Lleoliad: Cyfarfod Aml-Leoliad - Ystafell Lilian Hopkin, Neuadd y Ddinas / MS Teams. Cyfarwyddiadau
Cyswllt: Gwasanaethau Democrataidd: - 636923
Rhif | Eitem |
---|---|
Datgeliadau o fuddiannau personol a rhagfarnol. Penderfyniad: Dim. Cofnodion: Yn unol â'r Côd
Ymddygiad a fabwysiadwyd gan Ddinas a Sir Abertawe, ni ddatganwyd unrhyw
fuddiannau. |
|
Cymeradwyo a llofnodi, fel cofnod cywir, gofnodion y cyfarfod(ydd)
blaenorol. Dogfennau ychwanegol: Penderfyniad: Cymeradwywyd. Cofnodion: Penderfynwyd cymeradwyo
cofnodion cyfarfod(ydd) blaenorol y Pwyllgor Llywodraethu ac Archwilio a
gynhaliwyd ar 28 Chwefror a 14 Mawrth 2024, fel cofnodion cywir. |
|
Strategaeth Archwilio Mewnol a Chynllun Blynyddol Drafft 2024/25. PDF 183 KB Dogfennau ychwanegol:
Penderfyniad: Nodwyd. Cofnodion: Rhoddodd Simon
Cockings, Prif Archwilydd adroddiad a oedd yn ceisio cymeradwyaeth y
Strategaeth Archwilio Fewnol a'r Cynllun Blynyddol Drafft ar gyfer 2024/25. Amlinellwyd bod y
fethodoleg a ddefnyddiwyd i baratoi'r Cynllun Archwilio wedi'i hadrodd i'r
Pwyllgor yn ystod y cyfarfod a gynhaliwyd ar 28 Chwefror 2024. Yn ogystal
â hyn, adolygwyd a thrafodwyd Strategaeth Archwilio Mewnol a Chynllun Blynyddol
Drafft 2024/25 gan y Tîm Rheoli Corfforaethol (TRhC)
ar 3 Ebrill 2024. Darparwyd
Strategaeth Archwilio Mewnol 2024/25 yn Atodiad 1, darparwyd Cynllun Blynyddol
Archwilio Mewnol 2024/25 (Crynodeb) yn Atodiad 2 a darparwyd Cynllun Blynyddol
Archwilio Mewnol 2024/25 (Gan gynnwys cwmpas) yn Atodiad 3. Tynnwyd sylw at y
ffaith bod Oracle Fusion a Sefydlogrwydd
Ariannol wedi'u hepgor o'r cynllun oherwydd roedd Archwilio Cymru yn cynnal eu
hadolygiadau eu hunain ar y meysydd hynny. Trafododd y
Pwyllgor y canlynol: - · Absenoldeb salwch – Sut nad oedd absenoldeb salwch wedi bod yn ffactor
sylweddol yn ystod y blynyddoedd blaenorol a sut y cyfrifwyd am salwch parhaus
o fewn y tîm yn y cynllun. Nodwyd bod salwch yn cynyddu ar draws y
Cyngor. · Gwasanaeth Ymgynghori – Nodwyd bod hyn yn ofyniad ad hoc
a byddai'r Pwyllgor yn cael gwybod pan wneir ceisiadau. · Adborth ar Adroddiadau Cymedrol/Cyfyngedig – mynegwyd pryder y byddai
adroddiadau'r dyfodol yn gryno ac na fyddai'n caniatáu i'r Pwyllgor gyflawni ei
ddyletswydd. Tynnwyd sylw at y ffaith y byddai adroddiadau chwarterol Archwilio
Mewnol y dyfodol yn cynnwys crynodeb o adroddiadau cymedrol yn ystod y
chwarter, a fyddai'n canolbwyntio ar argymhellion risg uchel a chanolig.
Sicrhawyd y Pwyllgor y byddai digon o fanylion yn cael eu cynnwys mewn
adroddiadau yn y dyfodol i'w galluogi i gael syniad o'r materion dan sylw.
