Lleoliad: Ystafell Bwyllgor 5 - Neuadd y Ddinas, Abertawe. Cyfarwyddiadau
Cyswllt: Gwasanaethau Democrataidd: - 636923
Rhif | Eitem |
---|---|
Datgeliadau o fuddiannau personol a rhagfarnol. Cofnodion: Yn unol â'r Côd Ymddygiad a fabwysiadwyd gan Ddinas a Sir Abertawe,
cyhoeddwyd y cysylltiadau canlynol: - Y Cyng. P K Jones – Cofnod Rhif 51 – Swyddfa Archwilio Cymru – Adroddiad
Gwella Blynyddol 2017/18 - mae fy ngwraig yn bennaeth dehongli ieithoedd modern
ym Mhrifysgol Abertawe ac mae gan fy mab ei fusnes iaith/dehongli/cyfieithu ei
hun. Y Cyng. M B Lewis – Cofnod Rhif 50 – Adroddiad Blynyddol Archwiliadau
Ysgol 2017/18 - Llywodraethwr Ysgol a
Chofnod Rhif 51 - Swyddfa Archwilio Cymru - Adroddiad Gwella Blynyddol
2017/2018 - Aelod o Bwyllgor y Gronfa
Bensiwn - personol. Y Cyng. T M White - Cofnod Rhif 50 - Adroddiad
Blynyddol Archwiliadau Ysgol 2017/18
- Aelod o Gorff Llywodraethu Ysgol
(Ysgol Gyfun Pentrehafod) a Chofnod Rhif 51 - Swyddfa Archwilio Cymru -
Adroddiad Gwella Blynyddol 2017/18 - Aelod o'r Bwrdd Pensiwn Lleol a
chymwynaswr y Gronfa Bensiwn - personol. Paula O’Connor – yr Agenda gyfan - Pennaeth Archwilio Mewnol Bwrdd Iechyd
Prifysgol Abertawe Bro Morgannwg - personol. |
|
Cymeradwyo a llofnodi, fel cofnod cywir, gofnodion y cyfarfod(ydd)
blaenorol. Cofnodion: Penderfynwyd cymeradwyo cofnodion cyfarfod blaenorol y Pwyllgor Archwilio fel cofnod
cywir. Cofnod Rhif 40 – Adroddiad Monitro Archwilio Mewnol Holodd y cadeirydd ynghylch pryd y byddai'r diweddaraf yn cael ei dderbyn
gan Bennaeth Dros Dro'r Gwasanaethau Digidol a Thrawsnewid ar Bolisi Adfer TG
a'r Cynllun Adfer Trychineb gan ei fod yn faes risg uchel. Eglurwyd y byddai'r Archwiliad Mewnol yn dilyn yr adroddiad yn Chwarter 3. Dywedodd yr Is-gadeirydd y darparwyd sicrwydd yn y cyfarfod fod cynnydd
wedi'i wneud. Penderfynwyd bod Pennaeth Dros Dro'r Gwasanaethau Digidol a Thrawsnewid yn darparu'r
diweddaraf i'r Pwyllgor yn Chwarter 3. |
|
Gwaith Pwyllgorau Datblygu Polisi. PDF 234 KB Cofnodion: Cyflwynwyd
adroddiad gan Huw Evans, Pennaeth y Gwasanaethau Democrataidd, er mwyn darparu
adborth i'r Pwyllgor Archwilio mewn perthynas â chwestiynau ynghylch gwaith y
Pwyllgorau Datblygu Polisïau (PDP). Amlinellwyd bod Arweinydd y Cyngor (Y
Cynghorydd R C Stewart) wedi rhoi'r diweddaraf ar gynnydd y Pwyllgorau Datblygu
a Chyflwyno Polisïau ar 10 Ebrill 2018.
