Lleoliad: Ystafell Bwyllgor 5 - Neuadd y Ddinas, Abertawe. Cyfarwyddiadau
Cyswllt: Gwasanaethau Democrataidd: - 636923
Rhif | Eitem |
---|---|
Datgeliadau o fuddiannau personol a rhagfarnol. Cofnodion: Yn unol â'r Côd Ymddygiad a fabwysiadwyd gan Ddinas a Sir Abertawe,
cyhoeddwyd y cysylltiadau canlynol: - Y Cynghorydd P M Black – Cofnod Rhif 66 - Cynllun Blynyddol Archwilio
Mewnol ar gyfer 2018/19, Adroddiad Monitro ar gyfer y cyfnod o 1 Gorffennaf
2018 i 30 Medi 2018 – Llywodraethwr Ysgol Burlais – personol. Y Cynghorydd P K Jones – Cofnod Rhif 61 – Ymddiriedolaethau ac Elusennau; a
Chofnod Rhif 66 - Cynllun Blynyddol Archwilio Mewnol ar gyfer 2018/19,
Adroddiad Monitro ar gyfer y cyfnod o 1 Gorffennaf 2018 i 30 Medi 2018 –
Llywodraethwr Ysgol Gyfun yr Esgob Gore – personol. Y Cynghorydd M B Lewis - Cofnod Rhif 61 – Ymddiriedolaethau ac Elusennau; a
Chofnod Rhif 66 - Cynllun Blynyddol Archwilio Mewnol ar gyfer 2018/19,
Adroddiad Monitro ar gyfer y cyfnod o 1 Gorffennaf 2018 i 30 Medi 2018 –
Llywodraethwr Ysgol Gwyrosydd ac Aelod o'r Panel Ymddiriedolwyr – personol. Y Cynghorydd W G Thomas - Cofnod Rhif 66 - Cynllun Blynyddol Archwilio
Mewnol ar gyfer 2018/19, Adroddiad Monitro ar gyfer y cyfnod o 1 Gorffennaf
2018 i 30 Medi 2018 – Llywodraethwr Ysgol Gynradd Newton – personol. Y Cynghorydd L V Walton - Cofnod Rhif 61 – Ymddiriedolaethau ac Elusennau;
a Chofnod Rhif 66 - Cynllun Blynyddol Archwilio Mewnol ar gyfer 2018/19,
Adroddiad Monitro ar gyfer y cyfnod o 1 Gorffennaf 2018 i 30 Medi 2018 –
Llywodraethwr Ysgol Gymunedol Dylan Thomas ac Aelod o'r Panel Ymddiriedolwyr –
personol. Y Cynghorydd T M White - Cofnod Rhif 66 - Cynllun Blynyddol Archwilio
Mewnol ar gyfer 2018/19, Adroddiad Monitro ar gyfer y cyfnod o 1 Gorffennaf
2018 i 30 Medi 2018 – Llywodraethwr ysgol y cyfeirir ati yn yr adroddiad –
personol. Paula O’Connor – yr agenda gyfan –
Pennaeth Archwilio Mewnol Bwrdd Iechyd Prifysgol Abertawe Bro Morgannwg
– personol. |
|
Cymeradwyo a llofnodi, fel cofnod cywir, gofnodion y cyfarfod(ydd)
blaenorol. Cofnodion: Penderfynwyd cymeradwyo cofnodion cyfarfod blaenorol y Pwyllgor Archwilio fel cofnod
cywir. |
|
Dogfennau ychwanegol: Cofnodion: Yn
unol â pharagraff 100B (4)(b) Deddf Llywodraeth Leol 1972, ystyriodd y
Cadeirydd yr adroddiad canlynol yn fater brys. Rheswm dros y Mater Brys: Er y'i dyddiwyd yn 29 Tachwedd, derbyniwyd
Llythyr Archwilio Blynyddol oddi wrth Swyddfa Archwilio Cymru ar 7 Rhagfyr, ar
ôl y dyddiad cau arferol ar gyfer cynnwys a chyhoeddi fel eitem arferol ar yr
agenda hon. Gallai'r materion a godwyd yn y llythyr fod yn berthnasol i gamau
gweithredu i ymdrin â pherfformiad cyllidebol y flwyddyn bresennol, materion
sy'n effeithio ar y cyllidebau a gynigir ar gyfer
2019-20 a'r tu hwnt, a fforddadwyedd uchelgais cyfalaf y dyfodol, gan gynnwys y
Fargen Ddinesig, sydd wedi cael ei hadolygu'n annibynnol ei hun bellach. Byddai gohirio'r adroddiad i gylch nesaf y Pwyllgor Archwilio yn y flwyddyn
