Agenda, decisions and minutes

Etholwyd Paula O'Connor.

Penderfynwyd ethol Paula O’Connor yn Gadeirydd ar gyfer Blwyddyn Ddinesig 2021/2022.

(Paula O'Connor fu'n llywyddu)

Etholwyd y Cynghorydd C E Lloyd.

Penderfynwyd ethol y Cynghorydd C E Lloyd yn Is-gadeirydd ar gyfer blwyddyn ddinesig 2021-2022.

www.abertawe.gov.uk/DatgeluCysylltiadau

Yn unol â'r Côd Ymddygiad a fabwysiadwyd gan Ddinas a Sir Abertawe, datganwyd y buddiannau canlynol: -

Datganodd y Cynghorydd J W Jones gysylltiad personol a rhagfarnol â Chofnod rhif 80 - Ymateb i Adroddiad Archwilio Theatr y Grand 2020/21 a gadawodd y cyfarfod cyn i'r eitem gael ei thrafod.

Datganodd y Cynghorydd J A Raynor gysylltiad personol â Chofnod rhif 81 - Adroddiad Archwilio Cyflogaeth Staff Asiantaeth 2019/20 - Diweddariad 2021.

Datganodd y Cynghorwyr M B Lewis a T M White gysylltiadau personol â Chofnod Rhif 78 - Cynllun Blynyddol Archwiliad Mewnol 2020/21 - Adroddiad Monitro ar gyfer y cyfnod rhwng 1 Ionawr 2021 a 31 Mawrth 2021.

Datganodd Julie Davies (Aelod Lleyg) gysylltiad personol â Chofnod rhif 80 - Ymateb i Adroddiad Archwilio Theatr y Grand 2020/21.

Yn unol â'r Côd Ymddygiad a fabwysiadwyd gan Ddinas a Sir Abertawe, datganwyd y buddiannau canlynol: -

Datganodd y Cynghorydd J W Jones gysylltiad personol a rhagfarnol â Chofnod Rhif 80 – Ymateb i Adroddiad Archwilio Theatr y Grand 2020/21 a gadawodd y cyfarfod cyn i'r eitem gael ei thrafod.

Datganodd y Cynghorydd J A Raynor gysylltiad personol â Chofnod rhif 81 – Adroddiad Archwilio Cyflogi Staff Asiantaeth 2019/20 – Diweddariad 2021.

Datganodd y Cynghorwyr M B Lewis a T M White gysylltiadau personol â Chofnod Rhif 78 - Cynllun Blynyddol Archwiliad Mewnol 2020/21 - Adroddiad Monitro ar gyfer y cyfnod o 1 Ionawr 2021 i 31 Mawrth 2021.

Datganodd Julie Davies (Aelod Lleyg) gysylltiad personol â Chofnod rhif 80 – Ymateb i Adroddiad Archwilio Theatr y Grand 2020/21.

Cymeradwyo a llofnodi, fel cofnod cywir, gofnodion y cyfarfod(ydd) blaenorol.

Cymeradwywyd.

Penderfynwyd cymeradwyo cofnodion cyfarfod blaenorol y Pwyllgor Archwilio fel cofnod cywir, yn amodol ar y diwygiadau canlynol: -

Cofnod rhif 73 - Cynllun Gwaith y Pwyllgor Archwilio ar gyfer 2020/21 a 2021/22 - rhoi 'y Pwyllgor' yn lle 'cynghorwyr' yn y trydydd paragraff.

Nodwyd.

Cyflwynodd y Prif Archwiliwr, Nick Davies, adroddiad a oedd yn darparu'r archwiliadau terfynol ac unrhyw waith arall a wnaed gan yr Is-adran Archwilio Mewnol yn ystod y cyfnod o 1 Ionawr 2021 i 31 Mawrth 2021.

