Agenda, decisions and minutes

Penderfynwyd ethol y Cynghorydd P R Hood-Williams yn Is-Gadeirydd ar gyfer Blwyddyn Ddinesig 2021-2022.

Penderfynwyd ethol y Cynghorydd P R Hood-Williams yn Is-Gadeirydd ar gyfer Blwyddyn Ddinesig 2021-2022.

www.abertawe.gov.uk/DatgeluCysylltiadau

Yn unol â'r Côd Ymddygiad a fabwysiadwyd gan Ddinas a Sir Abertawe, datganwyd y buddiannau canlynol: -

Datganodd y Cynghorydd J A Raynor gysylltiad personol a rhagfarnol â chofnod Rhif 14 - Adroddiad Blynyddol Archwiliadau Ysgolion 2020-21 a gadawodd y cyfarfod cyn y cynhaliwyd unrhyw drafodaethau ar yr eitem hon.

Datganodd y Cynghorwyr P M Black a T M White gysylltiadau personol â Chofnod Rhif 14 - Adroddiad Blynyddol Archwiliadau Ysgolion 2020-21.

Yn unol â'r Côd Ymddygiad a fabwysiadwyd gan Ddinas a Sir Abertawe, datganwyd y buddiannau canlynol: -

Datganodd y Cynghorydd J A Raynor gysylltiad personol a rhagfarnol â Chofnod Rhif 14 – Adroddiad Blynyddol Archwiliadau Ysgolion 2021-22 a gadawodd y cyfarfod cyn i unrhyw drafodaethau gael eu cynnal ynglŷn â'r eitem honno.

Datganodd y Cynghorwyr P M Black a T M White gysylltiadau personol â Chofnod Rhif 14 – Adroddiad Blynyddol Archwiliadau Ysgolion 2020-21.

Cymeradwyo a llofnodi, fel cofnod cywir, gofnodion y cyfarfod(ydd) blaenorol.

Penderfynwyd cymeradwyo a llofnodi cofnodion cyfarfod y Pwyllgor Llywodraethu ac Archwilio a gynhaliwyd ar 9 Mehefin 2021 fel cofnod cywir.

Penderfynwyd ethol y Cynghorydd P R Hood-Williams yn Is-Gadeirydd ar gyfer Blwyddyn Ddinesig 2021-2022.

Er gwybodaeth.

Cyflwynodd Nick Davies, y Prif Archwilydd, adroddiad a oedd yn darparu crynodeb o'r archwiliadau a gynhaliwyd mewn ysgolion gan yr Is-adran Archwilio Mewnol yn ystod 2020/21 a nododd rai materion cyffredinol a gododd yn ystod yr archwiliadau. 

Darparodd Kelly Small, Pennaeth yr Uned Cyllid a Gwybodaeth ymatebion ar ran y Cyfarwyddwr Addysg.  Ychwanegodd fod yr Adran yn falch iawn o'r adroddiad ac yn croesawu'r gefnogaeth a ddarparwyd gan Archwilio Mewnol.

Amlinellwyd y cynhelir archwiliad o bob ysgol gynradd, uwchradd ac arbennig yn Abertawe bob 3 blynedd.  Roedd rhaglen archwilio safonol yn bodoli ar gyfer pob sector ysgol.

Am nifer o flynyddoedd paratowyd adroddiad a oedd yn crynhoi'r archwiliadau a wnaed mewn ysgolion bob blwyddyn gan y Cyfarwyddwr Addysg a'r Pwyllgor Archwilio.  Roedd yr adroddiad hefyd wedi nodi'r themâu cyffredin a ganfuwyd yn ystod yr archwiliadau.

Atodwyd Adroddiad Blynyddol Archwiliadau Ysgolion 2020/21 yn Atodiad A.

Tynnwyd sylw at y ffaith bod eleni wedi bod yn arbennig o anodd wrth geisio trefnu a chynnal archwiliadau ysgol ar draws yr awdurdod oherwydd pandemig y Coronafeirws a'r cyfyngiadau sydd ar waith mewn perthynas ag ymweliadau safle corfforol. Cydnabuwyd bod y mesurau a gyflwynwyd ar draws y cyngor yn anochel wedi cael effaith ar allu'r tîm i gychwyn a datblygu archwiliadau ysgolion unigol.  

