Agenda, decisions and minutes

Lleoliad: Cyfarfod Aml-Leoliad - Ystafell Lilian Hopkin, Neuadd y Ddinas / MS Teams. Cyfarwyddiadau

Cyswllt: Gwasanaethau Democrataidd: - 636923 

Media

Eitemau
Rhif Eitem

85.

Datgeliadau o fuddiannau personol a rhagfarnol.

Penderfyniad:

Dim.

Cofnodion:

Yn unol â'r Côd Ymddygiad a fabwysiadwyd gan Ddinas a Sir Abertawe, ni ddatganwyd unrhyw fuddiannau.

86.

Cofnodion. pdf eicon PDF 146 KB

Cymeradwyo a llofnodi, fel cofnod cywir, gofnodion y cyfarfod(ydd) blaenorol.

Dogfennau ychwanegol:

Penderfyniad:

Cymeradwywyd.

Cofnodion:

Penderfynwyd cymeradwyo cofnodion cyfarfod(ydd) blaenorol y Pwyllgor Llywodraethu ac Archwilio a gynhaliwyd ar 28 Chwefror a 14 Mawrth 2024, fel cofnodion cywir.

87.

Strategaeth Archwilio Mewnol a Chynllun Blynyddol Drafft 2024/25. pdf eicon PDF 183 KB

Dogfennau ychwanegol:

Penderfyniad:

Nodwyd.

Cofnodion:

Rhoddodd Simon Cockings, Prif Archwilydd adroddiad a oedd yn ceisio cymeradwyaeth y Strategaeth Archwilio Fewnol a'r Cynllun Blynyddol Drafft ar gyfer 2024/25.

 

Amlinellwyd bod y fethodoleg a ddefnyddiwyd i baratoi'r Cynllun Archwilio wedi'i hadrodd i'r Pwyllgor yn ystod y cyfarfod a gynhaliwyd ar 28 Chwefror 2024.  Yn ogystal â hyn, adolygwyd a thrafodwyd Strategaeth Archwilio Mewnol a Chynllun Blynyddol Drafft 2024/25 gan y Tîm Rheoli Corfforaethol (TRhC) ar 3 Ebrill 2024.

 

Darparwyd Strategaeth Archwilio Mewnol 2024/25 yn Atodiad 1, darparwyd Cynllun Blynyddol Archwilio Mewnol 2024/25 (Crynodeb) yn Atodiad 2 a darparwyd Cynllun Blynyddol Archwilio Mewnol 2024/25 (Gan gynnwys cwmpas) yn Atodiad 3.

 

Tynnwyd sylw at y ffaith bod Oracle Fusion a Sefydlogrwydd Ariannol wedi'u hepgor o'r cynllun oherwydd roedd Archwilio Cymru yn cynnal eu hadolygiadau eu hunain ar y meysydd hynny.

 

Trafododd y Pwyllgor y canlynol: -

 

·       Absenoldeb salwch – Sut nad oedd absenoldeb salwch wedi bod yn ffactor sylweddol yn ystod y blynyddoedd blaenorol a sut y cyfrifwyd am salwch parhaus o fewn y tîm yn y cynllun.  Nodwyd bod salwch yn cynyddu ar draws y Cyngor.

·       Gwasanaeth Ymgynghori – Nodwyd bod hyn yn ofyniad ad hoc a byddai'r Pwyllgor yn cael gwybod pan wneir ceisiadau.

·       Adborth ar Adroddiadau Cymedrol/Cyfyngedig – mynegwyd pryder y byddai adroddiadau'r dyfodol yn gryno ac na fyddai'n caniatáu i'r Pwyllgor gyflawni ei ddyletswydd. Tynnwyd sylw at y ffaith y byddai adroddiadau chwarterol Archwilio Mewnol y dyfodol yn cynnwys crynodeb o adroddiadau cymedrol yn ystod y chwarter, a fyddai'n canolbwyntio ar argymhellion risg uchel a chanolig. Sicrhawyd y Pwyllgor y byddai digon o fanylion yn cael eu cynnwys mewn adroddiadau yn y dyfodol i'w galluogi i gael syniad o'r materion dan sylw. Cadarnhawyd hefyd y byddai swyddogion yn bresennol i ymateb i adroddiadau cymedrol. Nododd y Cadeirydd y byddai'r Pwyllgor yn annog swyddogion i fod yn bresennol, a gallai adroddiadau Archwilio Mewnol gael eu dosbarthu hefyd, os penderfynir bod angen gwneud hynny, gyda chymeradwyaeth y Prif Archwilydd/Cyfarwyddwr Cyllid.

