Lleoliad: Siambr y Cyngor - Neuadd y Ddinas, Abertawe. Cyfarwyddiadau
Cyswllt: Gwasanaethau Democrataidd: - 636923
Rhif | Eitem |
---|---|
Phil Roberts - Chief Executive. Cofnodion: Anfonodd y
Cadeirydd, ar ran y pwyllgor,
ddymuniadau gorau i Phil Roberts, Prif Weithredwr, am wellhad buan ar ôl
ei gyfnod o salwch. |
|
Datgeliadau o fuddiannau personol a rhagfarnol. Cofnodion: Yn unol â'r Côd Ymddygiad a fabwysiadwyd gan
Ddinas a Sir Abertawe, cyhoeddwyd y cysylltiadau canlynol: - Y Cynghorydd P K Jones – Cofnod Rhif 76 – Adroddiad Monitro Archwilio
Mewnol Ch3 2018/19 - Llywodraethwr yn Ysgol Gyfun yr Esgob Gore – personol. Y Cynghorydd M B Lewis – Cofnod Rhif 75 – Swyddfa Archwilio Cymru -
Adroddiad Diweddaru'r Pwyllgor Archwilio Chwefror 2019 - Aelod Pwyllgor y
Gronfa Bensiwn - personol. Y Cynghorydd W. G Thomas – Cofnod Rhif 75 – Swyddfa Archwilio Cymru -
Adroddiad Diweddaru'r Pwyllgor Archwilio Chwefror 2019 - Aelod Pwyllgor y
Gronfa Bensiwn - personol. Y Cynghorydd T M White – Cofnod Rhif 75 – Swyddfa Archwilio Cymru -
Adroddiad Diweddaru'r Pwyllgor Archwilio Chwefror 2019 - Aelod Pwyllgor y
Gronfa Bensiwn - personol. Paula O’Connor – yr Agenda gyfan - Pennaeth Archwilio Mewnol Bwrdd Iechyd
Prifysgol Abertawe Bro Morgannwg - personol. |
|
Cymeradwyo a llofnodi, fel cofnod cywir, gofnodion y cyfarfod(ydd)
blaenorol. Cofnodion: Penderfynwyd cymeradwyo cofnodion cyfarfod blaenorol y
Pwyllgor Archwilio fel cofnod cywir. |
|
Swyddfa Archwilio Cymru - Adroddiad Diweddaru 6 Misol y Cynigon Gwella. (Er Gwybodaeth) PDF 98 KB Dogfennau ychwanegol: Cofnodion: Darparodd y Rheolwr
Cyflwyno a Pherfformiad Strategol adroddiad 'er gwybodaeth' a oedd yn rhoi
trosolwg o statws ymateb Cyngor Abertawe i gynigion gwella cynharach a wnaed
gan Swyddfa Archwilio Cymru (SAC) i ddarparu sicrwydd i'r pwyllgor am gynnydd. Darparodd Atodiad
A y trydydd adroddiad chwe misol (Gorffennaf - Rhagfyr 2018), a oedd yn
adolygu'r cynnydd ac yn disgrifio'r camau nesaf i fodloni'r cynigion gwella a
wnaed gan SAC yn flaenorol mewn adroddiadau'n ymwneud â Chyngor Abertawe. Ychwanegwyd y
byddai adroddiadau perfformiad lleol/archwilio cenedlaethol SAC yn cael eu
cyflwyno i Bwyllgor y Rhaglen Graffu ac i'r Pwyllgor Archwilio er gwybodaeth yn
unig. Hysbyswyd y
pwyllgor yr aethpwyd i'r afael â phedwar o'r naw cynnig a'u cau. Darparwyd y cynnydd a wnaed mewn perthynas
â'r cynigion a oedd yn weddill hefyd. Dywedodd
cynrychiolwyr Swyddfa Archwilio Cymru y byddent yn adrodd am y cynnydd, ynghyd
â'r cyllidebau/risgiau, i'r awdurdod yn y flwyddyn ariannol nesaf. Dywedodd y
Cadeirydd fod y cynnydd wedi bod yn gadarnhaol iawn. Penderfynwyd cylchredeg Atodiad A i'r pwyllgor. |
|
Trosolwg o Statws Cyffredinol Adroddiad Risgiau Chwarter 3 2018/19. (Er Gwybodaeth) PDF 96 KB Dogfennau ychwanegol:
Cofnodion: Darparodd y
Rheolwr Cyflwyno a Pherfformiad
Strategol adroddiad 'er gwybodaeth' a oedd yn cyflwyno trosolwg o'r
statws risgiau yn y cyngor yn ystod Chwarter 3 2018/19 er mwyn darparu sicrwydd
i'r pwyllgor ynghylch gweithrediad y polisi a'r fframwaith rheoli risgiau yn y
cyngor. Darparwyd
Chwarter 3 2018/19 yn Atodiad A a oedd yn cymharu
trosolwg o'r sefyllfa â Chwarter 2 2018/19.