Cadarnhawyd hefyd y byddai swyddogion yn bresennol i ymateb i adroddiadau
cymedrol. Nododd y Cadeirydd y byddai'r Pwyllgor yn annog swyddogion i fod yn
bresennol, a gallai adroddiadau Archwilio Mewnol gael eu dosbarthu hefyd, os
penderfynir bod angen gwneud hynny, gyda chymeradwyaeth y Prif
Archwilydd/Cyfarwyddwr Cyllid. · Adolygiadau Archwilio Cymru – Nododd y Cadeirydd fod y rhain yn adolygiadau
allweddol ac y byddent yn cael eu hadrodd i'r Pwyllgor yn y dyfodol. Nodwyd y
byddai adroddiad Oracle Fusion yn adroddiad ar
gyfer Abertawe'n unig ond byddai'r adroddiadau
Sefydlogrwydd Ariannol yn cynnwys pob awdurdod lleol yng Nghymru. Nododd y
Cadeirydd y gwaith a wnaed gan y Prif Archwilydd mewn perthynas â salwch staff
a'r effaith bosibl ar y Cynllun Archwilio a chydnabuwyd bod popeth posib wedi
cael ei wneud i fynd i'r afael â'r problemau. Tynnwyd sylw at y
ffaith bod y TRhC wedi gofyn am rai newidiadau i'r
cynllun, a fyddai'n cael ei ddiweddaru a'i gyflwyno yn ystod y cyfarfod nesaf a
drefnwyd. Byddai'r cynllun a ddiweddarwyd yn cael ei adrodd i'r TRhC ym mis Mai ac i'r Pwyllgor ym mis Mehefin 2024. Penderfynwyd nodi cynnwys yr
adroddiad. |
|
Siarter Archwilio Mewnol 2024/25. PDF 225 KB Dogfennau ychwanegol:
Penderfyniad: Nodwyd. Cofnodion: Cyflwynodd y Prif
Archwilydd adroddiad a oedd yn amlinellu cefndir Safonau Archwilio Mewnol y
Sector Cyhoeddus (PSIAS) a gyflwynwyd i'w rhoi ar waith ar 1 Ebrill 2013 a
chyflwynwyd y Siarter Archwilio Mewnol i'r Pwyllgor Llywodraethu ac Archwilio
i'w gymeradwyo yn dilyn cymeradwyaeth y Tîm Rheoli Corfforaethol ar 31 Ionawr
2024. Tynnwyd sylw at y
ffaith bod gofyn i'r Prif Archwiliwr adolygu'r Siarter Archwilio Mewnol yn
gyfnodol a'i chyflwyno i'r Tîm Rheoli Corfforaethol a'r Pwyllgor Llywodraethu
ac Archwilio i'w chymeradwyo. Nododd y PSIAS fod y Pwyllgor Llywodraethu ac
Archwilio yn gyfrifol am gymeradwyaeth derfynol y Siarter Archwilio Mewnol. Nododd y
Cadeirydd y byddai diweddariadau sylweddol i'r ddogfen ar ddiwedd 2024/dechrau
2025 oherwydd newidiadau sy'n cael eu cyflwyno i'r safonau byd-eang. Nododd y
Prif Archwilydd ein bod yn aros i weld sut y byddai'r safonau byd-eang yn cael
eu dehongli ar gyfer Llywodraeth Leol a'r newidiadau wedi hynny. Ychwanegodd yr
adroddir ar fersiwn ddiweddaredig o'r Siarter unwaith
i'r newidiadau arfaethedig gael eu cyflwyno. Ychwanegwyd
adroddwyd ar y Siarter ym mis Hydref 2023 yn dilyn yr adolygiad gan gymheiriaid
y llynedd, lle gwnaed mân welliannau a gafodd eu cymeradwyo gan y Pwyllgor. Trafododd y
Pwyllgor y canlynol: - Côd Moeseg –
Isafswm y cymwyseddau sy'n ofynnol gan staff Archwilio Mewnol a darparu eu
proffiliau cymhwyster er mwyn rhoi sicrwydd ychwanegol. Nododd y Prif
