Lleoliad: Ystafell Bwyllgor 5, Neuadd y Ddinas, Abertawe
Cyswllt: Gwasanaethau Democrataidd: - 636923
Rhif | Eitem |
---|---|
Cynrychiolwyr Pwyllgor Archwilio Cyngor Caerdydd. Cofnodion: Croesawodd y
Cadeirydd Ian Arundale (Cadeirydd), David Hugh Thomas a Chris Pike (Rheolwr
Archwilio) a oedd yn cynrychioli Pwyllgor Archwilio Cyngor Caerdydd fel rhan
o'r broses adolygu cymheiriaid. |
|
Datgeliadau o fuddiannau personol a rhagfarnol. Cofnodion: Yn unol â'r Côd Ymddygiad a fabwysiadwyd gan Ddinas a Sir Abertawe,
cyhoeddwyd y cysylltiadau canlynol: - Y Cynghorydd P R Hood-Williams - Cofnod rhif 91 - Strategaeth a Chynllun
Blynyddol Archwilio Mewnol 2019/20 - Llywodraethwr Ysgol Gynradd y Crwys -
personol. Y Cynghorydd T M White - Cofnod rhif 85 - Swyddfa Archwilio Cymru - Cynllun
Archwilio 2019 - Dinas a Sir Abertawe - Aelod o'r Bwrdd Pensiwn Lleol a
buddiolwr CPLlL - personol. Paula O’Connor – yr agenda yn ei chyfanrwydd - Pennaeth Archwilio Mewnol
Bwrdd Iechyd Prifysgol Abertawe Bro Morgannwg - personol. |
|
Cymeradwyo a llofnodi cofnodion y cyfarfod(ydd) blaenorol fel cofnod cywir. Cofnodion: Penderfynwyd cymeradwyo cofnodion cyfarfod blaenorol y Pwyllgor Archwilio fel cofnod
cywir. |
|
Y Diweddaraf am Lywodraethu. (Llafar) Cofnodion: Rhoddodd Adam
Hill, y Dirprwy Brif Weithredwr, gyflwyniad i'r pwyllgor am y Diweddaraf am Lywodraethu.
Darparwyd manylion am yr isod: - ·
Trosolwg
- dyletswyddau cynghorwyr a'r Prif Swyddog; ·
Fframwaith
Llywodraethu - Dwy egwyddor graidd a phum egwyddor gefnogol; ·
Llywodraethu
Mewnol; ·
Llywodraethu
Allanol; ·
Sicrwydd; ·
Fframwaith
Sicrwydd (Edau Euraidd); ·
Rheoli
Risgiau; ·
3
Llinell Amddiffyn; ·
Ffynonellau
Sicrwydd - Mewnol ac Allanol; ·
Ffynonellau
Sicrwydd Posib; ·
Datganiadau
Sicrwydd (Blynyddol - Ebrill). Gofynnodd y
pwyllgor gwestiynau i'r swyddog ac ymatebwyd yn briodol iddynt. Roedd y materion
a drafodwyd yn cynnwys: - ·
Ymrwymiad
gwleidyddol a chan swyddogion i'r broses gan gynnwys eu dyheadau; ·
Dangos
gweithdrefnau llywodraethu'n gyfreithiol ac yn ariannol; ·
Yr her
i'r TRhC yw sicrhau ei fod yn cydymffurfio â
blaenoriaethau corfforaethol ac yn llwyddo wrth symud ymlaen; ·
Hyder
yn y broses lywodraethu wrth symud ymlaen; ·
Gweithio
mewn partneriaeth wrth fynd ymlaen; ·
Rôl
Craffu wrth oruchwylio llywodraethu. Diolchodd y
Cadeirydd i'r Dirprwy Brif Weithredwr am ei gyflwyniad a dywedodd ei fod wedi
darparu sicrwydd a llenwi bwlch sydd wedi bod yn nealltwriaeth y pwyllgor o
lywodraethu. Ychwanegodd ei fod yn glir bod y swyddogion yn ymrwymedig i wneud
gwelliannau a'i bod yn edrych ymlaen at weithio i gryfhau'r fframwaith/risgiau
i sicrhau bod pob maes yn cael ei gynnwys. |
|
Swyddfa Archwilio Cymru - Cynllun Archwilio 2019 - Dinas a Sir Abertawe. PDF 366 KB Cofnodion: Cyflwynodd Jason
Garcia, Swyddfa Archwilio Cymru (SAC), Gynllun Archwilio 2019 a oedd yn
darparu'r gwaith archwilio arfaethedig, pryd y câi ei wneud, beth fyddai'r gost
a phwy fyddai'n ymgymryd â'r gwaith. Roedd Atodiad 1
yn nodi cyfrifoldebau'r archwilydd yn llawn ac roedd Arddangosyn 1 yn darparu
tri cham y dull archwilio. Nodwyd risgiau camddywediadau pwysig yn Arddangosyn
2, nodwyd y gwaith perfformiad yn amlinelliad archwilio'r llynedd sy'n dal i
fynd rhagddo yn Atodiad 2 a nodwyd y ffi archwilio arfaethedig ar gyfer y
gwaith hwn yn Arddangosyn 4. Nodwyd y materion mwy arwyddocaol a/neu
ailadroddol wrth wneud gwaith ardystio grantiau yn 2017-18 yn Atodiad 3.