·       Adolygiadau Archwilio Cymru – Nododd y Cadeirydd fod y rhain yn adolygiadau allweddol ac y byddent yn cael eu hadrodd i'r Pwyllgor yn y dyfodol. Nodwyd y byddai adroddiad Oracle Fusion yn adroddiad ar gyfer Abertawe'n unig ond byddai'r adroddiadau Sefydlogrwydd Ariannol yn cynnwys pob awdurdod lleol yng Nghymru.

 

Nododd y Cadeirydd y gwaith a wnaed gan y Prif Archwilydd mewn perthynas â salwch staff a'r effaith bosibl ar y Cynllun Archwilio a chydnabuwyd bod popeth posib wedi cael ei wneud i fynd i'r afael â'r problemau.

 

Tynnwyd sylw at y ffaith bod y TRhC wedi gofyn am rai newidiadau i'r cynllun, a fyddai'n cael ei ddiweddaru a'i gyflwyno yn ystod y cyfarfod nesaf a drefnwyd.  Byddai'r cynllun a ddiweddarwyd yn cael ei adrodd i'r TRhC ym mis Mai ac i'r Pwyllgor ym mis Mehefin 2024.

 

Penderfynwyd nodi cynnwys yr adroddiad.

88.

Siarter Archwilio Mewnol 2024/25. pdf eicon PDF 225 KB

Dogfennau ychwanegol:

Penderfyniad:

Nodwyd.

Cofnodion:

Cyflwynodd y Prif Archwilydd adroddiad a oedd yn amlinellu cefndir Safonau Archwilio Mewnol y Sector Cyhoeddus (PSIAS) a gyflwynwyd i'w rhoi ar waith ar 1 Ebrill 2013 a chyflwynwyd y Siarter Archwilio Mewnol i'r Pwyllgor Llywodraethu ac Archwilio i'w gymeradwyo yn dilyn cymeradwyaeth y Tîm Rheoli Corfforaethol ar 31 Ionawr 2024.

 

Tynnwyd sylw at y ffaith bod gofyn i'r Prif Archwiliwr adolygu'r Siarter Archwilio Mewnol yn gyfnodol a'i chyflwyno i'r Tîm Rheoli Corfforaethol a'r Pwyllgor Llywodraethu ac Archwilio i'w chymeradwyo. Nododd y PSIAS fod y Pwyllgor Llywodraethu ac Archwilio yn gyfrifol am gymeradwyaeth derfynol y Siarter Archwilio Mewnol.

 

Nododd y Cadeirydd y byddai diweddariadau sylweddol i'r ddogfen ar ddiwedd 2024/dechrau 2025 oherwydd newidiadau sy'n cael eu cyflwyno i'r safonau byd-eang. Nododd y Prif Archwilydd ein bod yn aros i weld sut y byddai'r safonau byd-eang yn cael eu dehongli ar gyfer Llywodraeth Leol a'r newidiadau wedi hynny. Ychwanegodd yr adroddir ar fersiwn ddiweddaredig o'r Siarter unwaith i'r newidiadau arfaethedig gael eu cyflwyno.

 

Ychwanegwyd adroddwyd ar y Siarter ym mis Hydref 2023 yn dilyn yr adolygiad gan gymheiriaid y llynedd, lle gwnaed mân welliannau a gafodd eu cymeradwyo gan y Pwyllgor.

 

Trafododd y Pwyllgor y canlynol: -

 

Côd Moeseg – Isafswm y cymwyseddau sy'n ofynnol gan staff Archwilio Mewnol a darparu eu proffiliau cymhwyster er mwyn rhoi sicrwydd ychwanegol.  Nododd y Prif Archwilydd y byddai'n hapus i roi'r diweddaraf i'r Siarter ynghylch Adrannau 4 ac 8 yr adroddiad, yn dilyn trafodaethau gyda'r Cyfarwyddwr Cyllid.

