Lleoliad: Ystafell Bwyllgor 5 - Neuadd y Ddinas, Abertawe. Cyfarwyddiadau
Cyswllt: Gwasanaethau Democrataidd
Rhif | Eitem |
---|---|
Datgeliadau o fuddiannau personol a rhagfarnol. Cofnodion: Yn
unol â'r Côd Ymddygiad a fabwysiadwyd gan Ddinas a Sir Abertawe, cyhoeddwyd y
buddiannau canlynol: - Y
Cynghorydd C Anderson - Cofnod rhif 25 - Adroddiad Monitro Archwilio Mewnol Ch1
2016/17 - Llywodraethwr Ysgol yn Ysgol Gynradd Seaview - personol. Y
Cynghorydd R A Clay - Cofnod rhif 25 - Adroddiad Monitro Archwilio Mewnol Ch1
2016/2017 - Llywodraethwr Ysgol yn Ysgol Gynradd Gellifedw - personol. Y
Cynghorydd T J Hennegan - Cofnod rhif 25 - Adroddiad Monitro Archwilio Mewnol
Ch1 2016/2017 - Llywodraethwr Ysgol a Chyfrif Refeniw Tai - rwy'n denant y
cyngor gyda'r awdurdod - personol. Y
Cynghorydd P R Hood-Williams - Cofnod rhif 23 - Adroddiad Archwilio Blynyddol
Mewnol 2015/16 a chofnod rhif 25 - Adroddiad Monitro Archwilio Mewnol Ch1
2016/17 - Llywodraethwr Ysgol yn yr Ysgolion Cynradd Cilâ a'r Crwys - personol. Y
Cynghorydd L James - Cofnod rhif 25 - Adroddiad Monitro Archwilio Mewnol Ch1
2016/2017 - Llywodraethwr Ysgol yn Ysgol Gynradd Pennard ac Ysgol Uwchradd
Llandeilo Ferwallt - personol. Y
Cynghorydd R V Smith – Cofnod rhif 3 – Adroddiad Archwilio Mewnol Blynyddol
2015/16 a chofnod rhif 25 – Adroddiad Monitro Archwilio Mewnol Ch1 2016/17 –
Llywodraethwr Ysgol yn YGG Pontybrenin ac YG Gŵyr – personol. Y
Cynghorydd C Thomas - Cofnod rhif 25 – Adroddiad Monitro Archwilio Mewnol Ch1
2016/17 – Llywodraethwr Ysgol yn Ysgol Gynradd Gwyrosydd; mae fy
merch-yng-nghyfraith yn derbyn pensiwn ac mae fy ŵyr yn gweithio i'r
cyngor - Cofnod rhif 26 - Adroddiad Archwilio Mewnol Blynyddol 2015/16 - rwy'n
derbyn gostyngiad Treth y Cyngor oherwydd mae gan fy ngŵr salwch difrifol
- personol. Y Cynghorydd T M White - Cofnod 23 - Adroddiad Archwilio Mewnol Blynyddol
2015/16 - Llywodraethwr yn Ysgol Pentrehafod ac yn derbyn Cronfa Bensiwn –
personol. |
|
Cymeradwyo a llofnodi cofnodion y cyfarfod(ydd) blaenorol fel cofnodion
cywir. Dogfennau ychwanegol: Cofnodion: PENDERFYNWYD cymeradwyo cofnodion cyfarfodydd blaenorol y Pwyllgor Archwilio a
gynhaliwyd ar 28 Mehefin a 21 Gorffennaf fel cofnod cywir. |
|
Adroddiad Archwilio Mewnol Blynyddol 2015/16. PDF 271 KB Dogfennau ychwanegol:
Cofnodion: Cyflwynodd y Prif Archwiliwr adroddiad a oedd yn adolygu gwaith yr
Is-adran Archwilio Mewnol yn ystod 2015/16 ac yn cynnwys barn ofynnol y Prif
Archwilir ar yr amgylchedd rheoli mewnol ar gyfer 2015/16 yn seiliedig ar
brofion archwilio a gwblhawyd yn ystod y flwyddyn. Cafodd crynodeb o'r
amser a dreuliwyd yn 2015/16 ar wahanol gategorïau'r gwaith Archwilio Mewnol ei
ddarparu yn Atodiad 1. Roedd cyfanswm y diwrnodau wedi cynyddu ond cafwyd lleihad bach o 24
