Lleoliad: Ystafell Bwyllgor 5 - Neuadd y Ddinas, Abertawe. Cyfarwyddiadau
Cyswllt: Gwasanaethau Democrataidd: - 636923
Rhif | Eitem |
---|---|
Croeso - Aelod Lleyg newydd o'r Pwyllgor Archwilio. Cofnodion: Croesawyd Paula
O’Connor, Aelod Lleyg newydd ei phenodi i'r Pwyllgor Archwilio, i’w chyfarfod
cyntaf gan yr Is-gadeirydd, a hynny ar ran y Pwyllgor. |
|
Datgeliadau o fuddiannau personol a rhagfarnol. Cofnodion: Yn unol â'r Côd Ymddygiad a fabwysiadwyd gan Ddinas a Sir Abertawe,
datganwyd y cysylltiadau canlynol: - Y Cynghorydd L James – Cofnod Rhif 67 - Adroddiad Monitro Archwilio Mewnol
Chwarter 3, 2017/18 - Llywodraethwr yr ALl yn Ysgol Gynradd Pennard ac Ysgol
Uwchradd Llandeilo Ferwallt - personol. Y Cynghorydd J W Jones – Cofnod Rhif 63 - Adroddiad Grantiau Swyddfa
Archwilio Cymru 2016/17 a Chofnod Rhif 64 - Cynllun Archwilio Swyddfa Archwilio
Cymru 2017/18 ar gyfer Dinas a Sir Abertawe a'r Gronfa Bensiwn - Aelod o
Awdurdod Iechyd Porthladd Abertawe - personol. Y Cynghorydd T M White – Cofnod Rhif 64 - Cynllun Archwilio Swyddfa
Archwilio Cymru 2017/18 ar gyfer Dinas a Sir Abertawe a'r Gronfa Bensiwn a Chofnod
Rhif 67 - Adroddiad Monitro Archwilio Mewnol Chwarter 3, 2017/18 - Aelod o'r
Bwrdd Pensiwn Lleol, buddiolwr y Gronfa Bensiwn Llywodraeth Leol, Aelod o'r Association of British Ports Authority a Llywodraethwr Ysgol - personol. Paula O’Connor – yr Agenda gyfan - gweithiwr
cyflogedig gydag Ymddiriedolaeth GIG Felindre - Partneriaeth Cydwasanaethau GIG Cymru - yn darparu Gwasanaeth Archwilio
Mewnol fel Pennaeth Archwilio Mewnol Bwrdd Iechyd Prifysgol Abertawe Bro
Morgannwg - personol. |
|
Cymeradwyo a llofnodi, fel cofnod cywir, gofnodion y cyfarfod(ydd)
blaenorol. Cofnodion: Penderfynwyd cymeradwyo cofnodion cyfarfod blaenorol y Pwyllgor Archwilio fel cofnod
cywir. |
|
Adroddiad Grantiau Swyddfa Archwilio Cymru 2016/17. PDF 273 KB Cofnodion: Cyflwynodd David
Williams, Swyddfa Archwilio Cymru (SAC) Adroddiad Grantiau 2016/17. Crynhowyd
bod yr awdurdod, ar y cyfan, wedi rhoi trefniadau digonol ar waith ar gyfer
llunio a chyflwyno'i hawliadau grantiau ar gyfer 2016/2017. Ychwanegwyd bod cyfle i wella, a chydnabuwyd
bod cydlynydd y grantiau, o'r Adran Cyllid, wedi cydlynu a rheoli'r broses
gyflwyno/archwilio'n dda. Roedd y casgliad ar gyfer 2016-17 yn seiliedig ar y
canfyddiadau cyffredinol canlynol: - ·
bod y cyngor wedi gweithio'n agos gydag SAC i sicrhau bod
amserlen gywir a chyfoes o grantiau 2016-17 ar gael drwy gydol y flwyddyn; a ·
bod rhywfaint o gyfle i wella trefniadau'r cyngor ar
gyfer rheoli grantiau mewn rhai meysydd gwasanaeth. Ar
gyfer 2016-17, ardystiodd SAC 12 o hawliadau grant, â chyfanswm gwerth
£217,261,586. Roedd hyn yn 5 hawliad yn
llai nag a gafwyd yn 2015-16 (£295,761,884).
