Lleoliad: O bell drwy Microsoft Teams. Cyfarwyddiadau
Cyswllt: Gwasanaethau Democrataidd: - 636923
Rhif | Eitem |
---|---|
Datgeliadau o fuddiannau personol a rhagfarnol. Cofnodion: Yn unol â'r Côd
Ymddygiad a fabwysiadwyd gan Ddinas a Sir Abertawe, ni ddatganwyd unrhyw
fuddiannau. |
|
Cymeradwyo a llofnodi, fel cofnod cywir, gofnodion y cyfarfod(ydd)
blaenorol. Cofnodion: Penderfynwyd cymeradwyo cofnodion cyfarfod blaenorol y
Pwyllgor Archwilio fel cofnod cywir. |
|
Adroddiad Archwilio Cymru - Cynllun Archwilio Dinas a Sir Abertawe 2020-2021. PDF 562 KB Cofnodion: Cyflwynodd Jason
Garcia, Swyddfa Archwilio Cymru (SAC), Gynllun Archwilio 2021 a oedd yn
darparu'r gwaith archwilio arfaethedig, pryd y câi ei wneud, beth fyddai'r gost
a phwy fyddai'n ymgymryd â'r gwaith. Cyfeiriodd yn
benodol at effaith COVID-19 fel a amlinellir yn yr adroddiad, yn enwedig y
dulliau newydd o weithio a gyflwynwyd. Darparodd Arddangosyn 1 risgiau
archwilio'r datganiad ariannol, a thynnwyd sylw at y risgiau sylweddol.
Darparwyd manylion materion eraill, yn enwedig cynnydd o ran cyflwyno'r system
Oracle Cloud ac archwiliad perfformiad yn Arddangosyn
2. Roedd Arddangosyn 3 yn dangos y Rhaglen Perfformiad Archwilio ar gyfer
2021-22 ac roedd Arddangosyn 4 yn rhoi crynodeb o'r gwaith ardystio hawliadau
am grantiau. Amlinellwyd manylion y ffi archwilio, y tîm archwilio a'r amserlen
yn Arddangosion 5, 6 a 7. Trafododd y
pwyllgor y canlynol: - ·
Archwiliad
allanol o'r Fargen Ddinesig a'r trefniadau sydd eisoes ar waith; ·
Sut y
caiff gwerth am arian ei fesur a'r dulliau a ddefnyddir i ddiffinio'r term, yn
enwedig faint o waith y mae angen ei wneud, sy'n golygu nad yw maes gwaith yn
gost-effeithiol. Diolchodd y
Cadeirydd i Swyddfa Archwilio Cymru am y modd yr oeddent wedi gweithio gyda
swyddogion y cyngor drwy gydol pandemig COVID-19. Penderfynwyd ar
y canlynol: - 1)
Nodi
cynnwys yr adroddiad; 2)
bod
Swyddfa Archwilio Cymru yn dosbarthu gwybodaeth ychwanegol am ddiffiniadau o
gost-effeithiolrwydd/werth am arian. |
|
Cynllun Blynyddol Swyddogaeth Dwyll 2021/22. PDF 686 KB Dogfennau ychwanegol:
Cofnodion: Cyflwynodd Jeff Fish a Jonathan Rogers o'r Tîm Twyll Corfforaethol
adroddiad a oedd yn nodi'r meysydd gweithgarwch arfaethedig ar gyfer
Swyddogaeth Twyll yr Adran Archwilio Mewnol ar gyfer 2021/22. Amlygodd yr adroddiad rwymedigaeth y cyngor i fynd i'r afael â thwyll ac
egwyddorion mynd i'r afael â thwyll. Amlinellodd hefyd nodau'r cynllun gwrth-dwyll, gan fesur gwerthoedd y swyddogaeth dwyll a
