Agenda a Chofnodion

www.abertawe.gov.uk/DatgeliadauBuddiannau

Yn unol â'r Côd Ymddygiad a fabwysiadwyd gan Ddinas a Sir Abertawe, cyhoeddwyd y buddiannau canlynol: -

Y Cynghorydd T M White – Cofnod Rhif 10 – Y Diweddaraf gan Swyddfa Archwilio Cymru – Rwy'n dderbynnydd y Gronfa Bensiwn – Personol.

Cymeradwyo a llofnodi cofnodion y cyfarfod(ydd) blaenorol fel cofnod cywir.

PENDERFYNWYD cymeradwyo cofnodion cyfarfod blaenorol y Pwyllgor Archwilio a gynhaliwyd ar 14 Mehefin 2016 fel cofnod cywir.

Cyflwynodd Dirprwy Bennaeth y Gwasanaethau Cyfreithiol a Democrataidd yr wybodaeth ddiweddaraf am yr Adolygiad Llywodraethu.  Esboniwyd y lluniwyd yr adroddiad yn dilyn adroddiadau Adolygiad Cyfoedion Cymdeithas Llywodraeth Leol Cymru (CLlC) ac Asesu Corfforaethol Swyddfa Archwilio Cymru a oedd ill dau yn edrych ar broblemau llywodraethu yn y cyngor.

Mewn ymateb, ymgymerodd Pennaeth y Gwasanaethau Cyfreithiol a Democrataidd ag adolygiad llywodraethu cyffredinol a chyflogwyd Rod Alcott, CLlLC, i weithredu fel cyfaill beirniadol allanol.  Gwelwyd yr adroddiad a luniwyd gan Rod Alcott gan y Bwrdd Gweithredol a'r Arweinydd ac mae eu sylwadau wedi cael eu cynnwys yn yr adroddiad. Darparwyd copi o'r adroddiad yn Atodiad A ac amlygwyd argymhellion/sylwadau'r Arweinydd a'r Prif Weithredwr.

Gofynnodd y pwyllgor gwestiynau i'r swyddog a ymatebodd yn briodol.  Trafodwyd y materion canlynol: -

·       Deall y gwahaniaethau rhwng gwaith Aelodau/Swyddogion;

·       Rolau Pwyllgorau Cynghori'r Cabinet a gwaith a monitro'r Grŵp Cydlynu Clustnodi;

·       Gwaith a blaenoriaethau'r Pwyllgor Archwilio a monitro rheolaidd yr Adroddiad Llywodraethu Blynyddol;

·       Sicrhau bod yr argymhellion yn yr adroddiad yn cael eu cyflawni a'u monitro.

PENDERFYNWYD: -

1)    Nodi cynnwys yr adroddiad;

2)    Monitro'r argymhellion yn yr adroddiad yn rheolaidd a, lle y bo'n briodol, ddarparu adborth priodol i Ddirprwy Bennaeth y Gwasanaethau Cyfreithiol a Democrataidd.

Cyflwynodd David Williams, Swyddfa Archwilio Cymru, yr Ardystiad o Grantiau a Ffurflenni ar gyfer 2013/14 a 2014/15.  Nodwyd mai argymhellion cyn-archwilwyr allanol y cyngor oedd y rhain; mae'r gwaith archwilio allanol bellach wedi symud i SAC yn uniongyrchol. Crynhowyd bod ar awdurdod, ar y cyfan, wedi rhoi trefniadau digonol ar waith ar gyfer llunio a chyflwyno'i hawliadau grant ar gyfer 2013/14 a 2014/15.  Ychwanegwyd bod cyfle ar gyfer gwella yn seiliedig ar y canlynol: -

·       Bod yr awdurdod yn gweithio'n agos gyda'r archwilwyr i sicrhau bod rhestr gywir a chyfredol o grantiau ar waith ar gyfer y ddwy flwyddyn ariannol; a

·       Bod cyfle i wella trefniadau'r awdurdod i lunio ei hawliadau grant ymhellach.

Cyflwynodd yr awdurdod 80% o'i hawliadau ar amser yn 2013/14.  Nid oedd gan un hawliad ddyddiad cau penodol.  Cyflwynodd yr awdurdod 82% o'i hawliadau ar amser yn 2014/15.  Ardystiodd yr archwilwyr yr holl hawliadau, am gyfanswm cost archwilio o £106,615 (2013/14) ac £87,411 (2014/15).  Ar y cyfan, arweiniodd yr archwiliadau at ostyngiad o £535,221 yn nifer y grantiau a'r ffurflenni a hawliwyd gan yr awdurdod mewn perthynas â 2013/14 a gostyngiad llai o £468,642 mewn perthynas â 2014/15.

Roedd gan yr argymhellion, a oedd wedi cael gradd risg, gamau gweithredu cytunedig i'w rheoli.