Cyflwynodd y cyngor 75% o'i hawliadau grant 2016-17 mewn pryd.
Cadarnhaodd SAC ei fod wedi ardystio'r holl hawliadau, a chyfanswm cost yr
archwiliad oedd £53,985. Yn gyffredinol, arweiniodd archwiliadau 2016-17 at
ostyngiad o £17,616 yn yr arian grant y mae modd i'r cyngor ei hawlio. Roedd pump o'r hawliadau'n gymwys; roedd hyn
yn unol â pherfformiad y cyngor y llynedd ac yn unol â'r cyfartaledd
cenedlaethol. Darparodd yr adroddiad fanylion derbyn hawliadau mewn
pryd, canlyniadau ardystio, addasiadau archwilio, trefniadau'r awdurdod,
ffioedd SAC a chrynodeb o'r canfyddiadau. Gofynnodd y pwyllgor gwestiynau i
gynrychiolwyr Swyddfa Archwilio Cymru, a ymatebodd yn briodol. Roedd y penderfyniadau'n ymwneud â'r
canlynol: - ·
y
derbyniwyd 75% o'r hawliadau erbyn y dyddiad cau a bod lle i wella o ran y
broses gyflwyno; ·
data a
gynhyrchwyd gan fysus First Cymru; ·
hyder ym
mhroses reoli'r awdurdod i osgoi problemau sylweddol posib yn y dyfodol; ·
grantiau
a fydd ar gael tan yn hwyr yn y flwyddyn ariannol ac adfachu; ·
rheoli
cronfeydd Cymunedau'n Gyntaf a darparu llwybr archwilio; ·
mwy o
risg yn bosib oherwydd y gostyngiad mewn staff; ·
gostyngiad
sylweddol i'r ffi archwilio. Penderfynwyd
nodi cynnwys yr adroddiad. of claims |
|
Dogfennau ychwanegol: Cofnodion: Cyflwynodd Geraint Norman,
Swyddfa Archwilio Cymru (SAC), Gynllun Archwilio 2018 a oedd yn darparu'r
gwaith archwilio arfaethedig, pryd y câi ei wneud, beth fyddai'r gost a phwy
fyddai'n ymgymryd â'r gwaith. Roedd Atodiad 1
yn nodi cyfrifoldebau'r Archwiliwr yn llawn ac roedd Arddangosyn 1 yn darparu
tri cham y dull archwilio. Darparwyd
peryglon camddywediadau pwysig yn Arddangosyn 2, nodwyd y gwaith perfformiad yn
amlinelliad archwilio'r llynedd sy'n dal i fynd rhagddo yn Atodiad 2 a nodwyd y
ffi archwilio arfaethedig ar gyfer y gwaith hwn yn Arddangosyn 6. Roedd Arddangosyn 5 yn crynhoi'r materion mwy
arwyddocaol a/neu ailadroddol a nodwyd wrth wneud gwaith ardystio grantiau yn
2016-17. Dangoswyd elfennau'r gwaith
archwilio perfformiad yn arddangosyn 4 a darparwyd amserlen yr archwiliadau
arfaethedig yn Arddangosyn 8. Byddai'r diweddaraf
am gynnydd y cynllun yn cael ei adrodd i'r pwyllgor. Trafododd y
pwyllgor y canlynol: - ·
Rheoli
data a meysydd risg posib; ·
Rheolau
Gweithdrefnau Ariannol/Contract; ·
Rheoli
Cronfeydd wrth Gefn y cyngor/swm yr arian wrth gefn a ddelir gan ysgolion; ·
Effaith
ad-drefnu posib i lywodraethau lleol yng Nghymru; ·
Cyflwyno
Deddf Llesiant Cenedlaethau'r Dyfodol; ·
