Lleoliad: Ystafell Bwyllgor 5 - Neuadd y Ddinas, Abertawe. Cyfarwyddiadau
Cyswllt: Gwasanaethau Democrataidd
Rhif | Eitem |
---|---|
Datgeliadau o fuddiannau personol a rhagfarnol. Cofnodion: Yn unol â'r Côd Ymddygiad a fabwysiadwyd gan Ddinas a Sir Abertawe,
cyhoeddwyd y buddiannau canlynol: - Y Cynghorydd M B Lewis – Cofnod 52 – Diweddariad ar Swyddfa Archwilio Cymru
– Aelod o Bwyllgor y Gronfa Bensiwn – personol. Y Cynghorydd S Pritchard – Cofnod 56 – Adroddiad Monitro Archwiliad Mewnol
Chwarter 2 2017/18 – Llywodraethwr Ysgol yn Ysgol Gyfun yr Esgob Vaughan –
personol. Y Cynghorydd W G Thomas – Cofnod 52 – Diweddariad ar Swyddfa Archwilio
Cymru – Aelod o'r Gronfa Bensiwn – personol. Y Cynghorydd T M White – Cofnod 52 –
Diweddariad Swyddfa Archwilio Cymru –
Aelod o'r Bwrdd Pensiwn Lleol – personol. |
|
Cymeradwyo a llofnodi, fel cofnod cywir, gofnodion y cyfarfod(ydd)
blaenorol. Cofnodion: Penderfynwyd cymeradwyo cofnodion cyfarfod blaenorol y Pwyllgor Archwilio fel cofnod
cywir. Cofnod 46 – Cynllun Gweithredu Adolygiad Perfformiad y Pwyllgor Archwilio
2016/17 – Diweddariad – Nodwyd y
byddai'r eitem yn cael ei thrafod yn y cyfarfod a drefnwyd ar gyfer 13 Chwefror
2018. |
|
Swyddfa Archwilio Cymru - Llythyr Archwilio Blynyddol. PDF 83 KB Cofnodion: Cyflwynodd
Geraint Norman, o Swyddfa Archwilio Cymru, y Llythyr Archwiliad Blynyddol gan
Archwilydd Cyffredinol Cymru ar gyfer Dinas a Sir Abertawe a'r Gronfa Bensiwn
2016-17. Amlinellwyd bod y
cyngor wedi cydymffurfio â'i gyfrifoldebau mewn perthynas ag adrodd am ariannu
a defnydd o adnoddau. Nodwyd bod yr Archwilydd Cyffredinol wedi cyhoeddi barn
archwilio ddiamod ar y Datganiad Ariannol ar 29 Medi 2017 a oedd yn cadarnhau
ei fod yn cyflwyno barn gywir a theg ar sefyllfa ariannol a thrafodion y cyngor
a'r Gronfa Bensiwn. Yn gyffredinol,
roedd y cyfriflenni ariannol a phapurau gwaith cysylltiedig o safon dda, roedd y
swyddogion yn gymorth a gwnaethant ddarparu'r wybodaeth y gofynnwyd amdani i’r
archwilwyr. Gweler materion mwy
sylweddol a gododd o'r archwiliad fel a ganlyn: - ·
Datganiadau
Ariannol Dinas a Sir Abertawe – Parhaodd y cyngor i wneud cynnydd wrth wella ei
drefniadau cyfrifo cyfalaf ond cafwyd sawl maes lle’r oedd angen mwy o waith yn
2017-18; ·
Datganiad
Ariannol Cronfa Bensiwn Dinas a Sir Abertawe – Nodwyd nifer o newidiadau i'r
datganiadau ariannol drafft ond ni chafwyd effaith ar Gyfrif y Gronfa. Cynyddwyd
gwerth y Datganiad o'r Asedau Net £2.3 miliwn. Nodwyd rheolau cysoni diwedd y
flwyddyn rhwng y gyflogres a'r systemau pensiwn ac roedd angen eu gwella. Nodwyd hefyd fod
y datganiadau ariannol ar gael yng nghanol mis Mehefin a bod y cyngor yn gwneud
cynnydd da tuag at fodloni terfyn amser 31 Mai yn 2020-21. Sefydlwyd gweithgor ar y cyd hefyd er mwyn
