Lleoliad: O bell drwy Microsoft Teams. Cyfarwyddiadau
Cyswllt: Gwasanaethau Democrataidd: - 636923
Rhif | Eitem |
---|---|
Datgeliadau o fuddiannau personol a rhagfarnol. Penderfyniad: Yn unol â’r Cod Ymddygiad a
fabwysiadwyd gan Ddinas a Sir Abertawe, datganwyd y buddiannau a ganlyn:- Datganodd Julie Davies (Aelod Lleyg) fuddiant personol yng Nghofnod Rhif 84 – Adroddiad Archwilio Rheoli Absenoldeb 20/21. Cofnodion: Yn unol â'r Côd
Ymddygiad a fabwysiadwyd gan Ddinas a Sir Abertawe, datganwyd y buddiannau
canlynol: - Datganodd Julie
Davies (Aelod Lleyg) gysylltiad personol â chofnod rhif 84 – Adroddiad
Archwilio Rheoli Absenoldeb 20/21. |
|
Cymeradwyo a llofnodi, fel cofnod cywir, gofnodion y cyfarfod(ydd)
blaenorol. Penderfyniad: Penderfynwyd
cymeradwyo Cofnodion cyfarfod blaenorol y Pwyllgor Llywodraethu ac Archwilio
fel cofnod cywir, yn amodol ar y newid
a ganlyn:- Cofnod Rhif 73 - Cynllun Blynyddol Archwilio Mewnol 2021/22
– Adroddiad Monitro ar gyfer y Cyfnod 1 Hydref i 31 Rhagfyr 2021 – paragraff 7, pwynt bwled 10 – Diwygio i ddarllen fel
a ganlyn: - • Y posibilrwydd o fabwysiadu agwedd o'r gwaelod i fyny yn hytrach na dim ond o'r brig i lawr. Cofnodion: Penderfynwyd cymeradwyo cofnodion cyfarfod blaenorol y
Pwyllgor Llywodraethu ac Archwilio fel cofnod cywir, yn amodol ar y diwygiadau
canlynol: - Cofnod rhif 73 -
Cynllun Blynyddol Archwilio Mewnol 2021/22 – Adroddiad Monitro ar gyfer y
cyfnod rhwng 1 Hydref a 31 Rhagfyr 2021 – paragraff 7, pwynt bwled 10 – diwygio
fel a ganlyn: - ·
Y posibilrwydd o ddefnyddio ymagwedd o'r gwaelod i fyny
yn hytrach na'r gwrthwyneb yn unig. |
|
Cynllun Blynyddol Archwiliad Mewnol Drafft 2022/23. PDF 348 KB Dogfennau ychwanegol:
Penderfyniad: Penderfynwyd diweddaru’r Cynllun Blynyddol Archwilio Mewnol Drafft fel y’i trafodwyd a’i gyflwyno i’r Pwyllgor Llywodraethu ac Archwilio ar 12 Ebrill 2022. Cofnodion: Cyflwynodd y Prif
Archwiliwr Gynllun Blynyddol Archwilio Mewnol Drafft ar gyfer 2022/23 i'w
ystyried, cyn i'r cynllun terfynol gael ei gyflwyno i'r pwyllgor i'w gymeradwyo
ym mis Ebrill 2022. Roedd Atodiad 1
yn darparu'r Cynllun Blynyddol Archwilio Mewnol Drafft ar gyfer 2022/23
(Crynodeb) ac roedd Atodiad 2 yn darparu'r Cynllun Blynyddol Archwilio Mewnol
Drafft ar gyfer 2022/23. Trafododd y
Pwyllgor y canlynol: - ·
Proffil
uwch o adolygiadau rheoli risg i fod yn adolygiadau trawsbynciol er mwyn
lleihau risgiau a darparu ymagwedd sy’n fwy trosgynnol; ·
Ailwerthuso nifer y diwrnodau a dreulir ar rai adolygiadau i
roi sicrwydd a'r anhawster wrth gydbwyso adolygiadau yn erbyn adnoddau; ·
Maent
yn fodlon bod digon o adnoddau o fewn Archwilio Mewnol i gwblhau'r cynllun, her
