Agenda a Chofnodion

www.abertawe.gov.uk/DatgeliadauBuddiannau

Dim

Dim

Cytunwyd ar gofnodion y cyfarfod ar 21 Hydref 2020 a derbyniwyd yr ymateb i gwestiynau dilynol a dderbyniwyd gan Gyfarwyddiaeth y Gwasanaethau Cymdeithasol.

Rhaid cyflwyno cwestiynau’n ysgrifenedig, cyn hanner dydd ar y diwrnod gwaith cyn y cyfarfod fan bellaf. Rhaid i gwestiynau ymwneud ag eitemau ar yr agenda.

Ni ofynnwyd unrhyw gwestiynau gan y cyhoedd.

Croesawodd y panel Elgan Richards o ‘Busnes Cymru’ i'r cyfarfod. 

Fe'i gwahoddwyd i'r cyfarfod i drafod y gwaith y maent yn ei wneud i gefnogi busnesau bach a chanolig eu maint sy'n ystyried tendro am gontractau'r sector cyhoeddus. 

·       Mae Busnes Cymru'n cael ei gontractio gan Lywodraeth Cymru i ddarparu cymorth busnes i fusnesau bach a chanolig eu maint. Yr unig feini prawf ar gyfer cael gafael ar y cymorth yw bod angen i'r busnes gael ei ystyried yn ficrofusnes bach a chanolig yng Nghymru. Dylai hyn gynnwys cyflogi hyd at 250 o staff a bod gan y cwmni drosiant o hyd at £55 miliwn o bunnoedd.

·       Mae’r cwmni’n cefnogi busnesau gyda chymorth tendro a hefyd yn cefnogi gyda chynllunio busnes, llif arian, cyllid a marchnata ac yn y blaen. Mae ganddynt dîm o gynghorwyr arbenigol i wneud hyn.

·       Esboniodd Elgan ei rôl fel Cynghorydd Tendro sy'n cynorthwyo'r BBaCh a'r microgwmnïau i dendro am dendrau a chontractau'r sector cyhoeddus. Esboniodd eu bod yn cynnal gweminarau misol, a chyhoeddir y rhain i gyd ar wefannau Busnes Cymru a GwerthwchiGymru.  Maent yn helpu busnesau i gofrestru ar borth GwerthwchiGymru fel y gallant dendro, sicrhau bod ganddynt y codau cywir ac yn cael y cyfleoedd perthnasol er mwyn tendro. Mae Busnes Cymru'n gweithio gyda chwmnïau i'w cefnogi gyda sut i dendro gan gynnwys yr hyn y mae angen iddynt ei gael ar waith i fodloni'r gofynion sylfaenol, helpu gyda holiaduron dethol a defnyddio pyrth eraill fel E-Dendro Cymru. Maent yn cael cyfarfodydd gyda busnesau unigol os oes angen, lle byddant yn eu cefnogi drwy'r broses dendro, gan eu helpu i gyflawni'r nod a ddymunir. Dywedodd y bydd hefyd yn ymgysylltu â rhai o'i gydweithwyr, yn enwedig yn y tîm cynaliadwyedd a'r tîm adnoddau dynol i weld a oes unrhyw gwestiynau penodol am yr agweddau hynny'n codi.

·       Maent hefyd yn cynnig sesiynau ymgysylltu cynnar a digwyddiadau cwrdd â'r prynwr. Felly, os oes contract mawr, gallant helpu i hwyluso digwyddiadau cwrdd â'r prynwr ar gyfer contractwyr posib i ymgysylltu â'r cyngor. Ac, yn ogystal â hyn, mae Busnes Cymru'n rhoi cyngor mewn perthynas â'r ddau addewid gan Lywodraeth Cymru: yr addewid twf gwyrdd a'r addewid cydraddoldeb. Maent yn cynnig amrywiaeth o gymorth i fusnesau, er enghraifft, i wella eu heffeithlonrwydd ac i ddatgarboneiddio, hefyd i helpu busnesau i gymryd camau rhagweithiol i greu gweithlu cwbl gynhwysol ac amrywiol. Maent yn cynghori cleientiaid i gofrestru ar gyfer yr addewidion hyn hefyd.

·       Does dim terfyn ar nifer yr oriau o gymorth y gall busnesau ei gael gan Busnes Cymru, ac mae'r cymorth yn cael ei ariannu'n llawn drwy Lywodraeth Cymru.  Mae angen iddynt fod yn Abertawe'n unig, ac nid oes yn rhaid iddynt o reidrwydd wneud cais am gontract gyda Chyngor Abertawe, gallent dendro am gontract yn unrhyw le.