Ychwanegwyd bod y Pwyllgorau Datblygu a Chyflwyno Polisïau wedi cael eu
dileu yng nghyfarfod blynyddol y cyngor ar 24 Mai 2018. Disodlwyd y 5 pwyllgor
gan 5 Pwyllgor Datblygu Polisïau sef: ·
Yr Economi ac Isadeiledd; ·
Addysg a Sgiliau; ·
Pobl; ·
Lleihau Tlodi; ·
Trawsnewid a Chyngor y Dyfodol. Disgrifiwyd cylch
gorchwyl y PDP yn Atodiad A. Roedd Atodiad B yn cynnwys Egwyddor D Datganiad
Llywodraethu Blynyddol 2017-2018 "Penderfynu ar yr ymyriadau sy'n angenrheidiol
er mwyn cyflawni'r canlyniadau bwriadedig yn y modd
mwyaf effeithiol". Yn Atodiad A,
cafwyd Adroddiad Blynyddol y Pwyllgorau Datblygu a Chyflwyno Polisïau ar gyfer
2017-2018 ac yn Atodiad D,
Gynlluniau Gwaith y Pwyllgorau Datblygu Polisïau. Cynhaliwyd
trafodaethau ynghylch y canlynol: - ·
Cyfeirio
gwaith i'r Adran Graffu ac oddi yno ac osgoi dyblygu unrhyw waith. ·
Datblygu
dogfen sy'n cael ei drafftio gan y Rheolwr Craffu i egluro'r gwahaniaethau
rhwng Craffu a PDP; ·
Sut y
cytunwyd ar gynlluniau gwaith y PDP a sut cawsant eu monitro; ·
Cymharu
ag awdurdodau lleol eraill. Penderfynwyd nodi cynnwys yr adroddiad. |
|
Er Gwybodaeth: Rhaglen Waith Craffu 2018/19. PDF 152 KB Dogfennau ychwanegol:
Cofnodion: Darparodd y
Cynghorydd M H Jones, Cadeirydd Pwyllgor y Rhaglen Graffu, adroddiad am waith y
tîm craffu ar gyfer blwyddyn ddinesig 2017-18 ac amlygodd weithgareddau craffu
a gynllunnir ar gyfer 2017/18. Darparwyd
yr adroddiad er mwyn cefnogi'r berthynas sy'n datblygu rhwng y Tîm Craffu a'r
Pwyllgor Archwilio. Canmolodd waith y
Tîm Craffu a gwaith y Pwyllgor a'r paneli Craffu, a chyfeiriodd at yr ymateb
cadarnhaol a dderbyniwyd yn yr adolygiad gan Swyddfa Archwilio Cymru. Ychwanegodd y byddai'n fuddiol cwrdd â
Chadeiryddion Pwyllgorau Datblygu Polisïau er mwyn osgoi unrhyw orgyffwrdd yn y
gwaith. Cyfeiriodd at y 5
amcan gwella craffu a thynnodd sylw at y ffaith fod angen i'r gwaith fod yn
weladwy i'r cyhoedd. Pwysleisiodd hefyd
yr amserlen fer sydd ar gael i fynd ati i graffu cyn penderfynu er mwyn
cyflwyno sylwadau ar adroddiadau neu ddylanwadu arnynt. Gofynnodd y
Pwyllgor gwestiynau i’r Cadeirydd Craffu, a ymatebodd yn briodol. Trafodwyd y materion canlynol: - ·
Rhaglenni
gwaith gwahanol y Pwyllgorau Datblygu a Chyflwyno Polisïau; ·
Sut
roedd y broses wythnosol o gynllunio agendâu wedi archwilio cynlluniau gwaith y
Pwyllgorau Datblygu a Chyflwyno Polisïau i osgoi dyblygu; ·
Argaeledd
eang cynlluniau gwaith y Pwyllgorau Datblygu Polisïau ar wefan y cyngor a oedd
yn hygyrch; ·
Dim
digon o amser i archwilio adroddiadau fel rhan o'r broses craffu cyn
penderfynu; ·
Pennaeth
y Gwasanaethau Democrataidd yn rhannu cynlluniau gwaith y PDP â Chadeirydd
Pwyllgor y Rhaglen Graffu. Penderfynwyd nodi cynnwys yr adroddiad. |
|
Adroddiad Blynyddol Awditau Ysgolion 2017/18. PDF 171 KB Cofnodion: Cyflwynodd y Prif Archwiliwr adroddiad a oedd yn darparu crynodeb o'r
archwiliadau a gynhaliwyd mewn ysgolion gan yr Is-adran Archwilio Mewnol yn
ystod 2017/18 a nododd rai materion cyffredinol a gododd yn ystod yr
archwiliadau. Amlinellwyd y
cynhelir archwiliad ym mhob ysgol gynradd, uwchradd ac arbennig yn Abertawe bob
3 blynedd. Roedd rhaglen archwilio
safonol ar gael ar gyfer pob sector ysgol. Am nifer o
flynyddoedd paratowyd adroddiad a oedd yn crynhoi'r archwiliadau a wnaed mewn
ysgolion bob blwyddyn gan y Cyfarwyddwr Addysg a'r Pwyllgor Archwilio. Roedd yr adroddiad hefyd yn nodi'r materion cyffredinol
a ganfuwyd yn ystod yr archwiliadau. Atodwyd yr
Adroddiad Blynyddol ar Archwiliadau Ysgolion 2017/18 yn Atodiad 1. Gofynnodd y
pwyllgor nifer o gwestiynau i'r Prif Archwiliwr a Phennaeth yr Uned Ariannu a
Gwybodaeth, a ymatebodd iddynt yn briodol.
