Lleoliad: Ystafell Bwyllgor 3A - Neuadd y Ddinas, Abertawe. Cyfarwyddiadau
Cyswllt: Gwasanaethau Democrataidd
Rhif | Eitem |
---|---|
Datgeliadau o fuddiannau personol a rhagfarnol. Cofnodion: Yn
unol â'r Côd Ymddygiad a fabwysiadwyd gan Ddinas a Sir Abertawe, cyhoeddwyd y
buddiannau canlynol: Y
Cynghorydd C Anderson – Cofnod rhif 39 – Adroddiad Archwiliadau Ysgol –
Llywodraethwr Ysgol yn Ysgol Gynradd Seaview – personol. Y cynghorydd
T J Hennegan – Cofnod rhif 39 – Adroddiad Archwiliadau Ysgol – Llywodraethwr
Ysgol yn Ysgol Gynradd Clwyd – personol a chofnod rhif 40 – Adroddiad Diweddaru
Diddymu Drwgddyledion – Rwy’n denant tŷ cyngor gyda'r Awdurdod – personol. Y
Cynghorydd L James – Cofnod rhif 39 – Adroddiad Archwiliadau Ysgol –
Llywodraethwr Ysgol yn Ysgol Gynradd Pennard – personol. Y
Cynghorydd J W Jones - Cofnod rhif 39 – Adroddiad Archwiliadau Ysgolion –
Llywodraethwr Ysgol – personol. Y
Cynghorydd R V Smith – Cofnod rhif 39 – Adroddiad Archwiliadau Ysgolion –
Llywodraethwr Ysgol – Llywodraethwr Ysgol yn YGG Pontybrenin ac YG Gŵyr –
personol. Y
Cynghorydd L V Walton - Cofnod rhif 39 – Adroddiad Archwiliadau Ysgolion –
Llywodraethwr Ysgol yn Ysgol Dylan Thomas – personol. Y Cynghorydd T M White - Cofnod rhif 39 –
Adroddiad Archwiliadau Ysgolion – Llywodraethwr Ysgol – personol. |
|
Cymeradwyo a llofnodi cofnodion y cyfarfod(ydd) blaenorol fel cofnod cywir. Dogfennau ychwanegol: Cofnodion: PENDERFYNWYD y dylid cymeradwyo a llofnodi cofnodion cyfarfod y Pwyllgor Archwilio a
gynhaliwyd ar 30 Awst a'r Pwyllgor Archwilio Arbennig a gynhaliwyd ar 20 Medi
2016 fel cofnod cywir. |
|
Adroddiad Blynyddol Archwiliadau Ysgolion 2015/16. PDF 157 KB Cofnodion: Rhoddwyd adroddiad
cryno gan y Prif Archwiliwr a'r Archwiliwr Grŵp archwiliadau ysgol a
gynhaliwyd gan yr Is-adran Archwilio Mewnol yn ystod 2015/16 a amlygodd rai
materion cyffredin yn ystod yr archwiliadau. Amlinellwyd bod
archwiliad yn cael ei gynnal ym mhob un o ysgolion cynradd, uwchradd ac
arbennig Abertawe bob 3 mlynedd. Roedd
rhaglen archwilio safonol i bob sector ysgol.
Am sawl blwyddyn, paratowyd adroddiadau yn crynhoi archwiliadau'r
ysgolion a gynhaliwyd bob blwyddyn ar gyfer y Prif Swyddog Addysg. Roedd
adroddiad hefyd yn nodi'r themâu cyffredin a ddatgelwyd yn ystod yr
archwiliadau. Atodwyd Adroddiad
Blynyddol Archwiliadau Ysgol 2015/16 yn Atodlen 1. Gofynnodd y
Pwyllgor nifer o gwestiynau i'r swyddogion a ymatebodd yn briodol. Roedd trafodaethau'n ymwneud â'r canlynol yn
bennaf: ·
Mae
swm yr arian sydd ar gael i ysgolion ei wario ar gaffael nwyddau a
gwasanaethau'n weddol fach. ·
Gwneud
ysgolion yn atebol am beidio â chydymffurfio â gweithdrefnau/gofynion
Archwiliad Mewnol; ·
Nifer
yr ysgolion a oedd wedi ymeithrio o Gytundeb Lefel Gwasanaeth (CLG) Caffael,
cost-effeithiolrwydd y cytundeb presennol a'r newidiadau arfaethedig i'r gweithdrefnau
sy'n cael eu hystyried gan y Gwasanaeth Gaffael; ·
Materion
sy'n berthnasol i ysgolion penodol yn Abertawe a drafodwyd yn flaenorol gan y
Pwyllgor a'r angen am broses gadarn ac amlygu materion heb eu datrys i
Lywodraethwyr; ·
Trafodaethau'r
Cadeirydd a'r Prif Archwiliwr â’r Prif Swyddog Addysg; ·
Pwysigrwydd
cydnabod bod y mwyafrif o ysgolion yn darparu gwasanaeth da a bod barnau
