Agenda, decisions and minutes

www.abertawe.gov.uk/DatgeluCysylltiadau

Yn unol â'r Côd Ymddygiad a fabwysiadwyd gan Ddinas a Sir Abertawe, ni ddatganwyd unrhyw fuddiannau.

Cymeradwyo a llofnodi, fel cofnod cywir, gofnodion y cyfarfod(ydd) blaenorol.

Cymeradwywyd.

Penderfynwyd cymeradwyo cofnodion cyfarfod blaenorol y Pwyllgor Archwilio fel cofnod cywir.

Argymhellwyd yr argymhelliad.

Cyflwynodd Adam Hill, Dirprwy Brif Weithredwr, adroddiad a oedd yn rhoi’r wybodaeth ddiweddaraf am Gylch Gorchwyl y Pwyllgor o ganlyniad i Ddeddf Llywodraeth Leol ac Etholiadau (Cymru) 2021 a Chanllaw CIPFA – Canllawiau Ymarferol Pwyllgorau Archwilio ar gyfer Awdurdodau Lleol a’r Heddlu (rhifyn 2018).

Esboniwyd bod y Pwyllgor wedi cael yr wybodaeth ddiweddaraf am y cylch gorchwyl yn ei gyfarfod ym mis Mawrth ar newidiadau i'r cylch gwaith ac enw'r Pwyllgor o ganlyniad i ddeddfwriaeth newydd. Ychwanegodd yr adroddiad at y newidiadau hynny, gan ystyried arfer gorau a'r argymhellion yn arweiniad CIPFA. Darparwyd y newidiadau a amlygwyd yn Atodiad 1.

Ychwanegwyd y byddai'r cylch gorchwyl yn cael ei anfon at Weithgor y Cyfansoddiad a'r cyngor i'w gymeradwyo ar ôl i'r Pwyllgor gytuno arno.

Penderfynwyd cymeradwyo'r newidiadau.

1) Cymeradwyo Adroddiad Blynyddol yr Archwiliad Mewnol 2020/21;

2) Dylid nodi barn y Prif Archwilydd.

Cyflwynodd Simon Cockings, Prif Archwilydd, adroddiad a oedd yn crynhoi'r gwaith a gwblhawyd gan Archwilio Mewnol 2020/21 ac a oedd yn cynnwys barn y Prif Archwilydd ar gyfer 2020/21, yn seiliedig ar y gwaith a wnaed yn ystod y flwyddyn.

Pwysleisiodd yr adroddiad effaith pandemig COVID-19 ar y Tîm Archwilio Mewnol, a fu'n ymwneud â gwahanol feysydd gwaith fel rhan o ymateb cyffredinol y cyngor i'r pandemig. Ychwanegwyd bod cymaint o'r Cynllun Archwilio â phosib wedi'i gwblhau a bod yr holl archwiliadau sylfaenol wedi'u cwblhau hyd at 31 Mawrth 2021, ac eithrio Ardrethi Busnes a gafodd radd sylweddol yn 2019-20. Roedd y gwaith a gwblhawyd gan Archwilio Mewnol yn ystod y flwyddyn yn cwmpasu 68% o'r gweithgareddau a gynlluniwyd yn wreiddiol a'r risgiau allweddol a gynhwyswyd yng nghynllun archwilio 2020/21 ac roedd 99% o'r argymhellion a wnaed wedi'u cymeradwyo. Ychwanegwyd bod archwiliadau thematig o ysgolion wedi'u cynnal hefyd. Gwnaed hefyd waith dilynol mewn 6 maes gwasanaeth sy'n derbyn adroddiadau cymedrol.

Amlinellwyd rhestr gyflawn o bob archwiliad a gwblhawyd yn ystod 2020-21, ynghyd â lefel y sicrwydd a nifer yr argymhellion a wnaed ac a dderbyniwyd yn Atodiad 1 a manylwyd ar ddangosyddion perfformiad 2020-21 yn Atodiad 2.

Darparwyd manylion y canlynol: -

·         Adolygiad o 2020/21;

·         Gwaith dilynol a gwblhawyd;

·         Dangosyddion perfformiad;

·         Rhaglen sicrhau ansawdd a gwella a datganiad o gydymffurfio â Safonau Archwilio Mewnol y Sector Cyhoeddus (PSIAS);

·         Datganiad o annibyniaeth sefydliadol;

·         Barn y Prif Archwilydd am y gwaith a gwblhawyd yn 2020-21.

Dywedodd y Cadeirydd ei bod wedi cyfarfod â'r Prif Swyddog Cyllid/Adran 151 a'r Prif Archwilydd ynghylch canllawiau CIPFA a'i bod yn fodlon bod barn y Prif Archwilydd yn adlewyrchu'r canllawiau.