datblygu a gwella arferion gweithio. Roedd yr
Archwilydd Cyffredinol hefyd yn fodlon bod gan y cyngor drefniadau priodol ar
waith i sicrhau cynildeb, effeithiolrwydd ac effeithlonrwydd wrth ddefnyddio
adnoddau ond roedd y rhagolwg ariannol yn heriol iawn. Nodwyd bod y
cyngor wedi tanwario £2 filiwn a bod rhagolygon ar hyn o bryd yn awgrymu y
byddai gorwariant o £7 miliwn, yn bennaf o ganlyniad i orwario yn y
Gwasanaethau Cymdeithasol. Amlygwyd hefyd nad oedd gan y cyngor hanes da o ran
nodi a chyflwyno yn erbyn cynlluniau arbedion ariannol. O ganlyniad, byddai'r gorwariant yn effeithio
ar gronfeydd wrth gefn y cyngor a phwysleisiwyd yr angen am gynllun ariannol
tymor canolig clir sy’n cynnwys cynlluniau ariannol cadarn i gyflwyno arbedion
ariannol yn y blynyddoedd i ddod ac yn y dyfodol. Dywedodd yr
Archwilydd Cyffredinol nad oedd y gwaith hyd yn hyn ar ardystio hawliadau grant
wedi nodi unrhyw faterion sylweddol a fyddai'n effeithio ar ddatganiadau
ariannol 2016-17 neu ddatganiadau ariannol allweddol. Trafodwyd y
canlynol gan y pwyllgor: - ·
Lefel
bresennol y gorwariant, cronfeydd wrth gefn y cyngor a chyllideb 2018-19; ·
Y
ffaith nad oedd hanes cryf gan y cyngor o nodi a chyflwyno yn erbyn cynlluniau
arbedion ariannol; ·
Cynigion
i oresgyn y gorwariant yn y Gwasanaethau Cymdeithasol; ·
Effaith
toriadau darbodaeth ar lywodraeth leol. Penderfynwyd nodi cynnwys yr adroddiad. |
|
Adroddiad Diweddaraf Swyddfa Archwilio Cymru. PDF 192 KB Cofnodion: Cyflwynodd Geraint
Norman o Swyddfa Archwilio Cymru Adroddiad Diweddaru Swyddfa Archwilio Cymru –
Rhagfyr 2017. Roedd y manylion
a ddarparwyd yn cynnwys Gwaith Archwilio Ariannol a Gwaith Archwilio Cronfa
Bensiwn 2016-17 Dinas a Sir Abertawe a gwaith Perfformiad Archwilio. Penderfynwyd nodi cynnwys yr adroddiad. |
|
Cofnodion: Cyflwynodd
Samantha Clements o Swyddfa Archwilio Cymru adroddiad llywodraethu da wrth benderfynu ar newidiadau gwasanaeth
sylweddol. Fel rhan o'r adolygiad,
aseswyd trefniadau cyffredinol a oedd gan y cyngor ar gyfer datblygu a
phenderfynu ar newidiadau gwasanaeth gan yr archwilwyr. Archwiliwyd agweddau ar
drefniadau gwneud penderfyniadau mewn perthynas ag amrywiaeth o gynigion i
newid gwasanaethau yn ystod yr Adolygiadau Comisiynu ar gyfer Canolfannau
Preswyl ac Awyr Agored, Diwylliant a Hamdden, Rheoli Gwastraff a Gwasanaethau i
Oedolion. Nodwyd bod y
cyngor wedi mabwysiadu strategaeth gynhwysfawr ar gyfer newid yn 2014 a'i fod
wedi dechrau cynnal Adolygiadau Comisiynu yn 2015. Yn 2017, cychwynnwyd
adolygiadau trawsbynciol, gan gynnig cyfleoedd ar gyfer cynnwys y gymuned a
rhanddeiliaid allweddol eraill wrth gyd-gynhyrchu adolygiadau ac opsiynau ar
gyfer cyflwyno gwasanaethau yn y dyfodol. Daeth yr
archwilwyr i'r casgliad bod gan y cyngor fframwaith rheoli clir ar gyfer