gyffredinol y cynllun a nifer y diwrnodau wrth gefn sydd wedi'u cynnwys yn y
cynllun. Nododd y
Cadeirydd y byddai cwmpas adolygiadau unigol yn cael ei ddarparu ym mis Ebrill
a diolchodd i'r Prif Archwiliwr am y cyfle i adolygu'r Cynllun drafft. Penderfynwyd diweddaru Cynllun Blynyddol Archwilio
Mewnol Drafft fel y'i trafodwyd a'i gyflwyno i'r Pwyllgor Llywodraethu ac
Archwilio ar 12 Ebrill 2022. |
|
Adroddiad Methodoleg Cynllun Blynyddol Archwilio Mewnol 2022/23. PDF 189 KB Dogfennau ychwanegol:
Penderfyniad: Er Gwybodaeth. Cofnodion: Cyflwynodd y Prif
Archwiliwr, Simon Cockings, adroddiad 'er gwybodaeth' a oedd yn rhoi crynodeb
i'r Pwyllgor Archwilio am y fethodoleg a ddefnyddiwyd i lunio'r Cynllun
Archwilio Mewnol Blynyddol cyn adrodd am Gynllun Blynyddol 2022/23 i'r pwyllgor
i'w gymeradwyo ar 12 Ebrill 2022. Ychwanegwyd bod
Safonau Archwilio Mewnol y Sector Cyhoeddus (PSIAS) yn darparu fframwaith er
mwyn cyflwyno gwasanaeth archwilio mewnol proffesiynol, annibynnol a
gwrthrychol sy'n orfodol i bob darparwr archwilio mewnol yn sector cyhoeddus y
DU. Un o ofynion y PSIAS yw bod yn rhaid llunio cynllun Archwilio Mewnol
blynyddol yn seiliedig ar risgiau i bennu blaenoriaethau Archwilio Mewnol, ac i
sicrhau cysondeb â nodau'r cyngor. Rhaid i'r cynllun gynnwys gwybodaeth
archwilio ddigonol ar draws y cyngor cyfan er mwyn i'r Prif Archwiliwr allu
rhoi barn flynyddol i'r cyngor trwy'r Swyddog Adran 151 a'r Pwyllgor Archwilio
ynglŷn â'r amgylchedd rheoli sy'n cynnwys llywodraethu corfforaethol,
rheoli risgiau a rheolaeth fewnol. Rhoddwyd
amlinelliad o fanylion Methodoleg y Cynllun Archwilio Mewnol a rhan o ofynion y
PSIAS o ran cynllunio archwilio mewnol yn Atodiad 1, darparwyd manylion y
Broses Cynllunio Archwilio Mewnol Blynyddol yn atodiad 2, y Cynllun Archwilio
wedi'i Fapio yn erbyn Blaenoriaethau Corfforaethol yn Atodiad 3 a Map Sicrwydd
Dinas a Sir Abertawe yn Atodiad 4. Ychwanegwyd bod
yr Ymarfer Ymgynghori ar gyfer Cynllun Archwilio 2022/23 wedi dechrau ym mis
Hydref 2021 a'i fod wedi gweld nifer o archwiliadau newydd yn cael eu
hychwanegu at y cynllun archwilio. Er bod Cynllun Archwilio 2022/23 yn cael ei
ystyried ar hyn o bryd, rhagwelwyd y byddai'r archwiliadau arfaethedig, fel
mewn blynyddoedd blaenorol, yn cael eu grwpio yn y categorïau cyffredinol
canlynol: Archwiliadau llywodraethu a rheoli'r cyngor; archwiliadau sylfaenol;
ac archwiliadau sy'n benodol i'r gwasanaeth. Ystyriwyd bod y
broses asesu risg a'r rhaglen dreigl, yr ymarfer ymgynghori a'r adolygiad o'r
cofrestrau risg yn pennu'r archwiliadau sy'n ofynnol yn y Cynllun Archwilio ar
gyfer 2022/23, y bu'n rhaid eu paru wedyn â'r adnoddau archwilio sydd ar gael.
