Agenda, decisions and minutes

www.abertawe.gov.uk/DatgeluCysylltiadau

Yn unol â'r Côd Ymddygiad a fabwysiadwyd gan Ddinas a Sir Abertawe, datganwyd y buddiannau canlynol: -

Datganodd y Cynghorwyr M B Lewis a T M White gysylltiad personol â Chofnod Rhif 32 – Cynllun Blynyddol Archwilio Mewnol 2021/22 – Adroddiad Monitro ar gyfer y cyfnod 1 Ebrill i 30 Mehefin 2021 – fel aelodau o Awdurdod Iechyd Porthladd Bae Abertawe.

Datganodd y Cynghorwyr P M Black, J A Raynor a T M White gysylltiad personol â Chofnod Rhif 27 – Amgylchedd Rheoli Mewnol y Gyfarwyddiaeth Addysg 2021/2022 – fel llywodraethwyr ysgolion.

Datganodd Julie Davies gysylltiad personol â Chofnod Rhif 29 – Adroddiad Archwilio Rheoli Absenoldeb 20/21 – fel cyn-weithiwr yr awdurdod.

Yn unol â'r Côd Ymddygiad a fabwysiadwyd gan Ddinas a Sir Abertawe, datganwyd y buddiannau canlynol: -

Datganodd y Cynghorwyr M B Lewis a T M White gysylltiad personol â Chofnod Rhif 32 – Cynllun Blynyddol Archwilio Mewnol 2021/22 – Adroddiad Monitro ar gyfer y cyfnod 1 Ebrill i 30 Mehefin 2021 – fel aelodau o Awdurdod Iechyd Porthladd Bae Abertawe.

Datganodd y Cynghorwyr P M Black, J A Raynor a T M White gysylltiad personol â Chofnod Rhif 27 – Amgylchedd Rheoli Mewnol y Gyfarwyddiaeth Addysg 2021/2022 – fel llywodraethwyr ysgolion.

Datganodd Julie Davies gysylltiad personol â Chofnod Rhif 29 – Adroddiad Archwilio Rheoli Absenoldeb 20/21 – fel cyn-weithiwr yr awdurdod.

Cymeradwyo a llofnodi, fel cofnod cywir, gofnodion y cyfarfod(ydd) blaenorol.

Penderfynwyd cymeradwyo cofnodion cyfarfod blaenorol y Pwyllgor Llywodraethu ac Archwilio a gynhaliwyd ar 13 Gorffennaf 2021 fel cofnod cywir, yn amodol ar y diwygiad canlynol: -

Cofnod Rhif 12 – diwygio '2021-21' i '2020-21' ym mharagraffau dau a thri.

Penderfynwyd cymeradwyo cofnodion cyfarfod blaenorol y Pwyllgor Llywodraethu ac Archwilio a gynhaliwyd ar 13 Gorffennaf 2021 fel cofnod cywir, yn amodol ar y diwygiad canlynol: -

Cofnod Rhif 12 – diwygio '2021-21' i '2020-21' ym mharagraffau dau a thri.

Er gwybodaeth.

Cyflwynodd Richard Rowlands, Rheolwr Cyflwyno a Pherfformiad Strategol, adroddiad Chwarter 1 2021/22 ‘er gwybodaeth’ a oedd yn darparu trosolwg o statws Risgiau Corfforaethol yn y cyngor i roi sicrwydd i'r Pwyllgor bod risgiau allweddol yn cael eu rheoli'n unol â pholisi a fframwaith rheoli risgiau'r cyngor.

Mae'r canlynol yn crynhoi statws y risgiau a gofnodwyd yn y

Gofrestr Risgiau Corfforaethol yn Chwarter 1 2020/21,

·         Roedd 3 statws risg coch yn y Gofrestr Risgiau Corfforaethol ar ddiwedd C1 2021/22:

o   Rhif Adnabod Risg 153 – Diogelu.

o   Rhif Adnabod Risg 159 - Rheolaeth Ariannol: Agweddau CATC ar Abertawe Gynaliadwy.

o   Rhif Adnabod Risg 269 – Economi ac isadeiledd lleol.

·         Cofnodwyd bod yr holl risgiau wedi'u hadolygu o leiaf unwaith yn ystod Chwarter 1.

