Agenda, decisions and minutes

www.abertawe.gov.uk/DatgeluCysylltiadau

Dim.

Yn unol â'r Côd Ymddygiad a fabwysiadwyd gan Ddinas a Sir Abertawe, ni ddatganwyd unrhyw fuddiannau.

Cymeradwyo a llofnodi cofnodion y cyfarfod(ydd) blaenorol fel cofnod cywir.

Cymeradwywyd yn amodol ar y diwygiad canlynol:-

Cofnod Rhif 51 – Cyflwyniad ar y cyd – Dod allan o COVID-19

Diwygio’r paragraff olaf fel a ganlyn:-

...

nododd fod y canfyddiadau’n gadarnhaol ond roedd angen cynyddu maint y sampl ymhellach er mwyn sicrhau’r Pwyllgor.

Penderfynwyd cymeradwyo cofnodion cyfarfod blaenorol y Pwyllgor Llywodraethu ac Archwilio fel cofnod cywir, yn amodol ar y diwygiadau canlynol: -

Cofnod Rhif 51 – Cyflwyniad ar y Cyd – Dod allan o COVID

Newid y paragraff olaf i: -

Diolchodd y Cadeirydd i'r swyddogion am ddarparu'r cyflwyniad a nododd fod y canfyddiadau'n gadarnhaol ond roedd angen cynyddu maint y sampl yn rhagor er mwyn sicrhau'r Pwyllgor.

Er Gwybodaeth.

Cyflwynodd y Prif Archwiliwr, Nick Davies, adroddiad 'er gwybodaeth' manwl a oedd yn darparu'r archwiliadau terfynol ac unrhyw waith arall a wnaed gan yr Is-adran Archwilio Mewnol yn ystod y cyfnod o 1 Gorffennaf i 30 Medi 2022.

Cwblhawyd cyfanswm o 16 o archwiliadau yn ystod y chwarter. Rhestrwyd yr archwiliadau a gwblhawyd yn Atodiad 1, a oedd hefyd yn dangos lefel y sicrwydd a roddwyd ar ddiwedd yr archwiliad a nifer yr argymhellion a wnaed ac y cytunwyd arnynt. Roedd Atodiad 2 yn darparu crynodeb o gwmpas yr adolygiadau a gwblhawyd yn ystod y cyfnod.

Gwnaed cyfanswm o 84 o argymhellion, a chytunodd y rheolwyr i roi pob un ohonynt ar waith, h.y. derbyniwyd 100% o'r argymhellion yn erbyn ein targed o 95%.

Dangosodd ddadansoddiad o'r manylion yn Atodiad 3 y cwblhawyd 25 o weithredoedd archwilio o gynllun archwilio 2022/23 erbyn 30/09/22 i'r cam adroddiad drafft o leiaf (19%), ac mae 30 archwiliad ychwanegol ar waith (23%). O ganlyniad, roedd tua 42% o'r gweithgareddau archwilio a gynhwysir yng Nghynllun Archwilio 2022/23 naill ai wedi'u cwblhau neu ar waith.

Mae salwch staff o fewn y Tîm Archwilio Mewnol wedi parhau i fod yn sylweddol yn ystod y chwarter, gyda chyfanswm o 87 o ddiwrnodau o absenoldeb wedi'u cofnodi.  Parhaodd dau aelod o staff i fod yn absennol oherwydd salwch tymor hir a chyfanswm y salwch cronnus yn y flwyddyn hyd yma oedd 119 diwrnod.

Yn ogystal, gadawodd dau archwilydd y tîm yn ystod chwarter un ac yn dilyn ymgyrch recriwtio lwyddiannus, disgwylir i ddau ymgeisydd ymuno â'r Tîm Archwilio Mewnol erbyn canol mis Tachwedd.

Ystyriwyd hefyd y defnydd posib o staff asiantaeth i gefnogi'r adnoddau presennol gan y Prif Archwilydd a'r Cyfarwyddwr Cyllid, ond o ystyried y pryderon cyllidebol presennol a phenderfyniad y Cabinet i geisio cyfyngu ar wariant yn ystod y flwyddyn gan yr holl Gyfarwyddwyr, cynghorodd y Cyfarwyddwr Cyllid yn erbyn hyn ar hyn o bryd.