Yr adnoddau archwilio a oedd ar gael yn 2022/23 oedd 9.1 cyfwerth ag amser
llawn, ac eithrio'r Prif Archwiliwr, a oedd heb newid ers 2021/22. Trafododd y
Pwyllgor y canlynol: - ·
Craffu
ar y gorwel/y defnydd o adroddiadau adolygu allanol i helpu i lywio'r cynllun
fel rhan o broses gynllunio flynyddol yr Archwilio Mewnol a sut y gofynnir i'r
Tîm Rheoli Corfforaethol/Penaethiaid Gwasanaeth fwydo'r wybodaeth yn ôl fel
rhan o'r broses ymgynghori; ·
Y
flaenoriaeth gorfforaethol o ddiogelu wrth gael ei mapio yn erbyn y
Gwasanaethau Cymdeithasol fel adolygiad corfforaethol llawer ehangach; ·
Ffynonellau
sicrwydd wedi'u mapio yn erbyn risg gorfforaethol o fewn y Map Sicrwydd yn
ymddangos fel camau lliniaru, sut mae perchnogion risg yn diweddaru'r gofrestr
risg a'r Map Sicrwydd ei hun sydd weithiau'n achosi
dyblygu a'r posibilrwydd y bydd Perchnogion Risg yn ailymweld â'r rhain yng nghanol y flwyddyn i
roi sicrwydd; ·
Ehangu
cwmpas y ddogfen Map Sicrwydd i gynnwys categorïau 'busnes fel arfer', er
enghraifft, Cyllid ac Adnoddau Dynol; ·
Cynnwys
trechu tlodi yn ogystal â chomisiynu/ Tai ac Iechyd y Cyhoedd ac edrych ar y
rhain ar sail ehangach yn yr un modd â diogelu, sut yr oedd y blaenoriaethau
corfforaethol wedi'u cynnwys yn y cynllun am y tro cyntaf nifer o flynyddoedd
yn ôl a sut y gallai'r diagram a ddarparwyd fod yn gamarweiniol a bod angen ei
ddiweddaru; ·
Darperir
diwygiadau i'r diagram a awgrymwyd i wneud materion yn gliriach. Dywedodd y Prif
Archwiliwr y byddai'n adrodd ar y cais i ehangu cwmpas y ddogfen Map Sicrwydd i
gynnwys categorïau 'busnes fel arfer' i TRhC/Berchnogion
Risg i roi sylwadau arnynt. Dywedodd y
Cadeirydd fod paragraff 2.14 o'r adroddiad yn amlinellu y dylai'r Cynllun gysylltu
ag amcanion y cyngor a nododd fod cwmpasau adolygiadau'n rhoi sicrwydd ond
mae'n eithaf anodd cyflawni hyn ar ffurf diagram. Ychwanegodd y
Prif Archwiliwr ymhellach mai diben ehangach y diagram oedd dangos y cysylltiad
cyffredinol rhwng yr amcanion corfforaethol, meysydd archwilio, sut mae hynny'n
bwydo i'r farn archwilio flynyddol a sut mae hynny'n bwydo i mewn i'r Datganiad
Llywodraethu Blynyddol a'r Datganiad o Gyfrifon. Dywedodd ei fod yn hapus i
adolygu'r adborth a gafwyd gan y pwyllgor. |
|
Adroddiad Archwilio Rheoli Absenoldeb 20/21. PDF 308 KB Penderfyniad: Er Gwybodaeth. Cofnodion: Cyflwynodd Adrian
Chard, Rheolwr Adnoddau Dynol a Datblygu Sefydliadol, adroddiad diweddaru 'er
gwybodaeth' ar y cynnydd a wnaed yn dilyn lefel sicrwydd Archwilio Mewnol
gymedrol a roddwyd yn 2020 mewn perthynas â Rheoli Absenoldeb. Dywedwyd bod cynllun gweithredu wedi'i ddatblygu i fynd i'r afael â'r
materion a nodwyd a rhoddwyd camau gweithredu addas yn eu lle. Nododd y cynllun
gweithredu hwn gamau gweithredu RU (Risg Uchel) a RG (Risg Ganolig) ac fel yr
adroddwyd yn flaenorol i'r pwyllgor ym mis Medi 2021, roedd yr holl
argymhellion wedi'u rhoi ar waith, ac eithrio'r canlynol: - ·
Dylid
ystyried cael trafodaeth gyda darparwr y system Interflex
i ddarparu adroddiadau yn amlygu achosion o 'absenoldebau anawdurdodedig' –
ystyriwyd nad oedd hyn yn gost-effeithiol. Ychwanegwyd bod archwiliad pellach wedi'i drefnu ar gyfer mis Mawrth 2022. Tynnwyd sylw at y
ffaith bod cynnydd wedi'i wneud o ran datblygu dangosfwrdd
