Agenda

Contents

1          Swyddfa’r Cabinet a'r Gwasanaethau Democrataidd

2          Gohebiaeth

3          Dyddiadur Cyrff y Cyngor

4          Ystafelloedd Pleidiau Gwleidyddol

5          Cerdyn Adnabod (ID)

6          Derbyn Post/Agendâu etc

7          E-bostio a Thâl Post

8          Microwefan Cynghorwyr (SharePoint)

9          Cefnogaeth Weinyddol

10        Gwasanaethau Llungopïo, Ffacsio a Sganio

11        Cefnogaeth TGCh

12        Hyfforddiant

13        Cefnogaeth Cymorthfeydd Wardiau Etholiadol

14        Gwedudalennau

15        Ystafell Gyfarfod Cynghorwyr

16        Rhestr Gyswllt Mwy o Wybodaeth

Bookmark 1

Mae Swyddfa’r Cabinet yn cyflawni rôl cynorthwy-ydd personol i Aelodau  (Gweithrediaeth) y Cabinet.

Mae Tîm y Gwasanaethau Democrataidd (GD) yn darparu cefnogaeth weinyddol gyffredinol i bob cynghorydd anweithredol.

            ↑

Bookmark 2

1                    Fel rhan o raglen Abertawe Gynaliadwy - Yn Addas i'r Dyfodol, mae cynghorwyr ac aelodau cyfetholedig wedi dod yn fwy hunangynhaliol.  Yn sgîl yr agenda hunanwasanaeth, mae cynghorwyr wedi croesawu TG, meddalwedd gysylltiedig a system daliadau Oracle.

2                    Disgwylir i gynghorwyr reoli eu negeseuon e-byst, eu dyddiadur a'u gohebiaeth eu hunain.  Os bydd angen unrhyw gefnogaeth arnynt, gall y Tîm Hyfforddiant ddarparu hyfforddiant mewn rhai meysydd.

3                    Gall Swyddfa’r Cabinet/Tîm y GD gynorthwyo â phrawf-ddarllen dogfennau ar gais.

4                    Gall Swyddfa’r Cabinet/Tîm y GD anfon pyst cyffredinol nad ydynt yn wleidyddol ar gyfer gwaith ward etholiadol cynghorwyr.  Fodd bynnag, disgwylir i gynghorwyr deipio'u llythyrau eu hunain er gall y timau gynorthwyo â fformatio.  Bydd Swyddfa’r Cabinet/Tîm y GD yn trefnu i lythyrau gael eu hargraffu drwy DesignPrint, ond telir am unrhyw gostau plygu neu bostio o gyllideb gymunedol cynghorwyr unigol.

5                    Ni all Swyddfa’r Cabinet/Tîm y GD ymdrin â gohebiaeth sy'n wleidyddol, yn cynnwys gwybodaeth y gellid ei hystyried yn enllibus neu sy'n bersonol.

↑

Bookmark 3

1                    Gellir gweld Dyddiadur Cyrff y Cyngor ar-lein yn http://www.swansea.gov.uk/councildiary

2                    Bydd Swyddfa’r Cabinet yn cynorthwyo wrth reoli dyddiaduron ar gyfer Aelodau'r Cabinet.  Disgwylir i'r holl gynghorwyr ac aelod cyfetholedig eraill reoli eu dyddiaduron eu hunain.

↑

Bookmark 4

1          Gan ddibynnu ar faint Plaid Wleidyddol, mae'n debygol y clustnodir ystafell ar ei chyfer.  Darperir yr ystafelloedd â'r eitemau canlynol:

·             Blwch llythyrau lle gadewir eich agendâu, a'ch post etc. er mwyn i chi eu casglu;

·             Cyfrifiadur(on) personol;

·             Ffôn(au);

·             Cyfleusterau storio (2 ddrâr cabinet ffeilio fesul cynghorydd)

·             Celfi swyddfa.

↑

Bookmark 5

1          Mae'n rhaid i gynghorwyr wisgo'u cerdyn adnabod drwy'r amser.  Mae'r cerdyn hwn yn caniatáu mynediad i'r Ganolfan Ddinesig a Neuadd y Ddinas.

2          Os nad yw eich cerdyn adnabod yn caniatáu mynediad i chi, ewch i http://www.swansea.gov.uk/staffnet/replacementflexicard.

3          Os ydych yn colli'ch cerdyn neu wedi'i roi yn y lle anghywir, hysbyswch Swyddfa’r Cabinet/Tîm y GD ar unwaith.  Bydd yr adran AD yn "blocio'r" cerdyn i sicrhau na chaiff ei ddefnyddio gan unrhyw un arall.  Gellir archebu un newydd y bydd yn rhaid i'r cynghorydd dalu amdano (£5 ar hyn o bryd).

4          Gellir cael cardiau adnabod dros dro gan Dîm y GD ond rhaid eu dychwelyd ar yr un diwrnod cyn gadael yr adeilad.

            ↑

Bookmark 6

1                    Caiff post sy'n cyrraedd, gan gynnwys agendâu ar gyfer cyfarfodydd y cyngor, ei ddosbarthu'n ddyddiol a'i adael mewn blychau llythyrau a ddarperir i bob cynghorydd.