Roedd y trafodaethau'n ymwneud â'r canlynol: - ·
Ysgolion
yn pryderu nad oedd y CLG Caffael yn werth am arian
ac mai'r Adran Caffael sy'n adolygu'r CLG; ·
Nid
yw ysgolion yn defnyddio'r gwasanaethau mewnol oherwydd y gost; ·
Nid
yw rhai ysgolion yn ymwybodol o'r Rheolau Gweithdrefnau Contractau; ·
Ysgolion
yn cael anhawster cael dyfynbrisiau a'r angen parhaus iddynt ddangos y gwerth
gorau; ·
Yr
awdurdod yn darparu catalog i ysgolion brynu cyflenwadau; ·
Ysgolion
yn defnyddio cyflenwyr lleol; ·
Yr
angen i'r holl ysgolion benodi is-bwyllgorau cyllid i oruchwylio materion
cyllidebol/caffael; ·
Daeth yr Is-adran Archwilio Mewnol i'r casgliad fod y
systemau rheoli ariannol a sefydlwyd mewn ysgolion yn gyffredinol yn parhau i
ddarparu lefel uchel o sicrwydd, yn amodol ar faterion cydymffurfio caffael. Penderfynwyd: - 1)
Nodi
cynnwys yr adroddiad. 2)
Y
bydd yr Adran Addysg/Caffael yn darparu catalog wedi'i gwblhau i'r Pwyllgor
Archwilio o fewn 3 mis. |
|
Swyddfa Archwilio Cymru - Adroddiad Gwella Blynyddol 2017/18. PDF 539 KB Cofnodion: Cyflwynodd
Samantha Clements, Swyddfa Archwilio Cymru, Adroddiad Gwella Blynyddol 2017-18. Darparwyd
manylion gwaith archwilio perfformiad 2017-18 ac roedd Arddangosyn 1 yn cynnwys
yr archwiliad a'r gwaith rheoleiddio ac arolygu yr adroddwyd amdanynt yn ystod
2017-18. Tynnwyd sylw at y ffaith fod yr
Archwilydd Cyffredinol yn debygol o gydymffurfio â gofynion Mesur Llywodraeth
Leol (2009) yn ystod 2018-19.
Ychwanegwyd er nad yw'r Archwilydd Cyffredinol yn gwneud unrhyw
argymhellion ffurfiol, y gwnaed nifer o gynigion ar gyfer gwella ac fe'u cynhwyswyd yn Atodiad 3. Cyfeiriodd y Cadeirydd
at Atodiad 3 - argymhellion adroddiad cenedlaethol 2017-18 a cheisiodd eglurhad
ynghylch sut byddai Swyddfa Archwilio Cymru'n monitro'r argymhellion ac yn
gwneud y defnydd gorau ohonynt. Gofynnodd y
Pwyllgor gwestiynau i gynrychiolydd o Swyddfa Archwilio Cymru a ymatebodd yn
briodol. Roedd y penderfyniadau'n
ymwneud â'r canlynol: - ·
Llwyddodd
yr awdurdod i weithio mewn partneriaeth ag asiantaethau allanol eraill e.e.