Cwblhawyd cyfanswm o 25 o archwiliadau yn ystod y chwarter. Rhestrwyd yr archwiliadau a gwblhawyd yn Atodiad 1, a oedd hefyd yn dangos lefel y sicrwydd a roddwyd ar ddiwedd yr archwiliad a nifer yr argymhellion a wnaed ac y cytunwyd arnynt. Roedd Atodiad 2 yn darparu crynodeb o'r cwmpas o'r adolygiadau terfynol yn ystod y cyfnod.

Rhoddwyd dadansoddiad o lefelau sicrwydd yr archwiliadau a gwblhawyd a gwnaed cyfanswm o 209 o argymhellion archwilio a chytunodd y rheolwyr i weithredu'r holl argymhellion heblaw am un.

Esboniwyd bod mynediad i holl safleoedd y cyngor wedi'i gyfyngu oherwydd pandemig parhaus COVID-19. Roedd hyn wedi cael effaith sylweddol ar allu'r Tîm Archwilio i gwblhau profion ar y safle a byddai'n parhau i wneud hynny nes i'r cyfyngiadau gael eu codi.  Esboniwyd hefyd nad oedd y Tîm yn gallu cynnal rhai ymweliadau archwilio gan na allai staff gael mynediad i rai safleoedd, e.e. ysgolion.

Cafodd y Pwyllgor yr wybodaeth ddiweddaraf am y grant a'r gwaith ychwanegol a wnaed gan yr Adran Archwilio Mewnol yn ystod y cyfnod.  Darparwyd gwybodaeth hefyd am salwch staff a gwaith arall a wnaed gan aelodau'r tîm y tu allan i'w dyletswyddau arfaethedig.

Darparodd Atodiad 3 Gynllun Archwilio Mewnol 2020/21 - Cynnydd hyd at 31/03/21 ac esboniwyd bod 79 o archwiliadau o gynllun archwilio 2020/21 wedi'u cwblhau i o leiaf y cam adroddiad drafft (52%), gyda 13 o archwiliadau ychwanegol yn mynd rhagddo (8%). O ganlyniad, roedd tua 60% o'r Cynllun Archwilio wedi'i gwblhau neu ar waith. Yn ogystal, oherwydd newidiadau mewn gofynion ardystio ar gyfer nifer o grantiau a newidiadau eraill yn ystod y flwyddyn, nid oedd angen 7 o'r archwiliadau a oedd wedi'u cynnwys yn y cynllun gwreiddiol.

Cyhoeddwyd tri adroddiad cymedrol yn y chwarter ac roeddent yn cynnwys Cyfrifon Derbyniadwy 2020/21, Theatr y Grand 2020/21 a Rheoli Absenoldeb 2020/21.

Hysbyswyd y Pwyllgor hefyd fod yn rhaid gohirio rhai archwiliadau tan 2021-2022 a bod yr archwiliadau gohiriedig yn ymwneud yn bennaf â Gwasanaethau Cymdeithasol, TG, Ardrethi Busnes (Ardrethi Annomestig Cenedlaethol) ac archwiliadau ysgolion, a darparwyd manylion llawn.

Darparwyd manylion y gwaith dilynol a gwblhawyd rhwng 1 Ionawr a 31 Mawrth 2021, gan gynnwys gwaith dilynol Cyflogi Gweithwyr Asiantaeth.

Trafododd y pwyllgor y canlynol: -

·         Pryder ynglŷn â'r oedi wrth dynnu sylw at fanylion incwm Theatr y Grand;

·         Ar ôl ei adolygu, mae'r adran yn cydnabod pwysigrwydd cadw staff profiadol mewn meysydd gwasanaeth;

·         Hyfforddiant ar-lein gorfodol nad yw'n cael ei gwblhau gan reolwyr ar y Gronfa Ddysgu a sut y caiff nodiadau atgoffa eu dosbarthu'n rheolaidd i adrannau;

·         Gwrthod derbyn un argymhelliad risg isel gan gleient a thrafodaethau ynghylch y mesurau ychwanegol y gallai Archwilio Mewnol eu cyflwyno i roi sicrwydd pellach pan oedd y broses risg isel yn cael ei chynnal;

·         Gweithdrefnau adolygu dilynol a gynhaliwyd gan yr Archwiliad Mewnol;

·         Cyfraniad Archwilio a Thwyll Corfforaethol wrth gyhoeddi grantiau ardrethi busnes.