·       Sut ydych chi'n denu'ch cleientiaid? A ydynt yn cysylltu â chi neu a ydych chi'n cysylltu â nhw? Ydych chi'n rhagweithiol wrth fynd allan i chwilio amdanynt? Ateb: Gall fod yn rhwystredig ar adegau oherwydd bod y cymorth hwn yn cael ei ariannu'n llawn. Mae'r cymorth am ddim i fusnesau ond yn anffodus mae rhai'n teimlo y bydd gwell gwerth am arian trwy dalu i ymgynghorydd allanol ddod i mewn yn hytrach na chael gafael ar y cymorth am ddim. Mae gennym berthynas dda â'r swyddogion caffael, yn enwedig yng Nghyngor Abertawe, ac maent yn cyfeirio pobl at, er enghraifft, y dogfennau tendro a'r canllawiau y maent yn eu darparu ac ar wefan y cyngor. Mae gennym dîm marchnata gweithredol sy'n hysbysebu'r gwasanaeth yn rhagweithiol. Rydym hefyd yn gweithio gyda nifer o gynghorwyr busnes a rheolwyr perthnasoedd ond hefyd bydd banciau a chwmnïau cyfreithiol yn cyfeirio pobl at Busnes Cymru.

·       Fe gyfeirioch chi at gyngor ar ddatgarboneiddio gan ymgeiswyr penodol, allwch chi ddweud wrthym beth yw'r mathau o bryderon a phroblemau y gallai busnesau sy'n cysylltu â chi eu hwynebu, a pha fath o wybodaeth, arweiniad ac ymateb ydych chi'n eu rhoi? Ateb: Mae Busnes Cymru'n cyflogi cynghorwyr cynaliadwyedd arbenigol ac mae wrthi’n recriwtio cynghorydd ychwanegol ar hyn o bryd. Mae'r cynghorwyr hyn yn helpu busnesau i sicrhau bod ganddynt bolisi amgylcheddol fel rhan o addewid twf gwyrdd Cymru. Byddant yn helpu Busnes Cymru wrth ddewis agweddau allweddol yr addewid ac wrth greu cynllun gweithredu a rhai targedau i gyflawni ei nodau.

·       Dywedodd Chris Williams wrth y Panel, o ran dod o hyd i gleientiaid, fod y cyngor yn cyfeirio pobl at Busnes Cymru pan fydd cwmnïau'n mynegi unrhyw amheuon neu ddiddordeb mewn dysgu mwy am rai agweddau ar dendro, gan eu cyfeirio at y cymorth a amlinellwyd gan Elgan ac mae'r dull atgyfeirio hwn wedi'i nodi yn ein deunydd darllen, a nododd fod y Panel wedi trafod hyn mewn cyfarfod o'r blaen wrth adolygu’n 'canllaw i gyflenwyr', ac mae manylion cyswllt ar gyfer Cymorth Busnes a thîm Elgan yn glir yn y fan honno, felly rydym yn atgyfnerthu hynny'n gyson.

·       O'ch safbwynt chi Elgan, beth allwn ni fel cyngor ei wneud yn wahanol?

O ran ffyrdd posib o wella, dywedodd Elgan:

• Byddai ychydig mwy o bwyslais ar ymgysylltu'n gynnar yn fuddiol. Mae Abertawe'n tueddu i fod ychydig yn fwy cyfeillgar i BBaCh o'i gymharu â rhai awdurdodau lleol eraill. Ydych chi wir yn gwerthfawrogi pa mor anodd yw'r broses dendro? Er enghraifft creu proffil GwerthwchiGymru, ychwanegu tendr, darllen a deall y pecyn tendro ac ateb yr holl gwestiynau yn yr holiadur dethol. Mae angen i lawer hefyd fuddsoddi a chynnal y gofyniad sylfaenol a'r safonau ansawdd fel ISO. Mae'r cyfraddau taro cyfartalog mewn tendrau yn tueddu i fod yn 20%, felly gall fod yn 1 o bob 5. Mae hefyd yn effeithio ar hyder yr ymgeiswyr, felly os nad ydynt yn llwyddiannus, mae'n bosib y byddant yn meddwl ddwywaith cyn aildendro’r tro nesaf y daw'r cyfle hwnnw'n fyw ymhen dwy neu dair blynedd efallai. 
• Cadw golwg ar faint o gyflenwyr sy'n mynegi diddordeb mewn tendro a faint sy'n mynd ymlaen wedyn i gyflwyno tendr.
• Darparu rhestr o fframweithiau ar y wefan sy'n cael ei diweddaru. Hefyd, mae angen tudalen prosiectau ar y wefan ar gyfer prosiectau mawr sy'n cyhoeddi'r darparwyr haen 1 ac sydd hefyd yn dangos pwy yw'r haenau 2 a 3, felly gall darparwyr llai yn y gadwyn gyflenwi gysylltu â'r haen 2 neu 3 i ddod yn rhan o hyn.