Amlygwyd bod tri adroddiad archwilio gyda lefel sicrwydd "cymedrol" wedi'u cyhoeddi yn ystod y chwarter. Lluniwyd y rhain mewn perthynas â Gosodiadau Cyrchfan 2022/2023, Gwaith Ad-daladwy 2022/23 a Gwasanaeth Mabwysiadu Bae'r Gorllewin a Lwfansau Mabwysiadu 2022/23.

Trafododd y pwyllgor y canlynol: -

·         Faint o amser a gymerir wrth ymdrin ag anfonebau sy'n ddyledus/amserlenni o ran cyhoeddi anfonebau ac ymatebion gan ardal y gwasanaeth yn y cyfarfod nesaf.

·         Dyledion hirdymor, y prosesau adfer dan sylw a chaniatáu i’r maes gwasanaeth ddarparu manylion ychwanegol yn y cyfarfod nesaf a drefnir.

·         Tueddiadau pryderus yn datblygu o ran rheolaeth ariannol.

·         Lefelau salwch o fewn Archwilio Mewnol, y gallu i gwblhau'r Cynllun Archwilio a sut y cyfeiriwyd adnoddau wedi'u er mwyn cwblhau'r archwiliadau haen 1 a 2.

Gofynnodd y Cadeirydd a allai’r is-adran archwilio gynnwys 'perfformiad' yng nghwmpas eu hadolygiad Llywodraethu Corfforaethol, a thynnodd sylw at y costau cynyddol mewn perthynas â phrosiect Oracle Cloud gan gwestiynu pryd y byddai'n cael ei adolygu. Dywedodd y Prif Archwilydd y byddai'r adolygiad o Lywodraethu Corfforaethol yn cael ei adrodd yn ddiweddarach yn y flwyddyn ariannol. Byddai hefyd yn cysylltu â'r staff priodol ynghylch dechrau adolygiad Oracle Cloud a byddai'n diweddaru'r Pwyllgor.

Er Gwybodaeth.

Cyflwynodd Sue Reed, Rheolwr Datblygu Cymunedau, Partneriaethau a Chyrchfannau a Jamie Rewbridge, Rheolwr Strategol Partneriaethau Hamdden, adroddiad a oedd yn rhoi’r wybodaeth ddiweddaraf ac yn ymateb i archwiliad mewnol Gosodiadau Cyrchfan 2022.

Amlinellwyd, o ganlyniad i archwiliad mewnol ar y swyddogaeth Gosodiadau Cyrchfan a gynhaliwyd yn 2022, y rhoddwyd lefel sicrwydd cymedrol. Lluniwyd cynllun gweithredu, a ddarparwyd yn Atodiad A, i fynd i'r afael â'r argymhellion a nodwyd a chamau gweithredu priodol.

Roedd yr adroddiad yn mynd i'r afael â'r un risg uchel (RU) ac un risg ganolig (RG) a nodwyd yn yr archwiliad. Fe'u nodwyd fel a ganlyn: -

·         Parc Carafanau Bryn y Mwmbwls

- Dylid cymryd gofal i sicrhau bod pob trwyddedai yn cael ei anfonebu yn ôl y gofyn. (RG)

Camau y cytunwyd arnynt ac y'u diweddarwyd – Talwyd yr anfoneb heb ei thalu a nodwyd ar unwaith.  Roedd materion o ran adnoddau hefyd wedi cael sylw.

Roedd prosesau gwirio a monitro yn eu lle ac ymchwiliwyd i wasanaeth ar-lein.  

-       Ni ddylid adnewyddu trwyddedau os oes ôl-ddyledion sylweddol o'r blynyddoedd blaenorol. (RU)

Camau y cytunwyd arnynt ac y'u diweddarwydd – Mae’r holl ddyledion a oedd yn ddyledus wedi’u talu bellach neu roedd ganddynt gynlluniau ad-dalu ar waith. Fe wnaeth y tîm, yn dilyn arweiniad cyfreithiol, ymgymryd â'r gwaith am y tro cyntaf i gael gwared ar garafán oddi ar y safle. Byddai swyddogion yn sicrhau parhad y system gadarn hon o adfer yn dilyn trafodaethau â chydweithwyr cyfreithiol ac yn ogystal, byddai'r gwasanaeth ar-lein arfaethedig hefyd yn tynnu sylw at faterion yn gynharach.

