Agenda, decisions and minutes

Lleoliad: Cyfarfod Aml-Leoliad - Ystafell Lilian Hopkin, Neuadd y Ddinas / MS Teams. Cyfarwyddiadau

Cyswllt: Gwasanaethau Democrataidd: - 636923 

Media

Eitemau
Rhif Eitem

1.

Ethol cadeirydd ar gyfer blwyddyn ddinesig 2024-2025.

Penderfyniad:

Penderfynwyd penodi Paula O'Connor yn Gadeirydd ar gyfer blwyddyn y Cyngor 2024-2025.

 

                                     (Paula O'Connor (Cadeirydd)

Cofnodion:

Penderfynwyd ethol Paula O’Connor yn Gadeirydd ar gyfer Blwyddyn Ddinesig 2024-2025.

 

 (Bu Paula O’Connor (Cadeirydd) yn llywyddu)

2.

Ethol is-gadeirydd ar gyfer blwyddyn ddinesig 2024-2025.

Penderfyniad:

Penderfynwyd ethol y Cynghorydd P R Hood-Williams yn Is-gadeirydd ar gyfer blwyddyn Ddinesig 2024-2025.

Cofnodion:

Penderfynwyd ethol y Cynghorydd P R Hood-Williams yn Is-Gadeirydd ar gyfer Blwyddyn Ddinesig 2024-2025.

3.

Datgeliadau o fuddiannau personol a rhagfarnol.

Penderfyniad:

Yn unol â'r Cod Ymddygiad a fabwysiadwyd gan Ddinas a Sir Abertawe, datganwyd y buddiannau canlynol: -

 

Datganodd y Cynghorwyr P R Hood-Williams, M B Lewis a T M White fuddiannau personol yng Nghofnod Rhif 6 - Adroddiad Monitro Archwilio Mewnol Chwarter 4 – 2023/24.

Cofnodion:

Yn unol â'r Côd Ymddygiad a fabwysiadwyd gan Ddinas a Sir Abertawe, datganwyd y buddiannau canlynol: -

 

Datganodd y Cynghorwyr P R Hood-Williams, M B Lewis a T M White gysylltiadau personol â Chofnod Rhif 6 – Adroddiad Monitro Archwilio Mewnol – Chwarter 4 – 2023/24.

4.

Cofnodion. pdf eicon PDF 144 KB

Cymeradwyo a llofnodi, fel cofnod cywir, gofnodion y cyfarfod(ydd) blaenorol.

Penderfyniad:

Cymeradwywyd.

Cofnodion:

Penderfynwyd cymeradwyo cofnodion cyfarfod blaenorol y Pwyllgor Llywodraethu ac Archwilio fel cofnod cywir.

5.

Ethol Cynrychiolydd y Pwyllgor Llywodraethu ac Archwilio ar y Grwp Llywodraethu. pdf eicon PDF 130 KB

Dogfennau ychwanegol:

Penderfyniad:

Penderfynwyd: -

 

1)    Y Cynghorydd L V Walton yn cael ei ethol yn gynrychiolydd y Pwyllgor Llywodraethu ac Archwilio ar y Grŵp Llywodraethu Strategol.

2)    Y Cynghorydd T M White yn cael ei ethol fel cynrychiolydd wrth gefn y Pwyllgor Llywodraethu ac Archwilio ar y Grŵp Llywodraethu Strategol.

3)    Mae'r penodiadau tan ddiwedd y Flwyddyn Ddinesig bresennol ym mis Mai 2025.

Cofnodion:

Cyflwynodd Jeremy Parkhouse, Swyddog y Gwasanaethau Democrataidd, adroddiad a oedd yn ceisio penodi cynrychiolydd a chynrychiolydd wrth gefn o'r Pwyllgor Llywodraethu ac Archwilio ar y Grŵp Llywodraethu Strategol tan fis Mai 2025.  Darparwyd cylch gorchwyl y Grŵp Llywodraethu Strategol yn Atodiad 1.

 

Penderfynwyd: -

 

1)    Ethol y Cynghorydd L V Walton yn gynrychiolydd y Pwyllgor Llywodraethu ac Archwilio ar y Grŵp Llywodraethu Strategol.