Myfyriodd y Cadeirydd ar y meysydd o'r cynllun a ohiriwyd a'r effaith y mae'r gohiriadau hynny wedi'i chael ar y sicrwydd a gafwyd gan y Pwyllgor Llywodraethu ac Archwilio ar ddiwedd y flwyddyn.

Penderfynwyd y byddai Aelodau'r Pwyllgor Llywodraethu ac Archwilio yn nodi'r wybodaeth yn yr adroddiad hwn.

Cymeradwywyd yr argymhelliad.

Cyflwynodd Ben Smith, Prif Swyddog Cyllid/Adran 151 adroddiad a oedd yn rhoi'r diweddaraf am swyddogaeth Cyfrifon Derbyniadwy y Ganolfan Gwasanaethau.

Amlinellwyd y cynnydd a wnaed ers cyfarfod y Pwyllgor ym mis Chwefror 2021 ac fe'i crynhowyd yn fanwl.  

Trafododd y pwyllgor y canlynol: -

·         Adnoddau staff Cyfrifon Derbyniadwy;

·         Mai adrannau/meysydd gwasanaeth unigol sy'n gyfrifol am ddyledion a sut y gellir tynnu sylw pob cyfarwyddiaeth at hyn;

·         Cynnydd o ran Cwmwl Oracle a'r angen i drosglwyddo staff oherwydd yr amserlenni dan sylw;

·         Canlyniad cadarnhaol yr adroddiadau alldro yr adroddwyd amdanynt wrth y Cabinet ar 17 Mehefin 2021 sy'n rhoi'r canlyniad Cyfrifon Derbyniadwy mewn persbectif;

·         Monitro dyledion yn rheolaidd;

·         Manylion yn nogfen Ymwybyddiaeth Dyledion Banc Lloyds.

Soniodd y Cadeirydd am y ffaith y gohiriwyd yr holl anfonebau / ddyledion rhwng mis Ebrill a Gorffennaf 2020, a bod hyn yn effeithio ar sefyllfa bresennol y cyngor a'r Gwasanaethau Cyfreithiol.

Penderfynwyd ar y canlynol:  -

1)    Atgoffir Adrannau Gwasanaeth ymhellach o'u cyfrifoldebau a'u rôl yn y broses anfonebu.  Dylid atgyfnerthu hyn drwy'r Cyfarwyddwyr a Phenaethiaid Gwasanaeth er mwyn sicrhau cysondeb a chadernid y broses;

2)    Bydd Cyfrifon Derbyniadwy yn parhau i adrodd i'r Tîm Rheoli Corfforaethol bob chwarter fel diweddariad pellach ar y sefyllfa o ran dyledion ar draws yr awdurdod;

3)    Cyflwynir adroddiad diweddaru i gyfarfod y Pwyllgor a drefnwyd ar gyfer 14 Medi 2021;

4)    Caiff y ddogfen Ymwybyddiaeth Dyledion Banc Lloyds ei ddosbarthu i'r Pwyllgor.

Er gwybodaeth.

Cyflwynodd Martin Nicholls, Cyfarwyddwr Lleoedd, Tracey McNulty, Pennaeth y Gwasanaethau Diwylliannol a Bobby Grey, Rheolwr Dros Dro Theatr y Grand adroddiad 'er gwybodaeth' a oedd yn rhoi diweddariad ac ymateb i Archwiliad Mewnol Theatr y Grand 2020.