Trefniadau
Diogelu Corfforaethol; ·
Trefnu
bod Asesu Risgiau a Sicrwydd yn dod yn gynt yn y rhaglen berfformiad; ·
Strategaeth
Mynd i'r Afael â Thlodi; ·
Rôl y
Bwrdd Gwasanaethau Cyhoeddus. Cyflwynodd Geraint
Norman, SAC, Gynllun Archwilio 2018 ar
gyfer Cronfa Bensiwn Dinas a Sir Abertawe. Nodwyd cyfrifoldebau'r
Archwilwyr, ynghyd â rhai'r rheolwyr a'r rhai sy'n
llywodraethu, yn Atodiad 1. Roedd y dull
archwilio'n cynnwys tri cham fel a nodir yn Arddangosyn 1. Dangoswyd peryglon camddywediadau pwysig yr
oedd angen i'r archwilwyr eu hystyried, ynghyd â'r cynllun gwaith, yn
Arddangosyn 2. Nodwyd y ffi arfaethedig
yn Arddangosyn 3 ac roedd llai o ffi oherwydd effeithlonrwydd y cyngor. Yn ogystal â
chynnwys datganiadau ariannol y Gronfa Bensiwn yn y prif ddatganiadau ariannol,
roedd gofyn i awdurdodau gweinyddol gyhoeddi adroddiad blynyddol ar y Gronfa
Bensiwn y mae'n rhaid iddo gynnwys cyfrifon y Gronfa Bensiwn. Roedd gofyn i'r
Archwilwyr ddarllen adroddiad blynyddol y Gronfa Bensiwn ac ystyried a oedd yr
wybodaeth ynddo'n gyson â datganiadau ariannol
archwiliedig y Gronfa Bensiwn a gynhwyswyd ym mhrif ddatganiadau ariannol y
cyngor. Roedd gofyn i
Archwilwyr gyflwyno datganiad archwilio i gadarnhau cysondeb y datganiadau
ariannol a gynhwyswyd yn yr adroddiad blynyddol gyda datganiadau ariannol archwiliedig
y Gronfa Bensiwn. Darparwyd yr amserlen
waith yn Arddangosyn 5. Trafododd y
pwyllgor y canlynol: - ·
Archwilwyr
yn ceisio sicrwydd llwyr; ·
Rôl
graffu'r Bwrdd Pensiwn Lleol; ·
Deddf
Llesiant Cenedlaethau'r Dyfodol, defnydd moesegol buddsoddiad a chynaladwyedd y
Gronfa Bensiwn yn y dyfodol. Penderfynwyd nodi Cynllun Archwilio 2017/18 a Chronfa Bensiwn
Dinas a Sir Abertawe. |
|
Trosolwg o Statws Risg Chwarter 3 2017/18 a diweddariad ar fynediad i'r Gofrestr Risgiau. PDF 104 KB Dogfennau ychwanegol: Cofnodion: Cyflwynodd y
Rheolwr Cyflwyno a Pherfformiad Strategol adroddiad a oedd yn darparu trosolwg
o'r statws risg yn y cyngor. Darparodd
hyn sicrwydd i'r pwyllgor am effeithiolrwydd y polisi a'r fframwaith rheoli
risgiau a sut cânt eu gweithredu yn y cyngor. Roedd yr
adroddiad yn cwmpasu cyfnod Chwarter 3 2017/18 ac yn cymharu ciplun o
gofrestrau risg y cyngor a dynnwyd ar 03/10/17 â chiplun arall a dynnwyd ar
28/12/17. Darparwyd manylion yn atodiad
A. Ychwanegwyd bod
adolygiad o risg a chofrestri risg y cyngor ar waith ar ôl i bolisi a
fframwaith risg newydd gael eu cymeradwyo gan y Cabinet ar 17 Awst 2017, ac ar
ôl cyhoeddi Cynllun Corfforaethol 17/22.