 

Penderfynwyd cymeradwyo Siarter Archwilio Mewnol 2024/25, yn amodol ar gynnwys y diweddariadau yn Adrannau 4 ac 8 yr adroddiad.

89.

Y wybodaeth ddiweddaraf am yr Amgylchedd Rheoli Mewnol - Cyfarwyddwr Gwasanaethau Corfforaethol. pdf eicon PDF 213 KB

Dogfennau ychwanegol:

Penderfyniad:

Nodwyd.

Cofnodion:

Cyflwynodd Ness Young, Cyfarwyddwr y Gwasanaethau Corfforaethol adroddiad 'er gwybodaeth' a oedd yn darparu amgylchedd rheoli Gyfarwyddiaeth y Gwasanaethau Corfforaethol, gan gynnwys rheoli risg, sydd ar waith i sicrhau bod swyddogaethau'n cael eu harfer yn effeithiol; roedd defnydd economaidd, effeithlon ac effeithiol o adnoddau, ac  rodd llywodraethu effeithiol i sicrhau'r trefniadau hyn.

 

Roedd yr adroddiad yn amlinellu'r broses o fewn y Gyfarwyddiaeth mewn perthynas â rheoli risgiau a nodwyd bod disgwyl i Gyfarwyddiaeth y Gwasanaethau Corfforaethol gydymffurfio'n llawn wrth adolygu mesurau rheoli, geirfa risgiau a lefelau risg bob mis fel rhan o ymagwedd gydlynol. Amlinellodd Atodiad A Risgiau'r Gwasanaethau Corfforaethol ac roedd Atodiad B yn amlinellu Map Sicrhau Risg y Gwasanaethau Corfforaethol.

 

Darparwyd manylion rheoli risgiau, parhad busnes, rheoli perfformiad/dangosyddion perfformiad allweddol, gwneud penderfyniadau, rheoli cyllid ac adnoddau, gweithdrefnau twyll ac amhriodoldeb ariannol a chydymffurfio â pholisïau, rheolau a gofynion rheoliadol.  Amlinellwyd manylion llywodraethu partneriaeth a chydweithio hefyd.

 

Trafododd y Pwyllgor y canlynol: -

 

·       Oracle Fusion – Yn enwedig ei fudd o ran defnyddwyr cyfrifon/arfarniadau staff/effeithlonrwydd/gwelliannau a ddisgwylir dros y flwyddyn nesaf, yr offeryn olrhain buddion a ddefnyddir ar gyfer Oracle Fusion, yr adroddiad gwirio iechyd a wnaed gan sefydliad partner a gallu arddangos y buddion yn y dyfodol.

·       Rhyngwyneb systemau a throsglwyddo gwybodaeth rhyngddynt a'r heriau a wynebir.

·       Cyfleoedd i ddatblygu defnydd y Cyngor o Oracle Fusion i gyflawni'r effeithlonrwydd hwn.

·       Cydnabod bod system Oracle Fusion yn gadarn yn sylfaenol ond roedd yna geisiadau am newid a digwyddiadau a oedd yn cael eu gweithio arnynt, sy'n ddisgwyliedig gyda system newydd o'r maint a'r raddfa hon.

 

Dywedodd y Cadeirydd fod Oracle Fusion wedi'i gyflwyno flwyddyn yn ôl a gofynnodd a oedd unrhyw faterion ôl-weithredu wedi dod i'r amlwg, yn enwedig o ran ymarferoldeb. Dywedodd Cyfarwyddwr y Gwasanaethau Corfforaethol fod rhai elfennau o waith llaw ynghylch mynd i'r afael â rhai heriau a brofwyd gyda'r rhyngwynebau rhwng systemau'r Cyngor. Mewn meysydd eraill, roedd y Cyngor yn gorfod codi ceisiadau am newid gydag Oracle yn uniongyrchol. Cydnabuwyd bod hon yn system fawr a chymhleth ond roedd cyfleoedd i wella'r ymarferoldeb ac roedd angen datblygiadau pellach.