Roedd yr adroddiad yn ymdrin â'r 1 Risg Uchel (RU); 6 Risg Ganolig (RG) a'r holl risgiau eraill a gofnodwyd a oedd naill ai'n Risg Isel (RI) neu'n Arfer Da (AD).  Darparwyd Cynllun Gweithredu wedi'i ddiweddaru yn Atodiad A.

Tynnodd y Cyfarwyddwr Lleoedd sylw at y ffaith bod nifer o faterion yn peri pryder, nad aethpwyd i'r afael â rhai ohonynt o'r blaen, ac roedd yn cydnabod nad oedd hyn yn ddigon da.  Fodd bynnag, ychwanegodd fod y Cynllun Gweithredu yn dangos cynnydd sylweddol, gan gynnwys 4 argymhelliad a oedd wedi'u cwblhau.

Cyfeiriodd at yr heriau a gafwyd yn sgîl COVID-19, yn ogystal â rhai materion staffio cymhleth iawn ac ychwanegodd fod y gwaith a wnaed wedi darparu sylfaen i symud ymlaen.

Rhoddodd Pennaeth y Gwasanaethau Diwylliannol wybodaeth fanylach i'r Pwyllgor am yr anawsterau a wynebir gan Theatr y Grand, yn enwedig cau'r theatr yn ystod COVID-19 ac adleoli staff. Amlygwyd y ffaith er nad oedd argymhellion blaenorol wedi cael sylw, ar ôl i'r tîm rheoli gweithredol ddychwelyd o ddyletswyddau Profi, Diogelu ac Olrhain (POD), cytunwyd ar yr holl gamau gweithredu a'u cwblhau ar unwaith. 

Trafododd y pwyllgor y canlynol: -

·         Y sefyllfa o ran rhoi tocynnau am ddim, yr angen i adolygu'r polisi diweddaredig yn ystod y cyfnod adfer sydd i ddod a'i gysoni â rhai o'r arferion a wnaed i wella presenoldeb;

·         Y gwaith dilynol a wneir gan Archwilio Mewnol yn ddiweddarach yn y flwyddyn ariannol;

·         Y risgiau ehangach a wynebir gan y theatr, gan gynnwys yr arena newydd, materion staffio a'r angen i ddilyn prosesau a gweithdrefnau yn ystod absenoldeb rheolwyr;

·         Gweithio mewn partneriaeth â sefydliadau eraill, e.e. Cyngor y Celfyddydau / grwpiau theatr ieuenctid lleol / Cyngor Hil Cymru ac apelio at gymdogion agos y theatr;

·         Risgiau a nodwyd yn yr adroddiad gan gynnwys materion ariannol a sut mae'r gyfarwyddiaeth / maes gwasanaeth yn ymdrin â risgiau yn ystod newid ac absenoldebau staff.

Dywedodd y Cadeirydd ei bod yn siomedig gyda chynnwys yr adroddiad, a oedd yn dangos dadansoddiad o reolaeth fewnol sylfaenol a diffyg goruchwyliaeth gan reolwyr.  Ychwanegodd ei bod wedi’i sicrhau gan y ffaith bod y tîm rheoli'n mynd i'r afael â'r materion, wedi gwneud cynnydd ac y byddai'r Pwyllgor yn cael adroddiad dilynol yr Archwiliad Mewnol yn ddiweddarach yn y flwyddyn.

Er gwybodaeth.

Rhoddodd Adrian Chard, Rheolwr Adnoddau Dynol Strategol a Datblygu Sefydliadol adroddiad diweddaru 'er gwybodaeth' ar gamau gweithredu sy'n deillio o'r adroddiad Archwilio Cyflogi Staff Asiantaeth.