·         Ni chafodd unrhyw risgiau corfforaethol eu dadactifadu.

·         Ni chafodd unrhyw risgiau eu codi i'r Gofrestr Risgiau Corfforaethol.

Mae'r adroddiad yn Atodiad A yn cynnwys y risgiau ar 01/09/21 a gofnodwyd

yng Nghofrestr Risgiau Corfforaethol y cyngor. Roedd yr adroddiadau ar gyfer pob risg yn cynnwys gwybodaeth esboniadol gyffredinol a oedd yn ymwneud â'u dosbarthiad.

Ychwanegwyd bod hyfforddiant yn benodol ar Fesurau Rheoli wedi'i gynnal yn y Tîm Arweinyddiaeth (Cyfarwyddwyr, Penaethiaid Gwasanaeth a rhai uwch-reolwyr eraill) fel y bwriadwyd ar 25 Mai 2021. Roedd fideo yn seiliedig ar hyn wedi'i greu, ei lanlwytho ac roedd ar gael yn uniongyrchol drwy'r gofrestr risgiau ynghyd â'r holl fideos eraill a ddarparwyd ar reoli risgiau ac ar ddefnyddio'r gofrestr risgiau.

Tynnwyd sylw at y ffaith bod y Cadeirydd wedi gofyn i’r Cyfarwyddwyr fod yn bresennol ym mhob chwarter ar sail cylchdro ac yn darparu adroddiadau i'r Pwyllgor Llywodraethu ac Archwilio ynglŷn â'r amgylchedd rheoli mewnol, gan gynnwys rheoli risgiau a bydd y rhain yn cyd-fynd â'r adroddiadau risg chwarterol yn y dyfodol.

Trafododd y Pwyllgor y canlynol: -

·         Y dyddiadau diweddaru diwethaf ar y Gofrestr Risgiau a'r angen i ddiweddaru'r dyddiadau hyn yn chwarterol er mwyn rhoi rhagor o eglurder/sicrhau eu bod yn cael eu gwirio'n rheolaidd.

·         Mae'r Gofrestr Risgiau yn dangos pryd y diweddarwyd y mesur rheoli ddiwethaf a'r dyddiad cwblhau arfaethedig. Gofynnir i berchnogion risgiau wirio'r risg yn fisol.

·         Mesurau rheoli caeëdig – cofnodwyd y rhesymau dros gau mesurau rheoli/risgiau yn y system.

Er gwybodaeth.

Darparodd Helen Morgan-Rees, Cyfarwyddwr Addysg, a Brian Roles, Pennaeth Cynllunio ac Adnoddau Addysg, adroddiad 'er gwybodaeth' a gyflwynodd amgylchedd rheoli'r Gyfarwyddiaeth Addysg, gan gynnwys rheoli risgiau, ar waith i sicrhau bod: swyddogaethau'n cael eu harfer yn effeithiol; defnydd economaidd, effeithlon ac effeithiol o adnoddau, a; bod llywodraethu effeithiol i sicrhau'r trefniadau hyn.

Amlinellwyd dadansoddiad eang o Gyllideb y Portffolio Addysg, pwyntiau allweddol i'w nodi, elfennau allweddol o'r fframwaith sicrwydd, agweddau allweddol ar oruchwyliaeth yr awdurdod o drefniadau ariannol ysgolion, manylion trefniadau archwilio ysgolion ac agweddau allweddol ar drefniadau'r Gyfarwyddiaeth Addysg.

Darparwyd manylion rheoli risgiau, parhad busnes, Rheoli Perfformiad/DPA, cynllunio, gwneud penderfyniadau, rheoli cyllidebau ac adnoddau.  

Ychwanegwyd bod y fframwaith sicrwydd a'r rheolaethau mewnol cadarn a nodir yn yr adroddiad yn darparu sylfaen gadarn ar gyfer parhau i hyrwyddo diwylliant gwrth-dwyll o fewn y Gyfarwyddiaeth Addysg ac i unrhyw faterion sy'n peri pryder gael eu nodi a'u codi'n hyderus gan staff. Roedd hefyd yn sylfaen gadarn ar gyfer sicrhau cydymffurfiaeth â pholisïau, rheolau a gofynion rheoliadol o fewn y Gyfarwyddiaeth.