Mynegodd y Cadeirydd a'r Pwyllgor eu diolch i'r Prif Archwilydd a'r Tîm Archwilio Mewnol am eu gwaith sylweddol dan amgylchiadau anodd iawn.

Trafododd y pwyllgor y canlynol: -

·         Parhau ag adolygiadau gan gymheiriaid yn y dyfodol a manteision adolygiadau blaenorol a gynhaliwyd;

·         Trafodaethau parhaus ymysg y Prif Archwilwyr ynghylch dangosyddion perfformiad, yn enwedig yr angen iddynt fod yn fwy ystyrlon;

·         Bod yr adolygiadau thematig o ysgolion wedi bod yn gynhyrchiol iawn;

·         Bod yr Adran Addysg yn bwriadu ailadrodd y rhaglen hyfforddi ar gyfer ysgolion a diweddaru cyfarwyddiadau cyfrifyddu ar gyfer ysgolion a bod y canllaw caffael ar gyfer ysgolion yn cael ei ddiweddaru ar hyn o bryd;

·         Sicrhau bod yr ôl-groniad o waith a grëwyd gan y pandemig yn cael ei reoli'n effeithiol, bod pob archwiliad gohiriedig yn risg is/ni all y Tîm Archwilio Mewnol fod yn bresennol yn gorfforol a bod yr holl archwiliadau gohiriedig yn cael eu cynnwys yng Nghynllun 2021/22;

·         Y tebygrwydd rhwng Abertawe ac awdurdodau lleol eraill yng Nghymru, yn enwedig gyda staff yn cael eu defnyddio mewn gwahanol feysydd gwaith;

·         Effaith COVID-19 ar y llwyth gwaith, sut yr oedd wedi newid arferion gwaith a sut yr oedd y gallu i ddarparu sicrwydd yn aros yr un peth.

Penderfynwyd ar y canlynol: -

1)    Penderfynwyd cymeradwyo Adroddiad Blynyddol Archwilio Mewnol 2020-21;

2)    nodi barn y Prif Archwilydd.

Cytunwyd ar Adroddiad Blynyddol y Pwyllgor Llywodraethu ac Archwilio Drafft 2020/21 a'i anfon ymlaen i'r Cyngor i'w gymeradwyo.

Cyflwynodd y Cadeirydd Adroddiad Blynyddol Drafft y Pwyllgor Llywodraethu ac Archwilio ar gyfer blwyddyn ddinesig 2020/21 i'r Pwyllgor ei adolygu a gwneud sylwadau arno cyn cyflwyno'r adroddiad terfynol i'r cyngor.

Talodd deyrnged i ymdrechion staff y cyngor i gynnal trefniadau llywodraethu cadarn, a'u hymdrech wych drwy gydol holl heriau COVID-19. Diolchodd hefyd i Aelodau'r Pwyllgor, y Prif Archwilydd, Archwilio Mewnol, Swyddfa Archwilio Cymru a'r Cynghorydd L V Walton (cynrychiolydd y Pwyllgor yn y Grŵp Llywodraethu) am eu gwaith a'r cynnydd a wnaed gan y Pwyllgor.

Dywedodd y bu bylchau mewn rhai meysydd ond bod y rhain wedi'u gwella gydag adroddiadau ar y Fframwaith Perfformiad, Partneriaethau, Gwerth am Arian/Meincnodi. Ychwanegodd y byddai'r Pwyllgor, fel y digwyddodd yn y blynyddoedd cyn COVID-19, yn ymgysylltu â Swyddfa Archwilio Cymru ynglŷn â'i effeithiolrwydd.

Cyfeiriwyd hefyd at y gwelliannau sy'n ofynnol o ran rheoli risg, gan ganolbwyntio'n benodol ar fanylion, a nodwyd y disgwylir i swyddogion dderbyn hyfforddiant ychwanegol yn fuan. Dywedodd hefyd y byddai pob cyfarwyddwr yn rhoi'r wybodaeth ddiweddaraf i'r Pwyllgor ynghylch sut y maent yn ymdrin â risgiau o fewn eu hadrannau a lefel y rheolaeth y maent yn ei defnyddio i sicrhau eu bod yn cyflawni'u hamcanion.

Penderfynwyd y dylid cytuno ar Adroddiad Blynyddol Drafft y Pwyllgor Llywodraethu ac Archwilio 2020/21 a'i anfon ymlaen i'r cyngor i'w gymeradwyo.

Er Gwybodaeth.

Cyflwynodd y Prif Archwilydd adroddiad 'er gwybodaeth' i'r pwyllgor, a oedd yn darparu statws yr argymhellion a wnaed yn yr archwiliadau hynny lle y gwnaethpwyd gwaith dilynol yn Chwarter 4 2020/21, a oedd yn caniatáu i'r Pwyllgor Archwilio fonitro'r broses o weithredu argymhellion a wnaed gan Archwilio Mewnol. Darparodd Atodiad 1 grynodeb o'r argymhellion a dderbyniwyd ac a rhoddwyd ar waith.