penderfynu ar newid sylweddol i wasanaethau ond bod angen iddo egluro sut y
byddai effaith y newid ar ddefnyddwyr y gwasanaethau'n cael ei werthuso. Darparwyd cynigion ar gyfer gwella yn
Arddangosyn 1 a darparwyd y meini prawf sydd ar waith i lywio'r broses arfarnu
opsiynau yn Arddangosyn 2. Trafodwyd y
canlynol yn yr adroddiad: - ·
Roedd
gan y cyngor weledigaeth glir a fframwaith i gefnogi gwneud penderfyniadau ar
newid sylweddol i wasanaethau; ·
Mae
rolau a chyfrifoldebau o ran penderfyniadau ar newid gwasanaethau yn glir a
chânt eu deall gan aelodau a swyddogion; ·
Mae
proses arfarnu opsiynau gwasanaeth y cyngor wedi'i chefnogi’n dda gan asesiadau
effaith a meini prawf dethol clir; ·
Mae
adolygiadau comisiynu'n disgrifio canlyniadau bwriadedig
ond nid ydynt wedi esbonio'n gyson sut caiff effaith y newid ei gwerthuso yn y
dyfodol; ·
Roedd
y cyngor wedi gwerthuso a mireinio'r broses adolygu comisiynu. Dilynodd
trafodaeth ynghylch: - ·
Aelodaeth/trefniant
Bwrdd Cenedlaethau'r Dyfodol a thryloywder byrddau/grwpiau; ·
Amserlenni
adroddiadau Swyddfa Archwilio Cymru, h.y. mae rhai adroddiadau yn cyfeirio at
wybodaeth sydd bellach bron yn ddwy oed; ·
P'un
a oedd Adolygiadau Comisiynu wedi archwilio opsiynau/costau allanol, ac
eglurwyd bod hyn wedi bod yn rhan o'r broses; ·
Archwilio
ansawdd y gwasanaethau a ddarparwyd; ·
Sicrhau
yr ymgynghorir arwyddocaol â defnyddwyr gwasanaethau, y cyhoedd a staff; ·
Y dryswch a grëir ymhlith y cyhoedd pan fydd gan
is-adrannau gwahanol yn yr awdurdod gyfrifoldeb am feysydd gwasanaeth tebyg; ·
Datblygu
sgiliau staff fel rhan o'r broses Adolygu Comisiynu; ·
Effaith
y toriadau arfaethedig sy'n rhan o gyllideb 2018-19 a'r effaith bosib ar yr
Is-adran Archwilio Mewnol. Penderfynwyd: - 1)
Nodi
cynnwys yr adroddiad. 2)
Bod y
cadeirydd, ar ran y Pwyllgor Archwilio, yn ysgrifennu at y Prif Weithredwr yn
amlygu pryder ynghylch effaith bosib y toriadau arfaethedig ar yr Is-adran
Archwilio Mewnol. |
|
Adolygiad o Adroddiad Refeniw Wrth Gefn 2016/17. (Er Gwybodaeth) PDF 375 KB Cofnodion: Cyflwynodd y Swyddog Adran 151 Adolygiad o
Adroddiad Refeniw wrth Gefn 2016-17 a ddarparwyd 'er gwybodaeth.' Roedd yr
adroddiad eisoes wedi'i gyflwyno i'r cyngor ym mis Hydref 2017 ac roedd yn
amlinellu'r adolygiad tymor canolig o sefyllfa'r Refeniw wrth Gefn. Trafodwyd y canlynol gan y pwyllgor: - ·
Darpariaeth
yswiriant, yn enwedig mewn perthynas â'r potensial am hawliadau mawr yn erbyn
yr awdurdod; ·
Cymharu
cronfeydd wrth gefn ag awdurdodau lleol eraill yng Nghymru; ·
Pwysigrwydd
amddiffyn cronfeydd wrth gefn yn yr hinsawdd ariannol bresennol; ·
Y
sefyllfa anodd sy'n wynebu'r awdurdod yn sgîl y
cyllid a dderbyniwyd gan Lywodraeth Cymru, chwyddiant ar y lefel uchaf am 5
mlynedd a'r cynnig tâl o 2% i staff arfaethedig. |
|
Cofnodion: Cyflwynodd y