newydd yn golygu na fydd y rhai sy'n gwneud penderfyniadau ehangach ar y
gyllideb a'r rhaglen gyfalaf yn hollol ymwybodol o'r sylwadau a wnaed gan
Swyddfa Archwilio Cymru, yn ystod cyfnod pan fyddant yn gwneud penderfyniadau
cyllidebol. Bu'r Cadeirydd yn ymgynghori â'r Swyddog Adran 151, a gytunodd fod y mater
yn cynnwys eitemau brys i'w hystyried. Ystyriwyd ei fod er budd y cyhoedd i gyhoeddi'r llythyr yn syth ac i bawb
sy'n gwneud penderfyniadau ac sydd â chyfrifoldeb dros graffu, goruchwylio ac
archwilio ei ystyried. Llythyr Archwilio Blynyddol oddi wrth Swyddfa
Archwilio Cymru – Dinas a Sir Abertawe, Grŵp, Dinas a Sir Abertawe Cyflwynodd Jason
Garcia, Swyddfa Archwilio Cymru, lythyr archwilio blynyddol Archwilydd
Cyffredinol Cymru ar gyfer Dinas a Sir Abertawe, Grŵp, Dinas a Sir
Abertawe. Amlinellwyd bod y
cyngor wedi cydymffurfio â'i gyfrifoldebau mewn perthynas ag adrodd
ariannol. Nodwyd y rhoddodd yr
Archwilydd Cyffredinol farn archwilio ddiamod ar y Datganiad Ariannol ar 25
Medi 2018, gan gadarnhau ei fod yn cyfleu darlun gwir a theg o'r sefyllfa a'r
trafodion ariannol. Ar 6 Tachwedd 2018, rhoddodd farn ddiamod ar ddatganiadau
ariannol y Gronfa Bensiwn, gan gadarnhau eu bod yn cyfleu darlun gwir a theg o
sefyllfa a thrafodion ariannol y Gronfa Bensiwn. Ar y cyfan, roedd
y datganiadau ariannol a'r papurau gwaith cysylltiedig a ddarparwyd i'w
harchwilio o safon dda ac roedd swyddogion yn barod i helpu, gan roi'r wybodaeth
y gofynnwyd amdani i'r archwilwyr.
Nodwyd hefyd fod y datganiadau ariannol ar gael i'w harchwilio ar 4
Mehefin 2018. Roedd y cyngor felly'n
gwneud cynnydd da o ran cyrraedd y dyddiad cau ar gyfer 2020-2021, sef 31 Mai. Roedd yr
Archwilydd Cyffredinol yn fodlon bod gan y cyngor a'r grŵp drefniadau
priodol ar waith i sicrhau cynildeb, effeithlonrwydd ac effeithioldeb
yn eu defnydd o adnoddau, ond roedd y cyngor yn parhau i wynebu heriau ariannol
sylweddol. Ychwanegwyd mai
cyni yw'r her fwyaf arwyddocaol mae holl gyrff llywodraeth leol Cymru'n ei
hwynebu a'i bod yn debygol y bydd y pwysau ariannol yn parhau yn y tymor
canolig. Ni fyddai'r setliad cyllid dros dro diweddar i lywodraeth leol ar
gyfer 2019-20 yn cynnwys unrhyw gynnydd yng nghyllid y cyngor. Byddai'r amrywiaeth eang o bwysau ar
wasanaethau a phwysau demograffig felly'n parhau i effeithio ar gyllid y
cyngor. Nodwyd bod y
sefyllfa alldro refeniw wedi adrodd bod gwariant refeniw uniongyrchol y cyngor
yn £4.7 miliwn yn uwch na'r gyllideb ddiwygiedig, ac roedd yn rhaid i'r cyngor
ddefnyddio cronfeydd cyffredinol wrth gefn.
Ar gyfer 2018-19, yn ôl sefyllfa gyllidebol yr ail chwarter, rhagwelwyd
gorwariant yn y gyllideb refeniw gwerth £8.5 miliwn. Ar ôl defnyddio cronfeydd o gronfeydd wrth gefn
a glustnodwyd, byddai gorwariant rhagweledig gwerth
£2.8 miliwn. O ganlyniad, roedd yn rhaid
i'r cyngor ddefnyddio £3.1 filiwn o'i gronfeydd cyffredinol wrth gefn yn
2017-18 i reoli gorwariant a byddai angen o leiaf £2 filiwn arall i gydbwyso'r
gorwariant disgwyliedig yn 2018-19.
