Agenda, decisions and minutes

www.abertawe.gov.uk/DatgeluCysylltiadau

Dim.

Yn unol â'r Côd Ymddygiad a fabwysiadwyd gan Ddinas a Sir Abertawe, ni ddatganwyd unrhyw fuddiannau.

Cymeradwyo a llofnodi, fel cofnod cywir, gofnodion y cyfarfod(ydd) blaenorol.

Cymeradwywyd.

Penderfynwyd cymeradwyo cofnodion cyfarfod blaenorol y Pwyllgor Llywodraethu ac Archwilio fel cofnod cywir.

Cymeradwywyd.

Cyflwynodd Simon Cockings, Prif Archwiliwr, adroddiad a oedd yn ceisio cymeradwyaeth ar gyfer Siarter Archwilio Mewnol 2022/23. Tynnodd sylw'n benodol at y siarter a amlinellwyd yn Atodiad 1 yr adroddiad, a oedd yn cynnwys y canlynol: -

·                Diffiniad o Archwiliad Mewnol;

·                Rôl a swyddogaeth archwilio mewnol;

·                Cwmpas Archwiliad Mewnol;

·                Annibyniaeth Archwiliad Mewnol;

·                Rôl Ymgynghorol Archwiliad Mewnol;

·                Rôl twyll, llwgrwobrwyo a llygru archwilio mewnol;

·                Adnoddau archwilio mewnol; a

·                Rhaglen Sicrhau Ansawdd a Gwella

Cadarnhaodd y Prif Swyddog nad oedd ganddo unrhyw gyfrifoldeb rheoli arall a oedd wedi cyfyngu ar annibyniaeth yr Archwiliad Mewnol.

Gofynnodd y pwyllgor am rôl ehangach Archwilio Mewnol, yn benodol ynghylch sefydliadau partner. Cadarnhaodd y Prif Archwiliwr y byddai'n diweddaru'r Siarter.

Ychwanegodd y Cadeirydd y byddai angen ailymweld â'r cylch gorchwyl yn y dyfodol, yn enwedig o ran effaith Cyd-bwyllgor Corfforaethol Rhanbarthol De-orllewin Cymru a'r newidiadau y mae angen eu gwneud i Gyfansoddiad y Cyngor.

Penderfynwyd ar y canlynol: -

1)    Cymeradwyo'r Siarter Archwilio Mewnol Drafft ar gyfer 2022/23;

2)      Diweddaru'r Siarter i adlewyrchu rôl ehangach Archwilio Mewnol o ran sefydliadau partner.

Cymeradwywyd.

Cyflwynodd y Prif Archwiliwr adroddiad a oedd yn ceisio cymeradwyaeth y Strategaeth Archwilio Mewnol a'r Cynllun Archwilio Mewnol ar gyfer 2022/23.

Darparwyd y Strategaeth Archwilio Mewnol 2022/23 yn Atodiad 1, crynodeb o Gynllun Archwilio Mewnol 2022/23 yn Atodiad 2, Cynllun Blynyddol Archwilio Mewnol 2022/23 yn Atodiad 3, Cynllun Blynyddol Archwilio Mewnol 2022/23 gan gynnwys cwmpas yn Atodiad 4 a'r Map Sicrwydd yn Atodiad 5.

Ychwanegodd ar gyfer 2022/23, fod yr adran Archwilio Mewnol yn cynnwys 9.1 cyfwerth amser llawn ynghyd â'r Prif Archwiliwr, yr un lefel o adnoddau ag a gafwyd yn 2021/22. Roedd hyn yn rhoi cyfanswm o 2,366 o ddiwrnodau a fyddai ar gael. Amlygwyd bod y cynllun yn darparu digon o staff ar draws adrannau.