diwrnod (1.9%) yn y diwrnodau archwilio cynhyrchiol gwirioneddol a gyflawnwyd
yn erbyn nifer arfaethedig y diwrnodau cynhyrchiol. Roedd colli diwrnodau cynhyrchiol yn bennaf o
ganlyniad i lefelau uwch o salwch (+ 177 niwrnod) a swydd wag a gadwyd yn wag
am gyfnod yn hwy na'r hyn a gynlluniwyd yn wreiddiol (+46 diwrnod). Cafodd y golled gyffredinol mewn diwrnodau
cynhyrchiol ei lleihau drwy ddefnyddio'r diwrnodau wrth gefn (115 diwrnod) a
lleihau diwrnodau hyfforddiant staff (52 diwrnod). Dangosodd Atodiad 1 effaith colli diwrnodau
cynhyrchiol ar draws cyfarwyddiaethau a mathau eraill o waith archwilio megis
systemau ac archwiliadau cyfrifiadurol. Roedd y Cynllun
Archwilio Mewnol Blynyddol 2015/16 yn cynnwys 155 o dasgau archwilio, yr oedd
78 (50%) ohonynt wedi'u cwblhau hyd at o leiaf gam yr adroddiad drafft yn ystod
y flwyddyn ac roedd 26 archwiliad pellach ar waith ar 31/03/16. Nid oedd nifer yr
archwiliadau a gynlluniwyd ar gyfer y flwyddyn 2015/16 yn gallu dechrau
oherwydd materion gweithredol yn y maes gwasanaeth, felly cafodd 9 archwiliad y
bwriedid eu cynnal yn 2016/17 eu cyflwyno'n gynharach a'u hychwanegu at Gynllun
Archwiliadau 2015/16. Dangosir rhestr
lawn o bob archwiliad a gafodd ei gwblhau yn 2015/16, yn ogystal â'r lefel o
sicrwydd a nifer yr argymhellion a gafodd eu gwneud a'u derbyn yn Atodiad
2. Roedd yr amser a dreuliwyd ar
ymchwiliadau arbennig wedi lleihau o 110 diwrnod yn 2014/15 i 40 diwrnod yn
2015/16 oherwydd trosglwyddwyd y cyfrifoldeb am ymchwilio i honiadau o dwyll
i'r Tîm Twyll Corfforaethol ar 01/06/2015.
Darparwyd crynodeb o'r prif ymchwiliadau a gynhaliwyd, yn ogystal â'r gwaith
ychwanegol a wnaed gan yr Is-adran Archwilio. Darparwyd manylion
camau dilynol, dangosyddion perfformiad a'r farn rheoli mewnol hefyd. Roedd hyn yn cynnwys barn y Prif Archwilir a
ddywedodd, - "Yn
gyffredinol, yn seiliedig ar y profion archwilio a gwblhawyd yn 2015/16, rwy'n fodlon
bod yr Archwiliad Mewnol yn gallu darparu sicrwydd rhesymol bod y systemau
rheoli risg, rheoli mewnol a llywodraethu a sefydlwyd gan y cyngor yn
gweithredu'n effeithiol ac ni nodwyd unrhyw wendidau sylweddol yn 2015/16 a
fyddai wedi cael effaith bwysig ar faterion ariannol y cyngor a'i allu i
gyflawni ei amcanion." Gofynnodd y
Pwyllgor nifer o gwestiynau i'r Prif Archwiliwr a ymatebodd yn briodol. Roedd trafodaethau'n ymwneud â'r canlynol yn
bennaf: - ·
Nid
oedd adrannau'n cytuno ar yr argymhellion a'r gweithdrefnau yr ymgymerwyd â hwy
gan yr Archwiliad Mewnol; ·
Dangosyddion
Perfformiad Archwilio Mewnol; ·
Nifer
yr archwiliadau a gwblhawyd o'i gymharu â'r nifer yn y cynllun, gohirio
archwiliadau tan y flwyddyn ganlynol a'r elfen o risg sy'n gysylltiedig â'r
oedi; ·
Effaith
salwch hir dymor ar yr Is-adran Archwilio Mewnol; ·
Y
weithdrefn sy'n cael ei defnyddio i ymdrin ag archwiliadau cymedrol; ·
Atebolrwydd
