Lleoliad: O bell drwy Microsoft Teams. Cyfarwyddiadau
Cyswllt: Gwasanaethau Democrataidd: - 636923
Rhif | Eitem |
---|---|
Datgeliadau o fuddiannau personol a rhagfarnol. Cofnodion: Yn unol â’r Côd
Ymddygiad a fabwysiadwyd gan Ddinas a Sir Abertawe, datganwyd y buddion
canlynol: - Datganodd y
Cynghorwyr P M Black, P R Hood-Williams, J W Jones a T M White gysylltiadau
personol fel llywodraethwyr ysgol â Chofnod Rhif 95 – Strategaeth a Chynllun
Blynyddol Archwilio Mewnol 2020/21. Datganodd y Cynghorwyr C Anderson, M B Lewis a T M White gysylltiadau personol fel aelodau'r Awdurdod Iechyd Porthladdoedd â Chofnod Rhif 95 – Strategaeth a Chynllun Blynyddol Archwilio Mewnol 2020/21. |
|
Siarter Archwilio Mewnol 2020/21. (Simon Cockings) PDF 472 KB Cofnodion: Cyflwynodd Simon
Cockings, Prif Archwiliwr, adroddiad a oedd yn ceisio cymeradwyaeth ar gyfer
Siarter Archwilio Mewnol 2020/21.
Tynnodd sylw'n benodol at y siarter a amlinellwyd yn Atodiad 1 yr
adroddiad a oedd yn cynnwys y canlynol: - ·
Diffiniad
o Archwiliad Mewnol; ·
Rôl a
swyddogaeth Archwiliad Mewnol; ·
Cwmpas
Archwiliad Mewnol; ·
Annibyniaeth
Archwiliad Mewnol; ·
Rôl
Ymgynghorol Archwiliad Mewnol; ·
Rôl
twyll, llwgrwobrwyaeth a llygredd Archwiliad Mewnol; ·
Adnoddau
Archwiliad Mewnol; ·
Rhaglen
Sicrhau Ansawdd a Gwella Cadarnhaodd y
Prif Swyddog nad oedd ganddo unrhyw gyfrifoldeb rheoli arall a oedd wedi
cyfyngu ar annibyniaeth yr Archwiliad Mewnol. Holodd y pwyllgor, yn sgîl y newidiadau deddfwriaethol arfaethedig, sut byddai'r
berthynas rhwng y Pwyllgor Archwilio a'r Pwyllgor Craffu'n cael ei rheoli a
phwysleisiodd yr angen i osgoi dyblygu. Penderfynwyd cymeradwyo Siarter Archwilio Mewnol 2020/21. |
|
Dogfennau ychwanegol:
Cofnodion: Cyflwynodd y Prif
Archwiliwr adroddiad a oedd yn ceisio cymeradwyaeth ar gyfer Strategaeth Archwilio Mewnol a Chynllun
Blynyddol Archwilio Mewnol 2020/21. Darparwyd y
Strategaeth Archwilio Mewnol yn Atodiad 1, crynodeb o Gynllun Archwilio Mewnol
2020/21 yn Atodiad 2 a rhestr o archwiliadau a gynlluniwyd ar gyfer y flwyddyn
yn Atodiad 3, ynghyd â'r diwrnodau a gynlluniwyd ar gyfer pob archwiliad a'r
risg ganfyddiedig. Ychwanegodd ar
gyfer 2020/21, fod yr adran Archwilio Mewnol yn cynnwys 9.1 cyfwerth amser
llawn ynghyd â'r Prif Archwiliwr, yr un lefel o adnoddau ag a gafwyd yn
2019/20. Roedd hyn yn rhoi cyfanswm o
2,366 o ddiwrnodau a fyddai ar gael.
Amlygwyd bod y cynllun yn darparu digon o staff ar draws adrannau. Cafwyd trafodaeth
yn dilyn hyn a oedd yn canolbwyntio ar y canlynol: - ·
Effaith
Covid-19 ar y Cynllun Archwilio wrth fynd ymlaen, sut roedd staff wedi gweithio
yn ystod y cyfyngiadau symud a'r disgwyliad yr effeithir ar ganlyniadau'r
cynllun; ·
Yr
archwiliad o'r grantiau a dderbyniwyd a sut i'w monitro yn y dyfodol; ·
Rheoli'r
llwyth gwaith a gynhwysir yn y Cynllun Archwilio, blaenoriaethu'r meysydd lle
ceir y risg fwyaf. Dywedodd y
Cadeirydd fod y Cynllun Archwilio yn uchelgeisiol iawn ond y byddai Covid-19 yn
effeithio arno. Nodwyd bod gan rai
meysydd nifer cyfyngedig o ddiwrnodau ar gyfer adolygiad ac efallai y byddai
angen addasu yn ystod y flwyddyn.