Ychwanegwyd, er nad oedd Archwilio Mewnol wedi gallu cwblhau'r rhan fwyaf o'r archwiliadau ysgolion cynradd, arbennig a chyfun, eu bod wedi gallu cynnal adolygiadau thematig yn cwmpasu'r meysydd risg allweddol sef ‘Caffael’ a ‘Chronfeydd Ysgolion’ yr adroddwyd amdanynt yn flaenorol i roi sicrwydd ar draws y boblogaeth hon.  Cwblhawyd tri adolygiad archwilio thematig yn cwmpasu gweithgareddau caffael ar draws yr ysgolion cynradd, arbennig a chyfun a oedd i fod i gael eu harchwilio yn ystod y flwyddyn, yn ogystal ag archwiliad o gronfeydd answyddogol, a reolir gan yr ysgolion cynradd ac un ysgol arbennig a drefnwyd.  Roedd y Tîm hefyd wedi llwyddo i gwblhau wyth archwiliad ysgol gynradd unigol o bell yn ystod y flwyddyn.

Gofynnodd y pwyllgor nifer o gwestiynau i'r Prif Archwiliwr a Phennaeth yr Uned Ariannu a Gwybodaeth, a ymatebodd yn briodol.  Roedd y trafodaethau'n ymwneud â'r canlynol: -

·       Archwiliadau ysgolion cyfun heb eu cwblhau oherwydd cyfyngiadau'r pandemig ac felly'n cael eu symud ymlaen i'r flwyddyn ariannol gyfredol.

·       Sicrhau bod manylion ynghylch hyfforddiant ar gyfer cronfeydd answyddogol yn cael eu rhoi ar agendâu cyfarfodydd cyrff llywodraethu ysgolion ym mis Medi 2021.

·       Mae adroddiadau Archwiliadau Ysgolion hefyd yn cael eu darparu i gadeiryddion cyrff llywodraethu a'r Adran Addysg sy'n eu monitro'n barhaus.

·       Cael y gwerth gorau am arian mewn ysgolion a rhoi sicrwydd, yn enwedig ers i'r trothwy Rheolau Gweithdrefn Contract Band A godi o £5,000 i £10,000.

·       Y gwerth gorau a gafwyd o'r adolygiadau a gynhaliwyd ar thema.

·       Cynnwys rheoli risgiau mewn archwiliadau ysgolion yn y dyfodol er mwyn sicrhau bod strwythurau llywodraethu’n ddigonol.

·       Ailddechrau arolygiadau Estyn ym mis Medi 2021, y diffyg arolygiadau rhwng mis Ebrill 2020 a mis Medi 2021 oherwydd COVID-19 a'r sicrwydd a gafwyd gan gynghorwyr herio sy'n ymweld ag ysgolion.

·       Mwy o brofion ar gyfrifon cronfeydd answyddogol ysgolion, y gan arwain at gynnydd mewn diffyg cydymffurfio a'r hyfforddiant arfaethedig yn cael ei drefnu i fynd i'r afael â'r materion a amlygwyd.

Nododd y Cadeirydd y bwlch yn arolygiadau Estyn rhwng mis Ebrill 2020 a mis Medi 2021 oherwydd COVID-19.

Er gwybodaeth.

Cyflwynodd Jeff Fish a Jonathan Rogers, Ymchwilwyr y Tîm Twyll Corfforaethol, grynodeb 'er gwybodaeth' o'r gwaith a gwblhawyd gan Swyddogaeth Twyll yr Is-adran Archwilio Mewnol yn 2020/21.

Darparodd yr adroddiad grynodeb o weithgareddau'r Swyddogaeth Twyll ar gyfer 2020/2021 a gwerth y swyddogaeth, ac adolygwyd cyflawniadau o'u cymharu â'r canlyniadau targed a gynhwyswyd yng Nghynllun Gwrth-dwyll y Swyddogaeth Twyll ar gyfer 2020/21. 

 Roedd y trosolwg o'r gwaith a wnaed yn amlygu'r gwaith sylweddol a gwblhawyd ar gynlluniau cymorth grant COVID-19, datblygu gweithdrefnau ataliol, asesiadau risg a gwiriadau ôl-sicrwydd yn ogystal ag ymchwilio i achosion posib o dwyll. 

Cynyddodd nifer yr adroddiadau a dderbyniwyd gan y tîm yn ystod 2020/21 yn sylweddol bron 50%, yn ogystal â'r gwaith COVID-19 nas cynlluniwyd, y dangosir manylion yn y tablau priodol yn yr adroddiad.  Parhaodd y cynnydd hwn i adlewyrchu ymwybyddiaeth uwch a phroffil gweladwy'r tîm fel y gronfa ar gyfer honiadau allanol a mewnol yn ymwneud â swyddogaethau'r cyngor.

Roedd gweithgareddau allweddol 2020/21 yn cynnwys y meysydd gwaith canlynol: -

·       Gwaith ar y cyd gyda Gwasanaeth Gwrth-dwyll, Cydymffurfio a Dyled yr Adran Gwaith a Phensiynau.