Rheolwyd llywodraethu ar lefel rhaglenni a phrosiectau a risgiau sy'n gysylltiedig â Rhaglen Addysg o Safon (AoS)/Rhaglen Ysgolion yr 21^ain Ganrif drwy brosesau rheoli risgiau rhaglenni a phrosiectau aeddfed yn unol â gofynion corfforaethol ac amodau grant Rhaglen Ysgolion a Cholegau'r 21ain Ganrif Llywodraeth Cymru ac argymhellion adolygiad porth. Darparwyd y trefniadau llywodraethu yn Atodiad 3.

Amlygodd yr adroddiad hefyd elfennau allweddol o ddulliau rheoli mewnol, diogelwch data a llywodraethu partneriaeth/cydweithio.

Darparodd Atodiad A (y Gyfarwyddiaeth) Risgiau Corfforaethol a'r Gyfarwyddiaeth a darparodd Atodiad B y Map Sicrwydd (Y Gyfarwyddiaeth) wedi'i ddiweddaru.

Gofynnodd y Pwyllgor nifer o gwestiynau i'r swyddogion a ymatebwyd iddynt yn briodol. Roedd trafodaethau'n cynnwys y canlynol: -

·         Perthnasedd Ceisiadau Grant/Cyfalaf 2010/11, sut roedd y broses wedi aros yr un fath ers 2010/11 a'r angen i olygu'r blynyddoedd o'r nodiadau arweiniol.

·         Ysgolion sy'n tynnu'n ôl o'r Cytundeb Lefel Gwasanaeth caffael (CLG), sut mae ysgolion yn parhau i gael cyngor caffael a sut roedd y CLG yn brawf yn seiliedig ar gyngor gwell wedi'i dargedu.

·         Symud i adolygiadau thematig o ysgolion drwy Archwilio Mewnol.

·         Gwell sefyllfa cronfeydd wrth gefn ysgolion.

·         Ysgolion yn cynllunio ymlaen llaw am fwy nag un flwyddyn ariannol.

·         Mynediad ysgolion caeëdig i Cloud Oracle ac opsiynau amgen yn cael eu dilyn yn weithredol.

·         Y risgiau sy'n gysylltiedig â llywodraethwyr ysgolion, yn enwedig o ystyried ymreolaeth enfawr ysgolion a'r angen parhaus am raglen hyfforddi effeithiol/cyfathrebu â llywodraethwyr ysgolion.  

·         Risg cyrhaeddiad a chyflawniad disgyblion, sut yr oedd yr awdurdod yn cyflawni'n uwch na'r lefelau disgwyliedig, yr angen parhaus i gynnal safonau dysgu ac addysgu, gan sicrhau bod arferion gwael yn cael sylw uniongyrchol a'r gofyniad i'r Gyfarwyddiaeth Addysg egluro'r camau sy'n ymwneud â'r risg hon yn fanylach.

·         Pwysigrwydd ysgolion yn cadw at gyngor caffael, cefnogaeth gaffael yn y dyfodol, sut yr oedd y canllaw caffael ar gyfer ysgolion yn cael ei ddiweddaru ar hyn o bryd a darparu hyfforddiant gloywi ynghylch y canllaw diweddaredig.

·         Pwysigrwydd ysgolion yn cael y gwerth gorau o ran caffael.

·         Trefniadau Partneriaeth Rhanbarthol Newydd a llywodraethu/rheoli risgiau a'r symud i fodel/ôl troed rhanbarthol ar gyfer mis Medi 2021.

·         Trefniadau archwilio tair haen posib y Bartneriaeth Ranbarthol newydd.

Diolchodd y Cadeirydd i'r swyddogion am ddarparu adolygiad manwl o'r Gyfarwyddiaeth Addysg.

Er gwybodaeth.

Cyflwynodd Martin Nicholls, Cyfarwyddwr Lleoedd, adroddiad 'er gwybodaeth' a roddodd yr wybodaeth ddiweddaraf i'r Pwyllgor Llywodraethu ac Archwilio am y statws a'r cynnydd presennol mewn perthynas â Chyd-bwyllgor Corfforaethol newydd De-orllewin Cymru (CBC).