Tynnwyd sylw at y ffaith bod pob un o'r 38 o argymhellion a wnaed wedi'u rhoi ar waith, sy'n darparu cyfradd weithredu o 100%.

Er Gwybodaeth.

Cyflwynodd Richard Rowlands, Rheolwr Cyflwyno a Pherfformiad Strategol, adroddiad Chwarter 3 2020/21 a oedd yn darparu trosolwg o statws Risgiau Corfforaethol yn y cyngor i roi sicrwydd i'r Pwyllgor bod risgiau allweddol yn cael eu rheoli'n unol â pholisi a fframwaith rheoli risgiau'r cyngor.

Mae'r canlynol yn crynhoi statws y risgiau a gofnodwyd yn y Gofrestr Risgiau Corfforaethol yn Chwarter 4 2020/21, o'i gymharu â Chwarter 3 2020/21: -

·         Roedd 5 risg statws coch yn y Gofrestr Risgiau Corfforaethol:

o   Rhif Adnabod Risg 153 – Diogelu.

o   Rhif Adnabod Risg 159 - Rheolaeth Ariannol: agweddau CATC ar Abertawe Gynaliadwy.

o   Rhif Adnabod Risg 222 - Diogelwch digidol, data a seiberddiogelwch.

o   Rhif Adnabod Risg 264 – COVID-19

o   Rhif Adnabod Risg 269 - Economi ac isadeiledd lleol.

·         Cofnodwyd bod yr holl risgiau corfforaethol wedi'u hadolygu o leiaf unwaith yn ystod Chwarter 4.

·         Ychwanegwyd Risg Gorfforaethol newydd at y gofrestr risgiau yn ystod Ch4 – Rhif Adnabod Risg 289 Lleihau a Mynd i'r Afael â Thwyll.

·         Ni chafodd unrhyw risgiau corfforaethol eu dadactifadu.

·         Ni chafodd unrhyw risgiau eu codi i'r Gofrestr Risgiau Corfforaethol.

Roedd Atodiad A yn cynnwys y risgiau ar 30/04/21 a gofnodwyd yng Nghofrestr Risgiau Corfforaethol y cyngor. Roedd yr adroddiadau ar gyfer pob risg yn cynnwys gwybodaeth esboniadol gyffredinol yn ymwneud â'u dosbarthiad.

Ychwanegwyd bod y Datganiad Llywodraethu Blynyddol drafft ar gyfer 2020/21 yn nodi bod angen gwella ansawdd gwybodaeth risg o fewn y gofrestr risgiau.  Trefnwyd cynnal gweithdy ar Fesurau Rheoli Risgiau gyda'r Tîm Arweinyddiaeth ar 25 Mai 2021.

Cyfeiriwyd at gais y Cadeirydd bod Cyfarwyddwyr yn mynychu pob chwarter ar sail cylchdro ac yn rhoi cyflwyniadau i'r Pwyllgor ynglŷn â'r amgylchedd rheolaeth fewnol, gan gynnwys rheoli risgiau. Byddai'r adroddiadau risg chwarterol yn cyd-fynd â phresenoldeb y Cyfarwyddwr bob chwarter.

Diolchodd y Rheolwr Cyflwyno a Pherfformiad Strategol hefyd i'r swyddogion am eu cefnogaeth, yn enwedig Adam Hill, y Dirprwy Brif Weithredwr, a Gordon Wright, Swyddog Perfformiad Busnes.

Trafododd y pwyllgor y canlynol: -

·         Faint o waith a wnaed i gyrraedd y sefyllfa bresennol;

·         Y cysondeb a ddarperir pan gofnodir pob risg yn yr un modd;

·         Yr oedi wrth ddiweddaru rhai risgiau y byddai'r newidiadau newydd sy'n cael eu cyflwyno'n mynd i'r afael â hwy;

·         Lefel y sicrwydd a ddaw yn sgil y newidiadau.

Bod y Datganiad Llywodraethu Blynyddol yn cael ei gytuno ac yn ddarostyngedig i'r gwelliannau a amlygwyd gan y Pwyllgor gael eu hychwanegu, eu hanfon ymlaen i'r Cyngor i'w cymeradwyo fel rhan o'r Datganiad Cyfrifon.

Cyflwynodd y Rheolwr Cyflwyno a Pherfformiad Strategol Ddatganiad Llywodraethu Blynyddol (DLlB) 2020/21 drafft a oedd yn rhoi cyfle i'r pwyllgor gyfrannu at yr adolygiad blynyddol o lywodraethu.

