Agenda, penderfyniadau a cofnodion drafft

www.abertawe.gov.uk/DatgeluCysylltiadau

 

Y Cynghorydd   R Smith – Eitem 4 (8) – personol a rhagfarnol a'i adael cyn trafodaeth

 

Andrew Dulley – Eitem 4 - Personol

 

Yn unol â'r Côd Ymddygiad a fabwysiadwyd gan y ddau awdurdod, cyhoeddwyd y buddiannau canlynol:

 

Andrew Dulley - Eitem 4 ar yr Agenda - Personol

 

Y Cynghorydd R Smith – Eitem 4 (8) ar yr Agenda – Personol a rhagfarnol a gadawodd yn ystod y drafodaeth.

 

Cymeradwyo a llofnodi cofnodion y cyfarfod(ydd) blaenorol fel cofnod cywir.

 

Cymeradwywyd

Penderfynwyd cymeradwyo cofnodion Pwyllgor Archifau Gorllewin Morgannwg a gynhaliwyd ar 15 Rhagfyr 2023 fel cofnod cywir.

 

Rhoddodd yr Archifydd Sirol ddiweddariad llafar byr ynghylch Y Storfa.

 

Amlinellodd fod y contractwyr yn parhau ar y safle ac mai dyddiad cwblhau'r prosiect yw mis Mai 2025 o hyd. Mae'r adeilad yn parhau i fod yn y cam "dymchwel" ar hyn o bryd. Byddai'n holi ymhellach ac yn diweddaru'r Aelodau ynghylch yr opsiynau ar gyfer ymweliad safle, fel y'u trafodwyd yn y cyfarfod blaenorol, maes o law.

 

Cyn bo hir, bydd staff yn ymgymryd â chwrs hyfforddiant cadwraeth sy'n ymwneud â symud archifau, a ddylai fod yn ddefnyddiol yn y dyfodol.

 

 

Cymeradwywyd

Cyflwynodd yr Archifydd Sirol adroddiad a oedd yn amlinellu gwaith y Gwasanaeth Archifau ar y Cyd yn ystod y cyfnod rhwng mis Rhagfyr 2023 a mis Chwefror 2024.

 

Cyllideb Refeniw 2024/2025

 

Cyflwynodd Kim Collis adroddiad a diweddariad llafar a rhoddodd fanylion Cyllideb Refeniw y Gwasanaeth Archifau ar y Cyd ar gyfer 2024/2025, y cronfeydd wrth gefn a ddelir gan y Gwasanaeth Archifau ar y Cyd.

 

Cyfeiriodd at ei ymddeoliad arfaethedig ym mis Mehefin 2024 a nododd y byddai'r rôl yn cael ei hadfer i fod yn rôl amser llawn wrth symud ymlaen, gan fod ei rôl bresennol wedi esblygu i ganiatáu i Gyngor Abertawe lenwi swydd statudol y Swyddog Diogelu Data.

 

Nododd mai dim ond cynnydd bychan a gafwyd ar gyllideb y llynedd. Gwnaed darpariaeth yn y gyllideb ynghylch cadwraeth ddigidol wrth symud ymlaen a nodir hyn yn ei adroddiad yn ddiweddarach yn yr agenda, yn ogystal ag arian ar gyfer yr Hyfforddai Archifau yn y dyfodol.

 

Amlinellodd y symiau a gedwir yng nghronfeydd arian wrth gefn hyfforddiant casgliadau ac archifau ar 31 Mawrth 2024.

 

Nododd aelodau'r adroddiad llafar.

 

Y Defnydd o'r Gwasanaeth

 

Adroddodd am y ffigurau sy'n ymwneud â'r defnydd o'r gwasanaeth drwy ei lwyfannau amrywiol yn bersonol ac ar-lein.

 

Allgymorth a Gweithgarwch Addysgol

 

Dywedodd fod dwy ysgol wedi derbyn sesiynau yn ystod y chwarter.