Archwilydd y byddai'n hapus i roi'r diweddaraf i'r Siarter ynghylch Adrannau 4
ac 8 yr adroddiad, yn dilyn trafodaethau gyda'r Cyfarwyddwr Cyllid. Penderfynwyd cymeradwyo
Siarter Archwilio Mewnol 2024/25, yn amodol ar gynnwys y diweddariadau yn
Adrannau 4 ac 8 yr adroddiad. |
|
Dogfennau ychwanegol: Penderfyniad: Nodwyd. Cofnodion: Cyflwynodd Ness
Young, Cyfarwyddwr y Gwasanaethau Corfforaethol adroddiad 'er gwybodaeth' a
oedd yn darparu amgylchedd rheoli Gyfarwyddiaeth y Gwasanaethau Corfforaethol,
gan gynnwys rheoli risg, sydd ar waith i sicrhau bod
swyddogaethau'n cael eu harfer yn effeithiol; roedd defnydd economaidd,
effeithlon ac effeithiol o adnoddau, ac rodd
llywodraethu effeithiol i sicrhau'r trefniadau hyn. Roedd yr
adroddiad yn amlinellu'r broses o fewn y Gyfarwyddiaeth mewn perthynas â rheoli
risgiau a nodwyd bod disgwyl i Gyfarwyddiaeth y Gwasanaethau Corfforaethol
gydymffurfio'n llawn wrth adolygu mesurau rheoli, geirfa risgiau a lefelau risg
bob mis fel rhan o ymagwedd gydlynol. Amlinellodd Atodiad A Risgiau'r
Gwasanaethau Corfforaethol ac roedd Atodiad B yn amlinellu Map Sicrhau Risg y
Gwasanaethau Corfforaethol. Darparwyd
manylion rheoli risgiau, parhad busnes, rheoli perfformiad/dangosyddion
perfformiad allweddol, gwneud penderfyniadau, rheoli cyllid ac adnoddau,
gweithdrefnau twyll ac amhriodoldeb ariannol a chydymffurfio â pholisïau,
rheolau a gofynion rheoliadol. Amlinellwyd manylion llywodraethu
partneriaeth a chydweithio hefyd. Trafododd y
Pwyllgor y canlynol: - · Oracle Fusion – Yn enwedig ei fudd o ran defnyddwyr
cyfrifon/arfarniadau staff/effeithlonrwydd/gwelliannau a ddisgwylir dros y
flwyddyn nesaf, yr offeryn olrhain buddion a ddefnyddir ar gyfer Oracle Fusion, yr adroddiad gwirio iechyd a wnaed gan
sefydliad partner a gallu arddangos y buddion yn y dyfodol. · Rhyngwyneb systemau a throsglwyddo gwybodaeth rhyngddynt a'r heriau a
wynebir. · Cyfleoedd i ddatblygu defnydd y Cyngor o Oracle Fusion
i gyflawni'r effeithlonrwydd hwn. · Cydnabod bod system Oracle Fusion yn
gadarn yn sylfaenol ond roedd yna geisiadau am newid a digwyddiadau a oedd yn
cael eu gweithio arnynt, sy'n ddisgwyliedig gyda system newydd o'r maint a'r
raddfa hon. Dywedodd y
Cadeirydd fod Oracle Fusion wedi'i gyflwyno
flwyddyn yn ôl a gofynnodd a oedd unrhyw faterion ôl-weithredu wedi dod i'r
amlwg, yn enwedig o ran ymarferoldeb. Dywedodd Cyfarwyddwr y Gwasanaethau
Corfforaethol fod rhai elfennau o waith llaw ynghylch mynd i'r afael â rhai
heriau a brofwyd gyda'r rhyngwynebau rhwng systemau'r Cyngor. Mewn meysydd
eraill, roedd y Cyngor yn gorfod codi ceisiadau am newid gydag Oracle yn
uniongyrchol. Cydnabuwyd bod hon yn system fawr a chymhleth ond roedd cyfleoedd
i wella'r ymarferoldeb ac roedd angen datblygiadau pellach. Tynnodd y