Dangoswyd elfennau'r gwaith archwilio perfformiad yn Arddangosyn 3 a darparwyd
amserlen yr archwiliadau arfaethedig yn Arddangosyn 6. Byddai'r diweddaraf am
gynnydd y cynllun yn cael ei adrodd i'r pwyllgor. Tynnwyd sylw at y
ffaith nad oedd unrhyw faterion arwyddocaol sy'n achosi pryder. Trafododd y
pwyllgor y canlynol: - ·
Monitro
darpariaeth Deddf Llesiant Cenedlaethau'r Dyfodol (Cymru) 2015, osgoi
dyblygiad, darparu eglurder, darparu rhaglen o waith a sicrwydd; ·
Ffïoedd Swyddfa Archwilio Cymru, yn enwedig y
gostyngiadau diweddar a sut mae'r ffïoedd yn cael eu
cyfiawnhau; ·
Llywodraethu
a monitro'r Fargen Ddinesig wrth fynd ymlaen; ·
Paratoi
ar gyfer Brexit a'r sicrwydd a ddarparwyd yn Atodiad 3; ·
Mae
gwaith perfformio yn amlinelliad archwilio'r llynedd dal ar waith. Gofynnodd y
Cadeirydd am eglurhad nad oedd y sicrwydd a'r asesiad risg yn adolygiad
archwiliad ond yn ymarfer cwmpasu gan SAC. Gofynnodd hefyd fod y pwyllgor yn
cael ei hysbysu am unrhyw faterion sy'n codi o'r ymarfer cwmpasu. Penderfynwyd: - 1)
nodi
Cynllun Archwilio Swyddfa Archwilio Cymru 2018/19; 2)
darparu
adroddiad diweddaru ar waith perfformio a hefyd unrhyw faterion o gwmpasu'r
sicrwydd a'r asesiad risg yn ystod y flwyddyn ddinesig nesaf. |
|
Swyddfa Archwilio Cymru - Cynllun Archwilio 2019 - Cronfa Bensiwn Dinas a Sir Abertawe. PDF 303 KB Cofnodion: Cyflwynodd David Williams,
Swyddfa Archwilio Cymru, Gynllun Archwilio ar 2019 ar gyfer Cronfa Bensiwn
Dinas a Sir Abertawe. Nodwyd
cyfrifoldebau'r Archwilwyr, ynghyd â rhai'r rheolwyr
a'r rhai sy'n llywodraethu, yn Atodiad 1. Roedd y dull archwilio'n cynnwys tri
cham fel a nodir yn Arddangosyn 1. Cyflwynwyd
risgiau'r archwiliad ariannol, a oedd yn cynnwys risgiau sylweddol yn
Arddangosyn 2. Cyflwynwyd y ffi arfaethedig yn Arddangosyn 3. Bwriad yr
archwilwyr oedd nodi camddywediadau pwysig a hefyd ddarparu datganiad archwilio
yn cadarnhau cysondeb y datganiadau ariannol sy'n cael eu cynnwys yn yr
adroddiad blynyddol gyda datganiadau ariannol archwiliedig y Gronfa Bensiwn.
