Agenda, decisions and minutes

www.abertawe.gov.uk/DatgeluCysylltiadau

Yn unol â’r Côd Ymddygiad a fabwysiadwyd gan Ddinas a Sir Abertawe, datganwyd y buddiannau canlynol:

Datganodd y Cynghorwyr L R Jones a S Pritchard gysylltiad personol â Chofnod 29 "Bwrdd Craffu Gwasanaethau Cyhoeddus Abertawe".

Yn unol â Mesur Llywodraeth Leol (Cymru) 2011, ni ddatganwyd pleidleisiau chwip na chwipiau'r pleidiau.

Cymeradwyo a llofnodi cofnodion y cyfarfod(ydd) blaenorol fel cofnod cywir.

Penderfynwyd cymeradwyo a llofnodi cofnodion cyfarfod Pwyllgor y Rhaglen Graffu a gynhaliwyd ar 19 Medi 2023 fel cofnod cywir.

Gellir cyflwyno cwestiynau’n ysgrifenedig i’r Gwasanaethau Democrataidd Democratiaeth@abertawe.gov.uk hyd at ganol dydd y diwrnod cyn y cyfarfod. Bydd cwestiynau ysgrifenedig yn cael eu blaenoriaethu. Gall y cyhoedd ddod a gofyn cwestiynau’n uniongyrchol os bydd amser. Rhaid i gwestiynau fod yn berthnasol i’r eitemau ar ran agored yr agenda ac ymdrinnir â nhw o fewn cyfnod o 10 munud.

Dim.

Roedd Cadeirydd ac Is-gadeirydd BGC Abertawe, ynghyd â chynrychiolwyr y BGC a'r swyddogion arweiniol, yn bresennol i graffu ar Fwrdd Gwasanaethau Cyhoeddus Abertawe (BGC).

Darparwyd y canlynol i'r Pwyllgor i gefnogi'r sesiwn, ar gyfer cwestiynau:

·       Adroddiad diweddaru ar ymdrechion y BGC i adolygu datblygiad y fframwaith perfformiad i helpu i ddangos y gwaith sy'n cael ei wneud gan y BGC, yn dilyn cytundeb Cynllun Lles newydd y BGC 2023-28.

·       Fframwaith Perfformiad y BGC / Cynllun Gweithredu 2023/24, gan gynnwys cynnydd / statws yn Chwarter 2 (Atodiad A).

·       Mesurau Poblogaeth Drafft (Atodiad B).

Gofynnwyd cwestiynau gan y Pwyllgor a chafwyd trafodaeth ynglŷn â pherfformiad y BGC a oedd yn canolbwyntio ar y canlynol:

·       Y cynnydd cadarnhaol o ran datblygu Cynllun Gweithredu'r BGC a heriau gyda'r fframwaith perfformiad newydd;

·       Cynllun Gweithredu – cynnydd

·       Datblygiadau mewn gweithio mewn partneriaeth / cydweithio;

·       Meysydd gwaith a heriau sylweddol o fewn Cynllun Gweithredu'r BGC – nodwyd eu bod yn gysylltiedig â gweithgareddau'r Blynyddoedd Cynnar a Strategaeth Newid yn yr Hinsawdd;

·       Cam Lles 4 – Gwneud Abertawe'n fwy diogel, yn fwy cydlynol ac yn fwy ffyniannus – llwyddiant y Pentref Cymunedol dros dro a gynhaliwyd ar 3 Mehefin a datblygu'r fenter hon ar draws Abertawe yn y dyfodol, gan gynnwys defnyddio adeiladau cymunedol;

·       Ymdrechion i gynyddu ymgysylltu â'r gymuned.

Diolchodd y Cadeirydd i bawb a oedd yn pryderu am ddatblygiadau fframwaith perfformiad y BGC a'r Cynllun Gweithredu, y gall y Pwyllgor eu monitro wrth fesur perfformiad y BGC a'r gwahaniaeth sy'n cael ei wneud.