Gallai hyn olygu y byddai ychydig dros 40% o falans
cronfa gyffredinol y cyngor wedi cael ei ddefnyddio i wneud yn iawn am
orwariant a gallai hyn adael balans o £7 miliwn erbyn
31 Mawrth 2019. Amlygwyd nad oedd hi'n
gynaliadwy i'r cyngor barhau i ddibynnu ar gronfeydd wrth gefn i gefnogi
gwariant parhaus. Amlygwyd yr
anawsterau a gafwyd gan y cyngor wrth gyflawni lefelau arfaethedig ei arbedion
effeithlonrwydd ynghyd â'r diffyg gwerth mwy na £20 miliwn a ragwelwyd yng
nghyllideb ariannol 2019-20. Nodwyd
asesiadau risg cynlluniau effeithlonrwydd adrannol presennol. Cyfeiriodd yr
Archwilydd Cyffredinol at y rhagfynegiadau yn Strategaeth Ariannol Tymor
Canolig y cyngor sy'n nodi diffyg cyllideb cronnus gwerth £24 miliwn yn 2019-20,
£48 miliwn yn 2020-21 a £69 miliwn yn 2021-22.
Yn ogystal â hyn, cyfeiriodd at y rhaglen buddsoddi cyfalaf sylweddol a
dywedodd y byddai angen cyllid sylweddol nas cefnogir i ariannu'r datblygiadau
hyn. Erbyn 2025-26, amcangyfrifwyd y byddai'r benthyca ychwanegol nas cefnogir
hwn wedi costio £14 miliwn i'r cyngor mewn costau ariannol ychwanegol. Pwysleisiodd yr
Archwilydd Cyffredinol fod yn rhaid i'r cyngor barhau i asesu risg ei gynlluniau
arbedion effeithlonrwydd, adolygu a diweddaru ei strategaeth ariannol tymor
canolig a monitro'i gronfeydd wrth gefn yn ofalus. Dywedodd yr
Archwilydd Cyffredinol nad oedd y gwaith ardystio ar hawliadau a ffurflenni
grant hyd yn hyn wedi nodi unrhyw faterion sylweddol a fyddai'n effeithio ar y
datganiadau ariannol neu'r datganiadau ariannol allweddol. Croesawodd
Arweinydd y Cyngor lythyr yr Archwilydd Cyffredinol a dywedodd ei bod yn glir
na allai'r broses cyni bresennol barhau.
Ychwanegodd fod pwysau cyllidebol ar draws llywodraeth leol yng Nghymru
oherwydd cyni a'r ffaith bod blaenoriaethau gwario Llywodraeth Cymru'n
canolbwyntio ar iechyd. Amlinellodd fod
y cyngor wedi cymryd camau i adfer ei gronfeydd wrth gefn a byddai'n adrodd yn
fuan ynghylch sut mae'n bwriadu lleihau pwysau cyfalaf a byddai'n cyflwyno
strategaeth i leihau benthyca. Trafododd y
pwyllgor y canlynol: - ·
Pryder
ynglŷn â chost y rhaglen gyfalaf, lefel y cronfeydd wrth gefn, y risg i'r
awdurdod a'r angen i graffu ar y risg; ·
Cyllid
cyfalaf ychwanegol posib gan Lywodraeth Cymru i gefnogi'r rhaglen gyfalaf; ·
Rhoi
cynllun adfer i'r Pwyllgor Archwilio gan amlygu sut mae'r cyngor yn bwriadu
ymdrin â'r gorwariant. Rhoddodd y Prif
Swyddog Cyllid/Swyddog Adran 151 yr wybodaeth ddiweddaraf parthed proses gosod
y gyllideb a'r gweithdrefnau y mae eu hangen i ymgymryd â benthyca ychwanegol. Penderfynwyd: - 1)
Nodi
cynnwys yr adroddiad; 2)
Rhoi'r
wybodaeth ddiweddaraf i'r pwyllgor yn rheolaidd mewn perthynas ag amrywiadau
cyllidebol. |
|
Diweddariad - Archwiliad Adfer Trychineb TG. PDF 124 KB Cofnodion: Cyflwynodd Jo Harley, Rheolwr Gwasanaethau Digidol, adroddiad diweddaru 'er
gwybodaeth' am Weithredu Argymhellion Archwilio Mewnol ar gyfer Cynllun Adfer
yn dilyn Trychineb 2017/18. Amlinellwyd y rhoddwyd yr adroddiad terfynol ar gyfer yr Archwiliad