digartrefedd; ·
Monitro
gan Swyddfa Archwilio Cymru a mynd ar drywydd argymhellion blaenorol; ·
Hanes
gwael yr awdurdod o ran nodi cynlluniau arbedion ariannol a chyflwyno yn eu
herbyn; ·
Adrodd
wrth y Pwyllgor Archwilio am amrywiadau cyllidebol. Penderfynwyd: - 1)
Nodi
cynnwys yr adroddiad. 2)
Y
bydd Swyddfa Archwilio Cymru'n diweddaru'r pwyllgor ynghylch sut mae'r cyngor
yn monitro argymhellion o'r Agenda Ddysgu Genedlaethol a Rennir ac yn gwneud y
defnydd gorau ohonynt. 3)
Gofyn
i'r Prif Swyddog Cyllid roi gwybod i'r pwyllgor am amrywiadau i'r gyllideb yn y
dyfodol. |
|
Dinas a Sir Abertawe - Y Diweddaraf am y Pwyllgor Archwilio - Hydref 2018. PDF 263 KB Cofnodion: Cyflwynodd
Samantha Clements, Swyddfa Archwilio Cymru, adroddiad diweddaraf Swyddfa
Archwilio Cymru – Hydref 2018. Roedd y manylion
a ddarparwyd yn cynnwys gwaith Archwilio Ariannol a Gwaith Archwilio'r Gronfa
Pensiwn 2017-18 a gwaith Archwilio Perfformiad. Gofynnodd y
Cadeirydd i adroddiadau Swyddfa Archwilio Cymru gael eu hychwanegu at Raglen
Waith y Pwyllgor Archwilio. Tynnodd y
pwyllgor sylw at faint o fiwrocratiaeth oedd yn bodoli a'r gost bosib i Swyddfa
Archwilio Cymru. Penderfynwyd: - 1)
Nodi
cynnwys yr adroddiad. 2)
Tynnu
sylw Swyddfa Archwilio Cymru at gost biwrocratiaeth. |
|
Adroddiad Olrhain Gweithrediadau'r Pwyllgor Archwilio. (Er gwybodaeth) PDF 122 KB Cofnodion: Darparwyd
Adroddiad Olrhain y Pwyllgor Archwilio 'er gwybodaeth’. |
|
Cynllun Gwaith y Pwyllgor Archwilio. (Er Gwybodaeth) PDF 94 KB Dogfennau ychwanegol: Cofnodion: Adroddwyd am Gynllun Gwaith y Pwyllgor Archwilio 'er gwybodaeth’. Dywedodd y Cadeirydd ei bod wedi cwrdd â'r Prif Weithredwr i drafod Proses Trosglwyddo i Lefel Uwch Swyddfa Archwilio
Cymru a'r Fframwaith Sicrwydd. Roedd y
cyfarfod yn un cynhyrchiol iawn a byddai'r Prif Weithredwr yn mynd i'r cyfarfod
pwyllgor i drafod llywodraethu a rheoli risgiau. Byddai cyfarfodydd rheolaidd â'r Prif Weithredwr
hefyd yn cael eu trefnu yn y dyfodol. Ychwanegodd y Cadeirydd y byddai hi a'r Is-gadeirydd yn mynd i gyfarfod
Pwyllgor Archwilio Cyngor Caerdydd ym mis Tachwedd a gofynnodd a allai swyddog
fod yn bresennol hefyd. Nodwyd y byddai Adroddiad Diweddaraf
Ymddiriedolaethau ac Elusennau yn cael ei gyflwyno yn y cyfarfod nesaf a
drefnwyd. Penderfynwyd: - 1)
Cyflwyno Adroddiad Diweddaraf Ymddiriedolaethau ac
Elusennau yn y cyfarfod nesaf a drefnwyd; 2)
Gofyn i swyddog fynd gyda'r Cadeirydd a'r Is-gadeirydd i
gyfarfod Pwyllgor Archwilio Cyngor Caerdydd. |