Agenda, decisions and minutes

www.abertawe.gov.uk/DatgeluCysylltiadau

Yn unol â’r Côd Ymddygiad a fabwysiadwyd gan Ddinas a Sir Abertawe, datganwyd y buddiannau canlynol: -

Datganodd y Cynghorydd T M White gysylltiad personol â Chofnod Rhif 13 - Cynllun Blynyddol Archwilio Mewnol 2021/22 - Adroddiad Monitro ar gyfer y cyfnod o 1 Ionawr 2022 i 31 Mawrth 2022.

Yn unol â'r Côd Ymddygiad a fabwysiadwyd gan Ddinas a Sir Abertawe, datganwyd y buddiannau canlynol: -

Datganodd y Cynghorydd T M White gysylltiad personol â Chofnod Rhif 13 - Cynllun Blynyddol Archwilio Mewnol 2021/22 - Adroddiad Monitro ar gyfer y cyfnod o 1 Ionawr 2022 i 31 Mawrth 2022

Cymeradwyo a llofnodi, fel cofnod cywir, gofnodion y cyfarfod(ydd) blaenorol.

Penderfynwyd cymeradwyo cofnodion cyfarfod blaenorol y Pwyllgor Llywodraethu ac Archwilio fel cofnod cywir.

Penderfynwyd cymeradwyo cofnodion cyfarfod blaenorol y Pwyllgor Llywodraethu ac Archwilio fel cofnod cywir.

Er gwybodaeth.

Cyflwynodd y Prif Archwiliwr, Nick Davies, adroddiad 'er gwybodaeth' manwl a oedd yn darparu'r archwiliadau terfynol ac unrhyw waith arall a wnaed gan yr Is-adran Archwilio Mewnol yn ystod y cyfnod o 1 Ionawr i 31 Mawrth 2022.

Cwblhawyd cyfanswm o 30 o archwiliadau yn ystod y chwarter. Rhestrwyd yr archwiliadau a gwblhawyd yn Atodiad 1, a oedd hefyd yn dangos lefel y sicrwydd a roddwyd ar ddiwedd yr archwiliad a nifer yr argymhellion a wnaed ac y cytunwyd arnynt. Roedd Atodiad 2 yn darparu crynodeb o gwmpas yr adolygiadau a gwblhawyd yn ystod y cyfnod.

Rhoddwyd dadansoddiad o lefelau sicrwydd yr archwiliadau a gwblhawyd a gwnaed cyfanswm o 188 o argymhellion archwilio a chytunodd y rheolwyr i weithredu 184 o'r argymhellion. Darparwyd dadansoddiad hefyd o'r argymhellion y cytunwyd arnynt yn ystod y chwarter a darparwyd manylion yr argymhellion nas derbyniwyd yn Atodiad 3. 

Esboniwyd, ar ôl llacio cyfyngiadau COVID-19, fod y gwasanaeth Archwilio Mewnol wedi gallu cynnal nifer o ymweliadau safle yn llwyddiannus, lle bo angen, i gwblhau profion ar y safle i gwblhau archwiliadau. Ychwanegwyd bod y tîm wedi parhau i weithio o bell yn bennaf.

Dangosodd Atodiad 4 fod 96 o weithgareddau archwilio o gynllun archwilio 2021/22 wedi'u cwblhau ar 31 Mawrth 2022 hyd at y cam drafft o leiaf (73%) gydag 11 archwiliad ychwanegol wedi'u nodi fel rhai sydd ar waith (8%). Arweiniodd hyn at tua 82% o'r gweithgareddau archwilio a oedd wedi'u cynnwys yng Nghynllun Archwilio 2021/22 yn cael eu cwblhau neu roeddent ar waith. Yn ogystal, nid oedd angen 4 archwiliad a oedd yn gynwysedig yn y cynllun gwreiddiol mwyach a gohiriwyd 16 o adolygiadau tan 2022/23.

Cyhoeddwyd dau adroddiad cymedrol yn ystod y chwarter mewn perthynas â'r canlynol: -

·       Cyfrifon Derbyniadwy 2021/22

       Ceisiadau Rhyddid Gwybodaeth (FOI) / Ceisiadau Gwrthrych am Wybodaeth (SAR) / Ceisiadau Rheoleiddio Gwybodaeth Amgylcheddol (EIR) 2021/22. 