 

Mae'r staff hefyd wedi cynnal sgyrsiau ar gyfer grŵp hanesyddol lleol.

 

Mae'r gwasanaeth yn parhau i gynnal sesiynau misol ar gyfer Cymdeithas Hanes Teulu Morgannwg, Cangen Abertawe.

 

Mae staff hefyd wedi bod yn rhan o grŵp cydweithredol gyda'r adran Addysg Athrawon ym Mhrifysgol Abertawe, Archifau Richard Burton, Llyfrgell Glowyr De Cymru a Phartneriaeth i lunio pecynnau adnoddau archifol hawdd eu cyrchu ar gyfer athrawon, a gallai hyn fod yn adnodd rhagorol wrth symud ymlaen.

 

Archif Ddarlledu Cymru

 

Adroddodd fod Corneli Clip wedi'i lansio yng Nghanolfan Ddinesig Abertawe ar 15 Ionawr wrth i Lyfrgell Genedlaethol Cymru gynnal seremoni fechan.

 

Er y bydd Corneli Clip wedi'i leoli yno pan fydd y Gwasanaeth Archifau yno, bydd Corneli Clip newydd wedi'i gynnwys yn Y Storfa yng ngofod Llyfrgell Glowyr De Cymru. Dylai'r lleoliad hwn yng nghanol y ddinas ddod â mwy o ymwelwyr a defnydd i'r cyfleuster.

 

Catalog Ar-lein Archifau

 

Amlinellodd fod materion technegol yn parhau gyda'r feddalwedd sy'n gysylltiedig â chwilio'r catalog ar-lein. Cafwyd problem ym mis Hydref 2023, ac mae staff TG Cyngor Abertawe a'r darparwr allanol yn parhau i weithio tuag at ddatrysiad.

 

Mae datrysiad dros dro wedi'i drefnu, fel bod y catalog ar-lein yn parhau i fod ar gael i ddefnyddwyr drwy'r Hwb Archifau.

 

Cadwraeth Ddigidol

 

Amlinellodd, yn dilyn trafodaethau mewn cyfarfodydd blaenorol ar y mater hwn, fod y Gwasanaeth Archifau'n ymrwymo i gonsortiwm i gynnal cadwraeth ddigidol (archifo a chadw cofnodion a grëwyd yn wreiddiol yn ddigidol a chofnodion wedi'u digideiddio'n barhaol). Mae'r consortiwm sydd wedi datblygu yn ystod y misoedd diwethaf yn cynnwys Archifau Gorllewin Morgannwg, Morgannwg, Gwent, Conwy a Gogledd-ddwyrain Cymru ynghyd â Phrifysgolion Caerdydd ac Abertawe a Phrifysgol Cymru Y Drindod Dewi Sant (PCYDDS). Gwnaed darpariaeth yn y gyllideb i dalu am y tanysgrifiad blynyddol i ddarparwr masnachol y gwasanaethau hyn. 

 

Disgwylir i gyllid allanol fod ar gael i gefnogi swydd tymor byr i gynorthwyo gyda'r broses o sefydlu'r ystorfa ddigidol ac mae'r Gwasanaeth Archifau wedi bod yn trafod gyda Phrifysgol Abertawe a PCYDDS ynghylch cyflwyno cais ar y cyd am gyllid o'r fath. Disgwylir i'r gofyniad ariannu cyfatebol disgwyliedig fod o gwmpas £5,000-10,000.

 

Mae pwysigrwydd cadwraeth ddigidol wrth symud ymlaen yn allweddol, wrth i lawer o gofnodion bellach gael eu llunio ar ffurf electronig yn unig.

 

Cytunwyd y gellir defnyddio'r arian wrth gefn ar gyfer hyfforddi o bosib i gefnogi cais o'r fath, ar gyfer y gwariant amcangyfrifedig a nodir uchod, pe gwneir cais o'r fath a bod hynny'n llwyddiannus.