Darparwyd y Cofrestrau Corfforaethol a risg yn Atodiad B ac C. Gofynnodd y
pwyllgor gwestiynau i'r swyddog, a ymatebodd yn briodol. Cafwyd trafodaethau am y canlynol: - ·
Gwaith
parhaus i wella strwythur/fformat y gofrestr risgiau a sut roedd y fethodoleg
risgiau wedi pennu statws y risg; ·
CR89
- Gofynion deddfwriaethol a statudol newydd - yn benodol ynghylch a oes gan yr
awdurdod adnoddau digonol i gydymffurfio â darpariaethau Deddf yr Amgylchedd
(Cymru) 2016/blaenoriaeth y cyngor i gynnal a chyfoethogi
adnoddau naturiol a bioamrywiaeth Abertawe; ·
Datblygu'r
graddfeydd risg Coch, Ambr a Gwyrdd a'r gwelliannau sy'n cael eu cyflwyno sydd
ar ddod; ·
Y
fethodoleg sy'n ymwneud â statws risg; ·
Crynodeb
- newidiadau i'r cofrestrau risg a'r gostyngiad yng nghanran y risgiau sy'n
cael eu hadolygu, yn benodol ynghylch risgiau addysg a oedd o ganlyniad i
salwch staff; ·
Canran
y staff a oedd wedi cwblhau hyfforddiant Iechyd a Diogelwch; ·
Adrodd
am amrywiadau yng nghyllideb y cyngor i'r pwyllgor; ·
Pryd yr
adroddir i'r cyngor am yr adroddiad blynyddol am weithio rhanbarthol a nodwyd
yn Risg Gorfforaethol CR101. Penderfynwyd: - 1)
Y
bydd y Rheolwr Cyflwyno a Pherfformiad Strategol yn adrodd yn ôl am ganran y
staff sydd wedi cwblhau hyfforddiant iechyd a diogelwch; 2)
Y
bydd y Rheolwr Cyflwyno a Pherfformiad Strategol yn rhoi gwybod pryd yr
adroddir i'r cyngor am yr adroddiad blynyddol am weithio rhanbarthol a nodwyd
yn Risg Gorfforaethol CR101. 3)
Adrodd
am amrywiadau yng nghyllideb y cyngor i'r pwyllgor yn y dyfodol; 4) Y byddai'r Cadeirydd yn cael gwybod yn rheolaidd am gynnydd. |
|
Swyddfa Archwilio Cymru - Adroddiad Diweddaru'r Pwyllgor Archwilio, Chwefror 2019. PDF 165 KB Cofnodion: Cyflwynodd
Anthony Veale, Swyddfa Archwilio Cymru, Adroddiad
Diweddaru Swyddfa Archwilio Cymru - Chwefror 2019. Roedd y manylion
a ddarparwyd yn cynnwys gwaith Archwilio Ariannol a Gwaith Archwilio'r Gronfa
Pensiwn 2018-19 a gwaith Archwilio Perfformiad. Gofynnodd y
Cadeirydd pryd y byddai'r adroddiad sicrwydd ac asesu risgiau ar gael ar gyfer
cyfarfod y pwyllgor ym mis Ebrill.