Amlinellwyd y cefndir i'r modd y sefydlodd Rhan 5 o Ddeddf Llywodraeth Leol ac Etholiadau (Cymru) 2021 gyd-bwyllgorau corfforaethol. Darparodd Atodiad A adroddiad y Cabinet a gymeradwywyd ar 20 Mai 2021 a oedd yn amlinellu'r gofynion ar gyfer cyfansoddiad, aelodaeth a chyfarfodydd.

Darparwyd llywodraethu'r CBC, yn enwedig cyfethol aelodau a threfniadaeth is-bwyllgorau. Yn ogystal, amlinellwyd manylion am weithgareddau/gerrig milltir allweddol, gweithgareddau cyfreithiol, dulliau cyflwyno, blaenoriaethau, cerrig milltir ariannol, cyfarfodydd CBC, gofynion llywodraethu ac archwilio.

Trafododd y pwyllgor y canlynol: -

·         Trefniadau llywodraethu ac archwilio a chraffu.

·         Trefniadau ariannu, cymorth ariannol Llywodraeth Cymru ar gyfer ardaloedd trawsnewidiol, cytuno ar gyllideb/ardoll ddrafft.

·         Sut yr oedd y pedwar awdurdod yn y rhanbarth yn gweithio'n dda gyda'i gilydd, ar sail gyfartal.

·         Rheolau neilltuaeth ynghylch Cyd-bwyllgorau Corfforaethol.

Ychwanegodd y Cynghorydd R C Stewart, Arweinydd y Cyngor, fod y pedwar awdurdod dan sylw wedi sefydlu perthynas waith dda drwy weithio ar y Fargen Ddinesig a phwysleisiodd y gofyniad am arweinyddiaeth gref o ran pob un o ffrydiau gwaith y CBC. Tynnodd sylw hefyd at yr angen am gyllid ychwanegol gan Lywodraeth Cymru, er mwyn atal y baich ariannol ychwanegol rhag cael ei roi ar yr awdurdodau dan sylw.

Er gwybodaeth.

Darparodd Sian Williams, Pennaeth y Ganolfan Gwasanaethau ac Adrian Chard, Rheolwr Adnoddau Dynol Strategol a Datblygu Sefydliadol, adroddiad diweddaru 'er gwybodaeth' ar y cynnydd a wnaed yn dilyn lefel sicrwydd Archwilio Mewnol cymedrol a roddwyd yn 2020 mewn perthynas â Rheoli Absenoldeb.

Roedd yr adroddiad diweddaru yn mynd i'r afael â'r 1 Risg Uchel (RU) a'r 4 Risg Ganolig (RG) ynghyd â'r gwaith ychwanegol a'r cynnydd a wnaed. Darparodd Atodiad A y Dadansoddiad o'r Tueddiadau Cydymffurfio â Rheoli Salwch.

Tynnwyd sylw at y ffaith bod cynnydd wedi'i wneud o ran 4 risg ac ateb amgen a gyflwynwyd ynghylch y risg sy'n gysylltiedig â'r system Interflex. 

Trafododd y pwyllgor y canlynol: -

·         Effaith pandemig COVID-19 ar ffigurau, yn enwedig cyfweliadau dychwelyd i'r gwaith.

·         Cymorth ac arweiniad a ddarperir gan staff Adnoddau Dynol i ddarparu tryloywder.

·         Cynnwys Undebau Llafur mewn materion staff.

Dywedodd y Prif Archwilydd y byddai adolygiad dilynol yn cael ei gynnal ddiwedd mis Medi 2021 a byddai'n cael ei gynnwys yn ei adroddiad Chwarter 2.

Dywedodd y Cadeirydd fod yr adroddiad yn dangos y gwnaed cynnydd a nifer y diwrnodau absenoldeb oedd yn 5.9% felly nad oedd yn destun pryder. Gofynnodd am gael adroddiad cynnydd pellach ym mis Chwefror 2022.

Cymeradwywyd.

Siân Williams Rhoddodd Pennaeth y Ganolfan Gwasanaethau a Michelle Davies, Rheolwr Cyfrifon Derbyniadwy a Rheoli Arian Parod, adroddiad diweddaru ar gyfer y Ganolfan Gwasanaethau, swyddogaeth Cyfrifon Derbyniadwy.

Amlinellwyd y cynnydd a wnaed ers cyfarfod y Pwyllgor ym mis Mehefin 2021 ac fe'i crynhowyd yn fanwl.