Trafododd y pwyllgor y canlynol: -

·         Oedi cyn mynd i'r afael â'r materion a godwyd yn gynt a'r gwelliannau a roddwyd ar waith i atal problemau yn y dyfodol.

·         Roedd y gwelliannau a gyflwynwyd mewn perthynas â Chytiau Traeth Bae Langland, yr oedd angen taliad llawn ymlaen llaw ar eu cyfer.

·         Cyflwyno cynlluniau talu o ran trwyddedau ym Mharc Carafanau Bryn y Mwmbwls a sut y byddai system ar-lein yn gwella'r ffordd y byddai taliadau yn cael eu rheoli.

·         Oedi annerbyniol o 4 blynedd o ran trwyddedau heb eu talu, sut y profodd yr adran anawsterau mawr wrth gael gafael ar ddeiliad y drwydded a bod prosesau newydd yn eu lle i fynd i'r afael â phroblemau yn y dyfodol.

·         P'un a oedd y cyngor yn y sefyllfa orau i reoli'r cyfleusterau dan sylw a'r rhesymau pam mae'r ddau gyfleuster yn creu incwm i'r awdurdod ac yn asedau gwerthfawr iawn.

·         Sicrhau bod y prosesau sy'n cael eu rhoi ar waith gan Swyddogion yn effeithiol a darparu diweddariad yn y dyfodol.

Er Gwybodaeth.

Cyflwynodd Richard Rowlands, Rheolwr Cyflwyno a Pherfformiad Strategol, adroddiad ‘er gwybodaeth’ ar gyfer Chwarter 2 2022/23 a oedd yn darparu trosolwg o statws Risgiau Corfforaethol yn y cyngor i roi sicrwydd i'r Pwyllgor fod risgiau allweddol yn cael eu rheoli'n unol â pholisi a fframwaith rheoli risgiau'r cyngor.

Roedd y canlynol yn crynhoi statws y risgiau a gofnodwyd yn y

Gofrestr Risgiau Corfforaethol yn Chwarter 2 2022/23:

Ychwanegwyd bod 6 risg statws coch yn y Gofrestr Risgiau Corfforaethol ar ddiwedd Ch2 2022/23 fel a ganlyn:

•           Rhif Adnabod Risg 153. Diogelu.

•          Rhif Adnabod Risg 159. Rheolaeth Ariannol: Agweddau CATC ar Abertawe Gynaliadwy.

•           Rhif Adnabod Risg 221 Argaeledd Gofal Cartref.

•           Rhif Adnabod Risg 222. Digidol, Data a Seiberddiogelwch.

•           Rhif Adnabod Risg 309. Oracle Fusion.

•           Rhif Adnabod Risg 319. Costau Darparu Cynyddol.

Cadarnhawyd bod yr holl risgiau corfforaethol wedi'u cofnodi fel rhai a gafodd eu hadolygu o leiaf unwaith yn ystod Ch2 ac ni ychwanegwyd unrhyw risgiau newydd at y Gofrestr Risgiau Corfforaethol. Rhestrwyd manylion y risgiau a oedd wedi’u dadactifadu hefyd.

Dywedodd y Cadeirydd ei bod wedi trafod ehangu'r adroddiad â Chyfarwyddwr Dros Dro'r Gwasanaethau Corfforaethol, yn enwedig y fethodoleg o ran asesu risgiau.

Trafododd y pwyllgor y canlynol: -

·         Rhif Adnabod Risg 159. Rheolaeth Ariannol: Agweddau CATC ar Abertawe Gynaliadwy - yn enwedig manylion swyddi/prentisiaethau a grëwyd drwy'r Fargen Ddinesig.