Adfer yn dilyn Trychineb ar 26 Mehefin 2018, gyda lefel gymedrol o
sicrwydd. Cafwyd 21 o argymhellion, gyda 12 wedi'u dynodi'n risgiau
canolig. Manylwyd ar yr argymhellion a
chanddynt risg ganolig yn Atodiad A ac roedd yr holl argymhellion wedi cael eu
rhoi ar waith. Fodd bynnag, ychwanegwyd
bod yr archwiliad hwn yn canolbwyntio ar y Cynllun Adfer yn dilyn Trychineb yn
unig. Nid oedd yn ystyried y gwaith cydnerthu sydd
eisoes wedi cael ei wneud neu sy'n cael ei wneud ar hyn o bryd na'r strategaeth
ynghylch adfer yn dilyn trychineb. Roedd y rhain yn canolbwyntio ar atebion
cost-effeithiol tymor hir i roi'r gallu llawn i'r cyngor adfer yn dilyn
trychineb, gan fanteisio ar atebion technolegol newydd a oedd wedi dod ar gael
yn ddiweddar. Darparwyd manylion am y gwaith cydnerthu a
wnaed/sy'n cael ei wneud ar hyn o bryd a'r Strategaeth Adfer yn dilyn
Trychineb. Trafododd y pwyllgor y canlynol: - ·
Cynnwys holl ddata'r ysgolion a datblygiadau posib yn y
dyfodol; ·
Cynlluniau defnyddwyr TG a'r gweithdrefnau a
ddefnyddiwyd; ·
Cwblhau'r holl dasgau canolig; ·
Gweithdrefnau sy'n gysylltiedig â'r system Oracle fewnol
a throsglwyddo gwybodaeth i'r cwmwl; ·
Profi'r cynllun a'r amserlenni. |
|
Trosolwg o Statws Cyffredinol y Risg - Chwarter 2 2018/19. PDF 106 KB Dogfennau ychwanegol:
Cofnodion: Rhoddodd y
Cynghorydd Richard Rowlands, Rheolwr Cyflwyno Strategol a Pherfformiad,
Drosolwg o'r Statws Risgiau Cyffredinol ar gyfer Chwarter 2 2018/19 'er
gwybodaeth'. Rhoddodd yr adroddiad drosolwg o statws risgiau yn y cyngor yn
ystod Chwarter 2 2018/19 er mwyn darparu sicrwydd i'r pwyllgor ynghylch
gweithrediad y polisi a'r fframwaith rheoli risgiau yn y cyngor. Roedd Atodiad A
yn cynnwys Chwarter 2 2018/19 ac yn ei gymharu â sefyllfa Chwarter 1
2018/19. Darparwyd y Cofrestrau Risgiau
Corfforaethol a Chyfarwyddiaeth (dyddiedig 16/11/18) yn Atodiad B ac Atodiad C
yn ôl eu trefn. Dywedodd y Cadeirydd
fod angen mireinio'r adroddiad, gan gynnwys mwy o ffocws ac eglurder,
lliniaru'r risgiau a'r amserlenni sy'n gysylltiedig â risgiau coch. Trafododd y
pwyllgor y canlynol: - ·
Risg
goch bosib sy'n gysylltiedig â'r Fargen Ddinesig; ·
Risgiau
sy'n gysylltiedig â Brexit; ·
Risg
ariannol. Penderfynwyd: - 1)
Nodi
cynnwys yr adroddiad; 2)
Darparu
Adroddiad Risgiau i bob cyfarfod y Pwyllgor Archwilio; 3)
Bod
angen gwella cynnwys y Gofrestr Risgiau; 4)
Mae'n
rhaid i'r Adroddiad Risgiau gynnwys gwybodaeth am y gyllideb/Abertawe
Gynaliadwy, y Fargen Ddinesig/Canol y Ddinas a Brexit. |
|
Adolygiad o'r Adroddiad am Gronfeydd Wrth Gefn. PDF 168 KB Cofnodion: Cyflwynodd y
Swyddog Adran 151 adroddiad adolygu'r refeniw wrth gefn 'er gwybodaeth' a oedd
wedi cael ei adrodd i'r cyngor ar 26 Hydref 2018. Atodwyd yr adroddiad a gyflwynwyd i'r cyngor ym
mis Hydref 2018 yn Atodiad 1. |
|
Adroddiad Diweddaru Ymddiriedolaethau ac Elusennau. PDF 133 KB Cofnodion: Cyflwynodd y
Dirprwy Swyddog Adran 151 adroddiad am Ymddiriedolaethau ac Elusennau 'er
gwybodaeth' i ddarparu gwybodaeth gefndirol i'r pwyllgor am yr amrywiaeth o