Tynnwyd sylw at gyflwyno aelodau newydd o staff a'r cynnydd a wnaed gan y tîm ers iddynt ddechrau.

Trafododd y pwyllgor y canlynol: -

·         Camau adennill dyledion wedi'u targedu yn y cyfnod rhwng mis Mehefin a mis Awst 2021 a sut yr oedd y ffigurau'n darparu cipolwg ar y canlyniadau ar y diwrnod y paratowyd yr adroddiad.

·         Cael dadansoddiad o brif achos dyledion er mwyn deall y rhesymau dros y dyledion a'r broses wirio a wnaed cyn i ddyledion gael eu cyfeirio at yr adran Gyfreithiol.

·         Gwella adrannau yn y broses a'r adborth cadarnhaol a gafwyd a sut roedd defnyddio Microsoft Teams wedi helpu gyda'r gwelliannau.

Diolchodd y Cadeirydd i'r swyddogion am ddarparu'r adroddiad diweddaru.  Ychwanegodd fod disgwyl i'r gwasanaeth ddarparu adroddiadau chwarterol i'r Tîm Craffu a'r Tîm Rheoli Corfforaethol (TRhC) a chynigiodd y dylid darparu'r diweddariad nesaf ar ôl yr adroddiad i'r TRhC.

Penderfynwyd: -

1)    Bod y Pwyllgor Llywodraethu ac Archwilio yn nodi y bydd swyddogion yn parhau i adrodd i TRhC bob chwarter fel diweddariad pellach ar sefyllfa'r ddyled ar draws yr awdurdod.

2)    Y bydd y Pwyllgor yn cael adroddiad diweddaru yn dilyn yr adroddiad chwarterol i TRhC.

Penderfynwyd argymell aelodaeth Pwyllgor a ffefrir o 15 (10 cynghorydd a 5 aelod lleyg) i'r cyngor i'w gymeradwyo.

Cyflwynodd Tracey Meredith, Prif Swyddog Cyfreithiol, adroddiad ar ran Pennaeth y Gwasanaethau Democrataidd a oedd yn ceisio cydymffurfio â Rhan 6 Pennod 2 "Pwyllgorau Llywodraethu ac Archwilio: Aelodaeth a Thrafodion" Deddf Llywodraeth Leol ac Etholiadau (Cymru) 2021 drwy sicrhau y bydd aelodaeth y Pwyllgor Llywodraethu ac Archwilio yn cynnwys traean (1/3) o aelodau lleyg.

Amlinellwyd bod y Pwyllgor Llywodraethu ac Archwilio ar hyn o bryd yn cynnwys 15 aelod (13 cynghorydd a 2 aelod lleyg). Roedd angen i'r Pwyllgor ystyried ei faint newydd a'r goblygiad y byddai 1/3 o'r Pwyllgor yn Aelodau Lleyg.

Roedd tabl a ddarparwyd yn amlinellu cynrychiolaeth yr Aelodau Gwleidyddol a Lleyg ar y Pwyllgor yn seiliedig ar wahanol feintiau'r Pwyllgor. Gofynnwyd i'r Pwyllgor adolygu'r tabl ac argymell maint y Pwyllgor a ffefrir ganddynt i'r cyngor. 

Nododd y Prif Swyddog Cyfreithiol fod Swyddfa Archwilio Cymru wedi awgrymu bod pwyllgorau llai o ran maint, yn fuddiol. Nodwyd hefyd po fwyaf o aelodau lleyg sydd eu hangen, y mwyaf anodd y gallai fod i recriwtio.

Holodd y Pwyllgor am effeithiolrwydd y broses i benodi'r aelodau lleyg presennol i'r Pwyllgor. Tynnodd y Cadeirydd sylw at y ffaith bod y cyngor wedi dilyn prosesau cadarn wrth benodi'r ddau aelod lleyg presennol. Pwysleisiodd fod y ddwy swydd wedi cael eu hysbysebu'n eang, roedd yr awdurdod wedi dosbarthu pecynnau priodol i ymgeiswyr, y bu’n rhaid iddynt ymgymryd â gweithdrefn benodi gadarn yn y cyfweliad.

Trafododd ac ystyriodd y Pwyllgor yr opsiynau sydd ar gael a gwnaed tri chynnig ar wahân bod yr aelodaeth yn cynnwys 15, 12 a 9.