chanolbwyntiodd ar adnoddau'r swyddogaeth dwyll. Cyfeiriwyd yn benodol at
Atodiad 3 – Rhestr Wirio Asesiad Risg Gwrth-dwyll 2021/22, Atodiad 4 –
Datganiad Gwrth-dwyll 2021/22 ac Atodiad 4 – Cynllun Gwrth-dwyll 2021/22. Crynhowyd mai nod yr adroddiad oedd dangos ymrwymiad parhaus y cyngor i
fynd i'r afael â thwyll, hyrwyddo'r lefelau uchaf o onestrwydd, lleihau'r
potensial ar gyfer difetha enw da a sicrhau tryloywder drwy 'gael ei weld yn
cael trefn ar ei faterion ei hun'. Trafododd y pwyllgor y canlynol: - ·
ni chafwyd cynnydd mewn twyll mewnol o ganlyniad i
batrymau gwaith newydd; ·
adnoddau cyfredol/llwyth gwaith mawr yr is-adran; ·
pwysigrwydd parhaus y tîm wrth iddo weithredu fel rhwystr
rhag twyll; ·
ymchwilio i is-osod stociau tai'r cyngor; ·
y defnydd rhagweithiol o wybodaeth cydweddu data. Dywedodd Swyddog Adran 151 nad oedd ganddo unrhyw bryder ar hyn o bryd
ynghylch adnoddau'r tîm. Ychwanegodd y byddai'n gweithredu pe bai angen ond ei
fod bob amser yn ymwybodol bod yn rhaid i'r cyngor weithio o fewn ei
ffiniau. Cydnabu hefyd fod y tîm yn
adweithiol ar hyn o bryd oherwydd ei faint a chanmolodd aelodau'r tîm am eu
hymroddiad i'r swydd. Penderfynwyd cymeradwyo'r Cynllun Gwrth-dwyll ar gyfer 2021-22.
|
|
Siarter Archwilio Mewnol 2021/22. PDF 477 KB Cofnodion: Cyflwynodd Simon
Cockings, Prif Archwiliwr, adroddiad a oedd yn ceisio cymeradwyaeth ar gyfer
Siarter Archwilio Mewnol 2021/22. Tynnodd sylw'n benodol at y siarter a
amlinellwyd yn Atodiad 1 yr adroddiad, a oedd yn cynnwys y canlynol: - ·
Diffiniad
o Archwiliad Mewnol; ·
Rôl a
swyddogaeth Archwiliad Mewnol; ·
Cwmpas
Archwiliad Mewnol; ·
Annibyniaeth
Archwiliad Mewnol; ·
Rôl
Ymgynghorol Archwiliad Mewnol; ·
Rôl
twyll, llwgrwobrwyaeth a llygredd Archwiliad Mewnol; ·
Adnoddau
Archwiliad Mewnol; a ·
Rhaglen
Sicrhau Ansawdd a Gwella Cadarnhaodd y
Prif Archwilydd nad oedd ganddo unrhyw gyfrifoldeb rheoli arall a oedd wedi
cyfyngu ar annibyniaeth yr Archwiliad Mewnol. Holodd y pwyllgor am y newidiadau
deddfwriaethol diweddar y byddai'n rhaid eu hadlewyrchu yn y cylch gorchwyl
diwygiedig. Penderfynwyd cymeradwyo Siarter Archwilio Mewnol 2021/22,
ar yr amod bod y cylch gorchwyl yn cael ei ddiwygio i adlewyrchu'r newidiadau
deddfwriaethol a gyflwynwyd gan Ddeddf Llywodraeth Leol ac Etholiadau (Cymru)
2021. |
|
Strategaeth Archwilio Mewnol a Chynllun Blynyddol 2021/22. PDF 378 KB Dogfennau ychwanegol:
Cofnodion: Cyflwynodd y Prif
Archwilydd adroddiad a oedd yn ceisio cymeradwyaeth y Cynllun Archwilio Mewnol
a'r Strategaeth Archwilio Mewnol ar gyfer 2021/22. Darparwyd y
