Lleoliad: Cyfarfod Aml-Leoliad - Ystafell Gloucester, Neuadd y Ddinas / MS Teams. Cyfarwyddiadau
Cyswllt: Gwasanaethau Democrataidd: - 636923
Rhif | Eitem |
---|---|
Ethol cadeirydd ar gyfer blwyddyn ddinesig 2022-2023. Penderfyniad: Penderfynwyd ethol Paula O’Connor (Aelod Lleyg) yn
Gadeirydd ar gyfer Blwyddyn Ddinesig 2022-2023. (Bu Paula O’Connor (Cadeirydd) yn llywyddu) Cofnodion: Penderfynwyd ethol Paula O’Connor (Aelod Lleyg) yn
Gadeirydd ar gyfer Blwyddyn Ddinesig 2022-2023. (Bu Paula O’Connor
(Cadeirydd) yn llywyddu) |
|
Ethol is-gadeirydd ar gyfer blwyddyn ddinesig 2022-2023. Penderfyniad: Penderfynwyd ethol y Cynghorydd P R Hood-Williams yn Is-Gadeirydd ar gyfer Blwyddyn Ddinesig 2022-2023. Cofnodion: Penderfynwyd ethol y Cynghorydd P R Hood-Williams yn Is-Gadeirydd
ar gyfer Blwyddyn Ddinesig 2022-2023. |
|
Datgeliadau o fuddiannau personol a rhagfarnol. Penderfyniad: Yn unol â'r Côd Ymddygiad a fabwysiadwyd gan Ddinas a Sir Abertawe,
datganwyd y buddiannau canlynol: - Datganodd y
Cynghorydd T M White gysylltiad personol â chofnod rhif 5 – Adroddiad Blynyddol
Archwiliad Mewnol 2021/22. Datganodd Adam Hill gysylltiad personol â chofnod rhif 7 - Datganiad Llywodraethu Blynyddol Drafft 2021/22. Cofnodion: Yn unol â'r Côd
Ymddygiad a fabwysiadwyd gan Ddinas a Sir Abertawe, datganwyd y buddiannau
canlynol: - Datganodd y
Cynghorydd T M White gysylltiad personol â chofnod rhif 5 – Adroddiad Blynyddol
Archwiliad Mewnol 2021/22. Datganodd Adam
Hill gysylltiad personol â chofnod rhif 7 - Datganiad Llywodraethu Blynyddol
Drafft 2021/22. |
|
Cymeradwyo a llofnodi, fel cofnod cywir, gofnodion y cyfarfod(ydd)
blaenorol. Penderfyniad: Penderfynwyd cymeradwyo cofnodion cyfarfod blaenorol y Pwyllgor Llywodraethu ac Archwilio fel cofnod cywir. Cofnodion: Penderfynwyd cymeradwyo cofnodion cyfarfod blaenorol y Pwyllgor Llywodraethu ac
Archwilio fel cofnod cywir. |
|
Adroddiad Blynyddol Archwilio Mewnol 2021/22. PDF 400 KB Dogfennau ychwanegol:
Penderfyniad: Cymeradwywyd. Cofnodion: Cyflwynodd Simon
Cockings, Prif Archwilydd, adroddiad a oedd yn crynhoi'r gwaith a gwblhawyd gan
Archwilio Mewnol 2021/22 ac a oedd yn cynnwys barn y Prif Archwilydd ar gyfer 2021/22,
yn seiliedig ar y gwaith a wnaed yn ystod y flwyddyn. Darparwyd Cynllun
Archwilio Mewnol 2021/22 hyd at 31 Mawrth 2022 yn Atodiad 1. Amlinellwyd rhestr gyflawn o bob archwiliad a
gwblhawyd yn ystod 2021-22, ynghyd â lefel y sicrwydd a nifer yr argymhellion a
wnaed ac a dderbyniwyd yn Atodiad 2 a manylwyd ar ddangosyddion perfformiad
2021-22 yn Atodiad 3. Darparwyd
manylion y canlynol: - ·
Adolygiad
o 2021/22; ·
Gwaith
dilynol a gwblhawyd; ·
Dangosyddion
perfformiad; ·
Rhaglen
sicrhau ansawdd a gwella a datganiad o gydymffurfio â Safonau Archwilio Mewnol
y Sector Cyhoeddus (PSIAS); ·
Datganiad
o annibyniaeth sefydliadol; ·
Barn
y Prif Archwilydd am y gwaith a gwblhawyd yn 2021-22. Dywedodd y Cadeirydd ei bod wedi cyfarfod â'r Prif Swyddog Cyllid/Adran 151
a'r Prif Archwilydd ynghylch canllawiau CIPFA a'i bod yn fodlon bod barn y Prif
Archwilydd yn adlewyrchu'r canllawiau. Mynegodd y
Cadeirydd a'r Pwyllgor eu diolch i'r Prif Archwilydd a'r Tîm Archwilio Mewnol
am eu gwaith sylweddol dan amgylchiadau anodd a'r gwelliannau pwysig a wnaed
o'r flwyddyn flaenorol. Trafododd y
Pwyllgor y canlynol: - ·
Arwyddocâd
archwiliadau sylfaenol o'u cymharu ag archwiliadau eraill; ·
Y
lefelau uchel o sicrwydd a roddwyd; ·