Ychwanegodd ei bod hi'n bwysig adolygu'r cynllun drwy gydol y flwyddyn a
chynigiodd y dylid darparu diweddariadau chwarterol
i'r Pwyllgor Archwilio. I gloi, dywedodd
fod y cynllun yn risg uchel i'r awdurdod ac y byddai angen digon o staff i
ddarparu sicrwydd ar ddiwedd y flwyddyn. Penderfynwyd: - 1)
Cymeradwyo'r
Cynllun a'r Strategaeth Archwilio Mewnol ar gyfer 2020-21 ; 2) Darparu diweddariadau chwarterol drwy gydol 2020-21. |
|
Adroddiad Blynyddol Drafft y Pwyllgor Archwilio - 2019/2020. (Simon Cockings) PDF 538 KB Cofnodion: Cyflwynodd y Prif
Archwiliwr Adroddiad Blynyddol Drafft y Pwyllgor Archwilio ar gyfer 2019-2020. Dywedodd y
Cadeirydd fod angen diwygiadau i'r adroddiad a chynigiodd
ohirio'r adroddiad tan gyfarfod nesaf y Pwyllgor Archwilio. Penderfynwyd gohirio'r adroddiad tan gyfarfod nesaf y Pwyllgor Archwilio. |
|
Adroddiad Archwilio Mewnol Blynyddol 2019/2020. (Simon Cockings) PDF 301 KB Dogfennau ychwanegol:
Cofnodion: Cyflwynodd y Prif
Archwiliwr adroddiad a oedd yn adolygu gwaith yr Is-adran Archwilio Mewnol yn
ystod 2019-20 ac roedd yn cynnwys barn ofynnol y Prif Archwiliwr ar yr
amgylchedd rheoli mewnol ar gyfer 2019-20 yn seiliedig ar y profion archwilio a
gwblhawyd yn y flwyddyn. Darparwyd
crynodeb o'r amser a dreuliwyd yn 2019-20 ar y categorïau gwahanol o waith
Archwilio Mewnol yn Atodiad 1.
Cyfeiriodd at y ffaith bod 93% o'r tasgau archwilio ar Gynllun Blynyddol
2019-20 wedi'u cwblhau neu ar waith ar 31 Mawrth 2020. Amlinellwyd
rhestr gyflawn o bob archwiliad a gwblhawyd yn ystod 2019-20, ynghyd â lefel y
sicrwydd a nifer yr argymhellion a wnaed ac a dderbyniwyd yn Atodiad 2 a
manylwyd ar ddangosyddion perfformiad 2019-20 yn Atodiad 3. Darparwyd
manylion y canlynol: - ·
Gwaith
dilynol a gwblhawyd; ·
Dangosyddion
perfformiad; ·
Rhaglen
sicrhau ansawdd a gwella a datganiad o gydymffurfio â Safonau Archwilio Mewnol
y Sector Cyhoeddus (PSIAS); ·
Datganiad
o annibyniaeth sefydliadol; ·
Barn
y Prif Archwiliwr am y gwaith a gwblhawyd yn 2019-20. Cyfeiriodd y
Swyddog Adran 151 at y lefelau sicrwydd sylweddol a chymedrol yn ei wasanaeth
ef a hysbysodd y pwyllgor o'i fwriad i gryfhau'r meysydd hyn. Trafododd y
pwyllgor y canlynol: - ·
natur
gadarnhaol iawn yr adroddiad, yn enwedig cyn Covid-19 a'r gwaith da sy'n cael
ei wneud gan y Prif Archwiliwr a'i dîm archwilio mewnol; ·
Y
cynnydd rhagorol sy'n cael ei wneud mewn perthynas â'r gwaith a gwblhawyd drwy
gydol y flwyddyn gan Archwilio Mewnol; ·
Adnoddau
ychwanegol sy'n cael eu darparu i Gyfrifon Derbyniadwy. Diolchodd y
Cadeirydd i'r Prif Archwiliwr a'r staff Archwilio Mewnol a'u llongyfarch ar
gwblhau rhaglen enfawr o waith. Penderfynwyd cymeradwyo Adroddiad Blynyddol Archwilio Mewnol 2019-20. |
|
Dogfennau ychwanegol: Cofnodion: Cyflwynodd y Prif
Archwiliwr adroddiad 'er gwybodaeth' a roddodd i'r pwyllgor statws yr
argymhellion a wnaed yn yr archwiliadau hynny lle bu'n rhaid gwneud gwaith
dilynol yn ystod Chwarter 4, 2019-20.