Amlinellwyd y camau gweithredu a gymerwyd ers mis Mehefin 2020 a oedd yn cynnwys: -

·         E-bost at aelodau'r Tîm Rheoli Corfforaethol a gyhoeddwyd yng Ngwanwyn 2021 a oedd yn atgoffa Rheolwyr i sicrhau eu bod yn cydymffurfio â'r Polisi Gweithwyr Asiantaeth;

·         Yn dilyn ymgynghoriad priodol, cytunwyd ar Bolisi Gweithwyr Asiantaeth diwygiedig yng nghyfarfod y Cyd-bwyllgor Ymgynghorol a byddai'n gweithredu fel llwyfan ar gyfer ymgysylltu ymhellach â Rheolwyr o ran ymgysylltu â Gweithwyr Asiantaeth yn eu meysydd priodol;

·         Parhaodd Adnoddau Dynol a Datblygu Sefydliadol i anfon nodiadau atgoffa rheolaidd at Reolwyr i adolygu ymgysylltiad gweithwyr asiantaeth a oedd wedi'u penodi ers dros 12 mis, ac roedd yn ofynnol i Reolwyr gadarnhau ei bod yn briodol o hyd i'r cyngor ymgysylltu â gweithiwr asiantaeth yn hytrach na chyflogi person yn y swydd.

Hysbyswyd y Pwyllgor fod 166 o weithwyr asiantaeth yn cael eu cyflogi gan yr Awdurdod ar 31 Mawrth 2021 a darparwyd manylion yr adran / maes gwasanaeth.  Manylwyd hefyd ar y costau 'ar gontract' ac 'oddi ar gontract'. 

Ychwanegwyd y cysylltwyd â Phenaethiaid Gwasanaeth i roi adborth ar y mesurau cydymffurfio a nodwyd yn yr Adroddiad Archwilio a manylwyd ar adborth adrannau / meysydd gwasanaeth, ynghyd â'r gwaith partneriaeth a ddarparwyd gan Staffline.

Trafododd y pwyllgor y canlynol: -

·         Nifer y staff asiantaeth sy'n cael eu defnyddio a sut roedd y ffigurau a ddarparwyd yn giplun mewn amser;

·         Y nod cyffredinol yw lleihau costau gweithwyr asiantaeth drwy gynnig hyfforddeiaethau;

·         Lleihau gwariant ar gontractau gyda chwmnïau sy'n darparu gweithwyr asiantaeth;

·         Darparu manylion swyddi cyfwerth ag amser llawn er mwyn sefydlu cyfanswm y gwariant / cyfraddau cyfartalog fesul awr a fydd yn amlygu nifer y staff cyfwerth ag amser llawn sydd eu hangen;

·         Gwasanaethau rheng flaen yn cynnig swyddi amser llawn yn hytrach na phenodi gweithwyr asiantaeth a darparu dadansoddiad o'r costau sy'n ymwneud â gweithwyr asiantaeth;

·         Paham mai gweithwyr asiantaeth ac nid staff cyflogedig oedd yn darparu gwasanaeth parhaol yn yr Uned Drafnidiaeth Ganolog, a sut yr eid i'r afael â sefyllfaoedd tebyg wedi'u nodi ar draws y cyngor;

·         Polisi strategol yw'r Polisi Gweithwyr Asiantaeth, lle byddai'n rhaid i feysydd gwasanaeth / adrannau penodol fynd i'r afael ag unrhyw faterion gweithredol;

·         Y ffaith nad oedd gweithwyr ysgol wedi’u cynnwys yn y ffigurau a ddarparwyd ac yn y dyfodol bydd angen cynnwys y manylion hynny yn y ffigurau a ddarparwyd;

·         Archwilio Mewnol yn gwneud gwaith manwl ynghylch meysydd gwasanaeth sy'n defnyddio lefel uchel o weithwyr asiantaeth ac yn canolbwyntio ar gyfraddau salwch / absenoldeb yn y meysydd hynny;

·         Y posibilrwydd o Graffu yn ymchwilio i'r pwnc ymhellach, yn benodol Gweithgor y Gweithlu er mwyn rhoi sicrwydd ychwanegol;

·         Cydymffurfio'n gadarn â'r Polisi Gweithwyr Asiantaeth ym mhob rhan o'r Awdurdod;

Dywedodd y Cadeirydd fod yr adroddiad diweddaru o ganlyniad i adroddiad Archwilio Mewnol cymedrol a oedd hefyd wedi tynnu sylw at wariant blynyddol o £4 miliwn.  Yn ogystal, gofynnodd am y posibilrwydd y gallai'r cyngor sefydlu banc asiantaeth mewnol, yn debyg i'r un sy'n gweithredu o fewn y GIG. 

