Agenda, decisions and minutes

www.swansea.gov.uk/disclosuresofinterests

Yn unol â’r Cod Ymddygiad a fabwysiadwyd gan Ddinas a Sir Abertawe, datganwyd y buddiannau a ganlyn:-

Datganodd y Cynghorwyr PM Black a TM White fuddiant personol yng Nghofnod Rhif 73 – Cynllun Archwilio Mewnol 2020/21 – Adroddiad Monitro ar gyfer y Cyfnod 1 Hydref i 31 Rhagfyr 2021 a Chofnod Rhif 74 – Adroddiad Dilynol Argymhelliad Archwilio Mewnol – Chwarter 3 2021 /22.

Yn unol â'r Côd Ymddygiad a fabwysiadwyd gan Ddinas a Sir Abertawe, datganwyd y buddiannau canlynol: -

Cyhoeddodd y Cynghorwyr P M Black a T M White gysylltiadau personol â chofnod rhif 73 - Cynllun Archwilio Mewnol 2020/21 - Adroddiad Monitro ar gyfer y cyfnod rhwng 1 Hydref a 31 Rhagfyr 2021 a chofnod rhif 74 - Adroddiad Dilynol am Argymhelliad yr Archwiliad Mewnol - Chwarter 3 2021/22.

Cymeradwyo a llofnodi, fel cofnod cywir, gofnodion y cyfarfod(ydd) blaenorol.

Cymmeradwy.

Penderfynwyd cymeradwyo cofnodion cyfarfod blaenorol y Pwyllgor Archwilio fel cofnod cywir.

Penderfynwyd:-

1) Nodi cynnwys y diweddariad;

2) Y Cyfarwyddwr Cyllid / Swyddog Adran 151 yn dosbarthu'r nodiadau

    ynghylch y pynciau a drafodwyd i'r Pwyllgor.

Darparodd Ben Smith, Cyfarwyddwr Cyllid/Swyddog Adran 151 ddiweddariad llafar ynghylch Cyfrifon Derbyniadwy, yn enwedig datblygu’r gwaith o adennill anfonebau mor gyflym ac effeithiol â phosib yn ogystal â'r ôl-groniad o waith adennill anfonebau. Ychwanegodd fod yr adroddiad ar lafar oherwydd bod pwysau sylweddol ar adnoddau staff o ganlyniad i gyhoeddiadau Llywodraeth Cymru a'r DU.

Ychwanegwyd bod y maes gwasanaeth wedi dychwelyd i'r un sefyllfa yr oedd ynddi ddwy flynedd yn ôl o ran y cyd-destun ehangach. Er bod y maes gwasanaeth yn bwysig, defnyddiwyd adnoddau staff i gefnogi meysydd gwaith ychwanegol ar gyfer yr awdurdod, gan gynnwys grantiau cefnogi busnesau, grantiau cymorth ardrethi a grantiau taliadau tanwydd y gaeaf.

Amlinellwyd y camau a gymerwyd o fewn yr adran/maes gwasanaeth, gan gynnwys parhau i gynnal cyfarfodydd misol y Tîm Adennill Dyledion. Roedd lefelau'r dyledion sy’n ddyledus hefyd yn cael eu monitro'n agos iawn ac ar ddiwedd mis Ionawr 2022, roedd dyledion o £11 miliwn, ac roedd 80% o'r rheini'n ddyledion tymor byr a 20% ohonynt yn ddyledion tymor hir. Fodd bynnag, cydnabuwyd bod dyledion tymor hir wedi aros ar lefelau tebyg i'r blynyddoedd blaenorol.

Cyfeiriodd at effaith Deddf Ansolfedd a Llywodraethu Corfforaethol 2020, yn enwedig y mesurau a gyflwynwyd, y gellid eu rhannu'n ddwy ran: mesurau parhaol i ddiweddaru cynllun ansolfedd y DU a mesurau dros dro o ran cyfreithiau ansolfedd a llywodraethu corfforaethol i gynorthwyo busnesau yn ystod y pandemig. Cyfeiriodd hefyd at y mesurau 'Lle i Anadlu' a gyflwynwyd mewn perthynas ag adennill dyledion.