Darparwyd amserlen y gwaith yn Arddangosyn 5. Penderfynwyd nodi cynnwys yr adroddiad. |
|
Y Diweddaraf am yr Archwiliad o Gontractau Gofal Cymdeithasol. PDF 118 KB Dogfennau ychwanegol: Cofnodion: Cyflwynodd y Cynghorydd
Peter Field, Prif Swyddog Ataliaeth, Lles a Chomisiynu, adroddiad diweddaru 'er
gwybodaeth' am gydymffurfiad Gofal Cymdeithasol y Gwasanaethau i Oedolion â
Rheolau Caffael Corfforaethol a Rheoliadau Contractau Cyhoeddus 2015. Darparwyd
diweddariadau i'r pwyllgor ynghylch cynnydd hyd at fis Ebrill 2019. Darparwyd
hefyd fanylion am nifer y contractau gofal cymdeithasol nad oeddent yn
cydymffurfio ym mis Rhagfyr 2018. Amlinellwyd nad
oedd 21 o gontractau'n cydymffurfio a darparwyd manylion y contractau hyn ar
gyfer Gofal Preswyl, Gofal Cartref, Byw â Chymorth, Trydydd Sector a
chontractau eraill nad oeddent yn cydymffurfio. Gofynnodd y
pwyllgor gwestiynau am y canlynol: - ·
Bod y
risg parhaus yn isel; ·
Ailgomisiynu gwasanaethau er mwyn sicrhau bod prosesau caffael
cyfreithlon yn derbyn y cynnydd tebygol o oddeutu £1.6m yn 2019/20 a'r ffocws
ar sicrhau bod pob contract yn cydymffurfio. Penderfynwyd y dylid nodi cynnwys y diweddariad. |
|
Monitro Refeniw a'r Gyllideb Gyfalaf - Chwarter 3ydd 2018/19. PDF 94 KB Dogfennau ychwanegol:
Cofnodion: Cyflwynodd Ben
Smith, Swyddog Adran 151 adroddiad 'er gwybodaeth' am fonitro ariannol ar gyfer
cyllidebau refeniw a chyfalaf 2018/19, gan gynnwys darparu arbedion cyllidebol. Darparwyd yr
adroddiad Monitro Cyllidebau Refeniw a Chyfalaf Trydydd Chwarter 2018/19 a
gyflwynwyd i'r Cabinet ar 14 Chwefror 2019 yn Atodiad 1. Dywedodd fod yr
adroddiad wedi cael ei ddarparu er mwyn rhoi sicrwydd i'r pwyllgor bod y
Swyddog Adran 151 a'r Tîm Rheoli Corfforaethol yn hollol ymwybodol o'r safle
ariannol a bod yr awdurdod yn gweithio tuag at leihau'r gorwariant a darparu
cyllideb gytbwys. Ychwanegodd fod
costau gofal ychwanegol y Gwasanaethau Cymdeithasol yn anochel ac wedi arwain
at fethiant yr awdurdod i lynu wrth ei dargedau arbedion. Trafododd y
pwyllgor y canlynol: - ·
gorwariant
yn y gyllideb, cynaladwyedd y gyllideb a'r her sy'n wynebu awdurdodau lleol yng
Nghymru ynghylch costau gofal y Gwasanaethau Cymdeithasol; ·
Rhagolwg
alldro refeniw yn seiliedig ar safle'r trydydd chwarter, yn enwedig gwariant
net cyfarwyddiaethau a rheoli'r safle wrth symud
ymlaen; ·
Rhagolwg
atgyweirio cyfredol y Cyfrif Refeniw Tai ac nid oes unrhyw faterion cyllideb
eraill i dynnu sylw atynt ar hyn o bryd; ·
Yr
awdurdod yn lobïo Llywodraeth Cymru am arian ychwanegol; ·
Canlyniadau
adolygiad a pholisi Darparu Lleiafswm Refeniw wrth fynd ymlaen. Penderfynwyd y dylai monitro'r cyllidebau refeniw a chyfalaf fod yn eitem reolaidd ar agendâu'r pwyllgor yn y dyfodol. |
|
Cynllun Blynyddol Twyll Corfforaethol 2019/2020. PDF 290 KB Dogfennau ychwanegol: Cofnodion: Cyflwynodd Ymchwiliwr
y Tîm Twyll Corfforaethol adroddiad am y Cynllun Gwrth-dwyll ar gyfer
2019/2020. Nodwyd bod y Cynllun Gwrth-Dwyll ar gyfer 2019/2020 yn debyg iawn i
