Agenda, decisions and minutes

www.abertawe.gov.uk/DatgeluCysylltiadau

Yn unol â'r Cod Ymddygiad a fabwysiadwyd gan Ddinas a Sir Abertawe, ni ddatganwyd unrhyw fuddiannau.

Yn unol â'r Côd Ymddygiad a fabwysiadwyd gan Ddinas a Sir Abertawe, ni ddatganwyd unrhyw fuddiannau.

Cymeradwyo a llofnodi, fel cofnod cywir, gofnodion y cyfarfod(ydd) blaenorol.

Cymeradwywyd, yn amodol ar ddiwygiad.

Penderfynwyd cymeradwyo cofnodion cyfarfod blaenorol y Pwyllgor Llywodraethu ac Archwilio fel cofnod cywir, yn amodol ar y canlynol: -

Diwygio cofnod rhif 43 - Adolygiad Perfformiad Blynyddol 2021-22 i ddarllen: -

'Penderfynwyd gohirio'r eitem er mwyn caniatáu i'r adroddiad symud ymlaen drwy'r broses Graffu cyn adrodd amdano wrth gyfarfod Pwyllgor Llywodraethu ac Archwilio yn y dyfodol.'

Nodwyd sylwadau Cynghorwyr a gofynnwyd bod yr adroddiad yn cael ei gyflwyno i gyfarfod nesaf y Pwyllgor, os yw hynny’n bosib.

Nodwyd.

Cyflwynodd y Cynghorydd Peter Black, Cadeirydd Pwyllgor y Rhaglen Graffu Adroddiad Blynyddol Craffu 2021-22 a'r Rhaglen Waith Craffu 'er gwybodaeth'.

Amlinellwyd bod yr adroddiad yn cefnogi datblygu perthynas gref rhwng yr adran Graffu a'r Pwyllgor Llywodraethu ac Archwilio trwy ddarparu Adroddiad Blynyddol Craffu 2021-22 a gyhoeddwyd yn ddiweddar a gwybodaeth ynghylch y Rhaglen Waith Craffu.

Mynegodd bryder ynghylch presenoldeb Cynghorwyr yng nghyfarfodydd y paneli Craffu ac adnoddau staff sy'n cefnogi'r broses Graffu.

Trafododd y pwyllgor y canlynol: -

·       Cynigion sydd wedi'u cychwyn i wella presenoldeb Cynghorwyr mewn cyfarfodydd Paneli Craffu/Pwyllgorau Cyflawni Corfforedig.

·       Rolau gwahanol Craffu a Phwyllgorau Cyflawni Corfforedig, yn enwedig y disgrifiad o fewn adroddiad Newyddion Craffu.

·       Osgoi dyblygu rhwng Craffu a Phwyllgorau Cyflawni Corfforedig, wrth gydnabod byddai gorgyffyrddiadau o ran gwaith yn digwydd.

·       Gwaith parhaus Swyddfa Archwilio Cymru ynghylch adolygu'r broses Graffu/risgiau o fewn y cyngor a'r adroddiad cadarnhaol a dderbyniwyd yn ystod yr adolygiad blaenorol.

·       Y llwyddiannau blaenorol a gafwyd gan Graffu yn genedlaethol.

Nododd y Cadeirydd y trefniadau Craffu sy’n cael eu trefnu gan Gyd-bwyllgor Corfforedig De-orllewin Cymru wrth gyflwyno is-bwyllgor trosolwg a chraffu yn ogystal â Phwyllgor Llywodraethu ac Archwilio.

Diolchodd i Gadeirydd Pwyllgor y Rhaglen Graffu am gyflwyno'r adroddiad.

Nodwyd.

Darparodd Chris Bolton, Non Jenkins, Swyddfa Archwilio Cymru a Marlyn Dickson, Rheolwr y Rhaglen Newid Strategol gyflwyniad ar y cyd ar ddod allan o COVID-19.

Roedd y manylion a ddarparwyd yn y cyflwyniad yn cynnwys: -

·       Strwythur

·       Profi ymagwedd wahanol

·       Triawdau gwrando

·       Canfyddiadau Allweddol

·       Rwy'n gwneud fy swydd yn well, ac yn rhiant gwell.

·       A wnaethom ateb y cwestiwn?

·       Beth sy'n digwydd nesaf?

Gofynnodd y Pwyllgor gwestiynau i'r cyflwynwyr a ymatebodd yn briodol.  Cafwyd trafodaethau am y canlynol: -

·       Pethau cadarnhaol/negyddol a ganfuwyd.

·       Y defnydd gwych o driawdau gwrando a'r neges allweddol nad yw un maint yn addas i neb.

·       Tynnu sylw at arfer da a sut roedd staff wedi helpu ym meysydd gwahanol y cyngor.

·       Archwilio cam nesaf y broses.

·       Lefel uchel yr allbwn i'r Pwyllgor ei drafod a'r angen i ddarparu'r manylion y tu ôl iddo. 

·       P'un a oedd yr awdurdod wedi defnyddio adnoddau'n effeithiol yn ystod y cyfnod hwn, yr angen am fanylion ychwanegol er mwyn gwneud unrhyw gasgliadau ar effeithlonrwydd a dosbarthu'r cyflwyniad manylach a gyflwynwyd i'r Tîm Rheoli Corfforaethol i'r Pwyllgor.

·       Darparwyd sicrwydd bod adnoddau wedi'u defnyddio'n effeithiol trwy gydol y pandemig.

·       Maint y sampl a ddefnyddiwyd.

Diolchodd y Cadeirydd i'r swyddogion am ddarparu'r cyflwyniad a nododd fod y canfyddiadau'n gadarnhaol ond bod angen rhoi rhagor o wybodaeth er mwyn sicrhau'r Pwyllgor.

Er Gwybodaeth.

Adroddwyd am Adroddiad Olrhain Camau Gweithredu'r Pwyllgor Archwilio a Llywodraethu 'er gwybodaeth'.

Gofynnodd y Cadeirydd am y diweddaraf ynghylch cofnod rhif 76 o 8 Chwefror 2022 ar y risgiau corfforaethol newydd mewn perthynas â WCCIS (System Wybodaeth Gofal Cymunedol Cymru) ac argaeledd gofal cartref.

Er gwybodaeth.

Adroddwyd am Gynllun Gwaith y Pwyllgor Llywodraethu ac Archwilio 'er gwybodaeth’.

Holodd y Pwyllgor pryd byddai Datganiad Ariannol/ISA 260 Swyddfa Archwilio Cymru yn cael ei gyflwyno. Ychwanegodd y Cyfarwyddwr Cyllid y byddai'r adroddiadau'n cael eu cyflwyno gyda Datganiad o Gyfrifon 2021-22, yr oedd yntau’n disgwyl iddo fod yn barod ar ddechrau'r flwyddyn newydd o ganlyniad i anawsterau technegol lleol a chenedlaethol.

Gofynnodd y Pwyllgor hefyd i gael adroddiad am yr Adolygiad Perfformiad Blynyddol 2021-22 yn ystod y cyfarfod nesaf ar 9 Tachwedd 2022, gan gadw mewn cof nifer yr eitemau yr adroddir amdanynt ym mhob cyfarfod.