Agenda, penderfyniadau a cofnodion drafft

 

www.abertawe.gov.uk/DatgeluCysylltiadau

 

Dim

Yn unol â'r Côd Ymddygiad a fabwysiadwyd gan y ddau awdurdod, ni ddatganwyd unrhyw fuddiannau.

 

Cymeradwyo a llofnodi cofnodion y cyfarfod(ydd) blaenorol fel cofnod cywir.

 

 

Cymeradwywyd

Penderfynwyd cymeradwyo cofnodion Pwyllgor Archifau Gorllewin Morgannwg a gynhaliwyd ar 13 Rhagfyr 2024 fel cofnod cywir.

 

Er Gwybodaeth

Cyflwynodd Andrew Dulley adroddiad y Cyfarwyddwr Lleoedd a oedd yn nodi manylion Cyllideb Refeniw'r Gwasanaeth Archifau ar y Cyd ar gyfer 2025/2026 a'r arian wrth gefn sydd gan y Gwasanaeth Archifau ar y Cyd, a gyflwynwyd er gwybodaeth yn unig.

 

Nododd fod y gyllideb unwaith eto'n sefydlog, ac eithrio cynnydd bach o ganlyniad i'r dyfarniad cyflog ar gyfer 2025. 

 

Mae'r tabl yn yr adroddiad yn dangos sefyllfa amcangyfrifedig arian wrth gefn Hyfforddiant Casgliadau a'r Archifau ar 31 Mawrth 2025.

 

Nododd aelodau'r Pwyllgor yr adroddiad.

 

Er Gwybodaeth

 

Cyflwynodd yr Archifydd Sirol adroddiad a oedd yn amlinellu gwaith y Gwasanaeth Archifau ar y Cyd yn ystod y cyfnod rhwng mis Rhagfyr 2024 a mis Chwefror 2025.

 

Sut defnyddir y gwasanaeth

 

Adroddodd am y ffigurau defnyddio’r gwasanaeth drwy ei gyfryngau amrywiol, ar y safle ac ar-lein.

 

Cyfeiriodd at y ffaith bod y niferoedd yn parhau i gynyddu'n gyffredinol.

 

Sgyrsiau a seminarau

 

Dywedodd fod chwe ysgol wedi derbyn sesiynau yn ystod y cyfnod ers y cyfarfod diwethaf.

 

Amlinellodd fod y gwasanaeth yn cynnig ei wasanaethau i ysgolion yn y ddau awdurdod, ac amlinellodd unwaith eto yr ymdrechion sy'n cael eu gwneud i ymgysylltu ag ysgolion yn CNPT.

  

Mae'r gwasanaeth wedi cynnal dwy sesiwn ar gyfer myfyrwyr prifysgol.

 

Mae'r gwasanaeth hefyd wedi cyflwyno sgyrsiau i bum grŵp gwahanol ar draws y ddau awdurdod.

 

Gwaith ymgysylltu a chydweithio arall

 

Adroddodd fod Emma Laycock wedi mynd i ddau gyfarfod a gynhaliwyd gan grŵp athrawon ysgolion uwchradd Castell-nedd Port Talbot (NAASH), er mwyn esbonio gwaith y Gwasanaeth Archifau a hyrwyddo ei wasanaeth i ysgolion yn CNPT.

 

Mae Emma hefyd yn cynorthwyo gyda phrosiect ym Mhrifysgol Abertawe o'r enw ‘Usable Pasts: Diversifying humanities teaching in Swansea Schools through disability history’. Mae'r prosiect yn datblygu adnoddau addysgu hanes anabledd ar gyfer ysgolion lleol.

 

Amlinellodd ei fod wedi darparu cyngor a chymorth ymarferol gyda phrosiect o'r enw ‘Trysorau Lleol’, sy'n ceisio gwarchod llyfrau a phapurau Sally Roberts Jones, hanesydd llenyddiaeth a materion lleol o Bort Talbot.

 

Symud y Casgliadau

 

Adroddodd fod y paratoadau'n parhau i symud i'r Storfa a bod cynnydd go iawn wedi'i wneud wrth roi'r eitemau eraill y mae angen eu cwblhau mewn blychau a gosod codau bar arnynt. Mae monitro amgylcheddol manwl yn parhau, gan ein galluogi i gael gwell darlun o'r amgylchedd y tu mewn i'r blychau, yn hytrach nag amgylchiadau cyffredinol yr aer yn yr ystafelloedd diogel.

 

Cytunwyd ar y cynllun silffoedd ar gyfer ystafell ddiogel yr archifau bellach. Mae'n darparu ar gyfer 532 uned o silffoedd sefydlog 1.2m o led. Dyma'r maint gorau oll ar gyfer y blychau safonol a ddefnyddiwn, gan hefyd ein galluogi i storio cynlluniau llai sydd wedi'u rholio ac eitemau gwastad mawr iawn. Bydd silffoedd arbenigol ychwanegol yn cael eu hadeiladu ar gyfer eitemau mwy sydd wedi'u rholio. Mae llawer o le i ehangu'r silffoedd (oddeutu 20%), a fydd yn ein galluogi i barhau i gasglu archifau am flynyddoedd lawer i ddod. 

 

Mae staff hefyd wedi dechrau cynllunio lleoliad y blychau yn yr ystafell ddiogel. Cymerir gofal wrth leoli eitemau sy'n anodd eu trin, fel cyfrolau mawr a blychau trwm iawn, i sicrhau eu bod yn cael eu gosod ar uchder diogel i gael gafael arnynt.