Trafododd y Pwyllgor y canlynol: -

·         Tystiolaeth sy'n dangos bod addysg ychwanegol i adrannau gwasanaethau ynghylch dyledion yn gweithio;

·         Lefelau cyffredinol dyledion a chymariaethau â blynyddoedd blaenorol;

·         Mae gan Abertawe’r fantolen gryfaf o bob awdurdod lleol yng Nghymru;

·         Dyledion tymor hir heb eu casglu.

Nododd y Prif Archwilydd y cynhaliwyd archwiliad blynyddol ynghylch Cyfrifon Derbyniadwy ac adroddir ar y canlyniadau yn yr Adroddiad Monitro ar gyfer Chwarter 4.

Ychwanegodd y Cadeirydd y dylid nodi'r holl bwysau ar draws pob maes ac y byddai angen i'r pwyllgor gadw llygad ar y sefyllfa gan ei bod yn debygol o waethygu, nid gwella. Ychwanegodd y byddai angen diweddariad pellach.

Penderfynwyd:-

1)    Nodi cynnwys yr wybodaeth ddiweddaraf;

2)    Bydd y Cyfarwyddwr Cyllid/Swyddog Adran 151 yn dosbarthu'r nodiadau ynghylch y pynciau a drafodwyd i'r pwyllgor.

Er Gwybodaeth.

Cyflwynodd y Prif Archwiliwr, Simon Cockings, adroddiad 'er gwybodaeth' manwl a oedd yn dangos yr archwiliadau a gwblhawyd ac unrhyw waith arall a wnaed gan y Tîm Archwilio Mewnol yn ystod y cyfnod o 1 Hydref 2020 i 31 Rhagfyr 2020.

Cwblhawyd cyfanswm o 20 o archwiliadau yn ystod y chwarter. Rhestrwyd yr archwiliadau a gwblhawyd yn Atodiad 1, a oedd hefyd yn dangos lefel y sicrwydd a roddwyd ar ddiwedd yr archwiliad a nifer yr argymhellion a wnaed ac y cytunwyd arnynt. Roedd Atodiad 2 yn darparu crynodeb o'r cwmpas o'r adolygiadau terfynol yn ystod y cyfnod.

Rhoddwyd dadansoddiad o lefelau sicrwydd yr archwiliadau a gwblhawyd a gwnaed cyfanswm o 105 o argymhellion archwilio a chytunodd y rheolwyr i weithredu'r holl argymhellion. Darparwyd hefyd ddadansoddiad o'r argymhellion y cytunwyd arnynt yn ystod y chwarter.

Esboniwyd bod mynediad at y rhan fwyaf o safleoedd y cyngor yn wedi'i gyfyngu oherwydd pandemig COVID-19, a achosodd effaith sylweddol ar allu'r Tîm Archwilio i gwblhau profi ar y safle. Fodd bynnag, gyda llwyddiant y rhaglen frechu yn erbyn COVID-19 ac wrth i rai cyfyngiadau lacio yn ystod y chwarter, mae'r Tîm Archwilio wedi llwyddo i gynnal nifer o ymweliadau safle i gwblhau gwaith profi ar y safle lle’r ystyriwyd bod hyn yn hanfodol er mwyn cwblhau'r archwiliad. Parhaodd y sefyllfa gyfredol i gael effaith ar allu'r tîm i barhau â busnes fel arfer mewn rhai achosion ac mae'r tîm wedi parhau i weithio'n galed i wneud gwaith archwilio o bell yn y lle cyntaf.

Dangosodd ddadansoddiad o'r manylion a ddarparwyd yn Atodiad 3 y cwblhawyd 65 o weithredoedd archwilio o gynllun archwilio 2021/22 erbyn 31/12/21 i'r cam adroddiad drafft o leiaf (50%), ac mae 25 archwiliad ychwanegol ar waith (19%). O ganlyniad, roedd oddeutu 69% o'r Cynllun Archwilio wedi'i gwblhau neu ar waith.

Esboniwyd na wnaed unrhyw archwiliadau cymedrol dilynol yn ystod y chwarter. Trefnwyd i gwblhau'r archwiliad Rheoli Absenoldeb dilynol yn ystod yr ail chwarter. Fodd bynnag, yn dilyn y diweddariad gan Bennaeth y Ganolfan Gwasanaethau yn ystod cyfarfod y pwyllgor ym mis Medi ac oherwydd pwysau staffio parhaus o fewn yr adran, aildrefnwyd y gwaith dilynol i’w gwblhau yn ystod y pedwerydd chwarter.