Cafwyd trafodaeth yn dilyn hyn a oedd yn canolbwyntio ar y canlynol: -

·         Cynnwys cwmpasau drafft defnyddiol;

·         Perfformiad ac effeithiolrwydd Rheolau Gweithdrefnau Contractau (RhGC) gan gynnwys gweithdrefnau sy'n rhan o wariannau mawr;

·         Sicrwydd a ddarperir gan adolygiadau perfformiad;

·         Archwiliadau perfformiad corfforaethol;

·         Sicrwydd a ddarperir gan adroddiadau blynyddol cyfarwyddwyr ar reolaeth fewnol;

·         Effeithlonrwydd gwasanaethau ac adborth gan y rheini sy'n derbyn gwasanaethau, ymgynghoriad â defnyddwyr mewnol ac allanol;

·         Cyfathrebiadau/cyfranogiad y cyhoedd;

·         Ennyn diddordeb ac effeithiolrwydd gwasanaethau;

·         Sicrwydd a ddarperir gan adroddiadau Archwilio Mewnol;

·         Cynnwys y cyhoedd yn y broses benderfynu a'r argymhellion a gynhwysir yn y Datganiad Llywodraethu Blynyddol ynghylch cyfranogiad gwell.

Penderfynwyd ar y canlynol: -

1)    Cymeradwyo’r Strategaeth Archwilio Mewnol a Chynllun Blynyddol;

2)      Ychwanegu adroddiad ar Strategaeth Cyfranogiad y Cyhoedd at y cynllun gwaith ar 2022/23.

Er gwybodaeth.

Cyflwynodd Richard Rowlands, Rheolwr Cyflwyno a Pherfformiad Strategol, adroddiad 'er gwybodaeth' a oedd yn darparu trosolwg o statws Risgiau Corfforaethol yn y cyngor i roi sicrwydd i'r Pwyllgor fod risgiau allweddol yn cael eu rheoli'n unol â pholisi a fframwaith rheoli risgiau'r cyngor.

Roedd y canlynol yn crynhoi statws y risgiau a gofnodwyd yn y

Gofrestr Risgiau Corfforaethol ar ddiwedd Chwarter 4 2021/22:

nodwyd 7 statws risg coch yn y Gofrestr Risgiau Corfforaethol ar ddiwedd y chwarter: -

·         Rhif Adnabod Risg 153. Diogelu.

·         Rhif Adnabod Risg 159. Rheolaeth Ariannol: Agweddau CATC ar Abertawe Gynaliadwy.

·         Rhif Adnabod Risg 221 Argaeledd Gofal Cartref.

·         Rhif Adnabod Risg 222. Digidol, Data a Seiberddiogelwch.

·         Rhif Adnabod Risg 274. Gwasanaethau Cymdeithasol COVID-19.

·         Rhif Adnabod Risg 306. WCCIS (System Wybodaeth Gofal Cymunedol Cymru).

·         Rhif Adnabod Risg 309. Oracle Fusion.

·         Cofnodwyd bod yr holl risgiau wedi'u hadolygu o leiaf unwaith yn ystod Chwarter 4.

·         Ni ychwanegwyd risgiau newydd at y gofrestr Risgiau Corfforaethol.

·         Cafodd 2 risg corfforaethol eu dadactifadu yn ystod Chwarter 4:

·         Rhif Adnabod Risg 282. Ar ôl gadael yr UE.

·         Rhif Adnabod Risg 296. Cyflenwi deunyddiau adeiladu.

·         Ni chafodd unrhyw risgiau eu codi i'r Gofrestr Risgiau Corfforaethol.

·         Ni chafodd unrhyw risgiau corfforaethol eu tynnu oddi ar y Gofrestr Risgiau Corfforaethol.

·         Lleihawyd lefel y risg ar gyfer 1 risg corfforaethol o statws Coch i Oren ac yna i statws Gwyrdd yn ystod Chwarter 4 - Rhif Adnabod Risg 264 - COVID-19.

Roedd Atodiad A yn cynnwys y risgiau ar 31/03/22 a gofnodwyd yng Nghofrestr Risgiau Corfforaethol y cyngor. Roedd yr adroddiadau ar gyfer pob risg yn cynnwys gwybodaeth esboniadol gyffredinol yn ymwneud â'u dosbarthiad.

Gofynnodd y pwyllgor am drin, trosglwyddo, goddef a therfynu, yn enwedig eu hystyr o ran risg.

Tynnodd y Cadeirydd sylw at bwysigrwydd cadw llygad agos ar y risgiau a'r adroddiadau Archwilio Mewnol gan sicrhau bod rheoli risg ar waith o fewn yr adrannau.

Nodwyd.