Cyfeiriodd yr adroddiad at y Sefydliad Siartredig Cyllid Cyhoeddus a Chyfrifyddiaeth (CIPFA) a chanllawiau fframwaith diwygiedig y Gymdeithas Prif Weithredwyr Awdurdodau Lleol ar y Côd Llywodraethu Corfforaethol, a oedd yn manylu ar y 7 egwyddor a ddarparwyd o fewn y fframwaith. Amlinellwyd hefyd fanylion am sut yr oedd yr awdurdod wedi cydymffurfio â'r fframwaith, ynghyd â materion arwyddocaol a wynebwyd yn ystod y flwyddyn.

Darparwyd DLlB 2020/21 drafft yn Atodiad A a byddai'r fersiwn derfynol yn cael ei hadrodd i'r cyngor cyn iddo gael ei lofnodi gan yr Arweinydd a'r Prif Weithredwr a'i gyhoeddi gyda Datganiad Cyfrifon archwiliedig 2020/21.

Cadarnhaodd y Cynghorydd L V Walton, cynrychiolydd y Pwyllgor ar gyfer y Grŵp Llywodraethu, fod y broses gyffredinol o ddrafftio'r DLlB wedi bod yn gadarn iawn a chanmolodd waith pawb sy'n ymwneud â llunio'r adroddiad.

Trafododd y pwyllgor y canlynol: -

·         Pryder nad oedd rhai adroddiadau am sefydliadau allanol ar gael a thrafod y posibilrwydd o ddefnyddio adroddiadau dros dro yn hytrach na defnyddio adroddiadau o flynyddoedd dinesig blaenorol;

·         Diweddaru amserlenni i ganiatáu i adroddiadau fod yn unol â'r DLlB/Datganiad Cyfrifon Blynyddol a'r anawsterau y mae'r cyngor yn eu hwynebu wrth gyflawni materion sydd y tu hwnt i'w reolaeth;

·         Egwyddor B – Ymgysylltu â rhanddeiliaid a sut yr oedd adrannau wedi bod yn defnyddio egwyddorion cyd-gynhyrchu;

·         Diwygiadau teipograffyddol ym mharagraff 12.1, Egwyddor F sy'n cyfeirio at baragraff o ddatganiad y llynedd;

·         Diwygiadau teipograffyddol posib yn Atodiad 1 ym mharagraffau 6.3 a 6.4, sy'n cyfeirio at 2018/19;

·         Yr angen i ddiweddaru ffigurau ariannol yn Atodiad 1, paragraff 7.1.1 cyn cyfarfod y cyngor;

·         Pryderon blaenorol a amlygwyd gan y pwyllgor ynghylch gallu'r gweithlu a gwydnwch a sut yr eir i'r afael â'r rhain a sut y byddent yn cael eu gwella yn y dyfodol agos;

·         Sut y caiff risgiau posib nad ydynt wedi'u nodi'n flaenorol eu hadolygu ac y dylid eu cynnwys mewn datganiadau sicrwydd uwch-reolwyr sy'n nodi'r risgiau allweddol a oedd yn 'fyw' yn ystod y flwyddyn.

Diolchodd y Dirprwy Brif Weithredwr, sef Cadeirydd y Grŵp Llywodraethu, i'r grŵp am gyflawni'r ddogfen, yn enwedig yn ystod blwyddyn anodd iawn. Diolchodd hefyd i'r Cynghorydd L V Walton am ddarparu her wleidyddol ac ehangach i'r grŵp.

Penderfynwyd y dylid cytuno ar y Datganiad Llywodraethu Blynyddol ac, yn amodol ar ychwanegu'r gwelliannau a amlygwyd gan y pwyllgor, ei anfon at y cyngor i'w gymeradwyo fel rhan o'r Datganiad Cyfrifon.

Er Gwybodaeth.

Darparwyd Adroddiad Olrhain Camau Gweithredu'r Pwyllgor Archwilio a Llywodraethu 'er gwybodaeth’.

Dywedodd y Cadeirydd fod nifer o gamau gweithredu'n mynd rhagddynt ond bod dyddiadau wedi'u hychwanegu at yr adroddiad olrhain.

Er Gwybodaeth.

Adroddwyd am Gynllun Gwaith y Pwyllgor Archwilio 'er gwybodaeth’.

Dywedodd y Cadeirydd fod angen Cynllun Gwaith wedi'i ddiweddaru yn y cyfarfod nesaf a drefnwyd i adlewyrchu'r cylch gorchwyl newydd ac i sicrhau bod agendâu'r dyfodol yn cael eu cydbwyso drwy gydol y flwyddyn.

Ychwanegodd y byddai'n cysylltu â Jason Garcia, Swyddfa Archwilio Cymru ynglŷn â chynnal adolygiad mwy ffurfiol o effeithiolrwydd y pwyllgor a gofynnwyd i Gynghorwyr anfon unrhyw syniadau ymlaen at Swyddog y Gwasanaethau Democrataidd.