ymddiriedolaethau ac elusennau y mae'r cyngor yn ymddiriedolwr enwebedig
iddynt. Amlinellwyd
portffolio ymddiriedolaethau ac elusennau'r cyngor yn Atodiad 1. Ychwanegwyd bod y cyngor wedi cefnogi'r
ymddiriedolaethau a'r elusennau hyn yn hanesyddol drwy ddarparu gwasanaethau proffesiynol
am ddim (Cyfreithiol, Cyllid, Gwasanaethau Democrataidd, TG, Cyfleusterau a
Gwasanaethau Addysg a Chymdeithasol) i alluogi'r ymddiriedolaeth neu'r elusen i
gyflawni'i nodau. Nid yw'r
costau/amserau sy'n gysylltiedig â'r ddarpariaeth hon erioed wedi cael eu mesur
ac roedd graddau'r gefnogaeth a'r gweithgarwch rhwng ymddiriedolaethau ac
elusennau yn amrywio'n fawr. Nodwyd crynodeb
o'r ymddiriedolaethau a'r elusennau yn Atodiad 1 a nodwyd manylion y Panel
Ymddiriedolwyr yn Atodiad 2. Manylwyd ar
lywodraethu a'r adnoddau i gefnogi'r ymddiriedolaethau a'r elusennau. Cyfeiriwyd hefyd at y cynllun peilot
blaenorol yr ymgymerwyd ag ef gyda'r Sefydliad Cymunedol yng Nghymru. Trafododd y
pwyllgor y canlynol: - ·
Adnoddau
a chost gweinyddu'r ymddiriedolaethau a'r elusennau; ·
Cyfrifon
segur a defnyddio'r cyllid ar gyfer elusennau/ymddiriedolaethau eraill o bosib; ·
Pa
mor eang yr hyrwyddodd y cyngor yr ymddiriedolaethau a'r elusennau; ·
Posibilrwydd
y bydd cyrff eraill yn rheoli'r ymddiriedolaethau a'r elusennau; ·
Meincnodi
yn erbyn ymddiriedolaethau ac elusennau sy'n cael eu gweinyddu gan awdurdodau
lleol eraill. Penderfynwyd cyflwyno adroddiad cynnydd i gyfarfod
pwyllgor yn y dyfodol. |
|
Adroddiad Blynyddol Rheoli'r Trysorlys. PDF 291 KB Cofnodion: Cyflwynodd y
Dirprwy Swyddog Adran 151 Adroddiad Blynyddol Rheoli'r Trysorlys ar gyfer
2017/18 'er gwybodaeth'. Nododd yr adroddiad fanylion am weithgareddau rheoli
trysorlys y cyngor yn ystod 2017/18 ynghyd â chymharu'r perfformiad
gwirioneddol yn erbyn y strategaeth a osodwyd ar ddechrau'r flwyddyn. Trafododd y
pwyllgor y canlynol: - ·
Dangosyddion
darbodus; ·
Benthyca
cyfalaf; ·
Mynediad
at farchnadoedd bondiau corfforaethol; ·
Aildrefnu
dyledion. Penderfynwyd darparu diweddariadau rheolaidd. |
|
Fframwaith Sicrhau. PDF 102 KB Dogfennau ychwanegol:
Cofnodion: Cyflwynodd y Prif
Swyddog Cyfreithiol yr adroddiad i roi'r wybodaeth ddiweddaraf i'r pwyllgor
ynghylch y newidiadau i Ddatganiad Sicrwydd yr Uwch-reolwyr (SMAS). Darparwyd yr SMAS
blaenorol yn Atodiad A ac atodwyd yr SMAS â'r fformat arfaethedig newydd yn
Atodiad B. Ychwanegwyd yr erys yr SMAS
yn ddogfen hunanasesu ond mai cyfrifoldeb y Cyfarwyddwyr Corfforaethol oedd
sicrhau eu bod yn llunio SMAS terfynol ar gyfer eu hadran, gan gynnwys mewnbwn
pob Pennaeth Gwasanaeth. Yna, roedd yn
rhaid i'r holl Gyfarwyddwyr Corfforaethol adrodd yn ôl i'r Tîm Rheoli
Corfforaethol. Gosodwyd y weithdrefn ar
gyfer cwblhau ac adrodd yn ôl i'r Tîm Rheoli Corfforaethol yn yr arweiniad yn
Atodiad C. Roedd y ddogfen
arweiniol yn cynnwys 6 adolygiad misol roedd yr SMAS newydd wedi adrodd
amdanynt i'r Tîm Rheoli Corfforaethol, a'u cymeradwyodd. Roedd y Tîm Rheoli
