Agenda, decisions and minutes

www.abertawe.gov.uk/DatgeluCysylltiadau

Yn unol â'r Côd Ymddygiad a fabwysiadwyd gan Ddinas a Sir Abertawe, datganwyd y buddiannau canlynol:

1)              Councillors P M Black & T M White declared a Personal Interest in Minute 47 “Internal Audit Recommendation Follow-Up Report – Quarter 2 2021/22”.

2)              Julie Davies declared a Personal Interest in Minute 48 “Fundamental Audits 2020/21 Recommendation Tracker”.

Yn unol â’r Côd Ymddygiad a fabwysiadwyd gan Ddinas a Sir Abertawe, datganwyd y buddiannau canlynol:

1)            Datganodd y Cynghorwyr P M Black a T M White gysylltiad personol â Chofnod 47 "Adroddiad Dilynol am Argymhelliad yr Archwiliad Mewnol ar gyfer Chwarter 2 2021/22".

2)            Datganodd Julie Davies gysylltiad personol â Chofnod 48 "Adroddiad Olrhain Argymhellion Archwiliadau Hanfodol 2020/21".

Cymeradwyo a llofnodi, fel cofnod cywir, gofnodion y cyfarfod(ydd) blaenorol.

Cymeradwywyd.

Penderfynwyd cymeradwyo cofnodion cyfarfod y Pwyllgor Llywodraethu ac Archwilio a gynhaliwyd ar 12 Hydref 2021 fel cofnod cywir.

Er gwybodaeth.

Cyflwynodd y Prif Archwiliwr, Nick Davies, adroddiad gwybodaeth a oedd yn manylu ar yr archwiliadau terfynol ac unrhyw waith arall a wnaed gan yr Is-adran Archwilio Mewnol yn ystod y cyfnod o 1 Gorffennaf i 30 Medi 2021.

Mynegodd y Cadeirydd bryder nad oedd prisiad llawn o'r asedau presennol yn Oriel Gelf Glynn Vivian wedi'i gynnal ers 9 mlynedd.

Dywedodd y Prif Archwilydd fod y mater wedi'i amlygu yn yr adroddiad ac y byddai'n cyflwyno adroddiad i'r Cadeirydd maes o law. Addawodd y Swyddog Adran 151 hefyd godi'r mater er mwyn mynd i'r afael â'r mater.

Er gwybodaeth.

Cyflwynodd Helen St John, Pennaeth y Gwasanaethau Cymunedol Integredig a Lucy Friday, Prif Swyddog – Trawsnewid – Gwasanaethau i Oedolion adroddiad gwybodaeth a oedd yn rhoi'r wybodaeth ddiweddaraf ac ymateb i archwiliad mewnol 2021/22 o Storfeydd Cyfarpar Cymunedol a'r Gwasanaeth Larwm Cymunedol.

Amlinellodd y Swyddogion y gwaith a wnaed a'r gwaith sydd eto i'w wneud i fynd i'r afael â rheoli asedau'r stoc yn y storfeydd. Byddai'r gwaith yn golygu bod y stoc asedau'n cael ei lleihau'n fawr oherwydd oedran llawer o'r stoc. Tynnwyd sylw at y ffaith bod gan bob eitem o stoc gôd bar unigol ers 2019.

Gofynnodd y Pwyllgor nifer o gwestiynau a oedd yn ymwneud â hyfforddiant, rheoli stoc a rheoli perfformiad.

Gofynnodd y Cadeirydd i'r Is-adran Archwilio Mewnol gynnwys "Adolygiad o'r Trefniadau Rheoli Perfformiad" yn eu hadolygiad dilynol.

Dywedodd y Prif Archwilydd fod y mater wedi'i amlygu ac y byddai'n cyflwyno adroddiad i'r Cadeirydd maes o law. Addawodd y Swyddog Adran 151 hefyd godi'r pwnc er mwyn mynd i'r afael â'r mater.

Nododd y Pwyllgor ei fod yn wasanaeth ar y cyd rhwng Cyngor Abertawe, Cyngor Castell-nedd Port Talbot a'r Bwrdd Iechyd. Gofynnodd y Pwyllgor am ddadansoddiad o werth y rhaniad ar y cyllid gan y sefydliadau hynny. Cytunodd y Swyddogion i roi adborth ar y wybodaeth honno.

Er gwybodaeth.

Cyflwynodd Nick Davies, y Prif Archwiliwr, adroddiad gwybodaeth a oedd yn darparu statws yr argymhellion a wnaed yn yr archwiliadau hynny lle'r oedd y gwaith dilynol wedi'i wneud yn Chwarter 2 2021/22, gan ganiatáu i'r Pwyllgor fonitro'r broses o weithredu argymhellion a wnaed gan yr Archwiliad Mewnol.

