparu a bod taflen ffeithiau wedi'i llunio fel eu bod yn deall rheolau'r weithdrefn a thendro. Rydym hefyd yn gweithio gydag addysg ynghylch materion y gellid tynnu sylw atynt drwy archwilio mewnol.

·         Caffael lleol a pha mor effeithiol yw'r nod hwnnw ar hyn o bryd, a chodwyd enghraifft Preston? Clywodd y Panel fod y cyngor yn llwyr ymroddedig i'r ymagwedd hon ac yn gwneud hynny ar hyn o bryd drwy'r Bwrdd Gwasanaethau Cyhoeddus yn lleol a chyda Llywodraeth Cymru, yn ogystal ag ymgysylltu â nifer o sefydliadau eraill. Gallwn weld beth mae eraill yn ei wneud yng Nghymru drwy rwydwaith Caffael Canolbarth a Gorllewin Cymru. Cytunodd y Panel fod hwn yn fater hollbwysig i'r cyngor ac y bydd yn edrych yn fanylach ar effaith contractau caffael cymdeithasol.

Bydd yr adroddiad a'r pwyntiau a drafodwyd heddiw'n rhan o becyn tystiolaeth y Panel a'r adroddiad canfyddiadau ar ddiwedd yr ymchwiliad.

Gofynnir i'r Panel Ymholi adolygu a chytuno ar eu Cylch Gorchwyl eto, o ystyried treigl amser ers iddynt gyfarfod ddiwethaf.

Trafododd a chytunodd y Panel ar eu Cylch Gorchwyl a'u Cynllun Prosiect diwygiedig ar gyfer yr ymchwiliad a fydd yn dechrau gyda chyfarfod ag Archwiliad Mewnol y Cyngor ar 27 Gorffennaf 2021.

Daeth y cyfarfod i ben am 11.40am