Eglurwyd y byddai SAC yn archwilio'r risgiau allweddol ledled yr
awdurdod ac yr adroddir am ei chasgliadau i'r Rheolwyr Corfforaethol/Pwyllgor
Archwilio. Penderfynwyd: - 1)
Nodi
cynnwys yr adroddiad; 2) Adrodd am Adolygiad Sicrwydd ac Asesu Risgiau SAC yn y cyfarfod nesaf a drefnir. |
|
Adroddiad Monitro Archwiliad Mewnol Chwarter 3 2018/19. PDF 130 KB Dogfennau ychwanegol:
Cofnodion: Cyflwynodd y Prif Archwiliwr yr archwiliadau a gwblhawyd ac unrhyw waith
arall a wnaed gan yr Is-adran Archwilio Mewnol yn ystod y cyfnod o 1 Hydref
2018 i 31 Rhagfyr 2018. Cwblhawyd cyfanswm o 36 o archwiliadau yn ystod y chwarter. Rhestrwyd yr
archwiliadau a gwblhawyd yn Atodiad 1, a oedd hefyd yn dangos lefel y sicrwydd a
roddwyd ar ddiwedd yr archwiliad a nifer yr argymhellion a wnaed ac y cytunwyd
arnynt. Gwnaed cyfanswm o 324 o
argymhellion yn yr archwiliad, a chytunodd y rheolwyr i weithredu 322 ohonynt,
h.y. derbyniwyd 99% o'r argymhellion yn erbyn targed o 95%. Roedd Atodiad 2 yn dangos erbyn diwedd mis Rhagfyr 2018 fod 68% o'r
adolygiadau a gynlluniwyd wedi'u cwblhau i o leiaf y cam adroddiad drafft, gyda
26% o'r archwiliadau ychwanegol a gynlluniwyd
ar waith. O ganlyniad, roedd 89% o'r Cynllun Archwilio wedi'i gwblhau
neu ar waith. Tynnwyd sylw at y ffaith y bu cynnydd
sylweddol mewn lefelau salwch yn yr Is-adran Archwilio Mewnol yn Chwarter 2 a
Chwarter 3 2018/19 ac roedd cyfanswm
cronnol o 135 o ddiwrnodau o salwch yn erbyn cyllideb flynyddol o 66 diwrnod. Nodwyd bod mwyafrif helaeth yr absenoldeb
hwn yn ymwneud â thri aelod o staff a oedd i ffwrdd o'r gwaith yn y tymor hir
oherwydd materion nad oeddent yn ymwneud â'r gwaith/salwch yn ystod y cyfnod. Darparwyd manylion materion
arwyddocaol i'r pwyllgor hefyd a arweiniodd at y graddfeydd cymedrol a
roddwyd yn y chwarter. Nodwyd gwybodaeth
ynghylch gwaith ychwanegol a gwaith dilynol a gwblhawyd rhwng 1 Hydref a 31
Rhagfyr 2018 yn fanwl, gan gynnwys Cynnal a Chadw'r Cerbydlu
ac archwiliadau Adfer yn dilyn Trychineb TG. Gofynnodd y
pwyllgor gwestiynau i'r Swyddog ac ymatebwyd yn briodol iddynt. Roedd trafodaethau'n cynnwys y canlynol: - ·
Protocolau'r
GDG, yn enwedig mewn ysgolion/gwasanaethau glanhau, y cyfrifoldeb yn cael ei
roi ar y gweithiwr a'r angen i'r system gael ei rheoli'n ganolog; ·
Adolygiad
o brotocolau'r GDG yn cael ei gynnwys yng Nghynllun Archwilio 2019/20; ·
Yr
adroddiad cymedrol a roddwyd ar gyfer yr archwiliad o'r gwasanaethau glanhau
a'r angen i fynd ar drywydd yr archwiliad yn gynt nag a fwriadwyd; ·
Y
rheswm dros ohirio archwiliad cytundebau Adran 106 i Gynllun Archwilio 2019/20; ·
Y
rheswm dros ohirio adennill dyled i chwarter 2 2019/20 oherwydd y ffaith bod
archwiliad dilynol wedi'i gynnal ym mis Hydref 2018; ·
Y
rheswm dros ohirio'r adolygiad o'r gyllideb i chwarter 1 2019/20; ·
Monitro
cyllidebau/caffael ysgolion; Dywedodd y Prif Archwiliwr
