Lleoliad: Ystafell Bwyllgor 5 - Neuadd y Ddinas, Abertawe. Cyfarwyddiadau
Cyswllt: Gwasanaethau Democrataidd
Rhif | Eitem |
---|---|
Datgeliadau o fuddiannau personol a rhagfarnol. Cofnodion: Yn
unol â'r Côd Ymddygiad a fabwysiadwyd gan Ddinas a Sir Abertawe, cyhoeddwyd y
buddiannau canlynol: - Y
Cynghorydd L James - Cofnod Rhif.69 - Adroddiad Monitro Archwiliad Mewnol y
Trydydd Chwarter, 2016/17 - Llywodraethwr Ysgol yn Ysgol Gyfun Llandeilo
Ferwallt - personol. |
|
Cymeradwyo a llofnodi cofnodion y cyfarfod(ydd)
blaenorol fel cofnod cywir. Dogfennau ychwanegol: Cofnodion: PENDERFYNWYD cymeradwyo cofnodion cyfarfodydd blaenorol y Pwyllgor Archwilio a
gynhaliwyd ar 3 Ionawr a'r Pwyllgor Archwilio Arbennig a gynhaliwyd ar 14
Chwefror 2017 fel cofnodion cywir. |
|
Briffio'r Prif Swyddog Addysg. (Llafar) Cofnodion: Croesawodd y Cadeirydd y Prif Swyddog Addysg, y Pennaeth Cynllunio ac
Adnoddau Addysg a Phennaeth yr Uned Ariannu a Gwybodaeth. Amlinellodd gyd-destun y trafodaethau, gan
bwysleisio'r themâu rheolaidd a nodwyd mewn archwiliadau ysgolion o ran caffael
mewn ysgolion. Ychwanegodd er bod llawer o'r materion hyn yn ddatganoledig, mae
rhai ohonynt yn parhau i godi mewn ysgolion heb gamau dilynol. Roedd y Pwyllgor
hefyd am nodi rhai eitemau ar agendâu cyfarfodydd Llywodraethwyr Ysgolion er mwyn
eu hamlygu. Amlinellodd y Prif Swyddog Addysg/Pennaeth yr Uned
Ariannu a Gwybodaeth y canlynol: - ·
Rheoliad Llywodraeth Cynulliad Cymru (LlCC) - Mae LlCC yn
annog cymaint o ddirprwyaeth â phosib i ysgolion. Rôl addysg yn ganolog yw
cefnogi ysgolion a chyrff llywodraethu; ·
Ymweliadau Craidd - Mae ymgynghorwyr herio yn mynd i
ysgolion ac yn edrych ar adnoddau er mwyn archwilio pob agwedd ar weinyddiaeth
ysgolion a rhoi cyngor; ·
Estyn - Wrth arolygu ysgolion, mae Estyn yn ystyried
darpariaeth a pha mor effeithiol y mae adnoddau'n cael eu rhannu; ·
Addysg - Yn cefnogi ysgolion o safle canolog trwy'r Uned
Cefnogi Ysgolion, gan ddarparu hyfforddiant ar gyllideb a chaffael i staff a
llywodraethwyr. Mae ysgolion hefyd yn atebol am yr arian maent yn ei dderbyn,
ac mae'r Uned Cefnogi Ysgolion yn monitro cyllidebau ac argymhellion a
dderbynnir gan archwiliadau ysgol; ·
Rheolau Gweithdrefnau Contractau - Darperir copi i bob
ysgol; ·
Hyfforddiant - Darperir hyfforddiant i lywodraethwyr
unwaith y tymor a rhaid i benaethiaid newydd gwblhau cyfnod sefydlu; ·
Gwefan - Yn cynnwys gwybodaeth am faterion ariannol,
canllawiau caffael a chytundebau lefel gwasanaeth; ·
Themâu cyffredin - Roedd arian cinio'n fater o bryder mewn