2018/19; roedd gwaith y tîm yn adweithiol yn bennaf ac mae cynnydd wedi bod
mewn twyll caffael. Trafododd y
pwyllgor y canlynol: - ·
Canlyniadau
da yn cael eu cyflawni a gweithio mewn partneriaeth â'r Adran Gwaith a
Phensiynau; ·
Atgoffa
staff ynghylch ymwybyddiaeth o dwyll; ·
Gallu'r
Tîm Twyll Corfforaethol wrth symud ymlaen. Penderfynwyd cymeradwyo'r Cynllun Gwrth-dwyll ar gyfer 2019/20 yn unol ag adolygiad parhaus o ddigonolrwydd yr adnoddau. |
|
Siarter Archwilio Mewnol 2019/20. PDF 207 KB Cofnodion: Cyflwynodd y Prif
Archwilydd adroddiad a oedd yn ceisio cymeradwyo'r Siarter Archwilio Mewnol ar
gyfer 2019/20. Tynnodd sylw'n benodol at y siarter a amlinellwyd yn Atodiad 1
yr adroddiad, a oedd yn cynnwys y canlynol: - ·
Diffiniad
o archwilio mewnol; ·
Rôl a
swyddogaeth archwilio mewnol; ·
Cwmpas
archwilio mewnol; ·
Annibyniaeth
archwilio mewnol; ·
Rôl
ymgynghorol archwilio mewnol; ·
Rôl
twyll, llwgrwobrwyo a llygru archwilio mewnol; ·
Adnoddau
archwilio mewnol; a ·
Sicrhau
ansawdd a gwella rhaglenni Cadarnhaodd y
Prif Archwilydd nad oedd ganddo unrhyw ddyletswyddau rheoli eraill sy'n cyfyngu
ar annibyniaeth yr Archwiliad Mewnol. Gofynnodd y Cadeirydd os oedd gan y Prif
Archwilydd unrhyw ddyletswyddau rheoli eraill. Cadarnhaodd nad oedd ganddo
unrhyw ddyletswyddau rheoli eraill sy'n cyfyngu ar annibyniaeth yr Archwiliad
Mewnol. Gofynnodd y Cadeirydd hefyd am
agweddau ar y rhaglen Sicrhau Ansawdd a Gwelliant ac awgrymwyd eu bod yn cael
eu trafod y tu allan i'r cyfarfod. Penderfynwyd cymeradwyo Siarter Archwilio Mewnol 2019/20. |
|
Strategaeth Archwilio a Chynllun Blynyddol Archwilio Mewnol 2019/20. PDF 166 KB Dogfennau ychwanegol:
Cofnodion: Cyflwynodd y Prif
Archwilydd adroddiad a oedd yn ceisio cymeradwyo'r Cynllun Archwilio Mewnol a'r
Strategaeth Archwilio Mewnol ar gyfer 2019/20. Darparwyd y
Strategaeth Archwilio Mewnol yn Atodiad 1 yn ogystal â chrynodeb o'r Cynllun
Archwilio Mewnol ar gyfer 2019/20 yn Atodiad 2 a rhestr o'r archwiliadau a
gynlluniwyd ar gyfer y flwyddyn yn Atodiad 3, ynghyd â'r dyddiau sydd wedi'u
cynllunio ar gyfer pob archwiliad a'r risg ganfyddiedig.
Ychwanegodd fod
gan yr Is-adran Archwilio Mewnol 9.5 person cyfwerth ag amser llawn ar gyfer
2019/20 ynghyd â'r Prif Archwilydd, sef yr un lefel o adnoddau a gafwyd yn
2018/19. Rhoddodd hyn swm o 2,366 o ddyddiau ar gael. Nodwyd bod y cynllun yn
ddigonol ar gyfer yr holl adrannau. Dilynwyd hyn gan
drafodaeth a oedd yn canolbwyntio ar y canlynol: - ·
Dyddiau'n
cynnwys blaenoriaethau corfforaethol ac o bosib newid y ffordd y mae ffigurau'n
cael eu cyflwyno; ·
Mapio
uniongyrchol/sicrwydd data; ·
Pwyslais
ar Lefel 1 - adolygiadau trawsbynciol - llywodraethu a rheolaeth y cyngor a
chynyddu lefel sicrwydd; ·
Mae
gweinyddu pensiynau ar lefel 2, risg canolig/uchel o ganlyniad i faint o gyllid
sy'n cael ei drefnu'n allanol a'r sicrwydd sy'n cael ei ddarparu gan wiriadau
Swyddfa Archwilio Cymru ar Bartneriaeth Pensiwn Cymru. Penderfynwyd cymeradwyo Cynllun a Strategaeth Archwilio Mewnol 2019/20. |
|
Y diweddaraf am broses y GDG. PDF 101 KB Dogfennau ychwanegol: Cofnodion: Cyflwynodd y Prif