Cadeirydd sylw ymhellach at y risg i'r Cyngor, a chadarnhawyd bod y risg sy'n ymwneud ag ymarferoldeb rhyngwynebau wedi'i
ychwanegu at Gofrestr Risg y Cyngor a bod mesurau rheoli ar waith. Dywedodd y
Cadeirydd ei bod wedi cael sicrwydd gan y trefniadau llywodraethu sy'n ymwneud
â'r rhaglenni a'r prosiectau dan arweiniad y Gwasanaethau Corfforaethol. Penderfynwyd nodi cynnwys yr
adroddiad. |
|
Archwilio Cymru - Crynodeb Archwilio Blynyddol Dinas a Sir Abertawe 2023. PDF 186 KB Penderfyniad: Nodwyd. Cofnodion: Cyflwynodd
Matthew Bruschett, Archwilio Cymru (AC) Grynodeb
Archwilio Blynyddol Dinas a Sir Abertawe 2022 a ddangosodd y gwaith a gwblhawyd
ers yr Adroddiad Crynhoi diwethaf, a gyhoeddwyd ym mis Mehefin 2023. Amlinellwyd bod
SAC yn cwblhau gwaith bob blwyddyn i gyflawni'r dyletswyddau canlynol: •
Archwilio Cyfrifon •
Gwerth am Arian •
Egwyddor Datblygu Cynaliadwy Darparwyd
manylion canfyddiadau Archwiliad o Gyfrifon 2022-23 Cyngor Dinas a Sir
Abertawe. Tynnwyd sylw at y ffaith bod y datganiadau drafft yn cael eu
cyflwyno i'w harchwilio ar 27 Hydref 2023. Roedd hyn wedi'r dyddiad cau, sef 31
Gorffennaf 2023, a bennwyd gan Lywodraeth Cymru a dyma'r ail flwyddyn yn olynol
nad oedd y Cyngor wedi bodloni'r amserlenni a osodwyd gan Lywodraeth Cymru ar
gyfer paratoi eu cyfrifon blynyddol. Nodwyd bod yr
Archwilydd Cyffredinol wedi rhoi barn wir a theg ddiamod ar ddatganiadau
ariannol y Cyngor ar 25 Mawrth 2024. Roedd yr adroddiad hefyd yn
amlinellu'r gwaith canlynol a wnaed: · Adolygiad Sicrwydd ac Asesu Risg. · Yr wybodaeth ddiweddaraf am y cynnydd y mae'r Cyngor yn ei wneud gyda'i
Raglen Drawsnewid (mis Hydref 2023). · Strategaeth Ddigidol (mis Tachwedd 2023). · Llamu Ymlaen – Y Gweithlu (mis Rhagfyr 2023). · Llamu Ymlaen – Asedau (mis Mawrth 2024). · Arolygiaethau Eraill. · Gwaith parhaus. Trafododd y
Pwyllgor y canlynol: - · Defnyddio gwybodaeth am berfformiad – safbwynt defnyddwyr y gwasanaeth a
chanlyniadau – Nodwyd y byddai adroddiad yn cael ei gyflwyno i Graffu yn fuan a
fyddai'n edrych ar y math o wybodaeth a gasglwyd gan ddefnyddwyr y
gwasanaeth/preswylwyr/DPA. Nodwyd bod yr wybodaeth wedi'i chyfyngu ond roedd y
Cyngor wedi cymryd camau i fynd i'r afael â'r mater. · Llamu Ymlaen – Y Gweithlu (mis Rhagfyr 2023) - Nid oedd y Cyngor wedi
nodi'r adnoddau yr oedd eu hangen i gyflawni ei strategaeth. Nodwyd bod angen
trafodaeth bellach ynghylch adnoddau ar gyfer 2 flynedd olaf y Rhaglen
Drawsnewid ond eu bod yn cydnabod y byddai'r rhain hefyd yn cael eu cynnwys
mewn trafodaethau am y gyllideb yn y dyfodol. Cynllunio'r gweithlu ar
gyfer y 5 mlynedd nesaf, yn enwedig o fewn meysydd gwasanaeth, a fyddai'n
llywio blynyddoedd
olaf Strategaeth y Gweithlu. · Digwyddiad Arfer Da y Gwanwyn – Beth yw arfer da? - Roedd angen cadarnhad