2)    Ethol y Cynghorydd T M White fel cynrychiolydd wrth gefn y Pwyllgor Llywodraethu ac Archwilio ar y Grŵp Llywodraethu Strategol.

3)    Bydd y penodiadau tan ddiwedd y flwyddyn ddinesig bresennol ym mis

     Mai 2025.

6.

Adroddiad Monitro Archwilio Mewnol - Chwarter 4 - 2023/24. pdf eicon PDF 216 KB

Dogfennau ychwanegol:

Penderfyniad:

Cymeradwywyd.

Cofnodion:

Cyn cyflwyno'r adroddiad, esboniodd y Cadeirydd y byddai'r adroddiad diweddaru mewn perthynas â Chyfrifon Derbyniadwy cyfyngedig 2023/24 yn cael ei ddarparu gan Ness Young, Cyfarwyddwr y Gwasanaethau Corfforaethol, yn ystod cyfarfod y pwyllgor ar 17 Gorffennaf 2024.

 

Cyflwynodd y Prif Archwilydd, Simon Cockings, adroddiad manwl a oedd yn dangos yr archwiliadau a gwblhawyd ac unrhyw waith arall a wnaed gan yr Is-adran Archwilio Mewnol yn ystod y cyfnod o 1 Ionawr i 31 Mawrth 2024.

 

Cwblhawyd cyfanswm o 21 o archwiliadau yn ystod y chwarter. Rhestrwyd yr archwiliadau a gwblhawyd yn Atodiad 1, a oedd hefyd yn dangos lefel y sicrwydd a roddwyd ar ddiwedd yr archwiliad a nifer yr argymhellion a wnaed ac y cytunwyd arnynt. Roedd Atodiad 2 yn darparu crynodeb o gwmpas yr adolygiadau terfynol yn ystod y cyfnod.  Y lefelau sicrwydd oedd 10 – uchel, 9 – sylweddol, 1 – cymedrol ac 1 – cyfyngedig.

 

Gwnaed cyfanswm o 153 o argymhellion archwilio, a chytunodd y rheolwyr i roi pob un ohonynt ar waith.

 

Tynnwyd sylw at y ffaith bod salwch staff yn parhau i fod yn broblem sylweddol yn ystod y pedwerydd chwarter, gyda chyfanswm o 87 o ddiwrnodau o absenoldeb salwch wedi'i gofnodi, gyda chyfanswm o 235 o ddiwrnodau o salwch cynyddol. Roedd aelod o staff hefyd wedi ymddiswyddo.

 

Ar 31 Mawrth 2024, roedd 92 o weithgareddau, sef cyfanswm o 79% o Gynllun Blynyddol Archwilio 2023/24 wedi'u cwblhau a manylwyd ar y cynnydd yn erbyn y Cynllun yn Atodiad 3.

 

Cyfeiriwyd at y lefel sicrwydd cymedrol mewn perthynas â Hepgoriadau Contractau 2023/24 a'r lefel sicrwydd cyfyngedig mewn perthynas ag adroddiadau Derbyniadwy Cyfrifon 2023/24.  Tynnwyd sylw hefyd at y gwaith ychwanegol a wnaed yn ystod y chwarter, gan gynnwys adolygiadau canol cylch i archwiliadau sylfaenol.

 

Rhoddodd Gyfarwyddwr y Gwasanaethau Corfforaethol ddiweddariad llafar ynghylch adroddiad lefel sicrwydd cyfyngedig Cyfrifon Derbyniadwy 2023/24. Eglurodd fod canfyddiadau'r archwiliad yn adlewyrchu'r amgylchiadau heriol sy'n wynebu'r tîm yn ystod 2023/24 a nodwyd bod cyflwyno Oracle Fusion a chyfyngiadau adnoddau staff o fewn y tîm a'r Gwasanaethau Cyfreithiol wedi effeithio ar allu'r Cyngor i lynu at ei weithdrefnau.

 

Amlinellodd y camau a gymerwyd i fynd i'r afael â'r canfyddiadau, gan gynnwys sefydlu Bwrdd Tasg a Gorffen ym mis Chwefror 2024 i yrru gwelliant ymlaen, a oedd yn canolbwyntio ar glirio hen ddyledion. Roedd yr adroddiad yn cynnwys 28 o argymhellion, aethpwyd i'r afael â 20 ohonynt ac roedd 8 ar waith ac ar y trywydd iawn i gael eu cwblhau erbyn diwedd mis Medi 2024.