cyrff llywodraethu ysgol a'r angen i herio ysgolion. PENDERFYNWYD y dylid nodi cynnwys yr adroddiad |
|
Adroddiad Diweddaraf Swyddfa Archwilio Cymru. PDF 114 KB Cofnodion: Cyflwynodd Geraint
Norman a Steve Barry o Swyddfa Archwilio Cymru'r adroddiad diweddaraf ar y
gwaith Archwilio a gwnaed gan Swyddfa Archwilio Cymru. Roedd yr adroddiad
yn manylu Gwaith Archwilio Ariannol 2015-16 - Cronfa Bensiwn Ddinas a Sir
Abertawe a'r Gwaith Archwilio Ariannol 2015-16 - Dinas a Sir Abertawe. Roedd yr adroddiad
hefyd yn rhoi'r diweddaraf i'r Pwyllgor am y Gwaith Archwilio Perfformiad -
Dinas a Sir Abertawe. Roedd hyn yn
cynnwys gwaith ar y meysydd canlynol: - ·
2015-16
Asesu Gwelliant; ·
2015-16
Astudiaethau Llywodraeth Leol; ·
2016-17
Asesu Gwelliant; ·
2016-17
Astudiaethau Llywodraeth Leol. Gofynnodd y
Pwyllgor gwestiynau i gynrychiolwyr Swyddfa Archwilio Cymru a ymatebodd yn
briodol. Tynnodd aelodau sylw at
feincnodi o'i gymharu â blynyddoedd blaenorol, a oedd yn cynnwys trefniadau
archwilio cyffredinol yr archwilwyr ac arweiniad arfer gorau gan Swyddfa
Archwilio Cymru. PENDERFYNWYD y dylid nodi cynnwys yr adroddiad. |
|
Adroddiad Monitro Archwilio Mewnol Ch1 2016/17. PDF 78 KB Dogfennau ychwanegol:
Cofnodion: Cyflwynodd y Prif Archwiliwr yr archwiliadau sydd wedi'u cwblhau ac unrhyw
waith arall a gafodd ei wneud gan yr Is-adran Archwilio Mewnol yn y cyfnod o 1
Ebrill 2016 i 30 Mehefin 2016. Amlinellwyd mai'r
unig swydd wag ar hyn o bryd o fewn yr Is-adran Archwilio Mewnol oedd swydd 0.5
Archwiliwr. Roedd y swydd hon wedi cael ei hysbysu ac roedd disgwyl iddi gael
ei llenwi yn ystod yr 2il Chwarter.
Ychwanegwyd bod yr Is-adran Archwilio Mewnol wedi parhau i gael lefelau
salwch anarferol o uchel yn ystod chwarter 1af 2016/17 gyda
chyfanswm o 68 diwrnod absenoldeb salwch yn cael ei nodi yn erbyn cyllideb
flynyddol o 80 diwrnod. Cafodd cyfanswm o
19 archwiliad eu cwblhau yn ystod Chwarter 1. Rhestrwyd yr archwiliadau a
gafodd eu cwblhau yn Atodiad 1, a oedd hefyd yn dangos y lefel o sicrwydd a
roddwyd ar ddiwedd yr archwiliad a nifer yr argymhellion a wnaed ac y cytunwyd
arnynt. Gwnaed cyfanswm o 196 o
argymhellion archwiliad a chytunodd rheolwyr i roi 191 o argymhellion ar waith
h.y. 97.4% yn erbyn targed o 98%. Roedd yr argymhellion na chytunwyd arnynt
naill ai'n risg isel neu'n arfer da a dangoswyd gan reolwyr fod dulliau rheoli
digolledu ar waith. Dangosodd Atodiad 2
bob archwiliad a gynhwysir yn y Cynllun a gymeradwywyd gan y Pwyllgor ym mis
Ebrill, gan nodi safle pob archwiliad ar 30 Mehefin 2016. Adroddwyd am
faterion sylweddol a arweiniodd at Ysgol Gynradd Seaview yn derbyn lefel
gymedrol o sicrwydd, yn ogystal â'r Cynllun Gweithredu Rheolwyr i fynd i'r
afael â'r materion a gafodd eu hamlinellu. Amlinellwyd
manylion y gwaith ychwanegol a wnaed gan yr Is-adran Archwilio Mewnol, holiadur