Penderfynwyd y bydd Cadeirydd Pwyllgor y Rhaglen Graffu'n ysgrifennu at Gadeirydd y Bwrdd Gwasanaethau Cyhoeddus i adlewyrchu'r drafodaeth a rhannu barn y pwyllgor.   

a) Rôl y pwyllgor

b) Ystyried Adroddiad y Cabinet a Chwestiynau.

c) Barn y pwyllgor i'r Cabinet

Roedd Arweinydd y Cyngor ac Aelod y Cabinet dros Drawsnewid Gwasanaethau, gyda chymorth y Pennaeth Digidol a Gwasanaethau i Gwsmeriaid, yn bresennol i graffu cyn penderfynu ar adroddiad y Cabinet ar y broses o gau prosiect Oracle a throsglwyddo i fodel gweithredu newydd. Roedd yr adroddiad yn cael ei gyflwyno i'r Cabinet ar 19 Hydref am benderfyniad, gan ofyn i'r Cabinet gymeradwyo'r gyllideb wrth gefn o £500,000 ar gyfer y prosiect sy'n weddill ac sydd wedi'i chlustnodi yn Oracle Reserve i gael ei defnyddio ar gyfer y ceisiadau newid sydd ar ddod gan wasanaethau ac unrhyw gostau trwydded ychwanegol yn ystod y flwyddyn yn dilyn adolygiad.

Adroddwyd bod y system Oracle newydd wedi mynd yn fyw, fel y cynlluniwyd, ar 1 Ebrill 2023, gyda systemau mawr y cyngor, fel y gyflogres, yn sefydlog ac yn gweithredu'n hwylus. Roedd y system newydd yn wydn ac yn ddiogel gan helpu i liniaru risgiau adfer trychinebau seiber a TGCh ar y gofrestr risgiau corfforaethol.  Darparwyd enghreifftiau ar gyflawni amcanion y prosiect a'r manteision/gwelliannau a wireddwyd ac roedd adborth staff wedi bod yn gadarnhaol. Roedd rhai problemau cychwynnol wedi dod i'r amlwg ond roeddent wedi'u datrys, yn bennaf o ran integreiddio â systemau eraill. Fodd bynnag, hyd yma un broblem yn unig, sy'n ymwneud ag integreiddio â'r system bensiynau, sydd heb ei datrys, ond nid yw hyn wedi effeithio ar dalu pensiynau, ac mae'n agos at ddatrysiad. Yna bydd y prosiect yn cau ac yn symud i'r model gweithredu parhaol newydd, fel 'busnes fel arfer'.

Byddai bwrdd blaenorol y prosiect yn cael ei ddisodli gan Fwrdd Newid Fusion yn y dyfodol, sy'n cynnwys arweinwyr gwasanaethau o bob rhan o'r cyngor. Byddai'r Bwrdd newydd hwn yn goruchwylio ac yn cymeradwyo unrhyw newidiadau neu ddatblygiadau newydd i'r system yn ogystal â'r datganiadau pats chwarterol gan Oracle.

Byddai Oracle yn datblygu ac yn esblygu'r system, rhai datblygiadau'n seiliedig ar argymhellion yn uniongyrchol gan grŵp defnyddwyr y sector cyhoeddus. Yn ogystal, byddai'r cyngor yn gweithio i wneud ym fawr o'r swyddogaethau newydd o fewn Fusion i wella prosesau busnes ac effeithlonrwydd gweithredol.

Roedd system newydd Oracle Fusion Cloud yn cynrychioli uwchraddio sylweddol a byddai’n cael diweddariadau rheolaidd gyda'r potensial i wasanaethu'r cyngor am yr 20 mlynedd nesaf a mwy.

Roedd cwestiynau'r Pwyllgor yn canolbwyntio ar:

·       gynnydd sylweddol yng nghostau'r prosiect;

·       y gyllideb wrth gefn ac ystyriaeth yn y dyfodol o gostau ychwanegol ac opsiynau cyllido sydd eu hangen i ffurfio rhan o bennu'r gyllideb ar gyfer 2024-2025 ymlaen;

·       costau rheolaidd y byddai angen eu cynnwys yn gyllidebau refeniw sylfaenol; a

·       monitro'r risg barhaus sy'n gysylltiedig â'r model gweithredu newydd o reoli adnoddau ar draws y cyngor i ymdrin â thrawsnewid a gwella prosesau busnes ac effeithlonrwydd gweithredol wrth ymdrin â 'busnes fel arfer'.