Cyflwynodd Justine Morgan a Gillian Gillett, Swyddfa Archwilio Cymru (SAC) Grynodeb Archwilio Blynyddol Dinas a Sir Abertawe 2021 a ddangosodd y gwaith a gwblhawyd ers yr Adroddiad Gwelliant Blynyddol diwethaf, a gyhoeddwyd ym mis Chwefror 2021.

Amlinellwyd bod SAC yn cwblhau gwaith bob blwyddyn i gyflawni'r dyletswyddau canlynol:

·         Gwelliant Parhaus

·         Archwilio Cyfrifon

·         Gwerth am Arian

·         Egwyddor Datblygu Cynaliadwy

Darparwyd manylion canfyddiadau Archwiliad o Gyfrifon 2020-21 Cyngor Dinas a Sir Abertawe. Roedd yr adroddiad hefyd yn amlinellu'r gwaith canlynol a wnaed:

·         Gwaith SAC mewn ymateb i bandemig COVID-19;

·         Gwelliant Parhaus;

·         Cynaliadwyedd ariannol;

·         Cynllunio adferiad;

·         Arolygiaethau Eraill;

·         Astudiaethau Llywodraeth Leol;

·         Gwasanaethau Dewisol (Ebrill 2021);

·         Adfywio canol trefi yng Nghymru (Medi 2021);

·         Gwaith parhaus o 2020-21;

·         Gwaith wedi'i gynllunio ar gyfer 2021-2022.

Gofynnodd y Cadeirydd am ddiweddariad am y cynnydd ynghylch y barn cymwys a roddwyd gan yr Archwilydd Cyffredinol ar ddatganiadau ariannol y cyngor. Esboniwyd bod gwaith yn parhau ac roeddent yn aros am gyngor gan dîm technegol SAC.

Gwnaeth Adam Hill, y Dirprwy Brif Weithredwr sylwadau ar y cynnydd a wnaed a dywedodd fod y Cyfarwyddwr Cyllid yn gweithio'n galed i oresgyn y gwahaniaethau. Roedd hefyd wedi cydnabod y newid cadarnhaol i'r arferion gweithio rhwng yr Awdurdod a Swyddfa Archwilio Cymru.

Gofynnodd y pwyllgor am ddiweddariad ynghylch sefyllfa bresennol trafodaethau. Ychwanegodd y byddai nodyn ar y cyd gan y cyngor a SAC yn cael ei ddosbarthu i'r pwyllgor ynghylch y cynnydd a wnaed.

Gofynnodd y pwyllgor hefyd am y diweddaraf ynghylch cynnydd o ran yr adolygiad Trefniadau Diogelu Rhag Colli Rhyddid (DoLS), a gofynnodd i Gyfarwyddwr y Gwasanaethau Cymdeithasol roi'r diweddaraf i'r pwyllgor ynghylch y cynnydd wrth gyflwyno ei ddiweddariad blynyddol ar reolaethau mewnol Adran y Gwasanaethau Cymdeithasol.

  Er Gwybodaeth.

Cyflwynodd Marlyn Dickson, Rheolwr y Rhaglen Newid adroddiad 'er gwybodaeth' a oedd yn darparu diweddariad sicrwydd ar Gynllun Adfer a Thrawsnewid Abertawe - Cyflawni'n Well Gyda'n Gilydd.

Tynnodd sylw at bwrpas Nodau Strategol Abertawe - Cyflawni'n Well Gyda'n Gilydd a'r cerrig milltir allweddol hyd heddiw. Nodwyd bod Archwilio Mewnol wedi archwilio'r rhaglen, ei llywodraethu a'i strwythur, gan ddyrannu lefel uchel o sicrwydd.

Amlinellwyd camau'r rhaglen/adfer a'i llywodraethu. Ychwanegwyd bod risgiau a materion yn cael eu hadrodd a'u monitro'n fisol.

Trafododd y Pwyllgor y canlynol: -

·         Manteision a buddugoliaethau cyflym, yn benodol sut y caiff ffrydiau eu monitro'n fisol a sut nodir buddugoliaethau cyflym trwy’r olrheinwyr;

·         Sut roeddent yn canolbwyntio ar newid cynaliadwy yn arwain at newid diwylliannol a thrawsnewidiol;

·         Gallu adnoddau staff i gyflawni'r newid a sut maent yn parhau i ganolbwyntio ar y swydd yn ystod y dydd, wrth adeiladu gallu ar gyfer gynnydd tymor hwy.