Gofynnodd y pwyllgor lawer o gwestiynau i gynrychiolydd Swyddfa Archwilio Cymru a'r Prif Swyddog Cyllid/Adran 151 a ymatebodd yn briodol.  Roedd trafodaethau'n ymwneud â'r canlynol yn bennaf: -

·       Pwysigrwydd sicrhau bod gwersi wedi cael eu dysgu a bod cynnydd o ran argymhellion yn cael ei fonitro'n fanwl;

·       Bod y cyfeiriad cyffredinol yn gadarnhaol o ran llai o addasiadau ac addasiadau gwerth is;

·       Perygl y bydd yr awdurdod yn colli arian grant yn y dyfodol;

·       Bod y mwyafrif o addasiadau grant yn hawliadau lefel is;

·       Grantiau a ffurflenni, yn enwedig mewn perthynas ag NNDR yn 2013/14; Menter ar y Cyd Abertawe – Felindre yn 2014/15; Effeithiolrwydd ysgolion a grant amddifadedd disgyblion ac argymhellion R1 i R4;

·       Diffyg cynnal cofnodion mewn rhai achosion gan yr awdurdod mewn perthynas â grantiau y gellir eu hail-hawlio o ganlyniad i ddiffyg yr wybodaeth a gadwyd;

·       Cadw cofnodion cyffredinol gan yr awdurdod mewn perthynas â grantiau;

·       Y safonau uchel a ddefnyddir gan archwilwyr allanol mewn perthynas ag archwilio ardystiad grantiau a ffurflenni a'r swm mawr o arian y mae'r cyngor yn ymdrin ag ef yn gyffredinol o ran gwerth yr eitemau a amlygir yn yr adroddiad;

·       Gweithdrefnau grant a ddefnyddir gan ysgolion, sut gall ysgolion brofi pa grantiau a ddefnyddiwyd, e.e. grant amddifadedd disgyblion; a gweithdrefnau a ddefnyddir gan ysgolion i'w gwirio gan yr adran Archwilio Mewnol;

·       System adrodd am ganfyddiadau archwilio i Fwrdd Gweithredol/Penaethiaid Gwasanaeth.

PENDERFYNWYD: -

1)    Nodi cynnwys yr adroddiad.

2)    Y dylai'r holl swyddogion cyfrifol gael eu hysbysu a'u hatgoffa o ganfyddiadau'r archwilwyr allanol a'r rhwymedigaeth i gynnal cofnodion digonol a llawn ar bob adeg i gefnogi hawliadau ardystio grantiau yn y dyfodol. 

3)    Dosbarthu llythyr i ysgolion yn tynnu sylw at yr angen i gadw gwaith papur perthnasol sy'n ymwneud â grantiau a hawliwyd er mwyn profi a ddefnyddiwyd y cyllid yn briodol.

Cyflwynodd David Williams, Swyddfa Archwilio Cymru, Adroddiad Diweddaraf Dinas a Sir Abertawe – Gorffennaf 2016.

Roedd yr adroddiad yn cynnwys yr wybodaeth ddiweddaraf am y meysydd canlynol:

·       Gwaith archwilio ariannol 2015-16 - Cronfa Bensiwn Dinas a Sir Abertawe;

·       Gwaith archwilio ariannol 2015-16 – Dinas a Sir Abertawe;

·       Gwaith perfformio 2015-2016 – Dinas a Sir Abertawe.

PENDERFYNWYD nodi cynnwys yr adroddiad.

Cyflwynodd y Cadeirydd yr adroddiad a oedd yn darparu'r ymateb drafft i'r Cabinet yn dilyn yr adolygiad o brosiect Adeilad Newydd YGG Lôn-las ar ôl iddo gael ei gyfeirio gan y Cabinet fel y gellir dysgu gwersi a'u mabwysiadu mewn prosiectau yn y dyfodol.  Roedd yr adroddiad y galluogi'r Pwyllgor Archwilio i drafod, adolygu a chyfrannu at ymateb y Pwyllgor Archwilio.

Gwnaeth y pwyllgor sylwadau ar y canlynol: -

·       Dylid dileu brawddeg olaf paragraff 3.7.1;

·       Rhoi arfer gorau ar waith mewn prosiectau yn y dyfodol a dysgu o brofiadau blaenorol;

·       Cael gwybodaeth fwy cywir ar ddechrau prosiectau drwy wario mwy yn y lle cyntaf;

·       Pwysigrwydd cynllunio cyllidebol a chynllunio ariannol effeithiol a realistig ar ddechrau prosiectau;

·       Pwysigrwydd bod cynghorwyr lleol yn cael eu hysbysu am brosiectau yn eu wardiau.

Gofynnodd y Cadeirydd bod unrhyw sylwadau ychwanegol yn cael eu hanfon ato fe neu'r Prif Archwilydd.

PENDERFYNWYD: -

1)    Nodi cynnwys yr adroddiad.

2)    Y dylai sylwadau ychwanegol gael eu hanfon ymlaen i'r Cadeirydd/Prif Archwilydd;

3)    Y dylid anfon yr adroddiad wedi'i ddiweddaru i'r Cabinet.

Cyflwynodd y Cadeirydd Adroddiad Blynyddol y Pwyllgor Archwilio 2015/16 i'w gymeradwyo cyn iddo gael ei gyflwyno i'r cyngor.

PENDERFYNWYD cymeradwyo Adroddiad Blynyddol y Pwyllgor Archwilio 2015/16 a'i gyflwyno i'r cyngor ym mis Gorffennaf/Awst 2016.

Cyflwynwyd Cynllun Gwaith y Pwyllgor Archwilio er gwybodaeth