i reolwyr a oedd ar y gweill ac a oedd yn agos at fod yn barod i’w brofi gan
ddefnyddwyr. Byddai hyn yn darparu gwybodaeth gyfredol i bob rheolwr â
chyfrifoldeb rheoli absenoldeb ac yn rhoi gwybodaeth iddo am absenoldeb staff
oherwydd salwch/diwrnodau a gollwyd, cyfweliadau dychwelyd i'r gwaith heb eu
cwblhau a chofnod o'r camau gweithredu sydd heb eu cyflawni. Rhoddwyd yr
wybodaeth ddiweddaraf i'r pwyllgor hefyd mewn perthynas â nodiadau atgoffa
misol i reolwyr, datblygu model dysgu’r Rhaglen Cyfuno, gwelliannau o ran
cwblhau cyfarfodydd dychwelyd i'r gwaith/cofnod o gamau gweithredu, penodi
Cynghorwyr Rheoli Absenoldeb yn y Cyfarwyddiaethau
Addysg, Lleoedd a Gwasanaethau Cymdeithasol. Trafododd y
Pwyllgor y canlynol: - ·
Cyswllt/cymorth
a ddarperir i staff ar salwch hirdymor a chysondeb ar draws yr awdurdod; ·
Diffyg
ffigurau cymharu mewn perthynas â diwrnodau a gollwyd/ffigurau blaenorol; ·
Sefydlu'r
hyn a oedd yn achosi lefelau salwch o fewn adrannau; ·
Darparu
manylion am lefelau salwch ar draws yr awdurdod a sut roedd lefelau wedi
gostwng; ·
Sicrwydd
bod y newid mewn agwedd/cyfeiriad wedi'i rannu gyda phob ysgol/corff
llywodraethu, ysgolion yn talu am yswiriant ychwanegol ar gyfer salwch staff; ·
Sicrwydd
bod cyflogwyr/ysgolion annibynnol wedi'u cynnwys yn y gwelliannau; ·
Tynnu
sylw at y gwaith rhagorol a wnaed gan Help Llaw ac Iechyd Galwedigaethol i
gefnogi staff sy'n sâl/y rheini sy'n cael anawsterau yn y gwaith; ·
Cydnabod
bod pethau'n symud i'r cyfeiriad cywir ond bod angen rhagor o fanylion. Dywedodd y
Rheolwr Adnoddau Dynol a Datblygu Sefydliadol y byddai'n darparu gwybodaeth
sy'n ymwneud â'r protocol ar gyfer ymdrin â salwch hirdymor. Dywedodd Ben Smith, Cyfarwyddwr Cyllid, y byddai disgwyl i'r Ganolfan
Wasanaeth barhau i ddarparu data absenoldeb oherwydd salwch i'r pwyllgor pan
fyddai amseru ac adnoddau'n caniatáu, gan nodi'r pwysau eithafol a oedd ar y
Ganolfan Wasanaeth ar hyn o bryd. Roedd y Cadeirydd
yn cydnabod y gwelliannau a wnaed ond ychwanegodd nad oedd yr adroddiad yn rhoi
digon o sicrwydd i'r pwyllgor o ran y gwahaniaeth sy'n cael ei wneud gan y
gwelliannau. Ychwanegodd bod angen ffigurau sy'n dangos canlyniadau
blaenorol/cyfredol a manylion targedau er mwyn rhoi sicrwydd. Nododd hefyd y
byddai'r Archwilio Mewnol yn cynnal archwiliad dilynol ym mis Mawrth a
gofynnodd i dystiolaeth o ffigurau cyn/ar ôl hynny gael eu harchwilio i roi
sicrwydd ychwanegol. Dywedodd y Prif
Archwiliwr y byddai'r archwiliad dilynol yn golygu gwirio a phrofi’r maes
gwasanaeth Ychwanegodd nad oedd yn siŵr a fyddai’r Archwilio Mewnol yn
archwilio ystadegau ac y byddai'n gofyn iddynt gael eu profi pe bai angen. |
|
Rhaglen Waith ac Amserlen Archwilio Cymru – Cyngor Dinas a Sir Abertawe. PDF 217 KB Penderfyniad: Nodydd. Cofnodion: Cyflwynodd Non
Jenkins a Daniel King, Swyddfa Archwilio Cymru, Raglen Waith ac Amserlen
Swyddfa Archwilio Cymru – Dinas a Sir Abertawe 'er gwybodaeth'. Roedd yr
adroddiad yn manylu ar y diweddariad chwarterol ac yn rhestru'r canlynol: - ·
Crynodeb
Archwilio Blynyddol ·
Gwaith
Archwilio Ariannol ·
Gwaith
Archwilio Perfformiad ·
Astudiaethau
Cenedlaethol Llywodraeth Leol sydd wedi'u cynllunio/ar y gweill ·
Estyn ·
Arolygiaeth
Gofal Cymru (AGC) ·
Adroddiadau