Roedd yr adroddiad wedi caniatáu i'r Pwyllgor Archwilio fonitro'r broses
o weithredu'r argymhellion a wnaed gan Archwilio Mewnol. |
|
Dogfennau ychwanegol: Cofnodion: Cyflwynodd Jeff
Fish, Ymchwilydd gyda'r Tîm Twyll Corfforaethol, yr adroddiad ar y Cynllun
Gwrth-dwyll ar gyfer 2020/2021. Nododd fod y Cynllun Gwrth-dwyll ar gyfer
2020/2021 yn parhau'n debyg iawn i gynllun 2019/20 ac amlinellodd ei nodau. Ychwanegodd fod gwaith y tîm yn ymatebol yn
bennaf a thynnodd sylw at effaith Covid-19 ar waith y tîm, gan gynnwys y
gwahanol fathau o dwyll yr oeddent yn dod ar eu traws yn ystod y cyfyngiadau
symud a'r swm mawr o waith arferol a oedd yn parhau. Darparodd Atodiad
1 Restr Wirio Asesiad Risg Gwrth-dwyll 2020/21, roedd Atodiad 2 yn cynnwys
Datganiad Gwrth-dwyll 2020/21 ac yn Atodiad 3 cafwyd Cynllun Gwrth-dwyll
2020/21. Trafododd y
pwyllgor y canlynol: - ·
Yr
ymagwedd gytbwys sy'n cael ei defnyddio gan y tîm a sicrhau bod gweithwyr yr
awdurdod yn hawlio'r holl fudd-daliadau yr oeddent yn gymwys i'w hawlio; ·
Y
gwahanol fathau o weithredoedd twyllodrus y deuir ar eu traws; ·
Sut
mae'r cyfyngiadau symud wedi effeithio ar arferion gwaith y tîm. Gwnaeth y
Cadeirydd sylw ar y diffyg gwaith rhagweithiol sy'n cael ei wneud ac
ychwanegodd fod absenoldeb y gwaith hwn yn risg i'r cyngor. Penderfynwyd cymeradwyo'r Cynllun Gwrth-dwyll ar gyfer 2020-21. |
|
Datganiad Llywodraethu Blynyddol Drafft. (Richard Rowlands) PDF 310 KB Dogfennau ychwanegol:
Cofnodion: Darparodd Richard
Rowlands, Rheolwr Perfformiad a Chyflwyno Strategol, Ddatganiad
Llywodraethu Blynyddol Drafft 2019-20 i'w adolygu gan y Pwyllgor Archwilio, cyn
anfon yr adroddiad ymlaen at y cyngor fel rhan o'r Datganiad o Gyfrifon. Cyfeiriodd at y
Datganiad Llywodraethu Blynyddol a ddarparwyd yn Atodiad A, sut roedd yr
awdurdod wedi cydymffurfio â'r 'Fframwaith ar gyfer Llywodraethu Da mewn
Llywodraeth Leol', sefydlu'r Grŵp Llywodraethu Lleol, ffynonellau sicrwydd
mewnol, gwaith y Pwyllgor Archwilio a'r rhestr o gamau gweithredu arfaethedig
i'w cymryd yn 2020-21. Gwnaeth y
Cynghorydd L V Walton, cynrychiolydd y Pwyllgor Archwilio ar y Grŵp
Llywodraethu Blynyddol, sylw ar y gwaith cefndir a wnaed gan y grŵp, y
problemau llywodraethu sylweddol sy'n gysylltiedig â'r fframwaith a gynhwyswyd
yn yr adroddiad a'r niferoedd a gynhwyswyd yn y gofrestr risgiau. Gofynnodd y
Pwyllgor pam nad oedd unrhyw gyfeiriad at Bwyllgorau Datblygu Polisi yn yr
adroddiad ac amlygodd y Cadeirydd fân wallau argraffyddol ym mharagraffau 9.12
a 9.13 yr adroddiad a fyddai'n cael eu diwygio. Penderfynwyd cymeradwyo Datganiad Llywodraethu Blynyddol 2019-20, yn amodol ar y newidiadau argraffyddol a'r cyfeiriad at Bwyllgorau Datblygu Polisi a amlygwyd uchod, a'i gyfeirio at y cyngor i'w gymeradwyo. |
|
Cyflwyniad - Fframwaith Rheoli Perfformiad. (Richard Rowlands) PDF 406 KB Cofnodion: Darparodd y
Rheolwr Perfformiad a Chyflwyno Strategol adroddiad 'er gwybodaeth' ar
Fframwaith Rheoli Perfformiad y cyngor. Roedd yr