hunanasesiad a anfonwyd i ysgolion a chamau dilynol a gyflawnwyd rhwng 1 Ebrill
a 30 Mehefin 2016. Amlinellodd y
Pwyllgor nifer o faterion a thrafodwyd y canlynol: - ·
Materion
salwch o fewn yr adran Archwilio Mewnol ac opsiynau sydd ar gael i gynorthwyo
staff, e.e. gweithio gartref; ·
Materion
sy'n berthnasol i archwilio Ysgol Gynradd Seaview a'r cynnydd sydd wedi ei
wneud; ·
Cynllun
Archwilio a sut roedd archwiliadau gohiriedig wedi symud yn eu blaen; ·
Pwysigrwydd
cwblhau'r holiaduron hunanasesu'n brydlon gan ysgolion a chyflwyno proses lle
mae'n rhaid i benaethiaid a chadeirydd llywodraethwyr ddechrau llofnodi'r
holiaduron sydd wedi'u cwblhau; ·
Penderfynu
pa archwiliadau i ohirio a'r risgiau sy'n gysylltiedig â gohirio archwiliadau. PENDERFYNWYD: - 1)
Y
dylid nodi cynnwys yr adroddiad; 2)
Y
dylid ychwanegu ffurflenni hunanasesiad at agendâu cyfarfodydd cyrff
llywodraethu ysgol. |
|
Adroddiad Blynyddol y Tîm Twyll Corfforaethol 2015/16. PDF 569 KB Cofnodion: Cyflwynodd y Rheolwr Twyll Corfforaethol Adroddiad Archwilio Mewnol
Blynyddol 2015/16 a gyflwynodd weithgareddau a llwyddiannau'r Tîm Twyll
Corfforaethol yn ystod 2015/16. Darparwyd cefndir creu'r Tîm Twyll Corfforaethol a'i fframwaith strategol a
gweithredol. Cafodd y Pwyllgor y
diweddaraf o ran polisïau corfforaethol; ymwybyddiaeth o dwyll; cydweddu data -
menter twyll genedlaethol; cydweddu data - casglu a dadansoddi data yn
rhyngweithiol; twyll tenantiaeth tai cyngor; a llwyth achosion ac arbedion 1
Mehefin 2015 - 31 Mawrth 2016. Cynhaliwyd trafodaethau ynglŷn â'r canlynol: - ·
Twyll
tenantiaeth tai cyngor a'r gweithdrefnau amnest tenantiaeth a gyflwynwyd gan yr
Awdurdod; ·
Gweithdrefnau
ymchwilio a gyflwynwyd gan y Tîm Twyll Corfforaethol; ·
Dyfodol
y Tîm Twyll Corfforaethol a sut cafodd gwaith ei flaenoriaethu; ·
Arbedion
posib y gellid eu gwneud gan yr Awdurdod drwy'r Tîm Twyll Corfforaethol; ·
Cynllun
peilot a gyflwynwyd gan Gyngor Torfaen ynglŷn y dreth ystafell wely; ·
Hyfforddiant
sydd ar gael i Gynghorwyr a Swyddogion; ·
Rhaglen
waith y Tîm Twyll Corfforaethol; ·
Pwysigrwydd
rhwystro ac atal twyll; ·
Cefnogaeth
gyfreithiol sy'n cael ei rhoi i'r Tîm. PENDERFYNWYD nodi cynnwys yr adroddiad. |
|
Cynllun y Tîm Twyll Cenedlaethol 2016/17. PDF 501 KB Cofnodion: PENDERFYNWYD nodi cynnwys yr adroddiad a darparu'r
diweddaraf i'r Pwyllgor mewn 6 mis. |
|
Adroddiad Olrhain Gweithredu'r Pwyllgor Archwilio. PDF 73 KB Cofnodion: Darparwyd Adroddiad
Olrhain y Pwyllgor Archwilio "er gwybodaeth". |
|
Llythyrau'r Cadeirydd. (Er Gwybodaeth) PDF 77 KB Dogfennau ychwanegol:
Cofnodion: Adroddwyd
llythyrau'r Cadeirydd "er gwybodaeth". |
|
Cynllun Gwaith y Pwyllgor Archwilio. (Er Gwybodaeth) PDF 204 KB Cofnodion: Cyflwynwyd
Cynllun Gwaith y Pwyllgor Archwilio “er gwybodaeth”. |