Corfforaethol yn treialu'r templed newydd ar hyn o bryd, â'r nod o gael y
Cyfarwyddwyr Corfforaethol i adrodd yn ôl iddynt ym mis Rhagfyr 2018. Nododd y pwyllgor
fod y datblygiad yn dangos cynnydd sylweddol a'i fod yn dryloyw ac yn
gysylltiedig â gwaith tebyg a oedd yn cael ei wneud mewn awdurdodau lleol
eraill yng Nghymru. Penderfynwyd nodi cynnwys yr adroddiad. |
|
Cofnodion: Gofynnwyd
i'r pwyllgor wahardd y cyhoedd o'r cyfarfod er mwyn iddo ystyried yr eitem(au)
f/busnes a nodwyd yn argymhellion yr adroddiad ar y sail ei bod/eu bod yn
debygol o ddatgelu gwybodaeth eithriedig fel a nodir ym mharagraff gwahardd
Atodlen 12A Deddf Llywodraeth Leol 1972 fel y'i diwygiwyd gan Orchymyn
Llywodraeth Leol (Mynediad at Wybodaeth) (Amrywio) (Cymru) 2007 mewn perthynas
ag eitemau busnes a nodir yn yr adroddiad(au). Ystyriodd
y pwyllgor brawf budd y cyhoedd wrth benderfynu a ddylid gwahardd y cyhoedd o'r
cyfarfod ar gyfer yr eitemau busnes lle roedd prawf budd y cyhoedd yn
berthnasol fel a nodir yn yr adroddiad. Penderfynwyd y dylid gwahardd y cyhoedd ar gyfer yr eitem fusnes ganlynol. (Sesiwn Gaeëdig) |
|
Archwiliad o Gontractau Gofal Cymdeithasol. Cofnodion: Cyflwynodd y
Cynghorydd Peter Field, Prif Swyddog Ataliaeth, Lles a Chomisiynu, adroddiad
diweddaru am gydymffurfiad Gofal Cymdeithasol y Gwasanaethau i Oedolion â Rheolau
Caffael Corfforaethol a Rheoliadau Contractau Cyhoeddus. Darparwyd
diweddariadau i'r pwyllgor ynghylch cynnydd hyd at fis Rhagfyr 2018. Darparwyd hefyd fanylion am nifer y
contractau gofal cymdeithasol nad oeddynt yn cydymffurfio ym mis Rhagfyr 2018. Darparwyd y diweddaraf am y Cynllun
Gweithredu, gan gynnwys crynodeb o gynnydd yn erbyn pob nod y Cynllun
Gweithredu a nodwyd ym mis Rhagfyr 2017, yn Atodiad 1. Trafododd y
pwyllgor yr wybodaeth yn yr adroddiad. Penderfynwyd nodi cynnwys yr adroddiad. (Sesiwn Agored) |
|
Adroddiad Olrhain Argymhellion Archwiliadau Hanfodol 2017/18. PDF 113 KB Dogfennau ychwanegol:
Cofnodion: Cyflwynodd y Prif
Archwiliwr adroddiad a oedd yn cynnwys crynodeb o'r argymhellion a wnaed yn
dilyn yr archwiliadau hanfodol yn 2017/18 ac a nododd a oedd yr argymhellion y
cytunwyd arnynt wedi cael eu gweithredu. Roedd Atodiad 1 yn nodi pob archwiliad hanfodol, nifer yr argymhellion a
wnaed yn dilyn yr archwiliadau yn 2017/18 ac a oeddynt wedi cael eu gweithredu,
eu gweithredu'n rhannol, heb eu gweithredu neu nad oeddent i fod i gael eu
gweithredu eto. Darparwyd crynodeb o'r
sefyllfa ddiweddaraf ynghylch y 51 o argymhellion a wnaed a chanran yr
argymhellion a weithredwyd erbyn 30 Medi 2018 oedd 78%. Atodwyd
dadansoddiad o'r 10 argymhelliad, a oedd wedi cael eu gweithredu'n rhannol neu
nad oeddent wedi cael eu gweithredu yn ogystal â dosbarthiad yr argymhellion
archwilio a ddefnyddiwyd gan yr Is-adran Archwilio Mewnol, yn Atodiad 2. Mae'r
atodiad yn dangos bod y tri argymhelliad a oedd wedi cael eu gweithredu'n
rhannol wedi'u dosbarthu fel rhai risg ganolig a'u bod yn gysylltiedig â'r
archwiliad Cyfrifon Derbyniadwy.