2                    Ar hyn o bryd mae'r awdurdod yn darparu gwasanaeth dosbarthu post i'r holl gynghorwyr ar nos Wener; fodd bynnag, gofynnir i gynghorwyr wneud ymdrech i gasglu unrhyw agendâu/bost yn uniongyrchol o'u blychau llythyrau er mwyn lleihau costau.

3                    Mae nifer o gynghorwyr wedi dewis peidio â defnyddio'r gwasanaeth dosbarthu post.  Maent wedi dewis casglu agendâu eu hunain a defnyddio'r ap Modern.gov i lawrlwytho fersiynau electronig o'r agendâu.  Caiff agendâu eu hanfon yn uniongyrchol at bob cynghorydd drwy e-bost. Mae gwe-dudalennau'r cynghorwyr, democratiaeth ac etholiadau ar gael i'w gweld yn https://democracy.swansea.gov.uk/uuCoverPage.aspx?bcr=1&LLL=1 .

4                    Os ydych am ddewis peidio â derbyn y Gwasanaeth Dosbarthu Post, hysbyswch Swyddfa’r Cabinet/Tîm y GD.

↑

Bookmark 7

1          Cynghorir cynghorwyr i ddefnyddio gohebiaeth electronig lle bynnag y bo modd.  Gall yr awdurdod anfon post ar ran cynghorwyr; fodd bynnag, ar gyfer swmp o bost, didynnir y gost o gyllideb gymunedol y cynghorwyr.

2          Ni fydd Swyddfa’r Cabinet/Tîm y GD yn argraffu'r holl e-byst i gynghorydd.  Fodd bynnag, gellir trefnu hyfforddiant er mwyn addysgu cynghorydd sut i wneud hyn.

            ↑

Bookmark 8

Mae offeryn ar-lein "microwefan" penodol i gynghorwyr ar gael i ddangos gwybodaeth ddefnyddiol i gynghorwyr.

↑

Bookmark 9

1          Bydd y ddau dîm yn ateb ymholiadau ffôn cyffredinol gan aelodau'r cyhoedd, a'u cyfeirio lle y bo'r angen at y cynghorydd perthnasol neu'n darparu manylion cyswllt yr Aelod Cynulliad/Aelod Seneddol.

2          Bydd y ddau dîm yn gweithredu fel pwynt cyswllt canolog i gynghorwyr am eu hymholiadau cyffredinol ar gyfer adrannau ac yn darparu gwybodaeth am gysylltiadau swyddogion mewn adrannau gwasanaeth.

↑

Bookmark 10

1                    Mae dyfeisiau amlswyddogaethol ar gael mewn lleoliadau allweddol ledled yr awdurdod.  Darperir cyfrif argraffydd i bob cynghorydd y gellir cael mynediad ato drwy gerdyn adnabod y cynghorydd.  Sylwer na chaniateir argraffu deunydd personol.

2                    Mae'r dyfeisiau amlswyddogaethol hefyd yn cynnwys cyfleuster sganio er mwyn sganio dogfennau a'u hanfon drwy e-bost.

↑

Bookmark 11

1                    Gellir cysylltu â Desg Wasanaeth TGCh mewn dwy ffordd.

01792 63 6900 neu ict.servicedesk@swansea.gov.uk.

            ↑

Bookmark 12

1                    Bydd yr awdurdod yn hysbysu cynghorwyr o gyfleoedd hyfforddiant neu'n trefnu hyfforddiant ar eu cyfer a fydd yn cynnwys cyrsiau, seminarau, cynadleddau a hyfforddiant sefydlu i bob cynghorydd a hyfforddiant arall yn amodol ar argaeledd adnoddau/cyllidebol.

↑

Bookmark 13

1                    Bydd yr awdurdod yn talu ffi resymol am logi cymhorthfa, ar ôl i Bennaeth y Gwasanaethau Democrataidd gytuno ar hyn ymlaen llaw.

2                    Dylid anfon anfonebau am gymorthfeydd ymlaen at Dîm y GD yn fisol neu'n chwarterol ac erbyn diwedd mis Mawrth y flwyddyn ariannol berthnasol ar gyfer  eu prosesu.

3                    Gall posteri sy'n dangos manylion cymorthfeydd gael eu hargraffu i'w dosbarthu yn y ward etholiadol.

↑

Bookmark 14

1                    Cynghorir cynghorwyr i fanteisio ar yr adran "Amdanoch Chi" ar wefan y cyngor am ei bod yn rhoi cyfle i chi amlygu'ch diddordebau etc.  Mae'r wybodaeth i'w chael yn www.abertawe.gov.uk/cynghorwyr.

↑

Bookmark 15

1                    Ystafell Gyfarfod Cynghorwyr yw Ystafell 235, Neuadd y Ddinas. Mae lle i 12 i 14 o bobl eistedd o gwmpas y bwrdd.

2                    Caiff yr ystafell ei neilltuo ar sail y cyntaf i'r felin a chyfyngir slotiau cyfarfodydd i 2 awr.  Ni chaniateir archebion grŵp oni bai eu bod at ddiben megis cyfarfod plaid wleidyddol rheolaidd.  Bydd Pennaeth y Gwasanaethau Democrataidd yn gweithredu protocol defnydd rhesymol ar gyfer yr ystafell.

3                    Gellir archebu drwy ffonio Tîm y Gwasanaethau Democrataidd (GD) ar 01792 63 6923 neu e-bostio democratiaeth@abertawe.gov.uk.

↑

Bookmark 16

            ↑