nifer o ysgolion, ac roedd yr opsiwn o gael system talu ar-lein yn cael ei
archwilio. Roedd llawer o'r problemau
mewn ysgolion yn ymwneud â gweinyddiaeth ysgolion; ·
Grantiau Amddifadedd Disgyblion - Mae LlCC am i'r
grantiau hyn gael eu monitro'n agos er mwyn sicrhau eu bod yn cael eu defnyddio
ar gyfer y disgyblion dan sylw. Gofynnodd y pwyllgor nifer o gwestiynau i'r swyddogion, ac ymatebwyd iddynt
yn briodol. Roedd trafodaethau'n ymwneud â'r canlynol yn bennaf: - ·
Ysgolion yn cydymffurfio â chyngor ac arweiniad caffael; ·
Gwybodaeth yn cael ei darparu i gyrff llywodraethu
ysgolion yn brydlon; ·
Newidiadau i gyfrifoldebau llywodraethwyr, effaith bosib
y newidiadau hyn a'r posibilrwydd o'r pwyllgor yn rhoi adborth ar y broses
ymgynghori; ·
Yr angen i wneud hyfforddiant i lywodraethwyr yn orfodol
yn hytrach nag yn ddewisol; ·
Byddai rhoi mwy o wybodaeth ar wefan y cyngor yn helpu
ysgolion/llywodraethwyr i ddeall gweithdrefnau/polisïau; ·
Sicrhau bod cyrff llywodraethu'n ymwybodol o faterion a
nodwyd mewn archwiliadau ysgolion; ·
Yr angen i gwblhau'r holl argymhellion a nodir mewn
archwiliadau ysgolion. |
|
Adroddiad Diweddaraf Swyddfa Archwilio Cymru. PDF 104 KB Cofnodion: Cyflwynodd Geraint
Norman, Swyddfa Archwilio Cymru, adroddiad diweddaraf Swyddfa Archwilio Cymru -
adroddiad mis Mawrth 2017. Darparwyd manylion
am Waith Archwiliad Ariannol 2015-16 - Cronfa Bensiwn Dinas a Sir Abertawe,
Gwaith Archwiliad Ariannol 2015-16 - Dinas a Sir Abertawe a Gwaith Archwiliad
Perfformiad - Dinas a Sir Abertawe. Gwnaeth y pwyllgor
sylw ynghylch rheoli risgiau, llywodraethu a gwerth ychwanegol. PENDERFYNWYD: - 1) Nodi cynnwys yr adroddiad. 2) Y dylai'r Cadeirydd, y Prif Archwiliwr a
Chynrychiolydd Swyddfa Archwilio Cymru gynnwys materion rheoli risgiau,
llywodraethu a gwerth ychwanegol yng Nghynllun Gwaith y Pwyllgor Archwilio. |
|
Adroddiad Monitro Archwiliad Mewnol y Drydydd Chwarter 2016/17. PDF 79 KB Dogfennau ychwanegol:
Cofnodion: Cyflwynodd y Prif
Archwiliwr Adroddiad Monitro Archwiliad Mewnol y Trydydd Chwarter,
2016/17. Nododd fod yr holl swyddi yn yr Is-adran Archwilio Mewnol bellach wedi'u
llenwi, a bod yr aelod o staff a oedd wedi bod ar absenoldeb salwch tymor hir
wedi dychwelyd i'r gwaith. Cwblhawyd cyfanswm o
21 o archwiliadau yn ystod y trydydd chwarter, a rhestrwyd y rhain yn Atodiad
1, sydd hefyd yn dangos y lefel o sicrwydd a roddwyd ar ddiwedd yr archwiliad,
a nifer yr argymhellion a wnaed ac y cytunwyd arnynt. Amlygwyd bod yr archwiliad ar gytundebau Adran
106 wedi derbyn lefel sylweddol o sicrwydd ac nid oedd unrhyw lefelau cymedrol