o'r dyddiad. Bydd cynrychiolydd AC yn rhoi cadarnhad pan fydd dyddiad wedi cael
ei gadarnhau. · Rhaglen Trawsnewid – Cadarnhawyd, yn dilyn adolygiad Archwilio Mewnol,
cwblhawyd yr holl gamau a awgrymwyd gan AC. Diolchodd y
Cadeirydd i gynrychiolydd AC am ddarparu'r adroddiad. |
|
Rheoli Absenoldeb a Chyflogaeth Archwiliadau Gweithwyr Asiantaeth - Adroddiad Diweddaru. PDF 159 KB Penderfyniad: Er gwybodaeth. Cofnodion: Cyflwynodd
Rachael Davies, Pennaeth Adnoddau Dynol a'r Ganolfan Wasanaethau adroddiad 'er
gwybodaeth' sy'n rhoi'r wybodaeth ddiweddaraf am adroddiadau archwilio Rheoli
Absenoldeb a Chyflogi Gweithwyr Asiantaeth ers mis Hydref 2023. Amlinellwyd bod y
Pwyllgor wedi gofyn am yr wybodaeth ddiweddaraf am drefniadau absenoldeb salwch
y Cyngor a chyflogi gweithwyr asiantaeth. Nodwyd y byddai canlyniad
adolygiad Archwiliad Mewnol pellach ar gael yn fuan. Yn ogystal â hyn,
gofynnwyd am wybodaeth ynghylch y canlynol a darparwyd manylion yn yr
adroddiad: · Amser a gollwyd oherwydd damweiniau yn y gwaith. · Prinder staff Iechyd Galwedigaethol yn genedlaethol. · Darparu manylion gweithwyr asiantaeth sy'n cael eu cyflogi am fwy na 12
mis. · Cost cyflogi gweithwyr asiantaeth yn ystod blynyddoedd blaenorol. Darparwyd
manylion hefyd mewn perthynas â data salwch, adolygu rheoli absenoldeb salwch,
adolygu'r Gwasanaeth Iechyd Galwedigaethol, cost gweithwyr asiantaeth, y
defnydd o weithwyr asiantaeth, gofynion cydymffurfio, trefniadau contractau
asiantaeth yn y dyfodol. Trafododd y
Pwyllgor y canlynol: - · Y lefel uchel o lefelau salwch ym maes Addysg a nifer y staff arlwyo a
glanhau a gynhwyswyd, a effeithiwyd ar y ffigurau. · Pryder ynghylch y defnydd o asiantaethau yn y Gwasanaethau Plant a
Theuluoedd a monitro'r ffigurau'n agos. · Y Defnydd o weithwyr Asiantaeth yn y Gwasanaethau i Oedolion –
Ansefydlogrwydd o ran y gweithlu a'r camau a gymerwyd i fynd i'r afael â'r
materion. Byddant yn gofyn am ragor o fanylion gan yr adran ynghylch y rhesymau
dros yr ansefydlogrwydd a'r camau gweithredu sy'n cael eu cymryd. · Cynnydd yng nghostau gweithwyr asiantaeth oherwydd costau chwyddiant. · Cynnig cadarnhaol i ddefnyddio cydgynhyrchu gydag
Undebau Llafur. · Yr ymagwedd ragweithiol gadarnhaol at adolygu'r trefniadau presennol a
chynorthwyo staff a oedd i ffwrdd o'r gwaith ar salwch. · Ffigurau anafiadau diwydiannol a sut na chawsant eu categoreiddio fel
salwch a'r Pwyllgor yn derbyn ffigurau o wahanol flynyddoedd i allu trafod y
cymariaethau. Hefyd, a oedd unrhyw faterion iechyd a diogelwch yn ymwneud ag
addysg/hyfforddiant wedi effeithio ar y nifer uchel o anafiadau. Cadarnhawyd
nad oedd unrhyw faterion systemig wedi codi o gyfarfodydd iechyd a diogelwch