Parhaodd yr archwiliad hwn i gael ei gwblhau ar sail flynyddol ac, o
ganlyniad i hwn, adolygir gweithrediad yr argymhellion nad oeddent wedi'u
gweithredu fel rhan o archwiliad 2018/19.
Dosbarthwyd y 7 argymhelliad nad oedd wedi cael eu gweithredu fel naill
ai risg isel neu arfer da. Darparwyd yr
argymhellion a oedd wedi cael eu gweithredu'n rhannol neu nad oeddent wedi cael
eu gweithredu yn Atodiad 3. Daethpwyd i'r casgliad bod canlyniadau
ymarfer olrhain yr argymhellion hyd at ddiwedd mis Medi 2018, ar y cyfan, yn
gadarnhaol gan fod 35 (78%) o'r argymhellion y cytunwyd arnynt wedi cael eu
gweithredu erbyn y dyddiad arfaethedig.
Roedd angen gwaith i weithredu nifer bach o argymhellion o hyd neu roedd
disgwyl iddynt gael eu gweithredu erbyn diwedd y flwyddyn ariannol. Adolygir cynnydd ynghylch gweithredu'r
argymhellion hyn yn ystod yr archwiliadau hanfodol ar gyfer 2018/19. Penderfynwyd nodi cynnwys yr adroddiad. |
|
Adroddiad Olrhain Argymhellion Archwiliadau Mewnol ac Allanol. PDF 120 KB Cofnodion: Cyflwynodd y Prif Archwiliwr adroddiad 'er gwybodaeth' a ddarparodd drosolwg
o ba gamau dilynol a wnaed ar gyfer argymhellion archwilio mewnol ac allanol. Amlinellodd
Atodiad 1 fod y gweithdrefnau presennol yn nodi dau ddull o gyflawni camau
dilynol ar gyfer gweithredu argymhellion a wnaed o ganlyniad i adolygiadau
archwilio mewnol ar gyfer archwiliadau hanfodol ac archwiliadau nad ydynt yn
hanfodol. Darparwyd y gweithdrefnau a
oedd yn berthnasol i'r ddau fath hyn o archwiliad. Ychwanegwyd, yn
dilyn trafodaethau yng nghyfarfod diwethaf Grŵp Prif Archwilwyr Cymru a
gynhaliwyd ym mis Hydref, y penderfynwyd y dylid cyflwyno dangosydd perfformiad
newydd i gofnodi nifer yr argymhellion a oedd wedi cael eu gweithredu fel
canran o'r argymhellion a wnaed. Y
gobaith oedd y byddai hwn yn cael ei gyflwyno fel dangosydd perfformiad ychwanegol
o 2019/20. Byddai'r broses
olrhain argymhellion archwilio allanol yn cael ei datblygu drwy Bwyllgor y
Rhaglen Graffu, a fyddai'n derbyn adroddiadau a chynlluniau gweithredu Swyddfa
Archwilio Cymru i ymdrin ag argymhellion a chynigion. Byddai'r tîm craffu hefyd yn adolygu cynnydd
yn erbyn argymhellion o fewn 12 mis ar ôl derbyn yr adroddiad a'r cynllun
gweithredu. Byddai'r Pwyllgor
Archwilio hefyd yn derbyn adroddiadau a chynlluniau gweithredu er gwybodaeth a
gall benderfynu blaenoriaethu ac olrhain cynigion/argymhellion penodol yn
ogystal â'r oruchwyliaeth a wneir gan y tîm craffu. Nid yw'r gwaith hwn yn cynnwys yr adroddiadau
hynny gan Swyddfa Archwilio Cymru ar gyfer y Pwyllgor Archwilio'n benodol. Penderfynwyd: - 1)
Nodi
cynnwys yr adroddiad; 2)
Adrodd
am adroddiadau Swyddfa Archwilio Cymru a dderbyniwyd gan Bwyllgor y Rhaglen
Graffu i'r Pwyllgor Archwilio hefyd. |
|