Cadarnhawyd hefyd y byddai gan aelodau'r pwyllgor fynediad uniongyrchol
i'r Gofrestr Risg Gorfforaethol ar ôl y cyfarfod. Trafododd y
pwyllgor y canlynol: - ·
Yr oedi
o ran rhoi mynediad uniongyrchol i aelodau'r pwyllgor i'r gofrestr risg; ·
Yr
angen i sefydlu/gwella/cofnodi llwybrau archwilio/rhesymau dros wneud
newidiadau i risgiau; ·
Adolygu
a rheoli risgiau'n rheolaidd; ·
Effaith
y risgiau sydd ar gael i aelodau'r pwyllgor ac ystyriaethau/protocolau wrth
drafod risgiau yng nghyfarfodydd y pwyllgor. Penderfynwyd nodi cynnwys yr adroddiad. |
|
Adroddiad Methodoleg Cynllun Archwilio Mewnol Blynyddol 2018/19. PDF 160 KB Cofnodion: Cyflwynodd y Prif Archwiliwr adroddiad a oedd yn rhoi crynodeb i'r Pwyllgor
Archwilio am y fethodoleg a ddefnyddiwyd i lunio'r Cynllun Archwilio Mewnol
Blynyddol cyn adrodd am Gynllun Blynyddol 2018/19 i'r pwyllgor i'w gymeradwyo
ar 10 Mawrth 2018. Ychwanegwyd bod
Safonau Archwilio Mewnol y Sector Cyhoeddus (PSIAS)
yn darparu fframwaith er mwyn cyflwyno gwasanaeth archwilio mewnol
proffesiynol, annibynnol a gwrthrychol sy'n orfodol i bob darparwr archwilio
mewnol yn sector cyhoeddus y DU. Un o
ofynion y PSIAS yw bod rhaid llunio cynllun Archwilio
Mewnol blynyddol yn seiliedig ar risgiau i bennu blaenoriaethau Archwiliad
Mewnol, ac i sicrhau cysondeb â nodau'r cyngor. Rhaid i'r cynllun gynnwys
gwybodaeth archwilio ddigonol ar draws y cyngor cyfan er mwyn i'r Prif
Archwiliwr allu rhoi barn flynyddol i'r cyngor trwy'r Swyddog Adran 151 a'r
Pwyllgor Archwilio ynglŷn â'r amgylchedd rheoli sy'n cynnwys llywodraethu
corfforaethol, rheoli risgiau a rheolaeth fewnol. Rhoddwyd
amlinelliad o fanylion Methodoleg y Cynllun Archwilio Mewnol a rhan o ofynion y
PSIAS o ran cynllunio archwilio mewnol yn Atodiad 1,
a darparwyd copi o'r ffurflen asesiad risg a ddefnyddiwyd yn Atodiad 2. Tynnodd y
pwyllgor sylw at y gostyngiad yn nifer y staff yr Is-adran Archwilio, gan holi
ynghylch eu gallu i ymdrin â meysydd gwaith swmpus posib. Esboniodd y Prif Archwiliwr y gellid
blaenoriaethu'r gwaith yn unol â hyn, gan ddibynnu ar y risg ac y byddai
dulliau newydd o weithio'n cael eu cyflwyno, megis darparu holiaduron. Dywedodd Swyddog
Adran 151 fod y cyngor wedi cytuno ar y gyllideb ar gyfer 2018-2019, ac y
disgwylid toriadau sylweddol yn yr Adran Adnoddau. Roedd Archwilio Mewnol yn rhan o'r adran hon,
ac roedd yn rhaid gwneud rhai penderfyniadau anodd iawn. Ychwanegodd fod yn rhaid i unrhyw ostyngiadau
fod yn rhesymol ac yn gytbwys. Penderfynwyd nodi cynnwys yr adroddiad. |
|
Adroddiad Monitro Archwiliad Mewnol Chwarter 3 2017/18. PDF 141 KB Dogfennau ychwanegol:
Cofnodion: Cyflwynodd y Prif Archwiliwr adroddiad a oedd yn darparu'r archwiliadau
terfynol ac unrhyw waith arall a gwblhawyd gan yr Is-adran Archwilio Mewnol yn
ystod y cyfnod o 1 Hydref 2017 i 31 Rhagfyr 2017. Adroddwyd bod
cryn ostyngiad wedi bod yn lefelau salwch yr Is-adran Archwilio Mewnol yn ystod
3ydd chwarter 2017/18 o'i gymharu â
chwarteri blaenorol, gyda chyfanswm o 8 niwrnod o absenoldeb salwch. Fodd bynnag, roedd absenoldeb salwch cynyddol
hyd yn hyn yn 117 o ddiwrnodau yn erbyn cyllideb flynyddol amcanol o 80 o
ddiwrnodau. Gorffennwyd
cyfanswm o 34 archwiliad yn ystod Chwarter 3.