nad oedd ganddo unrhyw bryderon ynghylch cwblhau'r Cynllun Archwilio o ystyried
y cynnydd presennol sy'n cael ei wneud ond dywedodd y byddai unrhyw bryderon yn
cael eu mynegi i'r pwyllgor os oes angen. Mynegodd y Cadeirydd bryder ynghylch y ffaith yr ystyrid mai cyfrifoldeb
gweithwyr oedd archwiliadau'r GDG, a dywedodd ei bod hi'n amlwg mai dyletswydd
y cyngor oedd hyn. Cefnogwyd hyn gan aelodau'r pwyllgor. Penderfynwyd: - 1)
Nodi
cynnwys yr adroddiad; 2)
Bod y
Prif Archwiliwr yn ymchwilio i brotocolau a gweithdrefnau'r GDG, yn enwedig
ysgolion/gwasanaethau glanhau; 3) Y bydd y Prif Archwiliwr yn rhoi adborth am archwiliad y gwasanaethau glanhau. |
|
Adroddiad Methodoleg Cynllun Archwiliad Mewnol Blynyddol 2019/20. PDF 157 KB Dogfennau ychwanegol:
Cofnodion: Cyflwynodd y Prif Archwiliwr adroddiad a oedd yn
rhoi crynodeb i'r Pwyllgor Archwilio am y fethodoleg a ddefnyddiwyd i lunio
Cynllun Blynyddol Archwilio Mewnol 2019/20 cyn adrodd am Gynllun Blynyddol
2019/20 i'r pwyllgor i'w gymeradwyo ar 9 Ebrill 2019. Cyfeiriwyd at y tabl ffactorau risg a oedd yn
pennu amlder yr archwiliad, y daflen asesu risgiau yn Atodiad 3, yr holl
systemau sylfaenol a ddefnyddiwyd, yr ymgynghoriad blynyddol â phenaethiaid
gwasanaeth a'r map sicrwydd a'r newidiadau arfaethedig i fformat y cynllun. Dywedodd y
Cadeirydd nad ymdriniwyd â'i hymholiadau ynghylch cynnwys a chyflawnder map sicrwydd
yr archwiliad. Cadarnhaodd y Prif
Archwiliwr ei fod wedi anfon y map sicrwydd ynghyd â sylwadau'r Cadeirydd
ymlaen i'r Tîm Rheoli Corfforaethol ac y byddai diweddariad ar gael i'r
Pwyllgor Archwilio. Amlygodd y Cadeirydd
hefyd nad oedd y Pwyllgor Archwilio wedi derbyn unrhyw wybodaeth am
amrywiadau'r gyllideb felly roedd y rheolaeth a nodwyd ar y map sicrwydd yn
anghywir ac roedd angen ei diwygio. Diolchodd y
Cadeirydd i'r Prif Archwiliwr am amlinellu'r cynllun ac ychwanegodd ei fod yn
rhoi ehangder i waith y pwyllgor. Penderfynwyd nodi cynnwys yr adroddiad ac adrodd am Gynllun Blynyddol 2019/20 i'r pwyllgor i'w gymeradwyo ar 9 Ebrill 2019. |
|
Dogfennau ychwanegol: Cofnodion: Amlinellodd
Anthony Veale, Swyddfa Archwilio Cymru (SAC) fod yr
adroddiad yr adroddwyd amdano'n flaenorol wrth
Bwyllgor y Rhaglen Graffu yn adroddiad 'er gwybodaeth' a rhoddodd sicrwydd i'r
pwyllgor. Daeth yr
adroddiad i'r casgliad fod craffu yn Abertawe: - ·
Mewn
sefyllfa dda i ymateb i heriau yn y dyfodol; ·
Yn
herio pobl sy'n gwneud penderfyniadau'n rheolaidd; ac ·
Yn
meddu ar drefniadau i adolygu ei effeithlonrwydd ei hun. Roedd yr
adroddiad hefyd yn cynnwys tri chynnig ar gyfer gwella: - ·
Datblygu
rhaglen hyfforddiant a datblygiad i Aelodau'r Tîm Craffu: ·
Cryfhau'r
dull o werthuso effaith a chanlyniadau gweithgareddau craffu; ac ·
Egluro
ymhellach y gwahaniaeth rhwng gweithgarwch y tîm Craffu a'r Pwyllgor Datblygu
Polisi mewn perthynas â datblygu polisi.