Penderfynwyd argymell aelodaeth Pwyllgor a ffefrir o 15 (10 cynghorydd a 5 aelod lleyg) i'r cyngor i'w gymeradwyo.

Penderfynwyd: -

1)    y byddai'r Aelodau'r Pwyllgor Llywodraethu ac Archwilio yn nodi'r wybodaeth yn yr adroddiad hwn.

2)    Bydd Pennaeth y Gwasanaethau Diwylliannol yn darparu adroddiad diweddaru i'r Pwyllgor yn y cyfarfod a drefnwyd ar gyfer 12 Ionawr 2022.

Cyflwynodd y Prif Archwiliwr, Simon Cockings, adroddiad manwl a oedd yn dangos yr archwiliadau terfynol ac unrhyw waith arall a wnaed gan yr Is-adran Archwilio Mewnol yn ystod y cyfnod o 1 Ebrill 2021 i 30 Mehefin 2021.

Cwblhawyd cyfanswm o 21 o archwiliadau yn ystod y chwarter. Rhestrwyd yr archwiliadau a gwblhawyd yn Atodiad 1, a oedd hefyd yn dangos lefel y sicrwydd a roddwyd ar ddiwedd yr archwiliad a nifer yr argymhellion a wnaed ac y cytunwyd arnynt. Roedd Atodiad 2 yn darparu crynodeb o'r cwmpas o'r adolygiadau terfynol yn ystod y cyfnod.

Rhoddwyd dadansoddiad o lefelau sicrwydd yr archwiliadau a gwblhawyd a gwnaed cyfanswm o 109 o argymhellion archwilio a chytunodd y rheolwyr i weithredu'r holl argymhellion. Darparwyd hefyd ddadansoddiad o'r argymhellion y cytunwyd arnynt yn ystod y chwarter.

Esboniwyd bod mynediad i holl safleoedd y cyngor wedi'i gyfyngu oherwydd pandemig parhaus COVID-19. Roedd hyn wedi cael effaith sylweddol ar allu'r Tîm Archwilio i gwblhau profion ar y safle a byddai'n parhau i wneud hynny nes i'r cyfyngiadau gael eu codi. Esboniwyd hefyd nad oedd y Tîm yn gallu cynnal rhai ymweliadau archwilio gan na allai staff gael mynediad i rai safleoedd, e.e. ysgolion.

Cafodd y Pwyllgor yr wybodaeth ddiweddaraf am y grant a'r gwaith ychwanegol a wnaed gan yr Adran Archwilio Mewnol yn ystod y cyfnod. Darparwyd gwybodaeth hefyd am salwch staff a gwaith arall a wnaed gan aelodau'r tîm y tu allan i'w dyletswyddau arfaethedig.

Dangosodd dadansoddiad o'r manylion yn Atodiad 3 fod 19 o weithgareddau archwilio o gynllun archwilio 2021/22 wedi'u cwblhau i o leiaf y cam adrodd drafft (15%), gyda 30 o archwiliadau ychwanegol ar y gweill (23%). O ganlyniad, roedd 42% o'r Cynllun Archwilio wedi'i gwblhau neu ar waith. Ni chyhoeddwyd unrhyw adroddiadau archwilio cymedrol yn y chwarter.

Esboniwyd na chwblhawyd unrhyw waith dilynol yn ystod y cyfnod. Tynnwyd sylw at y ffaith bod y gwaith dilynol ar yr archwiliad Rheoli Absenoldeb wedi'i drefnu i'w gwblhau yn chwarter dau. Roedd gwaith dilynol archwiliad Theatr y Grand hefyd i'w gwblhau yn ddiweddarach yn y flwyddyn ariannol ar ôl i'r theatr ailagor. Fodd bynnag, awgrymwyd bod y Pwyllgor yn gwahodd Pennaeth y Gwasanaethau Diwylliannol i roi'r wybodaeth ddiweddaraf am y cynnydd a wnaed tua diwedd y trydydd chwarter neu'n gynnar yn chwarter pedwar.

Darparwyd diweddariad o'r Swyddogaeth Twyll Corfforaethol hefyd.