Darparwyd yr archwiliadau a gwblhawyd yn Atodiad 1, a oedd hefyd yn
dangos lefel y sicrwydd a roddwyd ar ddiwedd yr archwiliad a nifer yr argymhellion
a wnaed ac y cytunwyd arnynt. Gwnaed
cyfanswm o 275 o argymhellion, a chytunodd y rheolwyr i roi pob un ohonynt ar
waith, h.y. 100% yn erbyn targed o 95%.
Nodwyd bod 6 adroddiad cymedrol ac roedd rhai'n
cynnwys rhai sy'n tramgwyddo dro ar ôl tro. Darparwyd manylion y dosbarthiadau a'r grantiau a
archwiliwyd hefyd. Dangosodd
dadansoddiad o'r manylion yn Atodiad 2 fod oddeutu 65% o'r Cynllun Archwilio
naill ai wedi'i gwblhau erbyn diwedd mis Rhagfyr neu ar waith. Darparwyd manylion
y gwaith ychwanegol a wnaed gan Archwilio Mewnol a'r gwaith dilynol a gwblhawyd
rhwng 1 Hydref a 31 Rhagfyr hefyd. Trafododd y
pwyllgor y canlynol: - ·
Ymdrin
â'r rhai sy'n tramgwyddo dro ar ôl tro a chymharu â'r hyn sy'n digwydd mewn
sefydliadau eraill; ·
Contractau
fframwaith tacsis; ·
Archwiliadau
cyfrifiaduron. Penderfynwyd: - 1)
Y
dylid nodi cynnwys yr adroddiad. 2)
Cyfarwyddo'r
Pennaeth/Rheolwr Gwasanaeth i fynychu'r cyfarfod canlynol o'r Pwyllgor
Archwilio pan adroddir am archwiliadau lefel gymedrol; 3)
Y
bydd y Prif Archwiliwr yn hysbysu pob Pennaeth Gwasanaeth a Chyfarwyddwr o'r
newid mewn gweithdrefnau; 4)
Hysbysu'r
Aelod Cabinet priodol pan gyflwynir adroddiad archwilio lefel gymedrol. 5)
Anfon
e-bost at holl aelodau'r pwyllgor i gadarnhau'r newid mewn gweithdrefn y n
dilyn cyhoeddi cofnodion. |
|
Adroddiad Ôlrhain Camau Gweithredu'r Pwyllgor Archwilio. (Er Gwybodaeth) PDF 132 KB Cofnodion: Darparwyd
Adroddiad Olrhain Gweithredu'r Pwyllgor Archwilio 'er gwybodaeth'. Dywedodd y Prif
Archwiliwr fod y Rheolau Gweithdrefnau Contractau'n cael eu hadolygu ar hyn o
bryd gan yr Adran Caffael. Byddai'r
adolygiad yn cael ei gwblhau ym mis Ebrill 2018 a byddai'r fersiwn ddiwygiedig
ar gael i ysgolion ei defnyddio o fis Medi 2018. Gofynnodd aelodau
a ellid anfon y Rheolau Gweithdrefnau Contractau ymlaen at holl gyrff
llywodraethu ysgolion fel eu bod yn ymwybodol o'r newidiadau. Penderfynwyd: - 1)
Anfon
y Rheolau Gweithdrefnau Contractau diwygiedig at holl gyrff llywodraethu
ysgolion fel eu bod yn ymwybodol o'r newidiadau; 2)
Gofyn
a ellid rhoi'r Rheolau Gweithdrefnau Contractau diwygiedig ar agendâu
Pwyllgorau Cyllid ac Adeiladau/Eiddo ysgolion.
|
|
Cynllun Gwaith y Pwyllgor Archwilio. (Er Gwybodaeth) PDF 130 KB Cofnodion: Adroddwyd am Gynllun Gwaith y Pwyllgor Archwilio 'er gwybodaeth’. |