Er gwybodaeth.

Cyflwynodd Nick Davies, y Prif Archwiliwr, adroddiad gwybodaeth a oedd yn darparu crynodeb o'r argymhellion a wnaed yn dilyn yr archwiliadau hanfodol yn 2020/21 ac yn nodi a oedd yr argymhellion y cytunwyd arnynt wedi cael eu rhoi ar waith.

O'r 36 o argymhellion, roedd 25 wedi'u gweithredu'n llawn, 3 wedi'u gweithredu'n rhannol, 5 heb eu gweithredu ac nid oedd 3 yn barod i'w gweithredu eto.

Er gwybodaeth.

Cyflwynodd Jeff Fish, Ymchwilydd y Tîm Twyll Corfforaethol adroddiad a oedd yn darparu diweddariad canol blwyddyn ar y gwaith a wnaed gan y Swyddogaeth Twyll Corfforaethol yn 2021/22.

Trafododd y Pwyllgor y canlynol:

Ø    Maint gymharol fach y tîm gydag adnoddau cyfyngedig.

Ø    Ei allu i wneud gwaith rhagweithiol.

Ø    Sicrwydd bod twyll wedi digwydd.

Penderfynwyd nodi'r cynnydd canol blwyddyn a wnaed yn erbyn Swyddogaeth Twyll y Cynllun Gwrth-dwyll Corfforaethol a nodir yn Atodiad A yr adroddiad a'r canlyniadau a gyflawnwyd.

Nodwyd.

Cyflwynodd Richard Rowlands, Rheolwr Cyflwyno a Pherfformiad Strategol, adroddiad gwybodaeth a oedd yn darparu trosolwg o statws Risgiau Corfforaethol yn y cyngor i roi sicrwydd i'r Pwyllgor fod risgiau allweddol yn cael eu rheoli'n unol â pholisi a fframwaith rheoli risgiau'r cyngor.

Roedd y canlynol yn crynhoi statws y risgiau a gofnodwyd yn y

Gofrestr Risgiau Corfforaethol yn Chwarter 2 2021/22:

·                    6 statws risg coch yn y Gofrestr Risgiau Corfforaethol ar ddiwedd C2 2021/22:

o        Rhif Adnabod Risg 153. Diogelu.

o        Rhif Adnabod Risg 159. Rheolaeth Ariannol: Agweddau CATC ar Abertawe Gynaliadwy.

o        Rhif Adnabod Risg 222. Digidol, Data a Seiberddiogelwch.

o        Rhif Adnabod Risg 264. COVID-19.

o        Rhif Adnabod Risg 274. Gwasanaethau Cymdeithasol COVID-19.

o        Rhif Adnabod Risg 296. Cyflenwi deunyddiau adeiladu.

·                    Cofnodwyd bod yr holl risgiau wedi'u hadolygu o leiaf unwaith yn ystod Chwarter 2.

·                    Ni chafodd unrhyw risgiau corfforaethol eu dadactifadu.

·                    Uwch-gyfeiriwyd 1 risg i'r Gofrestr Risgiau Corfforaethol. Rhif Adnabod Risg 274. Gwasanaethau Cymdeithasol COVID-19.

Er gwybodaeth.

Cyflwynodd David Howes, Cyfarwyddwr y Gwasanaethau Cymdeithasol, adroddiad gwybodaeth a oedd yn amlinellu amgylchedd rheoli'r Gyfarwyddiaeth Gwasanaethau Cymdeithasol, gan gynnwys rheoli risgiau, gan sicrhau: bod swyddogaethau'n cael eu harfer yn effeithiol; defnydd economaidd, effeithlon ac effeithiol o adnoddau, a;  bod llywodraethu effeithiol i sicrhau'r trefniadau hyn.

Darparodd Cyfarwyddwr y Gwasanaethau Cymdeithasol ddadansoddiad eang o'r Portffolio o dan y meysydd canlynol:

Ø    Rheoli Risgiau a Pharhad Busnes.

Ø    Rheoli Perfformiad a Dangosyddion Perfformiad Allweddol.

Ø    Cynllunio a Gwneud Penderfyniadau.

Ø    Rheoli Cyllidebau ac Adnoddau.

Ø    Twyll ac Amhriodoldeb Ariannol.

Ø    Cydymffurfio â Pholisïau, Rheolau a Gofynion Rheoliadol.

Ø    Sicrwydd Rhaglenni a Phrosiectau.

Ø    Dulliau rheoli mewnol.