adroddiad yn darparu cyflwyniad i'r fframwaith ac yn amlinellu sut yr oedd yn
cyd-fynd â threfniadau llywodraethu cyffredinol y cyngor. Amlygwyd bod fframwaith y cyngor yn darparu
elfen allweddol o'r trefniadau llywodraethu ac egwyddorion llywodraethu da yn
seiliedig ar y fframwaith ‘Delivering Governance in Local Government’
a gyhoeddwyd gan CIPFA a SOLACE yn 2016. Darparwyd y prif
elfennau o'r Fframwaith Rheoli Perfformiad ac roeddent yn cynnwys: ·
Cynllun
Corfforaethol ·
Cynlluniau
Gwasanaeth ·
Arfarniadau ·
Monitro
Perfformiad Cyfeiriodd y
Cadeirydd at y diagram rheoli perfformiad a thynnodd sylw at y thema reolaidd
o'r anallu i gyflawni arbedion a sut roedd swyddogion a staff yn cael eu dal i
gyfrif. Eglurwyd bod rheoli perfformiad yn cael ei adolygu gan y Tîm Rheoli Corfforaethol a Chraffu ac roedd hyn yn darparu lefel o atebolrwydd a her. |
|
Swyddfa Archwilio Cymru - Crynodeb o Archwiliad Blynyddol 2019. (Jason Garcia) PDF 460 KB Cofnodion: Cyflwynodd Jason
Garcia, Swyddfa Archwilio Cymru (SAC) adroddiad Crynodeb Archwilio Blynyddol
2019. Amlinellwyd bod SAC yn cwblhau
gwaith bob blwyddyn i gyflawni'r dyletswyddau canlynol: ·
Archwilio
Cyfrifon ·
Gwerth
am Arian ·
Gwelliant
Parhaus ·
Egwyddor
Datblygu Cynaliadwy Ychwanegwyd, er
mwyn cyflawni eu dyletswyddau, fod SAC wedi gorffen prosiectau penodol ond
roedd hefyd yn dibynnu ar waith archwilio arall gan gynnwys gwaith rheolyddion
eraill megis Arolygiaeth Gofal Cymru ac Estyn. Darparwyd casgliadau'r gwaith archwilio a orffennwyd mewn perthynas ag archwilio cyfrifon 2018-19 Dinas a Sir Abertawe, gwerth am arian, gwelliant parhaus, archwiliadau lles cenedlaethau'r dyfodol ac arolygiaethau lles. |
|
Swyddfa Archwilio Cymru - Asesiad Cynaladwyedd Ariannol 2019-20. (Jason Garcia) PDF 355 KB Cofnodion: Darparodd Jason
Garcia, Swyddfa Archwilio Cymru (SAC), adroddiad Asesiad Cynaladwyedd Ariannol
2019-20 ar gyfer Dinas a Sir Abertawe. Amlinellwyd bod SAC
wedi asesu cynaladwyedd sefyllfa ariannol tymor byr i ganolig yr holl gynghorau
yng Nghymru, a oedd yn cynnwys ffocws ar strategaeth ariannol pob cyngor yn
ogystal ag adolygu dangosyddion ariannol sefyllfa ariannol pob cyngor o ran
perfformiad yn erbyn y gyllideb; cyflawni cynlluniau arbedion; defnyddio
cronfeydd wrth gefn; Treth y Cyngor; a benthyca. Roedd Arddangosyn
1 yn dangos gwybodaeth gefndir am y cyngor ac Arddangosyn 2 yn darparu
ffynonellau refeniw'r cyngor. Daeth SAC i'r
casgliad bod y cyngor yn gyffredinol yn parhau i wynebu her ariannol sylweddol
a bod angen iddo gyflawni ei gynlluniau arbedion ar y cyflymdra a'r raddfa
angenrheidiol, wrth reoli gwariant gwasanaethau o fewn cyllidebau. Byddai hyn yn cael gwared ar y ddibyniaeth ar
fesurau ariannol untro i gydbwyso'r gyllideb
gyffredinol yn llwyddiannus. Amlinellwyd y
rhesymau dros ddod i'r casgliad uchod a dadansoddiad manwl o bob maes
ymchwiliad yn yr adroddiad. Roedd Arddangosyn
4 yn darparu'r bwlch ariannu amcanol yr oedd y cyngor wedi'i nodi ar gyfer y