Trafododd y pwyllgor y canlynol: -

·         Archwilio Hanes Gweithwyr (GDG) - Cadarnhawyd bod yr adroddiad archwilio ar waith a chaiff ei nodi fel rhan o Adroddiad Monitro Chwarter 4;

·         Profi diogelu mewn perthynas â'r Gwasanaeth Larwm Cymunedol/Gwasanaeth Cyfarpar Cymunedol er mwyn rhoi sicrwydd a'i gynnwys yn yr archwiliad Archwilio Hanes Gweithwyr (GDG);

·         Cynnwys yr archwiliad Diogelu ar wahân yng Nghynllun Archwilio 2022-23;

·         Y ffaith nad oes llawer o sôn am reoli risgiau yn y crynodeb o gwmpas yr archwiliadau a gwblhawyd yn Chwarter 3 2021/22, a'r sicrwydd bod pob risg yn cael ei nodi yn yr archwiliadau;

·         Sut mae’r Tîm Archwilio Mewnol yn adolygu'r risgiau'n flynyddol, gan edrych ar bob cyfarwyddiaeth yn ei thro ac edrych yn fanwl iawn ar bob cyfarwyddiaeth;

·         Y Tîm Archwilio Mewnol yn edrych ar Risgiau Corfforaethol bob blwyddyn a sut caiff Risgiau Gwasanaeth eu huwchgyfeirio trwy MPA adrannol;

·         Sut mae'r broses bresennol yn ddigonol, yn gweithio'n effeithiol ac yn canolbwyntio ar y broses yn ei chyfanrwydd a'r rhesymau dros uwchgyfeirio materion;

·         Y sicrwydd a roddwyd gan y Prif Archwilydd fod y gwaith ynghylch risgiau'n ddigonol, y gwaith ychwanegol i archwilio risgiau sy’n cael ei wneud gan y Tîm Archwilio Mewnol a’r gwelliannau a wnaed gan yr awdurdod mewn perthynas â rheoli risgiau;

·         Yr anhawster a wynebir gan y Tîm Archwilio Mewnol wrth edrych ar risgiau lefel gwasanaeth oherwydd y manylder sy’n ofynnol;

·         Y posibilrwydd o ddefnyddio ymagwedd o'r gwaelod i fyny yn hytrach na'r gwrthwyneb;

·         Archwilio Mewnol yn canolbwyntio ar y broses o uwchgyfeirio materion wrth symud ymlaen;

·         Cwblhau gwiriadau GDG yn yr Adran Wastraff, yn enwedig mewn perthynas â gweithwyr asiantaethau;

·         Contract Fframwaith Tacsis - yn enwedig gwiriadau GDG ar gyfer darparwyr gwasanaeth a bod angen i'r broses adnewyddu contractau nodi bod angen i ddarparwyr roi prosesau GDG ar waith.

Nododd y Prif Archwilydd y camau gweithredu ychwanegol i'w hychwanegu at y gwiriadau GDG ar gyfer y gwasanaeth Larwm Cymunedol/Cyfarpar Cymunedol i'r archwiliad GDG ac y dylid edrych ar wiriadau GDG ar gyfer gyrwyr/gweithwyr asiantaeth Gwastraff os nad ydynt eisoes ar waith a chanolbwyntio ar y broses o uwchgyfeirio materion ynghylch rheoli risg.

Ychwanegodd y Cadeirydd fod ganddi bryderon ynghylch y Contract Fframwaith Tacsis ond ei bod wedi’i sicrhau ar ôl darllen yr adroddiad llawn. Ychwanegodd y byddai'r pwyllgor yn elwa o ddarllen yr adroddiadau archwilio llawn ar Bartneriaethau a Chyflawni'n Well Gyda'n Gilydd - Adfer ac Ailffocysu a oedd yn cynnwys gwybodaeth fanwl ynghylch llywodraethu a risgiau a gofynnodd i'r rhain gael eu dosbarthu i'r pwyllgor. Ychwanegodd ei bod wedi derbyn pob adroddiad archwilio llawn a gofynnodd i aelodau'r pwyllgor gysylltu â hi'n uniongyrchol os hoffent weld unrhyw adroddiadau.