adrannol. · Diffiniad o amser a gollir o ganlyniad i ddamweiniau - byddai ymateb yn
cael ei ddosbarthu i'r Pwyllgor. · Grŵp Arweinyddiaeth – Y canlyniadau'n cael eu hadrodd i'r Pwyllgor yn
y dyfodol. · Gweithwyr asiantaeth yn ennill contractau parhaol ac yn symud tuag at hynny
a lleihau'r ddibyniaeth ar weithwyr asiantaeth ar draws yr Awdurdod. · Trefniadau contractau asiantaethau'r dyfodol. · Roedd Gwastraff, Parciau a Glanhau yn cyflogi niferoedd uchel o weithwyr asiantaeth bob mis a'r
broses fonitro/adolygu sydd ar waith ar hyn o bryd. · Caiff ffigurau salwch cymhariaeth CLlLC eu darparu mewn adroddiadau yn y
dyfodol. · Rhoddwyd sicrwydd bod yr Awdurdod yn mynd ati i geisio lleihau'r ffigyrau
hyn. Nododd y
Cadeirydd fod Craffu yn monitro Gwasanaethau i Oedolion a nodwyd y gellid
darparu gwybodaeth ychwanegol. Tynnodd Gyfarwyddwr y Gwasanaethau Corfforaethol
sylw at heriau'r gweithlu a wynebir gan y Gwasanaethau Cymdeithasol a'r gwaith
enfawr sy'n mynd rhagddo i fynd i'r afael â'u heriau o ran recriwtio a chadw
staff. Cadarnhawyd y
byddai adroddiad diweddaru'n cael ei ddarparu yn ddiweddarach yn y flwyddyn. |
|
Polisi a Fframwaith Rheoli Risg. PDF 128 KB Dogfennau ychwanegol:
Penderfyniad: Er gwybodaeth. Cofnodion: Cyflwynodd
Richard Rowlands, Rheolwr Cyflenwi Strategol a Pherfformiad adroddiad 'er
gwybodaeth' a oedd yn cyflwyno Polisi a Fframwaith Rheoli Risg diwygiedig
drafft y Cyngor. Darparwyd y
Polisi Rheoli Risg diwygiedig yn Atodiad A ac fe'i cefnogwyd gan y Fframwaith
Rheoli Risg diwygiedig a ddarparwyd yn Atodiad B. Trafododd y
Pwyllgor y canlynol: - · Diffinio risg strategol a gweithredol. · Yr agwedd gadarnhaol tuag at risg. · Hyfforddiant risg arfaethedig ar gyfer y Pwyllgor, a fyddai'n helpu gydag
adroddiadau yn y dyfodol. Croesawodd y
Cadeirydd y newidiadau a gynhwysir yn y polisi a'r fframwaith diwygiedig gan eu
bod yn cryfhau trefniadau'r Cyngor wrth nodi a rheoli risg. |
|
Adroddiad Olrhain Camau Gweithredu'r Pwyllgor Llywodraethu ac Archwilio. PDF 168 KB Penderfyniad: Er gwybodaeth. Cofnodion: Adroddwyd am
Adroddiad Olrhain Camau Gweithredu'r Pwyllgor Archwilio a Llywodraethu 'er
gwybodaeth'. Nododd y
Cadeirydd y byddai'r Prif Archwilydd yn rhoi adborth mewn perthynas â Chofnod
Rhif 76 – Adroddiad Methodoleg Cynllun Blynyddol Archwilio Mewnol 2024/25 a
Chofnod Rhif 72 – Adroddiad Monitro Archwilio Mewnol – Chwarter 3 – 2023/24. Disgwylir ymateb
hefyd mewn perthynas â Chofnod Rhif 66 – Rhoi Argymhellion Adolygiad Dilynol
Gwasanaeth Archwilio Mewnol Cyfrifon Derbyniadwy ar Waith. |
|
Cynllun Gwaith y Pwyllgor Llywodraethu ac Archwilio. PDF 118 KB Dogfennau ychwanegol:
Penderfyniad: Er gwybodaeth. Cofnodion: Adroddwyd am
Gynllun Gwaith y Pwyllgor Llywodraethu ac Archwilio 'er gwybodaeth’. |