·       Creu rôl newydd fel hyrwyddwr cyflenwyr. Mae Cyngor Caerffili wedi penodi hyrwyddwr cyflenwyr yn benodol i fynd o le i le yn eu hardal a chysylltu cyflenwyr â phrosiectau penodol, a hefyd i helpu cyflenwyr bach i ddod yn gyflenwr cymeradwy yn yr ardaloedd hynny.

·       Cynnig grantiau ar gyfer pethau fel cael ISO 9000 a safonau rheoli'r amgylchedd etc.

·       Tynnodd Chris Williams sylw at y ffaith bod dogfennau tendro’n fanwl, ond mae rheswm da dros hynny. Er enghraifft, os oes rhywun yn mynd i wneud gwaith trydanol, dywedwch mewn ysgol, yna mae hynny'n wahanol iawn i rywun yn dod i wneud ychydig o waith yn eich tŷ. Os ydynt yn gweithio mewn amgylchedd ysgol, rhaid i ni sicrhau bod gan y contractwr yswiriant a bod ganddo'r cymwysterau cywir etc., e.e. byddai angen iddo fod yn drydanwr cymwysedig, a dyna pam y mae cwestiynau a gwiriadau ein dogfen wedi'u llunio i sicrhau bod y gwaith yn cael ei wneud i ansawdd da ac i sicrhau safonau diogelwch. Mae angen i ni sicrhau bod gan gyflenwyr y profiad, yr ardystiadau a'r wybodaeth gywir i gyflawni'r gwaith hwnnw. Mae'n bwysig iawn fod gennym system gadarn ar waith.

·            Nododd Chris Williams hefyd ei fod wedi gweithio yn y sector preifat yn flaenorol a bod ganddo brofiad personol o ddefnyddio pyrth tendro'r llywodraeth. Cydnabu y byddai angen i gyflenwr dreulio amser yn cofrestru ar y porth, ond ar ôl cofrestru mae gan gyflenwr fynediad at bob cyfle yn y sector cyhoeddus (felly ni fyddai angen chwilio am nifer o gronfeydd data'r llywodraeth) a gellir teilwra rhybuddion i feysydd busnes penodol, gan arbed amser i'r cyflenwyr wrth chwilio am gyfleoedd busnes perthnasol. Nododd Chris Williams hefyd er gwybodaeth i’r Panel nad oedd y cyngor wedi derbyn unrhyw gwynion ffurfiol am ei weithgarwch caffael yn ystod y blynyddoedd diwethaf.  

Daeth Pennaeth y Gwasanaethau Masnachol i'r Panel i gyflwyno adroddiad yn amlinellu data perfformiad, data cymharu a chanlyniadau arolygon yn ymwneud â chaffael. Roedd yr adroddiad yn cynnwys (bydd yr adroddiad llawn yn rhan o'r pecyn tystiolaeth ar gyfer yr ymchwiliad):

·       Systemau cofnodi data Llywodraeth Cymru

·       Data sy'n deillio o ddigwyddiadau cwrdd â'r prynwr

·       Rheoli contractau

·       Dogfennau data a pholisi perthnasol eraill

Codwyd y materion/cwestiynau canlynol gan y Panel:

·      A yw gwerth cymdeithasol yn rhywbeth sy'n cael ei ddiogelu a'i gefnogi drwy ein prosesau presennol? A ddylai fod gan gwmni lleol sydd â'r lefelau uchel o werth cymdeithasol rywfaint o fantais yn y broses dendro yn ychwanegol at gost yn unig? Ateb: Mae'n bwysig ein bod yn parhau i edrych ar sut rydym yn cynllunio ac yn datblygu’n contractau. Os oes rhywbeth nad ydym wedi'i ofyn, rhywbeth nad ydym wedi'i ystyried, gallwn yn sicr ymchwilio ymhellach i hynny. Rydym yn defnyddio proses glir o gyflwyno manyleb (a bydd y fanyleb honno'n cynnwys ystyriaethau gwerth cymdeithasol, e.e., ar gyfer paneli solar neu gerbydau trydan), ac rydym yn disgwyl i gyflenwyr gydymffurfio â'r fanyleb honno, ystyrir yr ymatebion a dderbynnir ac yna dyfernir tendr yn briodol â hynny mewn ffordd agored a thryloyw.