Llongyfarchodd y Tîm Archwilio Mewnol am eu bod wedi cwblhau nifer o archwiliadau o dan amgylchiadau anodd iawn.

Er Gwybodaeth.

Cyflwynodd y Prif Archwilydd adroddiad 'er gwybodaeth' i'r pwyllgor, a oedd yn darparu statws yr argymhellion a wnaed yn yr archwiliadau hynny lle y gwnaethpwyd gwaith dilynol yn Chwarter 3 2021/22, a oedd yn caniatáu i'r Pwyllgor Archwilio fonitro'r broses o weithredu argymhellion a wnaed gan Archwilio Mewnol. Darparodd Atodiad 1 grynodeb o'r argymhellion a dderbyniwyd ac a rhoddwyd ar waith. Darparodd Atodiad 2 fanylion am argymhellion na roddwyd ar waith.

Nododd y Cadeirydd y dylid dod o hyd i ddatrysiad addas mewn perthynas ag Olrhain Argymelliadau Archwiliadau Mewnol cyn gynted ag y bo modd er mwyn i'r cyngor gael mwy o reolaeth dros y sefyllfa.

Er Gwybodaeth.

Cyflwynodd Adam Hill, Rheolwr Cyflwyno a Pherfformiad Strategol, adroddiad Chwarter 3 2021/22 'er gwybodaeth' a oedd yn darparu trosolwg o statws Risgiau Corfforaethol yn y cyngor i roi sicrwydd i'r Pwyllgor bod risgiau allweddol yn cael eu rheoli'n unol â pholisi a fframwaith rheoli risgiau'r cyngor.

Roedd y canlynol yn crynhoi statws y risgiau a gofnodwyd yn y

Gofrestr Risgiau Corfforaethol yn Chwarter 3 2021/22: -

·         nodwyd 9 statws risg coch yn y Gofrestr Risgiau Corfforaethol ar ddiwedd C3 2021/22;

·         Cofnodwyd bod yr holl risgiau wedi'u hadolygu o leiaf unwaith yn ystod C3;

·         Ychwanegwyd 2 risg newydd at y gofrestr Risgiau Corfforaethol:

o   Rhif Adnabod Risg 306. WCCIS (System Wybodaeth Gofal Cymunedol Cymru).

o   Rhif Adnabod Risg 309. Oracle Fusion.

·         Cafodd 2 risg corfforaethol eu dadactifadu:

o   Rhif Adnabod Risg 223. Cyflwyno Rhaglen Trawsnewid Abertawe Gynaliadwy.

o   Rhif Adnabod Risg 296. Cyflenwi deunyddiau adeiladu.

·         Uwchgyfeiriwyd 1 risg o Gofrestr Risgiau Corfforaethol y Gwasanaethau Cymdeithasol i'r Gofrestr Risgiau Corfforaethol:

o   Rhif Adnabod Risg 221. Argaeledd gofal cartref.

·         Rhoddwyd 1 risg gorfforaethol ar Gofrestr Risgiau Corfforaethol Adnoddau unwaith eto:

o   Rhif Adnabod Risg 155. Efadu trethi.

Roedd yr adroddiad yn Atodiad A yn cynnwys y risgiau ar 04/01/22 a gofnodwyd yng Nghofrestr Risgiau Corfforaethol y cyngor. Roedd yr adroddiadau ar gyfer pob risg yn cynnwys gwybodaeth esboniadol gyffredinol yn ymwneud â'u dosbarthiad.

Ychwanegwyd y trafodwyd yr angen i swyddogion cyfrifol adolygu'r Mesurau Rheoli a phwysleisiwyd hyn yng nghyfarfod y Tîm Rheoli Corfforaethol ym mis Awst a chafwyd trafodaeth ddilynol ym mis Hydref 2021. Mae Mesurau Rheoli a newidiadau i'r Mesurau Rheoli ar gyfer y Risgiau Corfforaethol hyn yn cael eu hadolygu a darparwyd adborth/cyngor ar wella’r rhain i'r swyddogion cyfrifol.