 

Penodwyd staff ychwanegol yn yr adrannau Cyfrifon Derbyniadwy a Chyfreithiol ac roedd hyn wedi effeithio'n uniongyrchol ar adennill dyledion, yn enwedig anghydfodau. Ar hyn o bryd 98 yn unig o anfonebau oedd yn destun anghydfod o'i gymharu â 269 ym mis Ionawr 2024 pan gynhaliwyd yr archwiliad. Roedd proses glir bellach wedi'i rhoi ar waith i sicrhau bod anghydfodau'n cael eu datrys a'u cofnodi'n briodol ar y system.

 

Ar ben hynny, cadarnhawyd gydag Oracle nad oedd anfonebau ar goll, roedd y niferoedd yn ymwneud â rhif derbynneb penodol ac roedd y system yn cael ei gywiro i fynd i'r afael â'r mater. 

 

Cadarnhawyd bod cofnodion adennill dyledion wedi'u cysoni rhwng yr adrannau Cyfrifon Derbyniadwy a Chyfreithiol.  Roedd ymagwedd fwy rhagweithiol yn cael ei mabwysiadu gyda 295 o anfonebau'n cael eu cyfeirio at yr adran Gyfreithiol yn ystod chwarter 1, o'i gymharu â 113 yn ystod 2023 yn ei chyfanrwydd.   Mae proses newydd hefyd wedi'i rhoi ar waith i gofnodi atgyfeiriadau cyfreithiol o fewn y system.

 

Dywedodd y Cadeirydd ei fod yn braf iawn nodi'r cynnydd, yn enwedig o ran lleihau anghydfodau. Holodd hefyd ynghylch gwerth cyffredinol anfonebau sydd heb eu talu ers sawl blynedd. Cadarnhawyd y byddai'r manylion hyn yn cael eu cynnwys yn yr adroddiad ym mis Gorffennaf 2024, a fyddai'n canolbwyntio ar ddyledion o bob blwyddyn ariannol.

 

Trafododd y pwyllgor y canlynol: -

 

·       Y ffaith bod system brosesu Oracle Fusion yn waith llaw a'i bod yn cymryd llawer o amser ac roeddent yn gweithio gydag Oracle i fynd i'r afael â rhai o'r problemau hyn, a fyddai'n helpu. Tynnwyd sylw at y ffaith nad oedd y materion sy'n cael sylw ar hyn o bryd yn sylweddol a bod y system bellach wedi'i rhoi ar waith. Nodwyd bod problemau parhaus wedi bod gyda Chyfrifon Derbyniadwy ac roedd y rhain yn bodoli cyn rhoi Oracle Fusion ar waith.

·       Mae'r adnoddau staff ychwanegol yn gwneud gwahaniaeth, gan gydnabod bod gan bob maes gwasanaeth gyfrifoldeb am anfonebau, clirio'r ôl-groniad gwaith ac asesu'r sefyllfa ar yr adeg hynny er mwyn penderfynu ar yr adnodd Cyfrifon Derbyniadwy yn y dyfodol.

·       Dyledwyr mynych mewn perthynas â hen ddyled, mabwysiadu ymagwedd newydd gyda chwmnïau cyfleustodau, e.e. cael llai o anfonebau.

·       Prinder gweithlu archwilio medrus ar draws Cymru sydd wedi effeithio ar recriwtio staff newydd.

·       Gohiriwyd archwiliadau o 2023/24 o ganlyniad i gyfyngiadau adnoddau staff, gan flaenoriaethu adolygiadau risg uwch ac oedi adolygiadau oherwydd ceisiadau adrannol.

·       Gwaith dilynol sy'n nodi camau gweithredu risg uchel/canolig anghyflawn a thynnu sylw'r Pennaeth Gwasanaeth perthnasol at y rhain.

·       Y Gwasanaeth Datgelu a Gwahardd – newid argymhellion o bosib i ddangos y llinellau cyfrifoldeb cywir ar gyfer camau gweithredu.