Diolchodd y Cadeirydd i'r Aelodau a'r Swyddogion.

Penderfynwyd y byddai'r Cadeirydd yn ysgrifennu at Aelodau'r Cabinet yn amlinellu barn y Pwyllgor cyn cyfarfod y Cabinet ar 19 Hydref 2023.

Rhoddodd y Cynghorydd Lyndon Jones adroddiad cynnydd i'r Pwyllgor ar waith/gweithgareddau'r Panel Craffu Perfformiad Addysg. Cyfeiriodd at faterion amrywiol a drafodwyd mewn cyfarfodydd diweddar, gan gynnwys yr arfer o ymweld â nifer o ysgolion yn ystod cynllun gwaith blynyddol cynhwysfawr y Panel i helpu'r Panel i brofi pethau 'ar lawr gwlad', gan ymgysylltu â Chadeiryddion Cyrff Llywodraethu Ysgolion, athrawon a disgyblion, er enghraifft ynghylch datblygiad ysgolion a'r cwricwlwm newydd. Diolchodd i holl aelodau'r Panel am eu cyfranogiad a'u 'gwaith tîm' wrth wneud y gwaith craffu hwn.

Penderfynwyd nodi Adroddiad Cynnydd y Panel Craffu Perfformiad mewn perthynas ag Addysg.

Penderfynwyd cytuno ar aelodaeth y Paneli a'r Gweithgorau, fel yr adroddwyd.

Trafodaeth am:

a) Gynllun Gwaith y Pwyllgor.

b) Cyfleoedd Craffu Cyn Penderfynu.

c) Cynnydd gyda Phaneli a Gweithgorau Craffu

Cyflwynodd y Cadeirydd adroddiad ar y Rhaglen Waith Craffu ar gyfer 2023/24 y mae'r Pwyllgor yn gyfrifol am ei monitro.

Roedd prif eitemau'r Pwyllgor ar 14 Tachwedd yn cynnwys:

·       Adroddiad Diogelu Corfforaethol Blynyddol.

·       Cynllun Hawliau Plant a Phobl Ifanc (Adroddiad Blynyddol)

·       Camau Dilynol Gweithgor Craffu'r Gwasanaethau Bysus. 

·       Adroddiad Terfynol - Ymchwiliad Craffu Ymddygiad Gwrthgymdeithasol

Nododd yr Aelodau fod y Rhaglen Hyfforddi a Datblygu Craffu ar gyfer Cynghorwyr Craffu Abertawe ar y gweill, a oedd yn cael ei hwyluso gan y Tîm Gwella yng Nghymdeithas Llywodraeth Leol Cymru (CLlLC). Cynhaliwyd y sesiynau canlynol yn ddiweddar:

·       Cyflwyniad i Graffu

·       Sgiliau Cadeirio Craffu

Sesiynau sydd ar ddod:

·       Sgiliau Cwestiynu ar gyfer Craffu – i'w chynnal ar 31 Hydref /

·       1 Tachwedd

·       Craffu ar Berfformiad – i'w chynnal ar 4 Rhagfyr / 6 Rhagfyr

·       Hunanasesiad o Graffu (dwy ran) – i'w chynnal ar 17 Ionawr / 23 Ionawr

Anogodd y Cadeirydd bawb i fod yn bresennol. Roedd yr holl sesiynau'n cael eu cynnal ar-lein trwy MS Teams, ac eithrio'r sesiwn olaf 'Hunanasesiad' rhan 2 a gynhelir wyneb yn wyneb yn unig. Yn ogystal â bod o fudd i Gynghorwyr unigol, bydd y Rhaglen yn helpu i lywio Amcanion Gwella Craffu a chamau gweithredu yn y dyfodol.

Cyfeiriodd y Cadeirydd at gyfarfodydd Panel/Gweithgor/Craffu Rhanbarthol sydd ar ddod, er mwyn cael ymwybyddiaeth.