·       Menter Twyll Genedlaethol 2020.

·       Ymwybyddiaeth o Dwyll.

·       Gwaith rhwng asiantaethau a chyfnewid data.

·       Ymchwiliadau sy'n ymwneud â gweithwyr.

·       COVID-19.

Nododd yr Adolygiad o ganlyniadau yn erbyn Cynllun Swyddogaeth Twyll 2020/21 mai dim ond un o'r saith gweithgaredd Swyddogaeth Twyll arfaethedig a gyflawnwyd yn llawn, gyda phedwar ohonynt yn cael eu cyflawni'n rhannol. Roedd Atodiad 1 yn rhoi manylion y gweithgareddau hyn.  Y prif ffactor ar gyfer peidio â chyflawni'r canlyniadau arfaethedig yn 2020/21 oedd dargyfeirio adnoddau ar gyfer COVID-19 er mwyn darparu cymorth grant.

Gofynnodd y Pwyllgor gwestiynau i'r swyddogion a ymatebodd yn briodol.  Roedd y trafodaethau'n ymwneud â'r canlynol: -

·       Ceisiadau yn ôl y math o grant – gwiriadau cais am grantiau addasu adeiladau.

·       Ymchwilio i atgyfeiriadau a dderbyniwyd, yn enwedig y rheini na chawsant eu cyflawni’r llynedd o ganlyniad i COVID-19.

·       Pwysigrwydd ymwybyddiaeth y cyhoedd o'r gwasanaeth fel gwasanaeth ataliol a rhoi sicrwydd.

·       Sut mae'r cydweddiadau o fewn y Fenter Twyll Genedlaethol yn cael eu rheoli o fewn yr Awdurdod a sut mae’r canlyniadau wedi bod yn debyg iawn dros nifer o flynyddoedd.

Diolchodd Ben Smith, Adran 151/Prif Swyddog Cyllid i'r tîm a'u llongyfarch ar eu cyflawniadau.  Tynnodd sylw at werth y tîm a dywedodd y byddai adnoddau ychwanegol yn cael eu hystyried.

Diolchodd y Cadeirydd a'r Pwyllgor hefyd i'r tîm am eu gwaith ac roeddent yn falch iawn bod adnoddau tîm ychwanegol yn cael eu hystyried.

Y Cynghorydd P R Hood-Williams (Is-gadeirydd) fu'n llywyddu

Penderfynwyd cymeradwyo Rhaglen Hyfforddiant y Pwyllgor Llywodraethu ac Archwilio.

Cyflwynodd Adam Hill, Dirprwy Brif Weithredwr Raglen Hyfforddi ddrafft y Pwyllgor Llywodraethu ac Archwilio.

Esboniwyd bod canllawiau a gyhoeddwyd gan CIPFA yn 2018 o'r enw 'Canllawiau Ymarferol i Awdurdodau Lleol a'r Heddlu' yn darparu Fframwaith Gwybodaeth a Sgiliau ar gyfer Pwyllgorau Archwilio. Roedd y Fframwaith yn argymell y Meysydd Gwybodaeth Craidd canlynol ar gyfer Aelodau'r Pwyllgor Archwilio:

·       Gwybodaeth sefydliadol

·       Rôl a gweithredoedd y Pwyllgor Archwilio

·       Llywodraethu

·       Archwilio Mewnol

·       Rheoli ariannol a chyfrifeg

·       Archwilio Allanol

·       Rheoli Risgiau

·       Gwrth-dwyll

·       Gwerthoedd llywodraethu da

Ceir crynodeb o fanylion yr wybodaeth graidd sy'n ofynnol a sut y gellir ei chymhwyso yn Atodiad 1.

Nodwyd nad oedd dyddiadau'r hyfforddiant wedi'u cytuno eto ac y byddent yn cael eu nodi unwaith y cytunwyd ar y cynllun hyfforddi.

Cadarnhaodd y Pwyllgor y byddent yn hapus i fynychu sesiynau hyfforddi y tu allan i gyfarfodydd ac ychwanegodd fod hyfforddiant ar-lein yn rhoi mwy o hyblygrwydd o ran amseru/cynnwys y sesiynau.

Penderfynwyd cymeradwyo Rhaglen Hyfforddi'r Pwyllgor Llywodraethu ac Archwilio.

Er gwybodaeth.

Cyflwynodd Simon Jones, Swyddog Gwella Strategaeth a Pherfformiad y Gwasanaethau Cymdeithasol, Adolygiad Dilynol Swyddfa Archwilio Cymru (SAC) o Drefniadau Diogelu Corfforaethol – adroddiad Plant Cyngor Abertawe, 'er gwybodaeth'.