neu gyfyngedig o sicrwydd. Gwnaed cyfanswm o
142 o argymhellion, a chytunodd y rheolwyr i weithredu 138 ohonynt, h.y. 97.2%
yn erbyn targed o 95%. Roedd yr argymhellion na chytunwyd arnynt naill ai'n
risg isel neu'n arfer da, neu dangosodd rheolwyr fod mesurau cywiro ar waith. Yn ogystal,
ardystiodd yr Adran Archwilio Mewnol y grantiau canlynol ar gyfer y chwarter,
fel sy'n ofynnol yn ôl amodau a thelerau'r grant a gyhoeddwyd gan Lywodraeth
Cymru: - ·
Grant
Rhaglen Cefnogi Pobl 2015/16 - £13,817,121 ·
Grant
Amddifadedd Disgyblion 2015/16 - £6,375,365 Canfuwyd y gwariwyd
y grantiau yn unol â'r diben cytunedig ac mae'r gwariant cymwys yn unig oedd
wedi'i chynnwys. Roedd Atodiad 2 yn
cynnwys Cynllun Archwilio Mewnol 2016/17 a'r cynnydd hyd at 31/12/16, ac roedd
oddeutu 69% o'r Cynllun Archwilio naill ai wedi ei gwblhau neu ar waith, sy'n
gynnydd gwych o ystyried y lefelau salwch. Anfonwyd yr
holiadur hunanasesiad ysgolion i 28 o ysgolion cynradd sy'n disgwyl archwiliad
yn 2016/17 yn ystod y chwarter cyntaf, ac erbyn diwedd mis Rhagfyr 2016,
dychwelwyd 22 o holiaduron wedi'u cwblhau. Roedd gwaith yn parhau i gasglu
gweddill yr holiaduron. Dadansoddwyd yr
holiaduron a ddychwelwyd, a chynhaliwyd ymweliadau byr ag ysgolion yn ystod y
trydydd chwarter er mwyn cadarnhau bod mesurau rheoli ar waith. Byddai
adroddiad drafft wedyn yn cael ei anfon at y Pennaeth cyn ei gadarnhau a'i
gyflwyno i gorff llywodraethu'r ysgol. Byddai ymweliadau ag ysgolion yn parhau
yn y pedwerydd chwarter. Darparwyd manylion am yr ymweliadau
dilynol rhwng 1 Hydref 2016 ac 31 Rhagfyr 2016, a oedd yn cynnwys ymweliadau ag
Ysgol Gynradd Portmead, Ysgol Gynradd Seaview, Theatr y Grand a Chanolfan Blant
Abertawe/Canolfan Deuluoedd Mayhill, lle nodwyd cynnydd sylweddol. Ychwanegwyd
bod argymhellion yn parhau yn Suresprung, yn y storfa cyfarpar cymunedol ac yn
yr adrannau larymau cymunedol a meysydd parcio. Trafododd y pwyllgor y canlynol: - ·
Yr
ymateb cadarnhaol a dderbyniwyd mewn perthynas ag ysgolion cynradd Portmead a
Seaview; ·
Yr
ymatebion siomedig a gafwyd gan Suresprung, y storfa cyfarpar cymunedol a'r adrannau larymau
cymunedol a meysydd parcio. ·
Archwiliadau
cynlluniedig nad oeddent wedi'u cwblhau yn cael eu
trosglwyddo i'r flwyddyn ganlynol, a'r targed blynyddol o 70% ar gyfer cwblhau archwiliadau cynlluniedig. PENDERFYNWYD: - 1)
Nodi
cynnwys yr adroddiad. 2)
Anfon
llythyrau gan y cadeirydd at y Penaethiaid Gwasanaeth perthnasol o ran
argymhellion sy'n dal i fod yn Suresprung, y storfa cyfarpar
cymunedol, a'r adrannau larymau cymunedol a meysydd parcio.