·         Rhif Adnabod Risg 221 Argaeledd Gofal Cartref.

·         Rheoli risgiau a gwaith parhaus a wneir i leihau'r risgiau.

·         Sut mae risgiau corfforaethol, cyfarwyddiaeth a lefel gwasanaeth yn cael eu rheoli o fewn y cyngor.

·         Bydd y cyngor yn ystyried y cysyniad o gymhwyso parodrwydd i dderbyn risg wrth adolygu ei fframwaith rheoli risgiau.

Gofynnodd y Cadeirydd i fanylion am swyddi a grëwyd gan y Fargen Ddinesig gael eu hanfon i'r Pwyllgor.

Er Gwybodaeth.

Rhoddodd Ben Smith, Cyfarwyddwr Cyllid, adroddiad 'er gwybodaeth' a gyflwynodd amgylchedd rheoli'r Gyfarwyddiaeth Cyllid, gan gynnwys rheoli risgiau, sydd ar waith i sicrhau bod swyddogaethau'n cael eu harfer yn effeithiol; bod adnoddau’n cael eu defnyddio’n effeithlon ac effeithiol ac yn economaidd a; bod llywodraethu effeithiol i sicrhau'r trefniadau hyn.

Amlinellwyd bod y Gyfarwyddiaeth a rôl y Cyfarwyddwr Cyllid cysylltiedig wedi'u creu yn dilyn penderfyniad y cyngor ym mis Tachwedd 2021, ac fe'i penodwyd ar ddiwedd mis Ionawr 2022. Yn ymarferol, cafodd ei wahanu'n ffurfiol o 1 Ebrill 2022 ar ddechrau'r flwyddyn ariannol newydd.

Ychwanegwyd bod ymagwedd gychwynnol y gyfarwyddiaeth at ymdrin â'i gweithrediadau ei hun yn seiliedig ar sut yr oedd yn gweithredu fel rhan fawr o'r Gyfarwyddiaeth Adnoddau gynt. Gan fod gan y gyfarwyddiaeth ddylanwad ar weithgarwch a chyllid y cyngor cyfan, roedd hefyd yn arwain o ran llawer o'r prosesau rheoli cyffredin yn ogystal â chymryd rhan ynddynt. Rhestrwyd manylion y meysydd hyn.

Amlinellwyd y fframwaith sicrwydd, gan gynnwys yr elfennau allweddol ac agweddau allweddol ar drefniadau'r Gyfarwyddiaeth Cyllid. Nodwyd bod cyrhaeddiad gweithredol ehangach y Gyfarwyddiaeth yn golygu bod ei gweithgareddau’n llawn risg ac yn aml yn gymhleth.

Darparwyd manylion rheoli risgiau, parhad busnes, rheoli perfformiad/DPA, cynllunio, gwneud penderfyniadau, cyllideb, twyll ac amhriodoldeb, cydymffurfiaeth â pholisïau, rheolau a gofynion rheoleiddio a rheoli adnoddau.

Trafododd y pwyllgor y canlynol: -

·         Cyllideb Flynyddol a Chytundeb Cynllun Ariannol y Tymor Canolig.

·         Datganiad Blynyddol o Gyfrifon, yn enwedig mesurau rheoli cyfredol.

·         Barn Archwilio Blynyddol Archwilio Mewnol, yn enwedig cyflwyno'r Cynllun Blynyddol ac adnoddau o fewn Archwilio Mewnol.

·         Annibyniaeth barhaus y Prif Archwilydd.

Diolchwyd i'r Cyfarwyddwr Cyllid am adolygiad manwl a chynhwysfawr.

Er Gwybodaeth.

Cyflwynodd David Howes, Cyfarwyddwr y Gwasanaethau Cymdeithasol adroddiad a roddodd yr adolygiad blynyddol o'r amgylchedd rheoli (Cyfarwyddiaeth), gan gynnwys rheoli risgiau, sydd ar waith i sicrhau: bod swyddogaethau'n cael eu harfer yn effeithiol; bod adnoddau’n cael eu defnyddio’n effeithlon ac effeithiol ac yn economaidd a; bod llywodraethu effeithiol i sicrhau'r trefniadau hyn.