Strategaeth Archwilio Mewnol yn Atodiad 1, crynodeb o Gynllun Archwilio Mewnol
2021/22 yn Atodiad 2, Cynllun Blynyddol Archwilio Mewnol 2021/22 yn Atodiad 3
a'r Map Sicrwydd yn Atodiad 4. Ychwanegodd ar
gyfer 2021/22, fod yr adran Archwilio Mewnol yn cynnwys 9.1 cyfwerth amser
llawn ynghyd â'r Prif Archwilydd, yr un lefel o adnoddau ag a gafwyd yn
2020/21. Roedd hyn yn rhoi cyfanswm o 2,366 o ddiwrnodau a fyddai ar gael. Amlygwyd bod y cynllun yn darparu digon o
staff ar draws adrannau. Cafwyd trafodaeth
yn dilyn hyn a oedd yn canolbwyntio ar y canlynol: - ·
Sut
mae archwilio mewnol ac allanol yn gweithredu mewn perthynas â phrosiectau
Oracle Cloud/y Fargen Ddinesig/Abertawe Ganolog; ·
Datgeliadau
Uwch-swyddogion/Cynghorwyr mewn perthynas â buddiannau/rhoddion. Atgoffodd y
Cadeirydd aelodau'r pwyllgor eu bod yn gorfod dibynnu'n llwyr ar sicrwydd y
Prif Archwilydd bod y Cynllun Blynyddol yn seiliedig ar risg ac y byddai'r
cwmpas yn darparu gwybodaeth archwilio ddigonol i roi sicrwydd. Ychwanegodd y
dylai'r pwyllgor gefnogi cymeradwyo'r cynllun gyda'r rhybudd ei fod yn
dibynnu'n llwyr ar gydymffurfiaeth y Prif Archwilydd â'r Safonau Archwilio
Mewnol. Awgrymodd ei bod yn cysylltu â'r Prif Archwilydd i weld a ellid darparu
gwybodaeth ychwanegol am y cwmpas yn y dyfodol. Penderfynwyd
ar y canlynol: - 1)
Cymeradwyo
Strategaeth Archwilio Mewnol a Chynllun Blynyddol 2021/22; 2)
Cefnogi'r
cynllun yn seiliedig ar sicrwydd y Prif Archwilydd ei fod wedi'i gynhyrchu yn
unol â'r Safonau Archwilio Mewnol a bod cwmpas archwiliadau unigol yn
canolbwyntio ar feysydd risg allweddol. |
|
Adroddiad Olrhain Camau Gweithredu'r Pwyllgor Archwilio. (Er Gwybodaeth) PDF 356 KB Cofnodion: Darparwyd
Adroddiad Olrhain Camau Gweithredu'r Pwyllgor Archwilio 'er gwybodaeth’. |
|
Cynllun Gwaith y Pwyllgor Archwilio. (Er Gwybodaeth) PDF 221 KB Dogfennau ychwanegol:
Cofnodion: Adroddwyd am
Gynllun Gwaith y Pwyllgor Archwilio 'er gwybodaeth’. Dywedodd y
Cadeirydd fod gwaith yn mynd rhagddo mewn perthynas â Chynllun Gwaith 2021/22 ac
y byddai fersiwn ddiweddaredig yn cael ei hadrodd i'r
cyfarfod nesaf. Nododd yr
ychwanegir adroddiad y Datganiad Llywodraethu Blynyddol ar gyfer cyfarfod mis
Mai. Darllenodd ddatganiad a dderbyniwyd gan y Cynghorydd L V Walton a
gadarnhaodd fod y broses ar gyfer llunio'r Datganiad Llywodraethu Blynyddol
wedi bod yn gadarn a bod pob un o'r 4 cyfarwyddiaeth wedi cwblhau eu
hadrannau'n brydlon, a oedd wedi'u cynnwys yn yr adroddiad drafft a'u bod wedi
dilyn yr amserlen. |