Mynegodd y Prif Swyddog Cyllid / Adran 151 bryder y dylai'r pwyllgor ddilyn y gweithdrefnau a chaniatáu i adrannau fynd i'r afael â'r meysydd pryder a amlygwyd gan y pwyllgor, ac ymateb i'r Rheolwr Adnoddau Dynol Strategol a Datblygu Sefydliadol.  Byddai’r pwyllgor wedyn yn cael gwybod am y cynnydd.

Awgrymodd Tracey Meredith, Prif Swyddog Cyfreithiol / Swyddog Monitro, er mwyn osgoi dyblygu, y dylai Cadeirydd a Chadeirydd Pwyllgor y Rhaglen Graffu drafod y mater ymhellach ac, os oes angen, adrodd wrth gyfarfod yn y dyfodol.

Atgyfnerthodd y Cadeirydd rôl y Pwyllgor o ran cael sicrwydd bod cydymffurfiaeth â pholisi a gweithdrefnau'r cyngor, a thynnodd sylw at y ffaith nad oedd unrhyw awydd i ddyblygu'r gwaith a wnaed gan Bwyllgor y Rhaglen Graffu.

Penderfynwyd y byddai'r Rheolwr Adnoddau Dynol Strategol a Datblygu Sefydliadol yn darparu adroddiad diweddaru i gyfarfod y Pwyllgor a drefnwyd ar gyfer 12 Hydref 2021.

Er gwybodaeth.

Darparwyd Adroddiad Olrhain Camau Gweithredu'r Pwyllgor Archwilio 'er gwybodaeth’.

Tynnodd y Cadeirydd sylw at y cam gweithredu i olrhain argymhellion    Archwilio Cymru sy'n weddill yn Adroddiad Olrhain Camau Gweithredu.  Cyfeiriodd at Atodiad 2 – y llythyr at y Cadeirydd oddi wrth Gyfarwyddwr   Archwilio Archwilio Cymru ynghylch adroddiadau ac argymhellion, lle’r          ailadroddwyd bod angen darparu adroddiad olrhain. 

Ychwanegodd y Prif Swyddog Cyllid / Swyddog Adran 151 fod olrhain   adroddiadau Archwilio Cymru yn fater o allu i'r Awdurdod ar hyn o bryd.

Ychwanegodd y Cadeirydd y byddai'n gwneud ymholiadau gyda'r Prif         Archwilydd, Cyngor Caerdydd ynglŷn â'r feddalwedd maent yn ei defnyddio ac       y byddai'n cysylltu ag Archwilio Cymru ynghylch unrhyw daenlenni y maent yn      eu defnyddio.      

Er gwybodaeth.

Adroddwyd am Gynllun Gwaith y Pwyllgor Archwilio 'er gwybodaeth’.

Dywedodd y Dirprwy Brif Weithredwr fod rhaglen hyfforddi wrthi'n cael ei drafftio a fyddai'n ystyried cylch gorchwyl newydd y Pwyllgor.

Gofynnodd y Cadeirydd i Dwyll Corfforaethol ddarparu adroddiad diweddaru 6 mis yn ogystal â'i adroddiad blynyddol.

Tynnodd y Swyddog Gwasanaethau Democrataidd sylw at y ffaith y byddai adroddiadau Archwilio Cymru ac adroddiadau ychwanegol mewn perthynas â risg a rheolaeth ariannol yn cael eu hychwanegu at y Cynllun.