Dywedodd Justine Morgan, Swyddfa Archwilio Cymru eu bod wedi bod yn arsylwi ar y newidiadau i arferion gweithio sy'n cael eu rhoi ar waith, a’u bod yn eu croesawu. Ychwanegodd fod rhoi'r newid ar waith yn heriol i'r awdurdod a byddai'n gweld ffordd newydd o weithio erbyn 2025. Roedd y broses o ymdrin â risgiau yn addas i'r diben ac yn darparu sicrwydd i archwilio allanol.

Dywedodd y Cadeirydd fod y sefyllfa gadarnhaol a adroddwyd yn galonogol iawn.

Cymeradwywyd.

Cyflwynodd Adam Hill, y Dirprwy Brif Weithredwr adroddiad a oedd yn manylu ar Raglen Hyfforddiant y Pwyllgor Llywodraethu ac Archwilio.

Dywedodd, yn dilyn adroddiad cychwynnol ym mis Gorffennaf 2021, fod yr adroddiad wedi’i fireinio a bod dyddiadau penodol wedi’u cynnwys. Ychwanegodd y byddai'r rhaglen hyfforddi, a atodwyd yn Atodiad 1, yn rhoi sicrwydd i'r pwyllgor fod y gofynion allweddol a gwybodaeth gyffredinol y mae eu hangen i ddeall y dyletswyddau angenrheidiol yn cael eu cynnwys.

Trafododd y Pwyllgor y canlynol: -

·         Amlinellu'r rhaglen waith flynyddol yn glir ac amlinellu eitemau'n fanylach;

·         Yr angen am hyfforddiant rheolaidd/gloywi i helpu'r pwyllgor gyda'i wybodaeth a'i ddealltwriaeth;

·         Cyflwyno rhagor o naratif i ddarparu rhagor o gefndir i eitemau;

·         Sicrhau bod holl Aelodau'r Pwyllgor yn derbyn yr un lefel o hyfforddiant.

Gofynnodd y Cadeirydd fod yr hyfforddiant rheoli perfformiad a monitro perfformiad/proses adrodd yn cael ei ddarparu i'r pwyllgor cyn y dyddiad ym mis Medi 2022 a gynhwysir yn y rhaglen. Ychwanegodd y Dirprwy Brif Weithredwr y byddai'n sefydlu a oes modd symud yr hyfforddiant i ddyddiad cynharach.

Penderfynwyd ar y canlynol: -

1)    Cymeradwyo'r Rhaglen Hyfforddiant Llywodraethu ac Archwilio;

2)    Bydd y Dirprwy Brif Weithredwr yn sefydlu a oes modd symud yr hyfforddiant rheoli perfformiad a monitro perfformiad/adrodd i ddyddiad cynharach yn y rhaglen.

  Er Gwybodaeth.

Cyflwynwyd Adroddiad Olrhain Camau Gweithredu'r Pwyllgor Llywodraethu ac Archwilio 'er gwybodaeth’.

Nododd y Cadeirydd fod Strategaeth y Gweithlu wedi'i threfnu i'w adrodd ym mis Chwefror 2023 a gofynnodd iddynt adrodd amdani'n gynharach. Ychwanegodd y Dirprwy Brif Weithredwr y byddai'r strategaeth yn mynd trwy'r broses gymeradwyo ffurfiol yn fuan a byddai'r pwyllgor yn derbyn y diweddaraf yn dilyn hynny.

  Er Gwybodaeth.

Adroddwyd am Gynllun Gwaith y Pwyllgor Llywodraethu ac Archwilio 'er gwybodaeth’.

Ychwanegodd y Cadeirydd y byddai'r Cynllun Gwaith yn cael ei ddatblygu wrth symud ymlaen ac yn cael ei thrafod fel rhan o'r rhaglen sefydlu.

Dywedodd y Dirprwy Brif Weithredwr y byddai meysydd gwahanol cynllun gwaith y pwyllgor yn rhan o'r hyfforddiant sefydlu.