·       Ardaloedd o ddilyniant eilaidd lle nad oedd camau gweithredu wedi'u cwblhau, a oedd wedi cael eu trosglwyddo i'r Prif Weithredwr/TRhC a gwneud gwaith dilynol ar y camau gweithredu sydd heb gael eu cwblhau.

·       Nododd y pwyllgor y pwysau ychwanegol sy'n cael ei roi ar adnoddau Archwilio Mewnol o ganlyniad i argymhellion sydd heb gael eu rhoi ar waith.

·       Gwasanaethau i Oedolion – Trefniadau Diogelu wrth Amddifadu o Ryddid (DOLS), yn enwedig yr ôl-groniad o geisiadau. Cadarnhawyd y byddai'r un lefel o ôl-groniad o hyd. Y gobaith oedd y byddai newidiadau i ddeddfwriaeth yn cael effaith ar hyn ond cafodd ei ohirio. Byddai'r Cyngor yn cael trafferth wrth fynd i'r afael â hyn ac mae'r galw yn fwy na'r adnoddau sydd ar gael. Mae adroddiad arolygu AGC yn gadarnhaol ond yn nodi'r problemau.  Mae hyn yn adlewyrchu'r sefyllfa ar draws Cymru gyfan ac yn cydnabod bod hon yn her systemig lle na allai Cynghorau fodloni'r disgwyliad o fewn y fframwaith statudol presennol.

·       Prynu staff ychwanegol gydag arian a ddarperir gan Lywodraeth Cymru a chreu gweithlu pwrpasol i fynd i'r afael â hyn. Monitro'r sefyllfa'n agos iawn.

·       Nodi bod DOLS ar y Gofrestr Risgiau Corfforaethol ar hyn o bryd.

·       Uned Cludiant Canolog – Sut roedd uwchraddio'r system gyfrifiadurol wedi lleihau ymarferoldeb, a oedd yn atal adroddiadau rhag cael eu cynhyrchu. Roedd yna hefyd reolaethau ar waith i roi sicrwydd. Byddai gwaith dilynol yn cael ei gwblhau'n fuan.

·       Tîm Dysgu a Datblygu Corfforaethol – Diffyg adroddiadau'n cael eu hanfon at reolwyr i fonitro hyfforddiant gorfodol. Dywedodd Cyfarwyddwr y Gwasanaethau Corfforaethol fod gwasanaethau bellach yn derbyn adroddiad misol ar lefelau hyfforddi ac roedd yr AD hefyd wedi cyhoeddi arweiniad i reolwyr ar sut i gael mynediad at gofnodion hyfforddi eu timau ar lefel leol.

·       Gohiriadau – Bydd y Prif Archwilydd yn rhoi ystyriaeth i gyflwyno archwiliadau risg uchel yn ystod 2024/25, e.e. salwch a goramser. Byddai hyn yn cael ei gynnwys yn y Cynllun Archwilio a byddai'r pwyllgor yn cael ei ddiweddaru drwy adroddiadau yn y dyfodol.

 

Nododd y Cadeirydd fod y Pwyllgor Craffu ar Wasanaethau i Oedolion yn monitro'r sefyllfa DOLS, a roddodd hyn sicrwydd i'r pwyllgor.

 

Diolchodd y Cadeirydd i'r Prif Archwilydd a'r Tîm Archwilio am yr adroddiad a'r cynnydd a wnaed drwy gydol y flwyddyn, mewn amgylchiadau heriol.

 

Penderfynwyd nodi cynnwys yr adroddiad.

7.

Adroddiad Archwilio ar Hepgoriadau 2023/24. pdf eicon PDF 134 KB

Dogfennau ychwanegol:

Penderfyniad:

Nodwyd.

Cofnodion:

Cyflwynodd Chris Williams, Pennaeth y Gwasanaethau Masnachol adroddiad a oedd yn rhoi'r wybodaeth ddiweddaraf i'r pwyllgor am yr adroddiad archwilio ar Hepgoriadau.