Rhoddwyd manylion i'r pwyllgor hefyd am y gwaith dilynol a gwblhawyd rhwng 1 Ionawr a 31 Mawrth 2022.

Trafododd y pwyllgor y canlynol: -

·       Anfonebau amheus/heb eu talu a'r broses a ddilynwyd, gan gynnwys adrannau sy'n derbyn incwm cyn i anfonebau gael eu talu.

·      Pryder ynghylch rhai sgoriau archwilio a roddwyd, yn enwedig y cyfiawnhad dros un neu ddau o sgoriau sylweddol/uchel a ddyfarnwyd yn ddiweddar a sut mae'r Archwilio Mewnol yn asesu/gwirio'r sgoriau/lefel y risgiau/a'r lefelau sicrwydd cyffredinol sy'n gysylltiedig cyn cytuno ar sgôr.

·       Darparu naratif pellach i'r pwyllgor er mwyn iddynt gael gwell dealltwriaeth o sut y dyfernir lefelau sicrwydd.

·       Adolygiadau o Adennill Dyledion – Gwasanaethau Ariannol ac Adennill Cyfreithiol / Llywodraethu Corfforaethol a chwmpas yr adolygiadau.

·       Penodi'r Prif Weithredwr Dros Dro, y broses fewnol gadarn a ddilynwyd, effaith gadarnhaol y broses drosglwyddo a'r llywodraethu corfforaethol da a ddilynwyd mewn perthynas â'r penodiad.

·        Y rheswm pam nad oedd angen yr archwiliad grantiau a chontractau o Wasanaethau Plant a Theuluoedd, sut y byddai'r Archwilio Mewnol yn trafod y cwmpas gyda'r rheolwyr cyn i'r archwiliad ddechrau a sut y byddai naratif pellach yn cael ei ddarparu mewn perthynas ag archwiliadau yn y dyfodol nad oedd eu hangen.

·        Grantiau wedi'u hardystio gan Archwilio Mewnol a'r prosesau a gyflawnwyd.

·        Dylid ystyried cyfuno'r gwaith dilynol manwl a wnaed ar adolygiadau cymedrol sydd wedi’u cynnwys yn yr 'Adroddiad Monitro Chwarterol' a'u cynnwys yn yr adroddiad 'Dilyniant Chwarterol'.   

·        Dadansoddiad adrannol o hen ddyledion mewn adrannau a darparu adroddiad manylach yn y cyfarfod nesaf a drefnwyd.

·        Gweithdrefnau adrodd sy'n ymwneud â'r Gwasanaeth Cyfarpar Cymunedol, yn enwedig y Grŵp Partneriaeth ar y cyd.

·        Yr wybodaeth ddiweddaraf am drefniadau Partneriaeth sy'n cael eu darparu i'r pwyllgor ym mis Medi 2022.

Er gwybodaeth.

Rhoddodd Sarah Lackenby, Pennaeth y Gwasanaethau Digidol a Chwsmeriaid a Kim Collis, Swyddog Diogelu Data, ymateb 'er gwybodaeth' i'r archwiliad diweddar o geisiadau Rhyddid Gwybodaeth, Rheoliadau Gwybodaeth Amgylcheddol (EIR) a Cheisiadau Gwrthrych am Wybodaeth (SAR).

Esboniwyd, o ganlyniad i archwilio mewnol a gynhaliwyd yn hanner cyntaf 2022 o'r ffordd y mae'r cyngor yn ymateb i geisiadau Rhyddid Gwybodaeth a cheisiadau eraill gan y cyhoedd yn ymwneud â gwybodaeth statudol, y rhoddwyd lefel sicrwydd 'Gymedrol'. 

Er mai'r cyngor cyfan oedd yn gyfrifol am ganlyniad yr archwiliad, fel y'i cynrychiolir gan Dimau Rheoli ac Arweinyddiaeth Corfforaethol, cytunodd Swyddog Diogelu Data'r Cyngor (DPO) a’r Uwch-berchennog Risg Gwybodaeth (SIRO) i gymryd cyfrifoldeb am y cynllun gweithredu sy'n deillio o'r archwiliad ac ymgynghori yn ôl yr angen gyda'r ddau gorff.

Darparwyd y camau gweithredu a gwblhawyd o'r cynllun gweithredu yn Atodiad A, ynghyd â'r cynnydd tuag at gwblhau camau gofynnol eraill.