cyfnod 2020-21 i 2023-24 ac roedd Arddangosyn 5 yn darparu swm y
gorwariant/tanwariant yn berthynol i gyfanswm y gyllideb refeniw net. Roedd Arddangosion 7,8 a 9 yn cynnwys swm y
cronfeydd wrth gefn yn erbyn y gyllideb flynyddol, cyfraddau casglu Treth y
Cyngor a manylion benthyca'r cyngor. Dywedodd Ben
Smith, y Swyddog Adran 151, fod yr adroddiad yn canolbwyntio ar arian yn cael
ei dynnu o'r cronfeydd wrth gefn er mwyn talu am orwariant mewn cyllidebau a thynnodd
sylw at y ffaith bod y cyngor hefyd wedi adneuo arian i'r cronfeydd wrth gefn,
yn enwedig arian cyfalaf. Roedd hyn wedi
caniatáu i'r awdurdod ariannu prosiectau fel yr Ysbyty Maes a adeiladwyd ar
Fabian Way. Gwnaeth y
Cynghorydd R C Stewart, Arweinydd y Cyngor, sylw bod yr adroddiad yn gytbwys ac
ychwanegodd fod yr awdurdod wedi cyflawni cyllideb gytbwys eleni ac wedi
cyflwyno rheolau llym ar gyfer pob cyfarwyddiaeth lle'r byddai'n rhaid i'r
gyfarwyddiaeth dan sylw ariannu unrhyw orwariant o ran y gyllideb. Amlygodd hefyd
fod yn rhaid cyflawni'r arbedion hyn yng nghyd-destun y toriadau cyni, yr oedd
angen gwerth £70m o arbedion ar eu cyfer. Talodd deyrnged hefyd i'r swyddog
Adran 151 a'i staff am eu gwaith a chanolbwyntiodd ar y sefyllfa alldro
gadarnhaol iawn eleni. Trafododd y
pwyllgor y canlynol: - ·
Defnyddio
cronfeydd wrth gefn i dalu am orwariant cyllidebol a'r symiau cymharol isel o
arian oedd ynghlwm â hyn; ·
Clustnodi
cronfeydd wrth gefn at ddibenion penodol a ddim yn defnyddio cronfeydd wrth
gefn i ariannu gorwariant cyllidebol. ·
Cynghorwyr
yn cael y cyfle i gymharu'r adroddiad ag awdurdodau eraill yng Nghymru; ·
Bod
yr awdurdod yn defnyddio cronfeydd wrth gefn a'r ffaith nad oedd wedi nodi na
chyflawni arbedion cyllidebol refeniw. ·
Hanes
gwael y cyngor wrth gyflawni arbedion; ·
Y
canlyniadau cadarnhaol a gyflawnwyd ym mlwyddyn ariannol 2019/20; ·
Lefel
ddigonol yr arian wrth gefn a amlygwyd gan SAC. Ychwanegodd y Cadeirydd fod yr adroddiad yn deg ac yn gytbwys ac nid oedd yn cynnwys unrhyw bethau annisgwyl gan fod y pwyllgor yn cael ei hysbysu'n gyson ynghylch cynnydd. |
|
Dogfennau ychwanegol: Cofnodion: Darparwyd
adroddiad am Gynigion Swyddfa Archwilio Cymru ar gyfer Gwella: Diweddariad Chwe
Mis, Gorffennaf - Rhagfyr 2019 'er gwybodaeth'. Cadarnhawyd y
byddai Craffu yn herio ac yn edrych yn fanwl ar y cynnydd a wnaed. |
|
Monitro Refeniw a Chyllideb Gyfalaf Trydydd Chwarter 2019/20. (Er Gwybodaeth) (Ben Smith) PDF 108 KB Dogfennau ychwanegol:
Cofnodion: Darparwyd yr
adroddiad Monitro Refeniw a'r Gyllideb Gyfalaf - 3ydd Chwarter 2019/20 'er
gwybodaeth'. |
|
Cofnodion: Darparwyd
Adroddiad Olrhain Camau Gweithredu'r Pwyllgor Archwilio 'er gwybodaeth’. Cadarnhaodd y Prif Archwiliwr fod gwiriad o'r system GDG wedi'i ychwanegu at y cynllun gwaith Archwilio Mewnol. |
|
Cynllun Gwaith y Pwyllgor Archwilio. (Er Gwybodaeth) (Jeremy Parkhouse) PDF 228 KB Dogfennau ychwanegol:
Cofnodion: Darparwyd Cynllun
Gwaith y Pwyllgor Archwilio 'er gwybodaeth’. |