 

Eglurwyd bod Archwiliad Mewnol o 'Hepgoriadau' wedi'i gwblhau a rhoddwyd lefel sicrwydd gymedrol. Roedd y term 'hepgoriadau' yn berthnasol i sefyllfa lle'r oedd Maes Gwasanaeth/Adran y Cyngor yn dymuno 'hepgor' yr opsiwn o gaffael agored (neu ddefnyddio fframwaith caffael) ac yn hytrach dyfarnu contract i gyflenwr penodol yn uniongyrchol. Nodwyd materion o'r fath yng Nghyfansoddiad y Cyngor, yn benodol yn y Rheolau Gweithdrefnau Contractau (RhGC), a oedd yn darparu'r fframwaith llywodraethu ar gyfer gwario arian y Cyngor gyda chyflenwyr a darparwyr gwasanaethau.

 

Tynnwyd sylw at y ffaith bod y Cyngor yn adolygu cydymffurfiaeth â rheolau gweithdrefnau contractau yn rheolaidd trwy ei waith archwilio, ond dyma'r tro cyntaf i archwiliad gael ei gynnal gan ganolbwyntio'n benodol ar hepgoriadau. Gofynnwyd am yr archwiliad hwn gan Bennaeth y Gwasanaethau fel estyniad o'r rhaglen archwilio safonol i roi mewnwelediad pellach i gydymffurfiaeth â RhGC a chafodd ei awgrymu fel rhan o'r rhaglen ymgynghoriad archwilio blynyddol.

 

Tynnwyd sylw at enghreifftiau o bryd y gallai'r Awdurdod ddefnyddio hepgoriadau ac ychwanegwyd bod y Cyfarwyddwyr wedi adolygu'r hepgoriadau y tynnwyd sylw atynt drwy Archwilio a'u bod yn hapus bod y defnydd ohonynt yn briodol, wrth gydnabod bod angen gwelliannau i adlewyrchu'r amgylchiadau unigol a nodwyd a chydymffurfiaeth yn gyffredinol.

 

Cyfeiriwyd at y canlyniadau a'r risgiau y tynnwyd sylw atynt yn yr adroddiad archwilio, yn ogystal â'r cynnydd yn erbyn camau gweithredu penodol. Darparwyd y Cynllun Gweithredu yn Atodiad A.

 

Dywedodd y Cadeirydd ei bod wedi cael ei chalonogi gan y camau gweithredu pellach a gwblhawyd wrth fynd ati i roi fframwaith ar waith. Gofynnodd am fanylion yr amserlen ynghylch datblygu fframwaith rheolwyr contract.

 

Trafododd y pwyllgor y canlynol: -

 

·       Rheolwyr Contract sy'n bodoli ar draws y Cyngor, ym mhob adran a'r Rheolau Gweithdrefnau Contractau trosfwaol y dylai'r rheolwyr eu dilyn.

·       Cydnabod y gwaith y mae angen ei wneud yn y maes hwn.

·       Cydnabod y risg gysylltiedig ar draws yr Awdurdod a'r nifer fawr o bobl sy'n ymwneud â phob adran.

·       Cynllun Gweithredu Archwilio – Sut y byddai camau gweithredu yn y cynllun yn cael eu monitro, sicrhau cydymffurfiaeth drwy archwiliadau yn y dyfodol, gweld yr hyn sy'n digwydd mewn amser go iawn trwy brosesau ychwanegol a gwneud gwaith dilynol ar feysydd penodol i sicrhau cydymffurfiaeth. Ychwanegwyd y cynhaliwyd nifer o weithdai a chytunwyd ar y ffordd ymlaen. Effaith deddfwriaeth yn y dyfodol a chroeswirio cynnydd.

·       Dwyn Penaethiaid Gwasanaethau i gyfrif er mwyn sicrhau cydymffurfiaeth drwy'r Cyngor a diwygio'r cynllun yn unol â hynny.

·       Mae'r adroddiad cymedrol yn destun ymweliad dilynol a phrofi cynnydd yn erbyn y cynllun gweithredu.

·       Sicrhau bod y swyddogion atebol yn bresennol wrth gytuno ar gamau gweithredu o fewn y cynllun gweithredu.

·       Effaith bosib deddfwriaeth yn y dyfodol a'r newidiadau y byddai hyn yn eu cyflwyno.

·       Sicrhau bod ysgolion yn deall y broses gaffael a thystiolaeth o arfer da yn llawn ac yn sicrhau bod staff wedi'u hyfforddi'n gywir.

·       Arferion caffael mewn perthynas â bargeinion partneriaeth, lle'r oedd y rhain wedi'u rhwymo gan gytundeb trosfwaol ac roedd y cytundebau'n destun craffu.  