Darparodd Cyfarwyddwr y Gwasanaethau Cymdeithasol ddadansoddiad eang o'r Portffolio o dan y meysydd canlynol:

Ø    Rheoli Risgiau a Pharhad Busnes.

Ø    Rheoli Perfformiad a Dangosyddion Perfformiad Allweddol.

Ø    Cynllunio a Gwneud Penderfyniadau.

Ø    Rheoli Cyllidebau ac Adnoddau.

Ø    Twyll ac Amhriodoldeb Ariannol.

Ø    Cydymffurfio â Pholisïau, Rheolau a Gofynion Rheoliadol.

Ø    Sicrwydd Rhaglenni a Phrosiectau.

Ø    Dulliau rheoli mewnol.

Ø    Diogelu Data.

Ø    Llywodraethu Partneriaeth/Cydweithio.

Pwysleisiodd effaith barhaus COVID ar y rhai mwyaf diamddiffyn mewn cymdeithas, y gweithlu a'r Gyfarwyddiaeth Gwasanaethau Cymdeithasol. Tynnodd sylw hefyd at bwysau'r gweithlu o fewn y Gyfarwyddiaeth, yn enwedig o ran gofal cartref.

Gofynnodd y Pwyllgor nifer o gwestiynau i'r Swyddog a ymatebodd yn briodol. Roedd y trafodaethau'n ymwneud â'r canlynol: -

·         Y manylder rhagorol sydd yn yr adroddiad.

·         Y prosesau sydd ar waith ar hyn o bryd i reoli cyllid.

·         Capasiti a gwydnwch y gweithlu o ran gofal cartref, y problemau recriwtio parhaus a'r angen i swyddi yn y maes hwn gael eu talu'n well er mwyn i'r swyddi fod yn ddeniadol.

·         Y prosesau ar waith i fynd i'r afael â swyddi gwag i weithwyr cymdeithasol.

·         Pryderon dwfn ynghylch materion staffio a oedd yn broblem genedlaethol a monitro gwasanaethau yn agos drwy Graffu.

·         Mesurau rheoli sydd ar waith i leihau risgiau parhaus.

·         Archwilio Mewnol yn darparu sicrwydd risgiau busnes ynghylch Rhif Adnabod Risg 221 – Argaeledd Gofal Cartref.

·         Esboniad ynghylch adroddiad cymedrol ar Wasanaethau Mabwysiadu Bae'r Gorllewin i'w ddarparu gan swyddogion yn y cyfarfod nesaf.

Nododd y Cadeirydd yr adroddiad cadarnhaol a ddarperir gan Arolygiaeth Gofal Cymru. Gofynnodd hefyd fod adroddiad Risgiau Chwarter 3 yn cynnwys risgiau ar lefel y gyfarwyddiaeth ar gyfer y Gwasanaethau Cymdeithasol er mwyn rhoi sicrwydd i'r Pwyllgor.

Diolchwyd i'r Cyfarwyddwr y Gwasanaethau Cymdeithasol am adolygiad manwl a chynhwysfawr.

Er Gwybodaeth.

Adroddwyd am Adroddiad Olrhain Camau Gweithredu'r Pwyllgor Archwilio a Llywodraethu 'er gwybodaeth'.

Er Gwybodaeth.

Adroddwyd am Gynllun Gwaith y Pwyllgor Llywodraethu ac Archwilio 'er gwybodaeth’.

Cadarnhaodd y Cadeirydd y byddai'r Adolygiad Perfformiad Blynyddol yn cael ei adrodd i'r Pwyllgor ym mis Rhagfyr.

Cyfeiriodd at fodel canllawiau newydd CIPFA ac ychwanegodd ei bod wedi gofyn i'r Prif Swyddog Cyfreithiol edrych ar gylch gorchwyl y Pwyllgor er mwyn gweld a oes angen gwneud newidiadau. Byddai'n gofyn yn ychwanegol i'r Prif Archwilydd archwilio holiadur CIPFA a fyddai'n caniatáu i'r Pwyllgor archwilio ei effeithiolrwydd.