 

Tynnodd y Cadeirydd sylw ymhellach at y risg i'r Cyngor, a chadarnhawyd  bod y risg sy'n ymwneud ag ymarferoldeb rhyngwynebau wedi'i ychwanegu at Gofrestr Risg y Cyngor a bod mesurau rheoli ar waith.

 

Dywedodd y Cadeirydd ei bod wedi cael sicrwydd gan y trefniadau llywodraethu sy'n ymwneud â'r rhaglenni a'r prosiectau dan arweiniad y Gwasanaethau Corfforaethol.

 

Penderfynwyd nodi cynnwys yr adroddiad.

90.

Archwilio Cymru - Crynodeb Archwilio Blynyddol Dinas a Sir Abertawe 2023. pdf eicon PDF 186 KB

Penderfyniad:

Nodwyd.

Cofnodion:

Cyflwynodd Matthew Bruschett, Archwilio Cymru (AC) Grynodeb Archwilio Blynyddol Dinas a Sir Abertawe 2022 a ddangosodd y gwaith a gwblhawyd ers yr Adroddiad Crynhoi diwethaf, a gyhoeddwyd ym mis Mehefin 2023.

 

Amlinellwyd bod SAC yn cwblhau gwaith bob blwyddyn i gyflawni'r dyletswyddau canlynol:

 

•         Archwilio Cyfrifon

•         Gwerth am Arian

•         Egwyddor Datblygu Cynaliadwy

 

Darparwyd manylion canfyddiadau Archwiliad o Gyfrifon 2022-23 Cyngor Dinas a Sir Abertawe.  Tynnwyd sylw at y ffaith bod y datganiadau drafft yn cael eu cyflwyno i'w harchwilio ar 27 Hydref 2023. Roedd hyn wedi'r dyddiad cau, sef 31 Gorffennaf 2023, a bennwyd gan Lywodraeth Cymru a dyma'r ail flwyddyn yn olynol nad oedd y Cyngor wedi bodloni'r amserlenni a osodwyd gan Lywodraeth Cymru ar gyfer paratoi eu cyfrifon blynyddol.   

 

Nodwyd bod yr Archwilydd Cyffredinol wedi rhoi barn wir a theg ddiamod ar ddatganiadau ariannol y Cyngor ar 25 Mawrth 2024.  Roedd yr adroddiad hefyd yn amlinellu'r gwaith canlynol a wnaed:

 

·       Adolygiad Sicrwydd ac Asesu Risg.

·       Yr wybodaeth ddiweddaraf am y cynnydd y mae'r Cyngor yn ei wneud gyda'i Raglen Drawsnewid (mis Hydref 2023).

·       Strategaeth Ddigidol (mis Tachwedd 2023).

·       Llamu Ymlaen – Y Gweithlu (mis Rhagfyr 2023).

·       Llamu Ymlaen – Asedau (mis Mawrth 2024).

·       Arolygiaethau Eraill.

·       Gwaith parhaus.

 

Trafododd y Pwyllgor y canlynol: -

 

·       Defnyddio gwybodaeth am berfformiad – safbwynt defnyddwyr y gwasanaeth a chanlyniadau – Nodwyd y byddai adroddiad yn cael ei gyflwyno i Graffu yn fuan a fyddai'n edrych ar y math o wybodaeth a gasglwyd gan ddefnyddwyr y gwasanaeth/preswylwyr/DPA. Nodwyd bod yr wybodaeth wedi'i chyfyngu ond roedd y Cyngor wedi cymryd camau i fynd i'r afael â'r mater.

·       Llamu Ymlaen – Y Gweithlu (mis Rhagfyr 2023) - Nid oedd y Cyngor wedi nodi'r adnoddau yr oedd eu hangen i gyflawni ei strategaeth. Nodwyd bod angen trafodaeth bellach ynghylch adnoddau ar gyfer 2 flynedd olaf y Rhaglen Drawsnewid ond eu bod yn cydnabod y byddai'r rhain hefyd yn cael eu cynnwys mewn trafodaethau am y gyllideb yn y dyfodol.  Cynllunio'r gweithlu ar gyfer y 5 mlynedd nesaf, yn enwedig o fewn meysydd gwasanaeth, a fyddai'n llywio blynyddoedd olaf Strategaeth y Gweithlu.