 

Dywedodd y Cynghorydd A S Lewis, Dirprwy Arweinydd y Cyngor, fod hwn yn gais archwilio mewnol rhagweithiol iawn a oedd yn ceisio cryfhau a gwella gweithdrefnau. Ychwanegodd ei fod eisoes wedi cryfhau a gwella arferion gwaith o fewn adrannau, e.e. Gwasanaethau Adeiladau Corfforaethol. Erbyn hyn roedd gwell eglurder ynghylch sut y byddai'r Cyngor yn gweithredu o ran hepgoriadau. Byddai'r gwaith rhagweithiol a wnaed eisoes yn osgoi ailadrodd dwy oruchwyliaeth flaenorol. Ychwanegodd ei bod bellach wedi derbyn sicrwydd ac yn gobeithio y byddai'r cynnydd yn rhoi sicrwydd i'r pwyllgor.

 

Diolchodd y Cadeirydd i'r swyddog am yr adroddiad cynhwysfawr.

 

Penderfynwyd: -

 

1)    Nodi'r cynnydd a wnaed yn y Cynllun Gweithredu.

2)     Darperir adroddiad diweddaru ar y fframwaith rheoli contract a drafodwyd yn ystod cyfarfod yn y dyfodol.

8.

Cynllun Blynyddol Archwilio Mewnol 2024/25. pdf eicon PDF 149 KB

Dogfennau ychwanegol:

Penderfyniad:

Cymeradwywyd.

Cofnodion:

Cyflwynodd y Prif Archwilydd Gynllun Blynyddol Archwilio Mewnol ar gyfer 2024/25 i'w gymeradwyo. 

 

Eglurwyd cafodd yr adroddiad drafft ei gyflwyno i'r pwyllgor ym mis Mawrth 2024 a'i fod wedi'i ddiweddaru yn ôl y gofyn.

 

Byddai'r Prif Archwilydd yn diwygio'r cynllun drwy gydol y flwyddyn ac yn rhoi'r diweddaraf i'r pwyllgor bob chwarter.

 

Penderfynwyd cymeradwyo'r Cynllun Blynyddol Archwilio Mewnol ar gyfer 2024/25.

9.

Archwilio Cymru - Cynllun Archwilio Amlinellol Dinas a Sir Abertawe 2024. pdf eicon PDF 102 KB

Dogfennau ychwanegol:

Penderfyniad:

Nodwyd.

Cofnodion:

Cyflwynodd Matthew Brushett, Archwilio Cymru Gynllun Archwilio Amlinellol Archwilio Cymru - Dinas a Sir Abertawe 2024.

 

Amlinellwyd bod y cynllun yn pennu cyfrifoldebau statudol yr Archwilydd Cyffredinol fel archwilydd allanol ac yn cyflawni ei rwymedigaethau dan y Côd Ymarfer.  Roedd hefyd yn nodi'r gwaith yr oedd Archwilio Cymru yn bwriadu ei wneud i fynd i'r afael â'r risgiau archwilio a nodwyd, meysydd ffocws allweddol eraill yn ystod 2024, y ffi archwilio amcangyfrifedig, manylion y tîm archwilio a dyddiadau allweddol ar gyfer cyflawni gweithgareddau ac allbynnau arfaethedig y tîm archwilio.

 

Nodwyd cyfrifoldebau'r Archwilydd Cyffredinol a darparwyd gwybodaeth am y canlynol: -

 

·       Archwilio Datganiadau Ariannol.

·       Archwiliad o Berfformiad.

·       Tîm Ffioedd ac Archwilio.

 

Ychwanegwyd y byddai Cynllun Archwilio Manwl Archwilio Cymru yn cael ei gyflwyno yn ystod y cyfarfod a drefnwyd ar gyfer 17 Gorffennaf 2024.

10.

Rhaglen Waith ac Amserlen Archwilio Cymru - Cyngor Dinas a Sir Abertawe. pdf eicon PDF 105 KB

Dogfennau ychwanegol:

Penderfyniad:

Nodwyd.

Cofnodion:

Cyflwynodd Matthew Brushett, Archwilio Cymru, Raglen Waith ac Amserlen Archwilio Cymru – Dinas a Sir Abertawe.