Trafododd y Pwyllgor y canlynol: -

·         Bod 4 o risgiau'r adran gwasanaethau cymdeithasol yn cael eu cynnwys yn y 9 risg statws coch, sy'n adlewyrchu'r pwysau ar yr adran;

·         Y problemau y mae staff yn eu profi gyda WCCIS, yr ymrwymiad a ddangoswyd i ddatrys y problemau, cydnabod yr anawsterau a brofwyd wrth drosglwyddo i system newydd gyda sefydliad partner a chydnabod y cynnydd a wnaed.

Ychwanegodd y Cadeirydd y byddai'n disgwyl problemau cychwynnol pan fydd systemau newydd yn cael eu cyflwyno. Gofynnodd hefyd i'r Archwiliad Mewnol gynnwys Risg Gorfforaethol mewn perthynas â WCCIS ac argaeledd gofal cartref ac iddynt gael eu harchwilio'n gynnar yng Nghynllun Archwilio 2022/23.

Ychwanegodd y Dirprwy Brif Weithredwr bod uwchgyfeirio argaeledd gofal cartref o Gofrestr Risgiau Corfforaethol y Gwasanaethau Cymdeithasol i'r Gofrestr Risgiau Corfforaethol yn dangos bod y system yn gweithio'n iawn.

Er Gwybodaeth.

Cyflwynodd Martin Nicholls, y Cyfarwyddwr Lleoedd adroddiad 'er gwybodaeth' a oedd yn darparu amgylchedd rheoli'r Gyfarwyddiaeth Lleoedd, gan gynnwys rheoli risgiau, ar waith er mwyn sicrhau: bod swyddogaethau'n cael eu harfer yn effeithiol; bod defnydd economaidd, effeithlon ac effeithiol o adnoddau, a; bod llywodraethu effeithiol i sicrhau'r trefniadau hyn.

Amlinellodd yr adroddiad y broses o fewn y gyfarwyddiaeth mewn perthynas â rheoli risgiau a nodwyd bod disgwyl i'r Gyfarwyddiaeth Lleoedd gydymffurfio'n llawn wrth adolygu mesurau rheoli, geirfa risgiau a lefelau risg bob mis fel rhan o ymagwedd gydlynol. Roedd Atodiad A yn amlinellu’r Risgiau Corfforaethol a Risgiau’r Gyfarwyddiaeth mewn adroddiad.

Ychwanegwyd bod gan bob maes gwasanaeth gynllun parhad cadarn, a oedd wedi'i brofi llawer dros y 18 mis diwethaf yn ystod pandemig COVID, wrth i feysydd gwasanaeth orfod addasu a newid i fodloni gofynion newydd heb beryglu cyflwyno gwasanaethau fawr ddim.

Darparwyd manylion rheoli risgiau, parhad busnes, rheoli perfformiad/dangosyddion perfformiad allweddol, gwneud penderfyniadau, rheoli cyllid ac adnoddau, gweithdrefnau twyll ac amhriodoldeb ariannol a chydymffurfio â pholisïau, rheolau a gofynion rheoliadol.

Amlinellwyd bod y gyfarwyddiaeth wedi datblygu tîm rheoli prosiect trawsbynciol i ddatblygu a chyflwyno amrywiaeth eang o brosiectau a rhoddwyd enghreifftiau ohonynt. Adolygwyd cynnydd prosiectau bob mis.

Amlygodd yr adroddiad hefyd nodweddion allweddol dulliau rheoli mewnol, diogelu data a llywodraethu partneriaethau/cydweithio.

Gofynnodd y Pwyllgor nifer o gwestiynau i'r swyddog a ymatebodd yn briodol. Roedd trafodaethau'n cynnwys y canlynol: -

·         Cadw staff technegol a sut roedd yr Adran yn gwneud cynnydd o ran tyfu ei adnodd ei hun trwy ddarparu rhaglenni hyfforddi/cyflogi prentisiaid er mwyn ceisio atal y farchnad breifat rhag cyflogi gweithwyr dawnus. Fodd bynnag, cydnabuwyd bod bwlch cyflog sylweddol yn bodoli;

·         Gweithio mewn partneriaeth trwy Gyd-bwyllgor Corfforaethol De-orllewin Cymru a Chyd-bwyllgor Dinas-ranbarth Bae Abertawe, yn enwedig denu talent newydd a datblygu sgiliau drwy'r Fargen Ddinesig.