·        Digwyddiad Arfer Da y Gwanwyn – Beth yw arfer da? - Roedd angen cadarnhad o'r dyddiad. Bydd cynrychiolydd AC yn rhoi cadarnhad pan fydd dyddiad wedi cael ei gadarnhau.

·       Rhaglen Trawsnewid – Cadarnhawyd, yn dilyn adolygiad Archwilio Mewnol, cwblhawyd yr holl gamau a awgrymwyd gan AC.

 

Diolchodd y Cadeirydd i gynrychiolydd AC am ddarparu'r adroddiad.

91.

Rheoli Absenoldeb a Chyflogaeth Archwiliadau Gweithwyr Asiantaeth - Adroddiad Diweddaru. pdf eicon PDF 159 KB

Penderfyniad:

Er gwybodaeth.

Cofnodion:

Cyflwynodd Rachael Davies, Pennaeth Adnoddau Dynol a'r Ganolfan Wasanaethau adroddiad 'er gwybodaeth' sy'n rhoi'r wybodaeth ddiweddaraf am adroddiadau archwilio Rheoli Absenoldeb a Chyflogi Gweithwyr Asiantaeth ers mis Hydref 2023.

 

Amlinellwyd bod y Pwyllgor wedi gofyn am yr wybodaeth ddiweddaraf am drefniadau absenoldeb salwch y Cyngor a chyflogi gweithwyr asiantaeth. Nodwyd y byddai canlyniad adolygiad Archwiliad Mewnol pellach ar gael yn fuan.

 

Yn ogystal â hyn, gofynnwyd am wybodaeth ynghylch y canlynol a darparwyd manylion yn yr adroddiad:

 

·       Amser a gollwyd oherwydd damweiniau yn y gwaith.

·       Prinder staff Iechyd Galwedigaethol yn genedlaethol.

·       Darparu manylion gweithwyr asiantaeth sy'n cael eu cyflogi am fwy na 12 mis.

·       Cost cyflogi gweithwyr asiantaeth yn ystod blynyddoedd blaenorol.

 

Darparwyd manylion hefyd mewn perthynas â data salwch, adolygu rheoli absenoldeb salwch, adolygu'r Gwasanaeth Iechyd Galwedigaethol, cost gweithwyr asiantaeth, y defnydd o weithwyr asiantaeth, gofynion cydymffurfio, trefniadau contractau asiantaeth yn y dyfodol.

 

Trafododd y Pwyllgor y canlynol: -

 

·       Y lefel uchel o lefelau salwch ym maes Addysg a nifer y staff arlwyo a glanhau a gynhwyswyd, a effeithiwyd ar y ffigurau.

·       Pryder ynghylch y defnydd o asiantaethau yn y Gwasanaethau Plant a Theuluoedd a monitro'r ffigurau'n agos.

·       Y Defnydd o weithwyr Asiantaeth yn y Gwasanaethau i Oedolion – Ansefydlogrwydd o ran y gweithlu a'r camau a gymerwyd i fynd i'r afael â'r materion. Byddant yn gofyn am ragor o fanylion gan yr adran ynghylch y rhesymau dros yr ansefydlogrwydd a'r camau gweithredu sy'n cael eu cymryd.

·       Cynnydd yng nghostau gweithwyr asiantaeth oherwydd costau chwyddiant.

·       Cynnig cadarnhaol i ddefnyddio cydgynhyrchu gydag Undebau Llafur.

·       Yr ymagwedd ragweithiol gadarnhaol at adolygu'r trefniadau presennol a chynorthwyo staff a oedd i ffwrdd o'r gwaith ar salwch.

·       Ffigurau anafiadau diwydiannol a sut na chawsant eu categoreiddio fel salwch a'r Pwyllgor yn derbyn ffigurau o wahanol flynyddoedd i allu trafod y cymariaethau. Hefyd, a oedd unrhyw faterion iechyd a diogelwch yn ymwneud ag addysg/hyfforddiant wedi effeithio ar y nifer uchel o anafiadau. Cadarnhawyd nad oedd unrhyw faterion systemig wedi codi o gyfarfodydd iechyd a diogelwch adrannol.

·       Diffiniad o amser a gollir o ganlyniad i ddamweiniau - byddai ymateb yn cael ei ddosbarthu i'r Pwyllgor.