 

Roedd yr adroddiad yn manylu ar y diweddariad chwarterol ac yn rhestru'r canlynol: -

 

·       Crynodeb o'r Archwiliad Blynyddol

·       Gwaith Archwilio Ariannol

·       Archwiliad o Berfformiad

·       Astudiaethau Cenedlaethol Llywodraeth Leol sydd wedi'u cynllunio/ar waith

·       Estyn

·       Arolygiaeth Gofal Cymru (AGC)

·       Adroddiadau Cenedlaethol Archwilio Cymru ac Allbynnau Eraill a Gyhoeddwyd ers mis Mawrth 2023

·       Adroddiadau Cenedlaethol Archwilio Cymru ac Allbynnau Eraill (gwaith ar y gweill/wedi'i gynllunio)

·       Adnoddau Cyfnewid Arfer Da

 

Trafododd y pwyllgor y canlynol: -

 

·       Adolygiad Thematig – Comisiynu – eglurwyd y byddai'r drafft ar gael ymhen tua phythefnos, a byddai'r adroddiad terfynol yn dilyn hynny.

·       Estyn – Yn enwedig meysydd o arfer da, tîm arfer da dynodedig Archwilio Cymru, Archwilio Cymru'n gweithio gyda rheoleiddwyr eraill ac enghreifftiau o arfer da sy'n cael eu darparu ar wefan Archwilio Cymru.

·       Astudiaethau cenedlaethol llywodraeth leol sydd wedi'u cynllunio/ar y gweill – yn enwedig yr ymagweddau a'r ystyriaeth ofalus a ddefnyddir mewn perthynas â phynciau amrywiol.

 

Dywedodd cynrychiolydd Archwilio Cymru y byddai'n rhannu dolenni i arfer da a gweminarau gyda'r pwyllgor.

 

Penderfynwyd nodi cynnwys yr adroddiad.

11.

Adroddiad Blynyddol Cynllun Trawsnewid Corfforaethol Abertawe Lwyddiannus a Chynaliadwy 2023-24. pdf eicon PDF 111 KB

Dogfennau ychwanegol:

Penderfyniad:

Er gwybodaeth.

Cofnodion:

Cyflwynodd Cyfarwyddwr y Gwasanaethau Corfforaethol Adroddiad Blynyddol y Cynllun Trawsnewid Corfforaethol 2023-24 - Abertawe Lwyddiannus a Chynaliadwy, a gyflwynwyd i'r Cabinet ar 16 Mai 2024.

 

Nodwyd gwall o fewn y goblygiadau ariannol, yr arbedion gwirioneddol ar gyfer 2023/24 oedd £1.2m ac nid £575,00 fel a nodwyd ym mharagraff 6.2 yr adroddiad.

 

Gofynnodd y pwyllgor gwestiynau mewn perthynas â threfniadau llywodraethu a strwythur y rhaglen, y Rhaglen Trawsnewid Digidol, sy'n darparu gwasanaeth yn benodol ar gyfer y rheini nad oeddent yn hyddysg mewn cyfrifiadura, y buddsoddiad ychwanegol y mae ei angen, gan sicrhau y glynir at y safonau gwasanaeth cwsmeriaid a monitro safonau wrth symud ymlaen, goblygiadau'r prosiectau ar y Cynllun Ariannol Tymor Canolig, y risgiau cysylltiedig, a'r potensial i gyfuno cyllid ag iechyd.

 

Ymatebodd Gyfarwyddwr y Gwasanaethau Corfforaethol i'r cwestiynau a ofynnwyd.

12.

Adroddiad Archwilio Cymru - o Ymladd Tân i Ddiogelu'r Dyfodol - Yr Her i Wasanaethau Cyhoeddus Cymru. pdf eicon PDF 100 KB

Dogfennau ychwanegol:

Penderfyniad:

Er gwybodaeth.

Cofnodion:

Cyflwynwyd Adroddiad Archwilio Cymru - O ymdrin â heriau wrth iddynt godi i ddiogelu at y dyfodol – yr her i wasanaethau cyhoeddus Cymru i'r pwyllgor 'er gwybodaeth'.

 

Cyflwynodd Matthew Brushett yr adroddiad gan gydnabod yr heriau sy'n wynebu awdurdodau lleol a symud o ymdrin â heriau wrth iddynt godi tuag at heriau tymor hir.