Trafododd y pwyllgor y canlynol: -

·         Ymestyn/diwygio'r amserlenni yn Niweddariad y Cynllun Gweithredu Twyll Corfforaethol oherwydd bod nifer yn cael eu methu a llwyth gwaith heriol y Tîm Twyll Corfforaethol a'r adroddiad diweddaru a fyddai'n cael ei ddarparu yn ystod y chwarter nesaf.

·         Roedd pryder ynghylch y manylion a ddarparwyd am y Gwasanaeth Dysgwyr Diamddiffyn, y sicrwydd a ddarparwyd a'r angen i gymryd camau priodol. 

Penderfynwyd: -

1)    y byddai'r Aelodau'r Pwyllgor Llywodraethu ac Archwilio yn nodi'r wybodaeth yn yr adroddiad hwn.

2)    Bydd Pennaeth y Gwasanaethau Diwylliannol yn darparu adroddiad diweddaru i'r Pwyllgor yn y cyfarfod a drefnwyd ar gyfer 12 Ionawr 2022.

Er gwybodaeth.

Cyflwynodd y Prif Archwilydd adroddiad 'er gwybodaeth' i'r pwyllgor, a oedd yn darparu statws yr argymhellion a wnaed yn yr archwiliadau hynny lle y gwnaethpwyd gwaith dilynol yn Chwarter 1 2021/22, a oedd yn caniatáu i'r Pwyllgor Archwilio fonitro'r broses o weithredu argymhellion a wnaed gan Archwilio Mewnol. Darparodd Atodiad 1 grynodeb o'r argymhellion a dderbyniwyd ac a rhoddwyd ar waith.  Darparodd Atodiad 2 fanylion am argymhellion na roddwyd ar waith.

Tynnwyd sylw at y ffaith bod 120 o’r 122 o argymhellion a wnaed wedi'u rhoi ar waith, sy'n darparu cyfradd weithredu o 98.4%. Ychwanegwyd bod y 2 argymhelliad a oedd yn weddill yn risg isel.

Er gwybodaeth.

Adroddwyd am Olrhain Camau Gweithredu'r Pwyllgor Llywodraethu ac Archwilio 'er gwybodaeth'.

Trafododd y Pwyllgor y canlynol: -

·         Cofnod Rhif 41 – 19/02/21 - Trosolwg o'r Statws Risgiau Cyffredinol - Chwarter 3 2020/21 – Hyfforddiant Parhaus.

Gofynnodd y Cadeirydd i statws yr eitem gael ei newid o fod yn gaeëdig i fod yn agored yn dilyn y trafodaethau yng nghyfarfod y Pwyllgor.

Statws – Parhaus.

·         Cofnod Rhif 9 – 09/06/2021 – Olrhain Argymhellion Archwilio Cymru

Dywedodd y Dirprwy Brif Weithredwr y cysylltwyd ag awdurdodau lleol eraill ynglŷn â'r systemau yr oeddent yn eu defnyddio. Cynlluniwyd system newydd a fyddai'n caniatáu monitro cywir yn y dyfodol a byddai'r Pwyllgor yn cael ei ddiweddaru ynghylch cynnydd maes o law.

Statws – Parhaus.

·         Cofnod Rhif 111 – 30/06/2020 – Cynllun Trafnidiaeth Lleol

Yn dilyn yr wybodaeth ddiweddaraf am Gyd-bwyllgorau Corfforaethol (CBC), byddai'r gwaith sy'n gysylltiedig â'r Cynllun Trafnidiaeth Lleol yn cael ei gwblhau/fonitro gan CBC De-orllewin Cymru.

Statws – Caeëdig.

·         Adroddiadau'r Prif Archwilydd ar agendâu'r dyfodol

Tynnodd y Cynghorydd L V Walton sylw at y ffaith bod adroddiadau'r Prif Archwilydd wedi symud i lawr agendâu diweddar. Trafododd y Pwyllgor y mater a gofynnwyd i adroddiadau'r Prif Archwilydd gael eu rhestru'n gynnar ar agendâu'r dyfodol.

Statws – Parhaus.

Er gwybodaeth.

Adroddwyd am Gynllun Gwaith y Pwyllgor Archwilio 'er gwybodaeth’.

Dywedodd y Cadeirydd fod angen cynnwys y meysydd gwaith newydd a nodwyd yn y cylch gorchwyl newydd yn y cynllun gwaith.