Ø    Diogelu Data.

Ø    Llywodraethu Partneriaeth/Cydweithio.

Dywedodd fod 2021 wedi bod yn gyfnod heriol iawn i'r Gyfarwyddiaeth Gwasanaethau Cymdeithasol oherwydd COVID a'i effaith ar y gwasanaeth. Roedd y gwasanaeth eisoes yn cael ei reoleiddio'n fanwl ac roedd risg yn ffactor allweddol yn y rheoliad hwnnw.

Gofynnodd y Pwyllgor nifer o gwestiynau i'r Swyddog a ymatebodd yn briodol. Roedd y trafodaethau'n cynnwys System Feddalwedd Genedlaethol Cymru a'i phroblemau sefydlogrwydd cychwynnol.

Diolchodd y Cadeirydd i David Howes am ddarparu adolygiad manwl.

Er gwybodaeth.

Cyflwynodd Simon Jones, Swyddog Strategaeth a Gwella Perfformiad y Gwasanaethau Cymdeithasol, adroddiad gwybodaeth a oedd yn amlinellu'r adroddiad blynyddol diweddaraf ar drefniadau diogelu corfforaethol y cyngor, sy'n adolygu rhaglen waith y Grŵp Diogelu Corfforaethol yn ystod 2020/21.

Mae'r adroddiad yn gweithredu fel adolygiad cynhwysfawr o weithredu Polisi Diogelu Corfforaethol y cyngor, sy'n hyrwyddo ymagwedd "mae diogelu yn fusnes i bawb". Mae diogelu pobl rhag niwed yn flaenoriaeth gorfforaethol yng Nghynllun Corfforaethol Cyngor Abertawe".

Gofynnodd y Pwyllgor nifer o gwestiynau i'r Swyddog a ymatebodd yn briodol. Roedd y trafodaethau'n cynnwys:

Ø    Cydymffurfio â Hyfforddiant Diogelu.

Ø    Roedd angen atgoffa'r holl gynghorwyr a'r Swyddogion o'u cyfrifoldebau diogelu corfforaethol.

Dywedodd Pennaeth y Gwasanaethau Democrataidd fod cydymffurfiaeth cynghorwyr o ran Hyfforddiant Diogelu yn 100%. Dywedodd hefyd fod y cyngor, yn ei gyfarfod ar 4 Tachwedd 2021, wedi penderfynu sicrhau bod Diogelu yn parhau yn y gofynion hyfforddi gorfodol ar gyfer cynghorwyr ar gyfer y tymor sydd ar ddod 2022-2027.

Gofynnodd y Cadeirydd i hyfforddiant Cydymffurfio â Diogelu gael ei amlygu yn y Gofrestr Risgiau.

Er gwybodaeth.

Cyflwynodd Adam Hill, Dirprwy Brif Weithredwr, a Marlyn Dickson, Rheolwr y Rhaglen Newid Strategol, adroddiad gwybodaeth ar y cyd a oedd yn rhoi'r wybodaeth ddiweddaraf am y Cynllun Adfer a Thrawsnewid – Abertawe'n Cyflawni'n Well Gyda'n Gilydd.

Gofynnodd y Cadeirydd i'r Dirprwy Brif Weithredwr gael yr wybodaeth ddiweddaraf am Strategaeth y Gweithlu ac amserlen ar gyfer pryd y bydd ar waith. Ymatebodd y Dirprwy Brif Weithredwr gan ddweud ei bod yn destun ymgynghoriad ar hyn o bryd ac y byddai'n sicrhau ei bod yn cael ei hychwanegu fel eitem ar yr agenda yng nghyfarfod mis Chwefror 2022.

Gohiriedig.

Gohiriwyd yr eitem hon i'r Pwyllgor Llywodraethu ac Archwilio ym mis Chwefror 2022.

Er gwybodaeth.

Adroddwyd am Olrhain Camau Gweithredu'r Pwyllgor Llywodraethu ac Archwilio er gwybodaeth.

Er gwybodaeth.

Adroddwyd am Gynllun Gwaith y Pwyllgor Archwilio er gwybodaeth.

Gofynnodd y Cadeirydd i'r cynllun gwaith gael ei ddiweddaru gyda'r canlynol:

Ø    Ymgorffori meysydd gwaith newydd y Pwyllgor yn y cynllun gwaith.

Ø    Y Dirprwy Brif Weithredwr i ddarparu adroddiad diweddaru i gyfarfod yn y dyfodol sy'n ymwneud â'r gofynion hyfforddi ar gyfer aelodau'r Pwyllgor Llywodraethu ac Archwilio.