archwilio cymedrol yn brin; ·
Cyflwyno
cardiau tâl i ysgolion a rheoli eu defnydd; ·
Dyfynbrisiau
uchel a roddir i ysgolion gan rai o wasanaethau'r cyngor; ·
Gweithdrefnau
tendro y mae ysgolion yn ymgymryd â hwy; ·
Yr
angen i ganolbwyntio ar ysgolion/ardaloedd uchel eu risg. PENDERFYNWYD: 1)
Y
dylid nodi cynnwys yr adroddiad; 2)
Y
dylid gwahodd Pennaeth y Gwasanaethau Masnachol i'r cyfarfod nesaf a drefnir i
drafod y Cytundeb Lefel Gwasanaeth; 3)
Y
dylid gwahodd y Prif Swyddog Addysg i'r cyfarfod nesaf a drefnir i drafod y
dylanwad gall y ganolfan ei arfer ar ysgolion o ran cydymffurfio â phrosesau. |
|
Dileu Dyledion - adroddiad diweddaraf. PDF 90 KB Cofnodion: Darparwyd adroddiad
'er gwybodaeth' gan y Prif Archwiliwr a oedd yn amlinellu manylion y dyledion a
ddiddymwyd gan y cyngor dros y 3 mlynedd ariannol diwethaf ac amlinelliad o'r
gweithdrefnau adennill dyledion cadarn sy'n cael eu dilyn gan wasanaethau cyn
cyflwyno dyled i’w diddymu. Ychwanegwyd bod y
Pennaeth Cyfreithiol/Swyddog Monitro Dros Dro yn cynnig argymell y dylai’r
cyngor newid i Reol Gweithdrefn Ariannol 11.6 ar ddiddymu dyledion mwy na £10k
i ddileu'r cyfeiriad at Aelod y Cabinet sydd â chyfrifoldeb dros Gyllid ac i
ychwanegu’r Pennaeth Gwasanaethau Cyfreithiol a Democrataidd yn ei le. Byddai
hyn yn cryfhau’r weithdrefn adennill dyled drwy sicrhau bod yr holl opsiynau
cyfreithiol wedi eu hystyried. Byddai Aelod y Cabinet a oedd yn gyfrifol am y
gwasanaeth dan sylw yn parhau i gymeradwyo diddymu dyledion. Pe bai'n cael ei
gymeradwyo, byddai'r rheol ddiwygiedig yn datgan: 'Mae'n rhaid
diddymu dyledion na ellir eu hadennill. Mae'n rhaid i'r Prif Swyddog Cyllid
gymeradwyo holl ddiddymiadau drwgddyledion hyd at £10,000. Gall dyledion dros
£10,000 gael eu diddymu gyda chymeradwyaeth y Prif Swyddog Cyllid, y Pennaeth
Gwasanaethau Cyfreithiol a Democrataidd ac Aelod y Cabinet sydd â chyfrifoldeb
dros y gwasanaeth dan sylw.' Darparwyd manylion
y dyledion a ddiddymwyd rhwng 2013/14 a 2015/16 a manylion y gweithdrefnau
adennill dyledion a ddilynwyd yn achos y dyledion mwyaf sylweddol. |
|
Cadeirydd / Cyfarfod Cyswllt Swyddfa Archwilio Cymru. PDF 85 KB Cofnodion: Cyflwynodd y Prif Archwiliwr adroddiad a oedd yn darparu manylion
cyfarfod cyswllt a gynhaliwyd ar 3 Hydref 2016 yr oedd y Cadeirydd, y Prif
Archwiliwr a chynrychiolwyr Swyddfa Archwilio Cymru yn bresennol ynddo. Datganwyd bod cynrychiolwyr Swyddfa Archwilio
Cymru, ar sail y profiad o gyfarfodydd yr aethpwyd iddynt yn y gorffennol, bod
y Pwyllgor Archwilio’n gweithio'n dda ar y cyfan gyda chyfraniadau
cadarnhaol gan aelodau i'r materion a godwyd. Cynigiwyd awgrymiadau
i'w hystyried ynghylch addasu
gweithdrefnau/cyflwyno arferion newydd ac amlinellwyd y rhain. Holodd y Pwyllgor ynghylch Cofrestr Risg y
cyngor a mynediad i gronfa ddata Is-adran 106. PENDERFYNWYD: 1)
Y
dylid nodi cynnwys yr adroddiad; 2) Y dylid rhoi cadarnhad ynghylch mynediad Aelodau i gronfa ddata Is-adran
106. |
|
Adroddiad Olrhain Gweithredu'r Pwyllgor Archwilio. (Er Gwybodaeth) PDF 77 KB Cofnodion: Darparwyd Adroddiad
Olrhain Gweithredu'r Pwyllgor Archwilio 'er gwybodaeth'. |
|
Cynllun Gwaith y Pwyllgor Archwilio. (Er Gwybodaeth) PDF 56 KB Cofnodion: Cyflwynwyd
Cynllun Gwaith y Pwyllgor Archwilio 'er gwybodaeth’. |