Nodwyd ei bod
hi'n ofynnol i'r awdurdod baratoi cynllun gweithredu mewn ymateb i'r adroddiad. Trafododd y
pwyllgor y canlynol: - ·
Gwaith
SAC i graffu ar themâu diddordeb arfaethedig cyrff rhanbarthol; ·
Y Tîm
Craffu'n derbyn cyfrifoldeb am ymatebion a gweithredoedd nad ydynt yn ymwneud
ag argymhellion; ·
Sefydlu
canlyniadau mesuradwy ar ddechrau ymholiadau; ·
Mae'n
ymddangos nad oes yr un lefel o graffu yn y GIG o'i gymharu â'r gwaith craffu a
wneir o fewn y cyngor; ·
SAC
yn craffu ar sefydliadau trydydd parti sy'n darparu gwasanaethau i'r cyngor: ·
Adroddiadau
eglurhaol yn cael eu darparu gan y Tîm Craffu ar gyfer adroddiadau yn y dyfodol a gaiff eu cyfeirio i'r Pwyllgor
Archwilio. Penderfynwyd: - 1)
Nodi
cynnwys yr adroddiad. 2) Gofyn i'r Tîm Craffu ddarparu adroddiadau eglurhaol ar gyfer adroddiadau yn y dyfodol a gaiff eu cyfeirio at y Pwyllgor Archwilio |
|
Adroddiad Olrhain Camau Gweithredu'r Pwyllgor Archwilio. (Er Gwybodaeth) PDF 138 KB Cofnodion: Darparwyd
Adroddiad Olrhain Gweithredu'r Pwyllgor Archwilio 'er gwybodaeth'. Nodwyd y byddai'r
cyngor yn cael gwybod am y diwygiadau i'r Rheolau Gweithdrefnau Contractau'n
fuan. Trafododd y
pwyllgor y canlynol: - ·
Cynnydd
mewn perthynas â'r Tîm Caffael yn darparu cefnogaeth benodol i ysgolion. Nodwyd
y bwriedid adrodd i'r pwyllgor am y catalog diweddaredig
ar gyfer ysgolion ar 9 Ebrill 2019; ·
Y
defnydd o staff cyflenwi/asiantaeth gan ysgolion a chadarnhau'r gwariant yn
erbyn costau cyflenwi/asiantaethau. Penderfynwyd: - 1)
Darparu
diweddariad am gynnydd y Tîm Caffael wrth ddarparu cefnogaeth benodol i
ysgolion; 2) Darparu diweddariad ar y defnydd o staff cyflenwi/asiantaeth gan ysgolion a chadarnhau'r gwariant yn erbyn costau cyflenwi/asiantaeth. |
|
Cynllun Gwaith y Pwyllgor Archwilio. (Er Gwybodaeth) PDF 103 KB Dogfennau ychwanegol: Cofnodion: Adroddwyd am Gynllun Gwaith y Pwyllgor Archwilio 'er gwybodaeth’. Gofynnodd y Cadeirydd am ychwanegu Ymddiriedolaethau ac Elusennau, Rheoli'r
Trysorlys ac Amrywiadau'r Gyllideb at y Cynllun Gwaith. Penderfynwyd ychwanegu Ymddiriedolaethau ac Elusennau, Rheoli'r Trysorlys ac
Amrywiadau'r Gyllideb at y Cynllun Gwaith. |