Lleoliad: Ystafell Bwyllgor 5 - Neuadd y Ddinas, Abertawe. Cyfarwyddiadau
Cyswllt: Scrutiny Officer
Rhif | Eitem |
---|---|
Datgeliadau o Fuddiannau Personol a Rhagfarnol Cofnodion: Dim |
|
Gwahardd Pleidleisiau Chwip a Datgan Chwipiau'r Pleidiau Cofnodion: Dim |
|
Cofnodion: Cyflwynwyd
adroddiad a oedd yn rhoi trosolwg manwl o Gaffael i'r Panel gan Chris Williams,
Pennaeth y Gwasanaethau Masnachol.
Nodwyd y pwyntiau canlynol yn yr adroddiad: ·
Rheolau
a rheoliadau caffael ·
Rheolau
Gweithdrefnau Contractau ·
Swyddogaethau
caffael ·
Dulliau
a phrosesau caffael ·
Effeithlonrwydd
ac arbedion ·
Y Tu
Hwnt i Frics a Morter ·
Heriau
a chyfleoedd yn y dyfodol; a ·
Risgiau Nodwyd y pwyntiau
canlynol yn dilyn y drafodaeth: ·
Mae'n
bwysig deall y gwahaniaeth rhwng prynu a chaffael ·
Yr
ethos o gael cyfle teg o ran caffael.
Rhaid atgyfnerthu tryloywder a didwylledd wrth hwyluso
cystadleuaeth. Rhaid cael safonau uchel. ·
Mae'r
cyngor yn cyhoeddi ei Reolau Sefydlog a'i Reolau Gweithdrefnau Contractau ei
hun ar gyfer defnyddio arian cyhoeddus yn Abertawe. Mae hyn yn helpu i atal twyll a sicrhau
gwerth gorau. Mae'r rheolau
gweithdrefnau yn y broses o gael eu newid a chânt eu trafod yn fuan yng
nghyfarfod Gweithgor y Cyfansoddiad.
Hoffai'r panel gael diweddariad am y newidiadau hyn pan fyddant wedi'u
cytuno. ·
Mae'r
tîm Caffael yn gofyn am adborth gan y cyflenwyr a hoffai'r Panel weld hynny fel
rhan o'r ymchwiliad. ·
Mae
rheolau clir yn ymwneud â hyn, a bydd angen ymateb i bawb fel bod pob ymgeisydd
yn derbyn yr un wybodaeth. Bydd angen y
cyfan yn ysgrifenedig, heb unrhyw gyfathrebu ar lafar, er cadernid. ·
Caffael
lleol - rheolau sy'n rhoi mwy o gyfleoedd i ni allu gweithio gyda chyflenwyr
lleol. Hoffai'r Cyng. Hopkins sefydlu
ffyrdd gwell o gyfathrebu â chyflenwyr lleol.
Mae annog cyflenwyr lleol i dendro'n bwysig. Rhaid sicrhau ei fod yn hawdd i gyflenwyr
lleol fod ar y rhestr. Clywyd y cynhelir
digwyddiadau gwahanol gyda chyflenwyr yn gyson, a hoffai aelodau'r Panel fynd i
un o'r rheini fel rhan o'r ymchwiliad. ·
Mae
strwythur rheoli categorïau ar waith, ac mae hynny'n eglur ac yn atal
meddylfryd seilo, a gellir cael y darbodion maint gorau yn y modd hwn. Rydym yn ceisio gwneud hynny heb lawer o
fiwrocratiaeth. Gall cyflenwyr gwblhau ffurflen fer ar-lein, felly nid yw
cofrestru'n eu hatal rhag cymryd rhan. ·
Mae
gennym gylch caffael rheolaidd i wella effeithlonrwydd a lleihau costau. Rydym hefyd yn ystyried meddwl am ffyrdd
newydd o weithio er mwyn lleihau gwariant.
Rydym yn adolygu'r gwariant gyda'r Grŵp Comisiynu Pobl, er
enghraifft, sy'n helpu i gynllunio contractau a chytuno ar amserlenni
addas. Mae'r broses gomisiynu'n ein
helpu i gael y canlyniadau gorau. Bydd y
Panel yn ystyried astudiaeth achos o'r Gwasanaethau Cymdeithasol fel rhan o'r
ymchwiliad. ·
Rhaid
i bawb ar draws y cyngor feddu ar wybodaeth dda am y system, a nodwyd ysgolion
fel enghraifft mewn perthynas â rheolau gweithdrefnau a'r cymhlethdod oherwydd
eu bod yn gyrff â chyfrifoldebau unigol.
Mae'r tîm Archwilio Mewnol yn archwilio ysgolion. Hoffai'r Panel siarad â'r tîm Archwilio
Mewnol i weld sut mae caffael yn cael ei archwilio ar draws y cyngor fel rhan
o'r ymchwiliad. ·
Mae
swyddogion yn mynd i gyfarfodydd Gweithgor Caffael CLlLC. Mae hwn yn cynnwys
swyddogion o Gymru gyfan er mwyn iddynt rannu gwybodaeth, syniadau ac arfer da. ·
Trafodwyd
y Ddeddf Gwerth Cymdeithasol a'r awdurdodau lleol sy'n ei defnyddio fel
ysgogydd i wella buddsoddiad mewn cymunedau lleol. Amlygwyd Cyngor Caerdydd a'i
Bolisi Caffael Cymdeithasol Gyfrifol. Bydd y Panel yn cynnal sesiwn sy'n
canolbwyntio'n benodol ar Gaffael Cymdeithasol fel rhan o'r ymchwiliad. ·
Y
bwriad yn Abertawe yw adfywio'r economi leol, ac mae caffael yn rhan bwysig o'r
broses. Mae angen ystyried bylchau mewn
darpariaeth leol a gweithio gyda datblygiadau economaidd i gael busnesau i
lenwi'r bylchau hynny. ·
Trafodwyd
hyd y contractau a rhoddwyd gwybod i'r Panel mai'r hyd arferol yw 3-5 mlynedd,
ond byddai hyn yn dibynnu ar gaffael y gwasanaeth. Bydd yr adroddiad
a'r pwyntiau a drafodwyd heddiw'n rhan o becyn tystiolaeth y Panel a'r
adroddiad canfyddiadau ar ddiwedd yr ymchwiliad. |
|
Cynllun yr ymholiad Caffael PDF 29 KB Cofnodion: Trafododd y Panel
eu cylch gorchwyl a chytuno iddo a chaiff cynllun prosiect ar gyfer yr
ymchwiliad ei lunio a'i ddosbarthu i'r Panel. |