 

Croesawodd Aelodau CNPT eu hymweliad â'r cyfleuster newydd yn ddiweddar i weld y cynnydd ar yr adeilad a'r gwaith parhaus sy'n cael ei wneud. Gellid trefnu ymweliad arall yn y dyfodol yn ôl yr angen.

 

Catalog ar-lein yr Archifau

 

Yn unol â'r hyn a amlinellwyd mewn cyfarfodydd blaenorol, dywedodd fod y gwasanaeth wedi caffael pecyn o'r enw Epexio gan Metadatis yn lle ein hen system ar gyfer catalogio archifau. Ar hyn o bryd, mae'r gwasanaeth yn gweithio gyda Metadatis i drosglwyddo ein data presennol i'r system newydd.

 

Ar ôl i'r data gael ei drosglwyddo a'i wirio, y dasg nesaf fydd creu rhyngwyneb lle bydd aelodau o'r cyhoedd yn gallu cael mynediad at wybodaeth am y cofnodion sydd gennym. Y gobaith yw y bydd y gwaith hwn yn cael ei gwblhau erbyn dechrau'r haf. Defnyddir yr un pecyn ar hyn o bryd gan Archifau Morgannwg.

 

Cadwraeth ddigidol

 

Rhoddodd yr wybodaeth ddiweddaraf i'r Aelodau am y broses o greu consortiwm i arwain cadwraeth ddigidol yng ngwasanaethau archifo Cymru, ac am gaffael Preservica ar gyfer darpariaeth fasnachol y gwasanaeth.

 

Amlinellodd fod sesiynau hyfforddi wedi'u cynnal yn ystod mis Ionawr ar gyfer staff yn y gwasanaethau sy'n cymryd rhan a bod sesiynau unigol penodol wedi'u cynllunio ar gyfer y dyfodol agos. Yn seiliedig ar yr hyfforddiant a gafwyd, mae'r staff yn datblygu ein methodoleg, yn enwedig o ran strwythuro'r archif, er mwyn sicrhau ei bod yn rhesymegol ac yn gynaliadwy yn y tymor hir. Rhan bwysig o hyn yw sicrhau bod yr holl staff yn helpu i lanlwytho asedau digidol at ddibenion cynaliadwyedd. Rhagwelir y bydd ein holl ddeunydd digidol presennol wedi’i lanlwytho erbyn diwedd yr haf.

 

Staff

 

Dywedodd fod Lily Briton, Hyfforddai'r Archifau eleni, wedi llwyddo i gael lle ar y cwrs archifau ym Mhrifysgol Aberystwyth. Bydd yn dechrau ei chwrs yn nhymor yr hydref.

 

Manylodd fod y swydd Archifydd a adawyd gan Lowri Jenkins yn yr hydref wedi'i llenwi gan Lowri Jenkins ym mis Ionawr. Mae wedi graddio'n ddiweddar o'r cwrs meistr Gweinyddu Archifau ym Mhrifysgol Aberystwyth.

 

Amlinellodd fod Emma Laycock wedi'i phenodi i swydd yr Archifydd Sirol Cynorthwyol yn ystod yr wythnos diwethaf, a bod y rôl wedi bod yn wag ers iddo gael ei benodi'n Archifydd Sirol ym mis Mehefin 2024. Bydd rôl flaenorol Emma yn cael ei hysbysebu cyn bo hir.

 

Gofynnodd y Cadeirydd am i longyfarchiadau'r pwyllgor gael eu hestyn i Emma.

 

Amlinellodd hefyd fod angen cymeradwyaeth i barhau i ariannu swydd Hyfforddai'r Archifau.

 

Cytunwyd y dylid cymeradwyo defnyddio'r arian hyfforddiant wrth gefn i ariannu Hyfforddai'r Archifau ar gyfer 2025/26.

 

Cyfarfodydd a hyfforddiant proffesiynol

 

Rhestrodd y grwpiau, y cyfarfodydd a'r hyfforddiant proffesiynol amrywiol roedd aelodau staff wedi cymryd rhan ynddynt yn ystod y chwarter.

 

Mynediad at Gasgliadau’r Archifau

 

Manylodd ar yr archifau amrywiol a dderbyniwyd gan y gwasanaeth yn ystod y chwarter.

 

 

Gwnaeth y Cadeirydd groesawu'r Parch. Justin Davies a'r Parch. Tim Hewitt i'w cyfarfod cyntaf.

 

Hefyd, gwnaeth longyfarch y Parch. Davies ac Eglwys y Santes Fair yn Abertawe. Dyma'r eglwys gyntaf yng Nghymru i sicrhau statws Mystwyr, a gyflwynwyd iddi mewn seremoni roedd y Cadeirydd wedi cymryd rhan ynddi'n ddiweddar.

 

Hefyd, diolchodd i Janet Watkins o Gymdeithas Hynafiaethwyr Castell-nedd, a fyddai'n ymddeol yn fuan o'r Pwyllgor Archifau a Phwyllgor Cymdeithas Hynafiaethwyr Castell-nedd ar ôl blynyddoedd lawer o wasanaeth ymroddedig, brwdfrydedd ac ymrwymiad i hanes lleol.

 

Yna gwnaeth y Cadeirydd ac Aelodau'r Pwyllgor dalu teyrnged i Janet a diolch iddi am ei gwaith a'i hymrwymiad i'r gwasanaeth dros y blynyddoedd, gan ddymuno ymddeoliad hir a hapus iddi.