Trafododd y pwyllgor y canlynol: -

·         Cynyddu sgiliau staff ar draws yr holl gyfarwyddiaethau.

·         Y camau a gymerwyd pan anfonwyd gwybodaeth nad oedd wedi'i golygu y tu allan i'r awdurdod. Anfon yr ymateb, o ran y camau a gymerwyd, i'r pwyllgor.

·         Sefydlu atebolrwydd a chyfrifoldeb yn yr awdurdod.

Llafar.

Darparodd y Dirprwy Brif Weithredwr, Adam Hill, ddiweddariad llafar ar y farn archwilio gymedrol a dderbyniwyd mewn perthynas â Chyfrifon Derbyniadwy.

Dywedodd y byddai adroddiad manylach yn cael ei ddarparu i gyfarfod nesaf y pwyllgor ym mis Gorffennaf 2022.

Rhoddwyd diweddariad cynnydd i'r pwyllgor mewn perthynas â'r materion a godwyd yn yr adroddiad Archwilio Mewnol a rhoddwyd sicrwydd iddynt fod cynnydd yn cael ei wneud o ran dyledion sy'n destun dadl ac adennill dyledion.

Trafododd y pwyllgor y canlynol: -

·         Pryder ynghylch colli incwm i'r awdurdod.

·         Yr angen i wario er mwyn gwireddu'r incwm.

·         Polisïau blaenorol a ddilynwyd o ran dyledion drwg, sy'n destun dadl a'r risgiau i'r cyngor.

·         Y pwysau parhaus a wynebir gan y Ganolfan Wasanaethau, colli staff yn barhaus i brosiectau eraill oherwydd COVID-19 a rôl weithredol barhaus TRhC.

·         Olrhain dyledion rhwng adrannau, darparu rhagor o wybodaeth i'r pwyllgor ac effaith barhaus COVID-19 ar yr awdurdod.

·         Cyd-destun y ddyled sy’n weddill mewn perthynas â'r cyllid cyffredinol y mae’r cyngor yn ymdrin ag ef, y ddealltwriaeth yn y cyngor bod adennill y ddyled yn flaenoriaeth a'r rhagolygon ariannol gwael a wynebir.

Er Gwybodaeth.

Cyflwynodd y Prif Archwiliwr adroddiad 'er gwybodaeth yn unig' i'r pwyllgor, a oedd yn darparu statws yr argymhellion a wnaed yn yr archwiliadau hynny lle y gwnaethpwyd gwaith dilynol yn Chwarter 4 2021/22, a oedd yn caniatáu i'r Pwyllgor Archwilio fonitro'r broses o weithredu argymhellion a wnaed gan Archwilio Mewnol.  Darparodd Atodiad 1 grynodeb o'r argymhellion a dderbyniwyd ac a rhoddwyd ar waith. Darparodd Atodiad 2 fanylion am argymhellion na roddwyd ar waith.

Trafododd y pwyllgor y canlynol: -

·         Gofynnwyd i rai o'r manylion mewn adroddiadau dilynol yn y dyfodol gael eu darparu mewn dull darluniadol a fyddai'n eu gwneud yn haws i'w defnyddio.  Dywedodd y Prif Archwiliwr mai adroddiadau a gynhyrchwyd gan system oedd y rhain, fodd bynnag roedd yn hapus i ystyried y cais ac y byddai'n trafod yr opsiwn gyda'r Prif Archwiliwr.

·         Prisiad annibynnol yr asedau a geir yn Amgueddfa Abertawe ac Oriel Gelf Glynn Vivian, gan gynnwys yr eitemau sy'n cael eu storio.

·         Gweithio gydag adrannau cleientiaid i ddod i gytundeb/gyrraedd dyddiadau cau newydd ynghylch argymhellion nad ydynt yn cael eu gweithredu.

Mynegodd y Cadeirydd bryder nad oedd eitemau yn Oriel Gelf Glynn Vivian ac Amgueddfa Abertawe wedi'u hailbrisio o'r blaen a chan fod yr Amgueddfa'n cynnwys swm sylweddol o stoc, gofynnodd i'r Tîm Rheoli Corfforaethol archwilio'r maes hwn yn ofalus.

Nodwyd.