|
|
Cynllun Archwilio Mewnol 2017/18 - Methodoleg. PDF 29 KB Cofnodion: Cyflwynodd y Prif
Archwiliwr adroddiad a oedd yn rhoi crynodeb i'r pwyllgor am y fethodoleg a
ddefnyddiwyd i lunio'r Cynllun Archwilio Mewnol Blynyddol cyn adrodd am Gynllun
Blynyddol 2017/18 i'r pwyllgor i'w gymeradwyo ar 28 Mawrth 2017. Ychwanegwyd bod
Safonau Archwilio Mewnol y Sector Cyhoeddus (PSIAS) yn darparu fframwaith er
mwyn cyflwyno gwasanaeth archwilio mewnol proffesiynol, annibynnol a
gwrthrychol sy'n orfodol i bob darparwr archwilio mewnol yn sector cyhoeddus y
DU. Un o ofynion y PSIAS yw bod rhaid
llunio cynllun Archwilio Mewnol blynyddol yn seiliedig ar risgiau i bennu
blaenoriaethau Archwiliad Mewnol, ac i sicrhau cysondeb â nodau'r cyngor. Rhaid
i'r cynllun gynnwys gwybodaeth archwilio ddigonol ar draws y cyngor cyfan er
mwyn i'r Prif Archwiliwr allu rhoi barn flynyddol i'r cyngor trwy'r Swyddog
Adran 151 a'r Pwyllgor Archwilio ynglŷn â'r amgylchedd rheoli sy'n cynnwys
llywodraethu corfforaethol, rheoli risgiau a rheolaeth fewnol. Rhoddwyd
amlinelliad o fanylion Methodoleg y Cynllun Archwilio Mewnol a rhan o ofynion y
PSIAS o ran cynllunio archwilio mewnol yn Atodiad 1, a darparwyd copi o'r
ffurflen asesiad risg a ddefnyddiwyd yn Atodiad 2. Trafododd y
pwyllgor gysondeb ymweliadau â meysydd gwasanaeth, gwerth ychwanegol, cofrestr risgiau
corfforaethol, cynnwys rheoli risgiau yn y cyngor, ymdrin ag arian a gwiriadau
a wneir. PENDERFYNWYD nodi cynnwys y fethodoleg cyn llunio
Cynllun Archwilio Mewnol Blynyddol 2017/18. |
|
Siarter Archwilio Mewnol 2017/18. PDF 118 KB Cofnodion: Cyflwynodd y Prif
Archwiliwr Siarter Archwilio Mewnol 2017/18.
Amlinellodd yr adroddiad cefndir Safonau Archwilio Mewnol y Sector
Cyhoeddus (PSIAS) a gyflwynwyd o 1 Ebrill 2013, a chyflwynodd Siarter Archwilio
Mewnol i'w chymeradwyo gan y pwyllgor. Gofynnwyd i'r Prif
Archwiliwr adolygu'r Siarter Archwilio Mewnol yn gyfnodol a'i chyflwyno i'r Tîm
Rheoli Corfforaethol a'r Pwyllgor Archwilio i'w chymeradwyo. Adolygwyd Siarter Archwilio Mewnol Is-adran
Archwilio Mewnol Dinas a Sir Abertawe gyda newidiadau wedi'u hamlygu, a
darparwyd hwn yn Atodiad 1. PENDERFYNWYD cymeradwyo Siarter Archwilio Mewnol
2017/18.