Cyfeiriodd y Cadeirydd at ddangosyddion perfformiad allweddol (DPA) a gofynnodd i wybodaeth ychwanegol gael ei darparu mewn adroddiadau yn y dyfodol o ran canlyniadau cadarnhaol a negyddol, yn enwedig mewn perthynas â lefelau uchel o absenoldeb salwch yn yr adran Gwastraff, Parciau a Glanhau. Gofynnodd am sicrwydd ynghylch y lefelau salwch uchel a'r defnydd o staff asiantaeth i weithio yn eu lle.

Diolchodd y Cadeirydd i'r Cyfarwyddwr am ddarparu adolygiad manwl o'r Gyfarwyddiaeth Lleoedd.

Er Gwybodaeth.

Rhoddodd Adrian Chard, Rheolwr Adnoddau Dynol Strategol a Datblygu Sefydliadol, adroddiad 'er gwybodaeth' am y broses i roi Strategaeth y Gweithlu ar gyfer Cyngor Abertawe 2022 i 2025 ar waith.

Byddai'r strategaeth yn cael ei datblygu i gyd-fynd â'r blaenoriaethau yn y Cynllun Corfforaethol.

Ychwanegodd fod y blaenoriaethau strategol yn cynnwys pedair thema, sef: -

·         Arweinyddiaeth a rheolaeth

·         Gweithlu sy'n barod at y dyfodol

·         Bod yn gyflogwr a ddewisir

·         Lles a chynhwysiant yn y gweithlu

Darparodd adborth hefyd ar yr arolwg staff a nododd fod yr ymateb wedi bod yn wael, yn enwedig gan staff y rheng flaen, ac eir i'r afael â hyn er mwyn cael darlun mwy cyflawn. Cynhaliwyd hefyd weithdai a oedd yn cynnwys staff a'r Undebau Llafur er mwyn trafod y pedair thema.

Ychwanegwyd bod y strategaeth yn cael ei chwblhau ar hyn o bryd gyda'r bwriad o gael cytundeb terfynol gyda'r Tîm Rheoli Corfforaethol a'r Cabinet ym mis Chwefror. Yn ogystal, yn amodol ar unrhyw newidiadau ychwanegol, y bwriad yw lansio'r strategaeth drwy'r sianelu cyfathrebu ac ymgysylltu priodol ym mis Mawrth 2022.

Dilynwyd hyn gan drafodaethau ar y canlynol: -

·         Y meysydd gwaith eang o fewn y cyngor;

·         Boddhad cwsmeriaid y cyngor;

·         Datblygu llawlyfr/gwasanaethau staff drwy Staffnet;

·         Canolbwyntio ar adnoddau staff yn hytrach nag ennill gwobrau gwasanaeth;

·         Ymagwedd y cyngor at faterion cydraddoldeb.

Croesawodd y Cadeirydd gyflwyniad y strategaeth a gofynnodd am ddiweddariadau blynyddol i'r Pwyllgor.

Er Gwybodaeth.

Darparwyd Adroddiad Olrhain Camau Gweithredu'r Pwyllgor Archwilio a Llywodraethu 'er gwybodaeth’.

Er Gwybodaeth.

Adroddwyd am Gynllun Gwaith y Pwyllgor Archwilio 'er gwybodaeth’.

Nododd y Cadeirydd Gynllun Gwaith Drafft 2022/2023 yn Atodiad 3, a oedd yn cynnwys cyfrifoldebau ychwanegol y Pwyllgor.

Ychwanegodd fod y broses o gyflogi 3 aelod lleyg yn parhau ac y byddai rhestr fer o ymgeiswyr yn cael ei chyflwyno yn ystod cyfarfod y Pwyllgor Penodiadau ar 9 Chwefror 2022.

Nododd hefyd y byddai'r Pwyllgor yn parhau i adolygu'r gwaith a wnaed gan Bwyllgor y Rhaglen Graffu er mwyn osgoi unrhyw ddyblygu.