·       Grŵp Arweinyddiaeth – Y canlyniadau'n cael eu hadrodd i'r Pwyllgor yn y dyfodol.

·       Gweithwyr asiantaeth yn ennill contractau parhaol ac yn symud tuag at hynny a lleihau'r ddibyniaeth ar weithwyr asiantaeth ar draws yr Awdurdod.

·       Trefniadau contractau asiantaethau'r dyfodol.

·       Roedd Gwastraff, Parciau a Glanhau yn cyflogi niferoedd uchel o weithwyr asiantaeth bob mis a'r broses fonitro/adolygu sydd ar waith ar hyn o bryd.

·       Caiff ffigurau salwch cymhariaeth CLlLC eu darparu mewn adroddiadau yn y dyfodol.

·       Rhoddwyd sicrwydd bod yr Awdurdod yn mynd ati i geisio lleihau'r ffigyrau hyn.

 

Nododd y Cadeirydd fod Craffu yn monitro Gwasanaethau i Oedolion a nodwyd y gellid darparu gwybodaeth ychwanegol. Tynnodd Gyfarwyddwr y Gwasanaethau Corfforaethol sylw at heriau'r gweithlu a wynebir gan y Gwasanaethau Cymdeithasol a'r gwaith enfawr sy'n mynd rhagddo i fynd i'r afael â'u heriau o ran recriwtio a chadw staff.

 

Cadarnhawyd y byddai adroddiad diweddaru'n cael ei ddarparu yn ddiweddarach yn y flwyddyn.

92.

Polisi a Fframwaith Rheoli Risg. pdf eicon PDF 128 KB

Dogfennau ychwanegol:

Penderfyniad:

Er gwybodaeth.

Cofnodion:

Cyflwynodd Richard Rowlands, Rheolwr Cyflenwi Strategol a Pherfformiad adroddiad 'er gwybodaeth' a oedd yn cyflwyno Polisi a Fframwaith Rheoli Risg diwygiedig drafft y Cyngor.

 

Darparwyd y Polisi Rheoli Risg diwygiedig yn Atodiad A ac fe'i cefnogwyd gan y Fframwaith Rheoli Risg diwygiedig a ddarparwyd yn Atodiad B.

 

Trafododd y Pwyllgor y canlynol: -

 

·       Diffinio risg strategol a gweithredol.

·       Yr agwedd gadarnhaol tuag at risg.

·       Hyfforddiant risg arfaethedig ar gyfer y Pwyllgor, a fyddai'n helpu gydag adroddiadau yn y dyfodol.

 

Croesawodd y Cadeirydd y newidiadau a gynhwysir yn y polisi a'r fframwaith diwygiedig gan eu bod yn cryfhau trefniadau'r Cyngor wrth nodi a rheoli risg.

93.

Adroddiad Olrhain Camau Gweithredu'r Pwyllgor Llywodraethu ac Archwilio. pdf eicon PDF 168 KB

Penderfyniad:

Er gwybodaeth.

Cofnodion:

Adroddwyd am Adroddiad Olrhain Camau Gweithredu'r Pwyllgor Archwilio a Llywodraethu 'er gwybodaeth'.

 

Nododd y Cadeirydd y byddai'r Prif Archwilydd yn rhoi adborth mewn perthynas â Chofnod Rhif 76 – Adroddiad Methodoleg Cynllun Blynyddol Archwilio Mewnol 2024/25 a Chofnod Rhif 72 – Adroddiad Monitro Archwilio Mewnol – Chwarter 3 – 2023/24.

 

Disgwylir ymateb hefyd mewn perthynas â Chofnod Rhif 66 – Rhoi Argymhellion Adolygiad Dilynol Gwasanaeth Archwilio Mewnol Cyfrifon Derbyniadwy ar Waith.

94.

Cynllun Gwaith y Pwyllgor Llywodraethu ac Archwilio. pdf eicon PDF 118 KB

Dogfennau ychwanegol:

Penderfyniad:

Er gwybodaeth.

Cofnodion:

Adroddwyd am Gynllun Gwaith y Pwyllgor Llywodraethu ac Archwilio 'er gwybodaeth’.