|
|
Safonau Archwilio Mewnol y Sector Cyhoeddus - Asesiad Allanol. PDF 65 KB Cofnodion: Cyflwynodd y Prif
Archwiliwr adroddiad Asesiad Allanol Safonau Archwilio Mewnol y Sector
Cyhoeddus. Esboniwyd bod
Safonau Archwilio Mewnol y Sector Cyhoeddus (PSIAS) wedi cael eu cyflwyno i'r
Deyrnas Unedig ar 1 Ebrill 2013, a bod cydymffurfio â'r safonau'n orfodol i
holl ddarparwyr gwasanaethau archwilio mewnol y sector cyhoeddus. Un o ofynion y safonau yw bod rhaid cynnal
asesiad allanol o bob darparwr archwilio o leiaf unwaith bob 5 mlynedd. Mae hefyd yn ofynnol yn ôl y safonau fod
ffurflen yr asesiad allanol a chymwysterau ac annibyniaeth yr aseswr allanol yn
cael eu trafod gan y Pwyllgor Archwilio. Roedd yr adroddiad
yn bodloni gofynion y safonau o ran yr asesiad allanol, ac yn argymell y camau
i'w dilyn er mwyn sicrhau asesiad allanol Is-adran Archwilio Mewnol Dinas a Sir
Abertawe. Ychwanegwyd o
ganlyniad i'r trafodaethau hyn y cytunwyd y byddai Prif Archwilwyr Cymru'n
sefydlu grŵp cymheiriaid i ddarparu asesiad allanol trwy ddilysiad allanol
o'r rhestr wirio hunanasesiad a ddarperir gan CIPFA. Sefydlwyd cylch gorchwyl y
grŵp cymheiriaid gan Grŵp Prif Archwilwyr Cymru er mwyn bodloni
gofynion y PSIAS. Bydda'r adolygiad
cymheiriaid yn cael ei gyflawni gan Brif Archwiliwr awdurdod arall yng Nghymru
ac, i sicrhau annibyniaeth a gwrthrychedd, ni fyddai hawl i 2 awdurdod gwblhau
asesiadau allanol ei gilydd. Prif
fantais yr ymagwedd arfaethedig oedd ei bod yn cydymffurfio â gofynion y PSIAS
o ran cymwysterau, annibyniaeth, gwrthrychedd a gwybodaeth yr aseswr o ran y
safonau a'r broses asesu allanol. Byddai'r ymagwedd adolygiad cymheiriaid hefyd
yn cael ei chyflwyno heb dalu cost cyflogi aseswr allanol. Casglwyd tystiolaeth
a oedd yn dangos bod asesiad allanol llawn yn debygol o gostio tua £15k, ac mae
dilysiad allanol yn costio oddeutu £11k. Ni fyddai unrhyw
gostau'n rhan o'r ymagwedd adolygiad cymheiriaid heblaw am yr amser y byddai'r
Prif Archwiliwr yn ei gymryd i gwblhau dilysiad allanol ar awdurdod arall.
Cynigiwyd y byddai dilysiad allanol Abertawe'n cael ei gwblhau gan Brif
Archwiliwr Dinas a Sir Caerdydd, a byddai Prif Archwiliwr Abertawe'n cwblhau
dilysiad allanol Cyngor Bwrdeistref Sirol Blaenau Gwent. Cefnogodd Swyddog
Adran 151 y bwriad i ddarparu asesiad allanol trwy hunanasesiad gyda dilysiad
allanol gan y grŵp cymheiriaid a sefydlwyd gan Brif Archwilwyr Cymru.
Bwriad nodi noddwr addas ar gyfer yr asesiad allanol oedd diogelu annibyniaeth
y broses allanol ymhellach. Cynigiwyd penodi Cadeirydd y Pwyllgor Archwilio fel
noddwr addas a byddai'n gyfrifol am gytuno ar gwmpas yr adolygiad allanol
gyda'r Prif Archwiliwr. Esboniwyd y
byddai'r dilysiad allanol yn cymryd oddeutu 5 niwrnod rhwng mis Hydref a mis
Rhagfyr 2017 PENDERFYNWYD: - 1)
Cymeradwyo'r
asesiad allanol trwy hunanasesiad gyda dilysiad allanol annibynnol a ddarperir
trwy grŵp cymheiriaid Prif Archwilwyr Cymru. 2)
Enwebu'r
Cadeirydd fel 'noddwr addas' a fydd yn cytuno ar gwmpas yr asesiad allanol. |
|
Adroddiad Olrhain Camau Gweithredu'r Pwyllgor Archwilio. (Er Gwybodaeth) PDF 82 KB Cofnodion: Darparwyd Adroddiad
Olrhain Gweithredu'r Pwyllgor Archwilio 'er gwybodaeth'. |
|
Cynllun Gwaith y Pwyllgor Archwilio. (Er Gwybodaeth) PDF 60 KB Cofnodion: Cyflwynwyd
Cynllun Gwaith y Pwyllgor Archwilio 'er gwybodaeth’. |