 

Croesawodd Cyfarwyddwr y Gwasanaethau Corfforaethol yr adroddiad ac esboniodd rai o'r camau gweithredu y mae'r Cyngor yn eu cymryd er mwyn ymateb i'r heriau a nodwyd.

 

Gofynnodd y pwyllgor gwestiynau mewn perthynas ag archwiliad allanol o Lywodraeth Cymru a'r pethau cadarnhaol sy'n deillio o weithio mewn partneriaeth, er gwaethaf cymhlethdod tirwedd y bartneriaeth.

13.

Trosolwg Risg Corfforaethol 2023/24 - Chwarter 4. pdf eicon PDF 134 KB

Dogfennau ychwanegol:

Penderfyniad:

Er gwybodaeth.

Cofnodion:

Cyflwynodd Richard Rowlands, Cyfarwyddwr Dros Dro'r Gwasanaethau Corfforaethol adroddiad 'er gwybodaeth' i'r pwyllgor a oedd yn rhoi trosolwg o statws risgiau corfforaethol y Cyngor i roi sicrwydd eu bod yn cael eu rheoli'n unol â pholisi a fframwaith rheoli risgiau'r Cyngor.

 

Nodwyd bod yr holl risgiau corfforaethol wedi'u cofnodi fel rhai sydd wedi'u hadolygu o leiaf unwaith yn ystod y chwarter.  Dau risg – Rhif adnabod y Risg 376 – Cysylltu gofal a Rhif adnabod y Risg 377 – Ychwanegwyd rhyngwynebau Oracle at y Gofrestr Risg Gorfforaethol a chafodd un risg, Rhif adnabod y Risg 367 - Cyflawni swyddogaeth y gyflogres yn llwyddiannus, ei godi i'r Gofrestr.

14.

Traciwr Argymhelliad Archwilio Cymru. pdf eicon PDF 130 KB

Dogfennau ychwanegol:

Penderfyniad:

Er gwybodaeth.

Cofnodion:

Darparwyd Adroddiad Olrhain Argymhellion Archwilio Cymru 'er gwybodaeth’.

15.

Adroddiad Olrhain Camau Gweithredu'r Pwyllgor Llywodraethu ac Archwilio. pdf eicon PDF 146 KB

Penderfyniad:

Er gwybodaeth.

Cofnodion:

Adroddwyd am Adroddiad Olrhain Camau Gweithredu'r Pwyllgor Archwilio a Llywodraethu 'er gwybodaeth'.

 

Mynegodd y Cadeirydd ei siom nad oedd Oracle wedi ymateb yn gadarnhaol i'r cais i greu maes TAW yn y system (Cofnod Rhif 66 o 17 Ionawr 2024 – Rhoi Argymhellion Adolygiad Dilynol Gwasanaeth Archwilio Mewnol Cyfrifon Derbyniadwy ar Waith).

 

Nododd Cyfarwyddwr y Gwasanaethau Corfforaethol fod system Oracle yn fyd-eang a bod angen 25 pleidlais cyn y byddai'r cwmni'n symud cais am newid penodol yn ei flaen, ac roedd yr Awdurdod yn mynd ar drywydd hyn. Ychwanegodd y byddai diweddariadau'n cael eu darparu mewn adroddiadau Cyfrifon Derbyniadwy Oracle yn y dyfodol.

16.

Cynllun Gwaith y Pwyllgor Llywodraethu ac Archwilio. pdf eicon PDF 118 KB

Dogfennau ychwanegol:

Penderfyniad:

Er gwybodaeth.

Cofnodion:

Adroddwyd am Gynllun Gwaith y Pwyllgor Llywodraethu ac Archwilio 'er gwybodaeth’.

 

Nodwyd dyddiadau/amseroedd hyfforddi'r Pwyllgor Llywodraethu ac Archwilio canlynol sydd ar ddod: -

 

·       Hyfforddiant Rheoli Risg – 12 Mehefin 2024 am 11am.

·       Archwilio mewnol – 3 Gorffennaf 2024 am 11am.

·       Hyfforddiant Llywodraethiant Corfforaethol – 25 Gorffennaf (amser i'w gadarnhau).