 

Cyfarfodydd a Hyfforddiant Proffesiynol

 

Rhestrodd y gwahanol grwpiau proffesiynol a chyfarfodydd y mae aelodau staff wedi bod yn bresennol ynddynt yn ystod y chwarter.

 

Ffïoedd a Thaliadau ar gyfer 2024/25

 

Cyfeiriodd at y tabl ffioedd a thaliadau ar gyfer y Gwasanaeth a manylodd ar y cynnydd canrannol a fydd yn weithredol o 1 Ebrill 2024.

 

Mynediad at Gasgliadau’r Archifau

 

Manylodd ar yr archifau amrywiol a dderbyniwyd gan y gwasanaeth yn ystod y chwarter.

 

Staff

 

Dywedodd fod Katie Millien, Archifydd, wedi gadael y Gwasanaeth ym mis Ionawr, i ddechrau swydd gyda Gwasanaeth Archifau Sir Gaerfyrddin, gyda chyfrifoldeb arbennig dros sefydlu gwasanaeth i ysgolion y sir honno. Roedd Katie yn aelod gwerthfawr iawn o'r tîm am dros un mlynedd ar bymtheg ac mae ei chyfraniad i waith y gwasanaeth, yn enwedig wrth sefydlu ein gwasanaeth ein hunain i ysgolion, yn anfesuradwy. Mae ei swydd wedi'i hysbysebu a gobeithio y bydd yn cael ei llenwi'n fuan.

 

Gofynnodd y Cadeirydd i'r Archifydd Sirol gyfleu neges o ddymuniadau gorau i Katie am ei rôl newydd a diolch am ei blynyddoedd o wasanaeth oddi wrthi hi a'r pwyllgor.

 

Amlinellodd hefyd fod angen cymeradwyaeth ar gyfer cefnogaeth barhaus i ariannu swydd yr Hyfforddai Archifau.

 

Cytunwyd y dylid cymeradwyo defnyddio'r gronfa hyfforddi i ariannu Hyfforddai Archifau ar gyfer 2024/25.

 

Yna siaradodd yr Archifydd Sirol ymhellach ynghylch y cyhoeddiad a wnaeth yn y cyfarfod diwethaf, gan amlinellu mai hwn oedd ei adroddiad olaf i'r cydbwyllgor cyn iddo ymddeol. Diolchodd i'r Pwyllgor am eu diddordeb a'u cefnogaeth dros yr ugain mlynedd diwethaf a rhoddodd sicrwydd i'r aelodau bod gweithdrefnau hefyd ar waith i recriwtio ei olynydd, fel swydd amser llawn, fel y manylwyd yn gynharach yn adroddiad y gyllideb.

 

Amlinellodd a myfyriodd ar ei amser fel Archifydd Sirol a'i rolau blaenorol a nododd ei fod wedi mwynhau gweithio i'r gwasanaeth, a chyfeiriodd at rai uchafbwyntiau o'i gyfnod yn y swydd a oedd yn cynnwys prynu casgliad Gwaith Haearn Mynachlog Nedd a'i gydnabyddiaeth UNESCO o ganlyniad i hynny, ei syniad o ddatblygu tocyn darllenwr Cerdyn Archifau ledled y DU a phrosiect Mapiau Degwm Cymru a'i rôl yn y prosiect hwnnw.

 

Dymunodd y gorau i'r aelodau staff a'i olynydd yn y dyfodol, yn enwedig wrth symud i'r Storfa yng nghanol y ddinas.

 

Yna talodd y Cadeirydd ac Aelodau'r Pwyllgor gyfres o deyrngedau i Kim a diolchodd iddo am ei waith caled, ei angerdd, ei frwdfrydedd, ei ymroddiad a'i ymrwymiad i'r gwasanaeth dros y blynyddoedd, a dymunodd ymddeoliad hir, hapus ac iach iddo.