Swyddog Adran 151 adroddiad 'er gwybodaeth' a oedd yn darparu manylion am weithgareddau
Rheoli Trysorfa'r cyngor yn ystod 2016-17 ac yn cymharu perfformiad
gwirioneddol yn erbyn y strategaeth a bennwyd ar ddechrau'r flwyddyn. Roedd yr
adroddiad eisoes wedi'i gyflwyno i'r cyngor ym mis Medi 2017 ac amlygwyd bod y
cyngor wedi gweithredu o fewn yr holl gyfyngiadau a bennwyd gan y drysorfa a
ddarparwyd yn Atodiad 1. Trafododd y
pwyllgor ailstrwythuro dyled, defnydd o gronfeydd wrth gefn, costau cyllid
cyfalaf ac effaith y Fargen Ddinesig. |
|
Adroddiad Monitro Archwiliad Mewnol Ail Chwarter 2017/18. PDF 125 KB Dogfennau ychwanegol:
Cofnodion: Cyflwynodd y Prif Archwiliwr adroddiad a oedd yn darparu'r archwiliadau
terfynol ac unrhyw waith arall a wnaed gan yr Is-adran Archwilio Mewnol yn
ystod y cyfnod rhwng 1 Gorffennaf 2017 a 30 Medi 2017. Amlinellwyd, oherwydd ymddeoliad y Prif Archwiliwr ar ddiwedd mis Mawrth,
fod cynlluniau ar waith i alluogi ailstrwythuro'r Is-adran Archwilio o fis
Ebrill 2017. Cynhaliwyd cyfweliadau cystadleuol a oedd wedi arwain at benodi un
o'r Uwch-archwilwyr yn Brif Archwiliwr. Roedd hyn wedi arwain at golli un swydd
sy'n cyfateb i swydd amser llawn o 2017/18 ymlaen. Roedd yr Is-adran Archwilio Mewnol wedi parhau i
gael lefelau uchel o absenoldeb oherwydd salwch yn ail chwarter 2017/18, gyda
chyfanswm o 63 o ddyddiau o absenoldeb.
Roedd absenoldeb salwch cronnol hyd yn hyn yn 109 o ddiwrnodau, o'i
gymharu â’r gyllideb flynyddol arfaethedig, sef 80 o ddiwrnodau. Fel a nodwyd
yn flaenorol, mae'r rhan fwyaf o salwch yr ail chwarter o ganlyniad i
absenoldeb dau aelod o staff sydd wedi bod yn absennol am gyfnodau hir o amser. Terfynwyd cyfanswm o 21 o archwiliadau yn ystod
Chwarter 2. Rhestrwyd yr archwiliadau a derfynwyd yn Atodiad 1, a oedd hefyd yn
cynnwys lefel y sicrwydd a roddwyd ar ddiwedd yr archwiliad a nifer yr
argymhellion a wnaed ac y cytunwyd arnynt. Gwnaed cyfanswm o 249 o argymhellion archwilio a chytunodd
y Tîm Rheoli i roi 248 o argymhellion ar waith, hynny yw 99% yn erbyn targed o
95%. Ystyriwyd yr unig argymhelliad nas cytunwyd arno, am resymau gweithredol
ymarferol, yn risg isel a chytunwyd hynny â'r Swyddog A151. Darparwyd hefyd fanylion am ddosbarthiadau, gan
gynnwys dau sgôr cymedrol a grantiau a archwiliwyd. Darparodd Atodiad 2 bob archwiliad a oedd wedi'i
gynnwys yn y Cynllun Archwilio a gymeradwywyd gan y Pwyllgor ym mis Mawrth, gan
nodi sefyllfa pob archwiliad ar 30 Medi 2017. Roedd oddeutu 50% o'r Cynllun
Archwilio naill ai wedi’i gwblhau neu ar y gweill, a dyna'r disgwyl ar ddiwedd
ail chwarter y flwyddyn. Manylion o waith
ychwanegol a wnaed gan Archwilio Mewnol a gwaith dilynol a wnaed rhwng 1
Gorffennaf 2017 a 30 Medi 2017. Amlygodd y
pwyllgor fod y rhesymau a ddarparwyd yn peri pryder mewn perthynas â sgorau