·      Os yw contractwr yr ydym yn ei ddefnyddio’n is-gontractio peth gwaith, a ydym yn cael gwybod amdano? Ateb: Ydyn, byddai angen iddo ddweud wrthym am is-gontractwyr a'n sicrhau bod y safonau cywir ar waith.

·      Os byddwn yn gwneud amrywiadau i gontract, a bod angen ehangu gwerth y contract neu ymestyn y dyddiad, beth ydym yn ei wneud? Pa fath o gyfranogaeth sydd gennych? Ateb. Mae prosesau llym ar waith mewn perthynas ag amrywiadau mewn contractau. Nododd Chris Williams ei fod yn cymeradwyo amrywiadau mewn contractau. Mae llawer o resymau dilys. Gallai fod oedi ar gyfer rhywfaint o waith adeiladu brys er enghraifft.

·      A ydym yn llunio cofrestr o gwmnïau rydym yn eu defnyddio a pha mor aml  rydym yn diweddaru'r gofrestr honno? Ateb: Nid oes gennym un gofrestr unigol o gwmnïau. Efallai y byddwn yn gweithio, er enghraifft, gyda grŵp o gwmnïau ar gontract fframwaith. Er enghraifft, pe baem yn edrych ar gludiant o’r cartref i'r ysgol yna mae tua 30 o gwmnïau lleol wedi'u cofrestru a allai ddarparu gwasanaeth o'r fath a gwahoddir cyflenwyr newydd i ymuno'n rheolaidd. Yn gyffredinol, rydym yn adnewyddu'r rhestr cyflenwyr bob tair i bum mlynedd (wrth i ni aildendro’n cytundebau).

Trafododd y Panel yr adroddiad ymchwil desg a oedd yn dangos detholiad o wahanol arferion caffael sy'n digwydd mewn perthynas ag arferion caffael cymdeithasol a lleol. 

Roedd pum enghraifft wedi'u cynnwys:

·       Model Preston

·       Polisi Caffael Cymdeithasol Gyfrifol Cyngor Caerdydd

·       Bwrdd Iechyd Prifysgol Hywel Dda

·       Adeiladu Cyfoeth Cymunedol yn Leeds

·       Harrow: Making refurbishment better

Mae pob un ohonynt yn wahanol iawn ond mae gan bob un ddiben cyffredin sef gwella caffael lleol. Pwysleisiwyd mai dim ond ychydig o enghreifftiau yw'r rhain a bod llawer mwy i'w gweld ar draws y Deyrnas Unedig.

Clywodd y Panel gan Chris Williams fod model Preston yn rhywbeth y mae Cyngor Abertawe yn gyfarwydd iawn ag ef, ac rydym wedi gweithio gyda'u partner cysylltiedig, y Ganolfan Strategaethau Economaidd Lleol. Tynnodd sylw at y ffaith bod eu model yn edrych yn wreiddiol ar wariant cyfunol o £750 miliwn, a dim ond £25 miliwn oedd yn weddill yn eu hardal leol pan ddechreuon nhw eu proses. Felly, roeddent yn dechrau o sylfaen wahanol, llawer is, o gynnwys cyflenwyr lleol - mae Cyngor Abertawe'n gwario tua £260 miliwn y flwyddyn ac rydym yn edrych ar £100 miliwn yn aros yn ein hardal. Rydym wedi bod yn edrych ar ddatblygu cyflenwyr lleol a gwerth cymdeithasol ers amser hir. Hefyd, mae Abertawe'n gwneud yr holl agweddau a grybwyllir ym mholisi cymdeithasol gyfrifol Caerdydd.

Nododd y Cynghorydd Holley ei fod yn falch o weld bod cynghorau eraill wedi mabwysiadu'r ymagwedd Y Tu Hwnt i Frics a Morter a fabwysiadwyd yn Abertawe flynyddoedd lawer yn ôl, felly mae eraill yn dilyn arfer gorau Abertawe yn y maes hwn.

Derbyniodd y Panel gynllun y prosiect.

Daeth y cyfarfod i ben am 11.35am