Adroddiad Monitro Archwiliad Mewnol - Chwarter 2 2018/19. PDF 133 KB Dogfennau ychwanegol:
Cofnodion: Cyflwynwyd adroddiad gan y Prif Archwiliwr a oedd yn nodi'r archwiliadau
a gwblhawyd ac unrhyw waith arall a wnaed gan yr Is-adran Archwilio Mewnol yn
ystod y cyfnod o 1 Gorffennaf i 30 Medi
2018. Cwblhawyd
cyfanswm o 29 o archwiliadau yn ystod Chwarter 2. Rhestrwyd yr archwiliadau a
gwblhawyd yn Atodiad 1, a oedd hefyd yn dangos lefel y sicrwydd a roddwyd ar
ddiwedd yr archwiliad a nifer yr argymhellion a wnaed ac y cytunwyd
arnynt. Darparwyd hefyd ddadansoddiad
o'r archwiliadau a gwblhawyd yn ystod yr 2il Chwarter. Gwnaed cyfanswm o
203 o argymhellion archwilio, a chytunodd y rheolwyr i weithredu'r holl
argymhellion a wnaed. Darparwyd hefyd
ddadansoddiad o'r argymhellion y cytunwyd arnynt yn ystod yr 2il
chwarter. Cyflwynwyd rhestr
o'r grantiau a ardystiwyd gan yr Is-adran Archwilio Mewnol. Cadarnhawyd na roddwyd unrhyw adroddiadau archwilio
â sicrwydd canolig yn ystod y chwarter a rhoddwyd manylion y ddau archwiliad a
oedd wedi cael eu cwblhau ers diwedd y chwarter, Rheoli Risgiau a Llywodraethu
Corfforaethol. Cyfeiriwyd at y
camau dilynol a gwblhawyd rhwng 1 Gorffennaf a 30 Medi 2018, ynghyd â
diweddariad ar yr argymhellion o Adolygu Cymheiriaid Safonau Archwilio Mewnol y
Sector Cyhoeddus. Cynghorodd y
Cadeirydd y dylid bod yn ofalus mewn perthynas â chwmpas yr archwiliadau a gwblhawyd
ar Reoli Risgiau a Llywodraethu Corfforaethol gan nad oedd yr amcangyfrif
sicrwydd yn gyson â'r wybodaeth gyfyngedig roedd y pwyllgor wedi bod yn ei
derbyn hyd at yn ddiweddar. Ychwanegodd
fod angen gwella'r gofrestr risgiau bresennol ymhellach a gofynnodd a allai
weld y 29 o archwiliadau a gwblhawyd yn ystod yr 2il chwarter. Penderfynwyd: - 1)
Nodi
cynnwys yr adroddiad; 2)
Dangos
y 29 o archwiliadau a gwblhawyd yn ystod yr 2il chwarter i'r
Cadeirydd. |
|
Adroddiad Olrhain Camau Gweithredu'r Pwyllgor Archwilio. (Er Gwybodaeth) PDF 135 KB Cofnodion: Darparwyd
Adroddiad Olrhain Gweithredu'r Pwyllgor Archwilio 'er gwybodaeth'. |
|
Cynllun Gwaith y Pwyllgor Archwilio. (Er Gwybodaeth) PDF 102 KB Dogfennau ychwanegol: Cofnodion: Adroddwyd am Gynllun Gwaith y Pwyllgor Archwilio 'er gwybodaeth’. Darparodd y Cadeirydd ddiweddariad llafar ynghylch ei hymweliad â Chyfarfod
Pwyllgor Archwilio Cyngor Caerdydd a oedd yn cynnwys yr Is-gadeirydd a'r Prif
Archwiliwr. Ychwanegodd fod
cynrychiolwyr o Gaerdydd wedi gofyn a allent ddod i gyfarfod y pwyllgor yn
hwyrach yn y flwyddyn ddinesig (Chwefror 2019). Dywedodd y Cadeirydd hefyd ei bod wedi cwrdd â'r Prif Weithredwr/Dirprwy
Brif Weithredwr, a gytunodd i ddod i gyfarfod y pwyllgor ym mis Chwefror 2019 i
ddarparu trosolwg o'r trefniadau llywodraethu a sicrwydd sydd ar waith ar draws
y cyngor ac i ddarparu diweddariad mewn perthynas â rheoli risgiau. |