Cenedlaethol Archwilio Cymru ac Allbynnau Eraill a Gyhoeddwyd ers 1 Ebrill 2021 ·
Adroddiadau
Cenedlaethol Archwilio Cymru ac Allbynnau Eraill i'w Cyhoeddi yn ystod 2021-22
(a gwaith arall sydd ar y gweill/wedi'i gynllunio) ·
Digwyddiadau
a Chyhoeddiadau'r Gyfnewidfa Arfer Da sydd i ddod Diolchodd y
Cadeirydd i gynrychiolydd Archwilio Cymru am ddarparu'r adroddiad a nododd ei
bod yn bwysig bod y Pwyllgor yn ymwybodol o'r rhaglen waith a'r amserlen er
mwyn ymchwilio ymhellach a cheisio sicrwydd. Mynegodd y
Cyfarwyddwr Cyllid bryder nad oedd Swyddfa Archwilio Cymru a'r awdurdod wedi
dod i gytundeb pendant ynghylch y mater sy'n ymwneud â'r archwiliad cymwysedig
a ddyfarnwyd mewn perthynas â chyfrifon y llynedd. Ychwanegodd ei bod yn mynd
yn rhy hwyr yn y flwyddyn i ddatrys y mater, a oedd yn fater o farn ac roedd am
dynnu sylw'r pwyllgor at ei bryder. Nododd y
Cadeirydd y pryder a dywedodd ei bod yn gobeithio bod awydd i ddatrys a dod â’r
mater i ben. Cyfeiriodd hefyd
at adroddiadau ychwanegol a gynhyrchwyd gan Swyddfa Archwilio Cymru a chyrff
rheoleiddio eraill, a fyddai bellach yn cael eu cynnwys mewn cyfeiriad e-bost rheoleiddwyr a reolir gan yr awdurdod a'u dosbarthu i'r
swyddogion perthnasol. Ychwanegodd fod hyn yn rhoi hyder a sicrwydd bod
materion a godir mewn adroddiadau yn cael eu targedu er mwyn gweithredu arnynt.
|
|
Adroddiad Olrhain Camau Gweithredu'r Pwyllgor Archwilio. PDF 374 KB Penderfyniad: Er Gwybodaeth. Cofnodion: Cyflwynwyd
Adroddiad Olrhain Camau Gweithredu'r Pwyllgor Llywodraethu ac Archwilio 'er
gwybodaeth’. |
|
Cynllun Gwaith y Pwyllgor Archwilio. PDF 228 KB Dogfennau ychwanegol:
Penderfyniad: Er gwybodaeth. Cofnodion: Adroddwyd am Gynllun Gwaith y Pwyllgor Llywodraethu ac Archwilio 'er
gwybodaeth’. Esboniodd y Cadeirydd fod Atodiad 3 yn darparu'r Cynllun Gwaith tan fis
Ebrill 2023. Ychwanegodd y byddai newidiadau parhaus yn cael eu gwneud ac y
byddai'r ddogfen yn cael ei hadolygu'n rheolaidd. Dywedodd y Dirprwy Brif Weithredwr y byddai Rhaglen Hyfforddi'r Pwyllgor
Llywodraethu ac Archwilio yn cael ei hadrodd i gyfarfod mis Ebrill 2022.
Ychwanegodd fod ymraniad diweddar y Gyfarwyddiaeth Adnoddau flaenorol i'r Cyfarwyddiaethau Cyllid a Gwasanaethau Corfforaethol yn
golygu y byddai'r diweddariadau ar adroddiadau'r amgylchedd rheoli mewn
perthynas â'r ddwy adran yn cael eu darparu yn ystod y flwyddyn ddinesig nesaf. Holodd Julie Davies (Aelod Lleyg) a oedd gan yr
Awdurdod unrhyw fuddsoddiadau neu gontractau sy'n gysylltiedig â Rwsia a
gofynnodd am ddiweddariad. Dywedodd y Cyfarwyddwr Cyllid fod rhai
buddsoddiadau pensiwn yr oedd y cyngor eisoes wedi'u cofnodi a fyddai'n cael eu
gwaredu cyn gynted ag y bo'n ymarferol. Roedd contractau'n anoddach i'w hasesu
ac ystyried eu canslo ar unwaith, o ystyried y rheolau ynghylch caffael yn y
sector cyhoeddus a’r broses sancsiynu "fesul cam" ar gyfer y DU
gyfan. Disgwylid y byddai'r cyngor yn dymuno symud yn unol â newidiadau
ehangach llywodraeth y DU a Llywodraeth Cymru a bod fforymau eraill y tu allan
i'r Pwyllgor Llywodraethu ac Archwilio lle byddai'n well ystyried y materion
hynny maes o law. Felly, byddai'n cymryd peth amser i roi rhywfaint o
sicrwydd ynghylch y materion ehangach hynny. Gofynnodd y Cadeirydd i unrhyw risgiau cysylltiedig gael eu hamlygu i'r
pwyllgor. |