Cyflwynodd Non Jenkins a Gillian Gillett, Archwilio Cymru, Gynllun Archwilio Dinas a Sir Abertawe Archwilio Cymru 2022, 'er gwybodaeth'. Amlinellodd y cynllun waith arfaethedig Archwilio Cymru yn ystod 2022 i gyflawni ei gyfrifoldebau statudol fel archwiliwr allanol ac i gyflawni ei rwymedigaethau dan y Côd Ymarfer Archwilio.

Cyflwynodd y cynllun ddyletswyddau'r archwiliwr a oedd yn cynnwys archwilio'r datganiadau a'r risgiau ariannol, trefniadau'r cyngor i gael gwerth am arian a sut mae'r cyngor yn cydymffurfio â'r egwyddor datblygu cynaliadwy.

Yn ogystal, darparwyd manylion yr archwiliad perfformiad a'r rhaglen, ardystio ar hawliadau a ffurflenni grant, swyddogaethau archwilio statudol, ffi archwilio, tîm ac amserlen.

Holodd y pwyllgor am archwilio'r cymorth grant a dalwyd i sefydliadau y tu allan i'r cyngor, gan sicrhau bod taliadau'n cael eu gwneud yn gywir ac nad oeddent yn dwyllodrus. Esboniwyd mai'r cyngor oedd yn gyfrifol am olrhain twyll ac roedd gofynion y cyngor a Llywodraeth Cymru yn sicrhau bod gan y cyngor drefniadau cadarn ar waith mewn perthynas â thaliadau grant.

Ychwanegodd y Prif Archwiliwr fod staff Archwilio Mewnol a Thwyll Corfforaethol wedi rhoi cyngor a chymorth sylweddol i wasanaethau cleientiaid sy'n gyfrifol am gyhoeddi taliadau grant COVID-19.

Nodwyd.

Cyflwynodd Non Jenkins a Gillian Gillett, Swyddfa Archwilio Cymru, Raglen Waith ac Amserlen Swyddfa Archwilio Cymru Dinas a Sir Abertawe 'er gwybodaeth'.

Roedd yr adroddiad yn manylu ar y diweddariad chwarterol ac yn rhestru'r canlynol: -

·         Crynodeb o'r Archwiliad Blynyddol

·         Gwaith Archwilio Ariannol

·         Gwaith Archwilio Perfformiad

·         Astudiaethau Cenedlaethol Llywodraeth Leol wedi'u cynllunio/ar waith

·         Estyn

·         Arolygiaeth Gofal Cymru (AGC)

·         Adroddiadau Cenedlaethol Archwilio Cymru ac Allbynnau Eraill a Gyhoeddwyd ers 1 Ebrill 2021

·         Adroddiadau Cenedlaethol Archwilio Cymru ac Allbynnau Eraill i'w Cyhoeddi yn ystod 2021-22 (a gwaith arall sydd ar waith/wedi'i gynllunio)

·         Digwyddiadau a Chyhoeddiadau'r Gyfnewidfa Arfer Da sydd i ddod

Trafododd y pwyllgor y canlynol: -

·         Lefel y camddatganiadau perthnasol ar gyfer Cyngor Abertawe.

·         Adolygiad a swyddogaeth Cyfrifon Derbyniadwy, gan gynnwys archwilio dyledion drwg.

·         Dyddiad cyhoeddi disgwyliadau ar gyfer Datganiad o Gyfrifon.

·         Archwilio'r Fargen Ddinesig mewn cynllun archwilio ar wahân.

·         Gwerth am arian / arfer da / canfyddiadau COVID-19 / cymorth a ddarperir i awdurdodau lleol. 

Er Gwybodaeth.

Adroddwyd am Adroddiad Olrhain Camau Gweithredu'r Pwyllgor Archwilio a Llywodraethu 'er gwybodaeth'.

Dywedodd y Dirprwy Brif Weithredwr fod ymarfer cwmpasu llawn wedi'i gwblhau mewn perthynas â pherfformiad meddalwedd yng Nghofnod Rhif 74 – 8 Chwefror 2022. Ychwanegodd ei fod yn gobeithio rhoi diweddariad llafar ar y cynnydd yn y cyfarfod nesaf.

Er Gwybodaeth.

Adroddwyd am Gynllun Gwaith y Pwyllgor Llywodraethu ac Archwilio 'er gwybodaeth’.

Dywedodd y Cadeirydd y dylid anfon unrhyw eitemau arfaethedig at Swyddog y Gwasanaethau Democrataidd.