Amlinellwyd bod yr adroddiad yn rhoi trosolwg o adroddiad ac argymhellion SAC, mewn perthynas â diogelu plant.  Roedd hefyd yn tynnu sylw at y camau gwella a gymerwyd gan y Grŵp Diogelu Corfforaethol i fynd i'r afael ag argymhellion.

Darparwyd crynodeb o gefndir yr adolygiad dilynol a gynhaliwyd y llynedd, a'r dull a ddefnyddiwyd gan SAC wrth lunio’i hadroddiad a gyhoeddwyd ym mis Chwefror 2020, ynghyd â'r camau gweithredu arfaethedig.  Darparodd Atodiadau 1 a 2 y rhaglen waith a'r camau gweithredu a nodwyd gan y Grŵp Diogelu Corfforaethol/grwpiau tasg

Ychwanegwyd y byddai cynnydd yn erbyn argymhellion ac adroddiad Swyddfa Archwilio Cymru yn cael ei fonitro yn Adroddiad Blynyddol y Cyngor ar Ddiogelu.

Nododd yr Is-gadeirydd fod y Pwyllgor eisoes wedi tynnu sylw at bryderon ynghylch y profion GDG a ddarparwyd gan yr Awdurdod a disgwylid adroddiad pellach yn ddiweddarach yn y flwyddyn.

Trafododd y pwyllgor y canlynol: -

·       Mesurau perfformiad corfforaethol mewn perthynas â chydymffurfiaeth â gwiriadau GDG.

·       Hyfforddi staff ysgol ar Drais yn Erbyn Menywod, Cam-drin Domestig a Thrais Rhywiol (VAWDASV).

·       Monitro a chyflymu'r gyfradd gydymffurfio o ran hyfforddiant diogelu.

·       Sicrhau bod dyddiadau cyflawni'r cynllun gweithredu yn cael eu bodloni.

·       Monitro contractau a'r risg bosib o gaffael ysgolion yn y dyfodol.

·       Symud gwirfoddolwyr mewn ysgolion i'r system Oracle.

·       Yr hyfforddiant afreolaidd a ddarperir i Gynghorwyr sy'n gweithredu fel llywodraethwyr ysgol a'r angen i’w wella yn y dyfodol.

·       Nifer y grwpiau sy'n ymwneud â diogelu a sicrhau bod cylch gorchwyl clir ar waith ar gyfer pob un er mwyn osgoi dyblygu/deall cyfrifoldebau.

·       Cyflwyno cartrefi plant preifat yn Abertawe yn ddiweddar a'r angen i sicrhau bod y system yn ddigon deinamig i fynd i'r afael â'r newidiadau.

·       Ysgolion oedd wedi dewis peidio ag ymrwymo i'r Cytundeb Lefel Gwasanaeth gyda'r Awdurdod am eu bod yn teimlo nad oeddent yn cael gwerth am arian, a rhai ysgolion yn ennill y sgiliau perthnasol yn fewnol.

Dywedodd y Dirprwy Brif Weithredwr y byddai'n trafod y materion a godwyd yn yr adroddiad â Swyddog Gwella Strategaeth a Pherfformiad y Gwasanaethau Cymdeithasol ac yn adrodd yn ôl wrth y Pwyllgor.

Penderfynwyd y dylid darparu adroddiad diweddaru i'r Pwyllgor sy'n rhoi sicrwydd ar y canlynol: -

·       bod dyddiadau'r Cynllun Gweithredu’n cael eu bodloni;

·       yr eir i'r afael â'r risg bosib o ran contractau caffael/monitro ysgolion;

·       bod hyfforddiant ar gyfer Cynghorwyr sy'n Llywodraethwyr Ysgolion yn cael ei ddarparu yn y dyfodol;

·       bod eglurder yn cael ei roi ynghylch cylch gorchwyl / cyfrifoldebau'r gwahanol grwpiau sy'n cefnogi'r Bwrdd Diogelu Corfforaethol. 

Er gwybodaeth.

Darparwyd Adroddiad Olrhain Camau Gweithredu'r Pwyllgor Llywodraethu ac Archwilio 'er gwybodaeth’.

Er gwybodaeth.

Adroddwyd am Gynllun Gwaith y Pwyllgor Llywodraethu ac Archwilio 'er gwybodaeth’.

Nodwyd y byddai'r cyfarfod nesaf yn gyfarfod Pwyllgor Arbennig am 10am ddydd Mawrth, 24 Awst 2021.