archwilio cymedrol. Penderfynwyd: - 1)
Nodi
cynnwys yr adroddiad. 2)
Gofyn
i'r Penaethiaid Gwasanaethau priodol ddod i'r cyfarfod nesaf a drefnir er mwyn
diweddaru'r pwyllgor ynghylch y cynnydd mewn perthynas â'u sgorau archwilio
cymedrol. |
|
Adroddiad Olrhain Argymhellion 2016/17. PDF 110 KB Dogfennau ychwanegol:
Cofnodion: Cyflwynodd y Prif
Archwiliwr adroddiad a oedd yn rhoi crynodeb o'r argymhellion a wnaed yn dilyn
archwiliadau sylfaenol 2016/17, gan nodi a oedd yr argymhellion wedi'u rhoi ar
waith neu beidio. Roedd Atodiad 1 yn rhoi manylion ar gyfer pob
archwiliad sylfaenol, nifer yr argymhellion a wnaed yn dilyn archwiliadau
2016/17 a ph'un a oeddent wedi'u rhoi ar waith, wedi
eu rhoi ar waith yn rhannol, heb eu rhoi ar waith neu nid yw'n ofynnol
eto. Darparwyd crynodeb o sefyllfa
ddiweddaraf y 40 argymhelliad ac roedd y canran o argymhellion a oedd wedi eu
rhoi ar waith erbyn 30 Tachwedd 2017 yn 86%. Darparwyd
dadansoddiad o’r 5 argymhelliad, a oedd wedi eu rhoi ar waith yn rhannol neu
heb eu rhoi ar waith oherwydd y dosbarthiad argymhellion archwilio a ddefnyddir
gan yr Is-adran Archwilio Mewnol, yn Atodiad 2.
Roedd yr atodiad yn dangos nad oedd 1 argymhelliad wedi'i roi ar waith
ac wedi'i ystyried yn risg isel ac roedd y ddau arall yn cael eu hystyried yn
arfer da. Roedd y ddau argymhelliad a oedd wedi'u rhoi ar waith yn rhannol yn
cael eu hystyried yn naill ai risg isel neu'n arfer da. Darparwyd yr argymhellion hynny a oedd wedi'u
rhoi ar waith yn rhannol neu heb eu rhoi ar waith yn Atodiad 3. Daethpwyd i'r casgliad fod nifer yr argymhellion a oedd yn deillio o'r
archwiliadau sylfaenol yn parhau i leihau o flwyddyn i flwyddyn. Cafwyd 40
argymhelliad a wnaed yn dilyn archwiliadau sylfaenol 2016/17, sef 6 yn llai o'r
flwyddyn flaenorol. Ychwanegwyd bod canlyniadau'r
ymarfer Olrhain Argymhellion hyd at ddiwedd mis Tachwedd 2017 yn gadarnhaol,
gyda 32 (86%) o'r argymhellion yr oedd angen eu gweithredu eisoes wedi'u rhoi
ar waith. Roedd angen gwaith ar nifer bach o argymhellion o hyd er mwyn eu rhoi
ar waith neu bwriedir eu gweithredu cyn diwedd y flwyddyn ariannol. Byddai cynnydd ar weithredu'r argymhellion
hyn yn cael ei adolygu yn ystod archwiliadau sylfaenol 2017/18. Penderfynwyd nodi cynnwys yr adroddiad. |
|
Adroddiad Olrhain Camau Gweithredu'r Pwyllgor Archwilio. (Er Gwybodaeth) PDF 130 KB Cofnodion: Darparwyd
Adroddiad Olrhain Gweithredu'r Pwyllgor Archwilio 'er gwybodaeth'. Holodd cynghorwyr
ynghylch eu cynnydd mewn perthynas â chael mynediad i'r gofrestr risgiau.
Esboniodd y Prif Archwiliwr y byddai diweddariad yn cael ei roi yn y cyfarfod
nesaf a drefnir. |
|
Cynllun Gwaith y Pwyllgor Archwilio. (Er Gwybodaeth) PDF 128 KB Cofnodion: Cyflwynwyd Cynllun Gwaith y Pwyllgor Archwilio 'er gwybodaeth’. |