Archwilydd adroddiad 'er gwybodaeth' a rhoddodd drosolwg o broses wirio'r GDG. Amlinellir proses wirio'r cyngor yn Atodiad 1. Ychwanegodd fod
yr holl wiriadau GDG yn gyfredol a bod yr oedi a
nodwyd yn yr archwiliad flaenorol o ganlyniad i salwch staff. Mae gweithdrefnau
wedi cael eu newid er mwyn sicrhau nad yw'r sefyllfa blaenorol yn cael ei
hailadrodd. Fodd bynnag, mae ysgolion yn dilyn gweithdrefn wahanol. Dywedodd y
Cadeirydd fod y diweddaraf wedi darparu sicrwydd i'r pwyllgor fod proses
wirio'r GDG yn gyfredol ac yn cael ei gweinyddu yn
gywir. |
|
Cynnydd tuag at gyflawni Safon Ansawdd Tai Cymru. (Er gwybodaeth) PDF 95 KB Dogfennau ychwanegol: Cofnodion: Darparwyd yr
adroddiad Cynnydd tuag at Gyflawni Safon Ansawdd Tai Cymru 'er gwybodaeth'. |
|
Y diweddaraf am yr adroddiad am Risgiau Allweddol - Mawrth 2019. (Er gwybodaeth) PDF 101 KB Dogfennau ychwanegol: Cofnodion: Cyflwynodd
Richard Rowlands, Rheolwr Cyflwyno a Pherfformiad Strategol adroddiad 'er gwybodaeth'
a oedd wedi darparu'r gwaith Olrhain Risgiau Corfforaethol Misol ar gyfer mis
Mawrth 2019. Ychwanegodd fod y
Risgiau Corfforaethol canlynol wedi cael eu holrhain yn fisol gan y pwyllgor: - ·
RG80
- Rheolaeth Ariannol ac Abertawe Gynaliadwy ·
RG81
- Canol y ddinas ·
RG90
(a risg ychwanegol RG102) - Penderfyniad i adael yr Undeb Ewropeaidd (BREXIT) Disgrifiodd
Atodiad A statws bob risg ar 28 Mawrth 2019. Gofynnodd y
pwyllgor am lai o arbedion cyffredinol ar gyfer RG80 - Rheolaeth Ariannol ac
Abertawe Gynaliadwy a darparwyd ymateb. Cadarnhaodd y Cadeirydd ei bod hi ar fin cwrdd â'r Rheolwr Cyflwyno a Pherfformiad Strategol er mwyn arsylwi ar y feddalwedd rheoli risgiau newydd. Tynnwyd sylw hefyd at y ffaith y byddai ceisiadau am welliannau i'r wybodaeth rheoli risgiau sydd wedi cael eu cyflwyno i'r Pwyllgor Archwilio yn cael eu gweld unwaith y bydd y system newydd ar waith. |
|
Adroddiad Olrhain Camau Gweithredu'r Pwyllgor Archwilio. (Er gwybodaeth) PDF 147 KB Cofnodion: Cyflwynodd y Prif
Archwilydd adroddiad Olrhain Camau Gweithredu'r Pwyllgor Archwilio 'er
gwybodaeth'. Gofynnodd y Cadeirydd am y camau a gymerwyd ynghylch y diweddaraf am gofnod rhif 80 - Adroddiad Olrhain Camau Gweithredu'r Pwyllgor Archwilio ar 12 Chwefror 2019 a dywedodd y byddai'n trafod ymhellach â'r Prif Archwilydd yn dilyn y cyfarfod. |
|
Cynllun Gwaith y Pwyllgor Archwilio. (Er Gwybodaeth) PDF 102 KB Dogfennau ychwanegol: Cofnodion: Adroddwyd am
Gynllun Gwaith y Pwyllgor Archwilio 'er gwybodaeth’. Dywedodd y Prif Archwilydd fod cynllun
gwaith newydd yn cael ei gyflwyno i'r pwyllgor ym mis Mehefin. Gofynnodd y
Cadeirydd i gael edrych ar y cynllun gwaith drafft cyn cyfarfod nesaf y
pwyllgor. Ychwanegodd y Cadeirydd fod cynnydd da
wedi bod ers adolygiad perfformiad y Pwyllgor Archwilio ym mis Mawrth 2018 yn
erbyn y canfyddiadau allweddol a nodwyd gan Swyddfa Archwilio Cymru yn Atodiad
2. Gofynnodd hefyd fod Swyddfa Archwilio Cymru yn rhoi adolygiad perfformiad
pellach ar waith yn y flwyddyn ddinesig newydd. |