Y
ffaith y llwyddwyd i gwblhau 84% o'r cynllun o'i gymharu â'r targed o 70%; ·
Effaith
y sefyllfa staff well mewn Archwilio Mewnol; ·
Cydnabod
effaith pandemig COVID-19; ·
Sut
nad oedd gwaith Archwilio Mewnol wedi'i beryglu mewn unrhyw ffordd oherwydd y pandemig a pham roedd unrhyw waith na ellid ei gwblhau
wedi'i ohirio tan y flwyddyn ganlynol; ·
Y
canlyniad cadarnhaol a gafwyd sef na dderbyniodd unrhyw archwiliad sicrwydd
cyfyngedig; ·
Y
posibilrwydd o beidio â chyfrif dangosyddion perfformiad sydd 'ar waith' yn
ffigurau'r flwyddyn gyfredol; ·
Y
gorgyffwrdd anochel rhwng y gwaith rhwng blynyddoedd ariannol; ·
Parhau
ag adolygiadau gan gymheiriaid yn y dyfodol a'r system gylchdroadol sy'n cael
ei defnyddio gan gynghorau yng Nghymru; ·
Cydnabod
barn yr Archwilwyr Mewnol. Penderfynwyd: - 1)
Nodi'r
gwaith a wnaed gan y Tîm Archwilio Mewnol yn 2021/22; 2)
Nodi'r
cynnydd a wnaed yn erbyn y Cynllun Blynyddol Archwilio Mewnol; 3)
Nodi
barn y Prif Archwilydd. |
|
Adroddiad Blynyddol Drafft y Pwyllgor Llywodraethu ac Archwilio 2021/22. PDF 496 KB Dogfennau ychwanegol: Penderfyniad: Er gwybodaeth. Cofnodion: Cyflwynodd y
Cadeirydd Adroddiad Blynyddol Drafft y Pwyllgor Llywodraethu ac Archwilio ar
gyfer Blwyddyn ddinesig 2021/22 'er gwybodaeth' i'r Pwyllgor ei adolygu a
gwneud sylwadau arno cyn cyflwyno'r adroddiad terfynol i'r cyngor. Diolchodd Aelodau'r Pwyllgor, y Prif Archwilydd,
Archwilio Mewnol, Swyddfa Archwilio Cymru a'r Cynghorydd L V Walton (cynrychiolydd
y Pwyllgor yn y Grŵp Llywodraethu) am eu gwaith a'r cynnydd a wnaed gan y
Pwyllgor. Trafododd/amlinellodd y Pwyllgor y canlynol: - ·
Diwygio cyfeiriadau at lywodraethu
lleol i Ddeddf Llywodraeth Leol ac Etholiadau (Cymru) 2021; ·
Cynnwys rhai eitemau sy'n
gorgyffwrdd blynyddoedd dinesig, yn amodol ar eu pwysigrwydd/heffaith; ·
Diwygio 202/21 i 2021/22 yn y
rhestr gynnwys; ·
Sut y rhoddodd yr Adroddiad Olrhain
Camau a'r Cynllun Gwaith sicrwydd i'r Pwyllgor. Nodwyd gwelliannau a sylwadau'r Pwyllgor.
Byddai Adroddiad Blynyddol Drafft y Pwyllgor Llywodraethu ac Archwilio
2021/22 yn cael ei anfon at y cyngor i'w gymeradwyo. |
|
Datganiad Llywodraethu Blynyddol Drafft 2021/22. PDF 312 KB Dogfennau ychwanegol:
Penderfyniad: Penderfynwyd y dylid cytuno ar y Datganiad Llywodraethu Blynyddol ac, yn amodol ar ychwanegu'r diwygiadau a amlygwyd gan y pwyllgor, ei anfon at y cyngor i'w gymeradwyo fel rhan o'r Datganiad Cyfrifon. Cofnodion: Cyflwynodd y
Dirprwy Brif Weithredwr, Adam Hill, Ddatganiad Llywodraethu Blynyddol (DLlB) 2021/22 drafft a oedd yn rhoi cyfle i'r pwyllgor
gyfrannu at yr adolygiad blynyddol o lywodraethu. Cyfeiriodd yr
adroddiad at y Sefydliad Siartredig Cyllid Cyhoeddus a Chyfrifyddiaeth (CIPFA)
a chanllawiau fframwaith diwygiedig y Gymdeithas Prif Weithredwyr Awdurdodau
Lleol ar y Côd Llywodraethu Corfforaethol, a oedd yn manylu ar y 7 egwyddor a
ddarparwyd o fewn y fframwaith.
Amlinellwyd hefyd fanylion sut roedd yr awdurdod wedi cydymffurfio â'r
fframwaith, ynghyd â materion arwyddocaol a wynebwyd yn ystod y flwyddyn. Darparwyd DLlB 2021/22 drafft yn Atodiad A a
byddai'r fersiwn derfynol yn cael ei hadrodd wrth y cyngor cyn iddo gael ei
lofnodi gan yr Arweinydd a'r Prif Weithredwr a'i gyhoeddi gyda Datganiad
Cyfrifon archwiliedig 2021/22. Trafododd y Pwyllgor
y canlynol: - ·
Diwygio
Llywodraethu Lleol i Lywodraeth Leol ym mharagraff 9.5 yr adroddiad; ·
Ystyried
dileu dyblygu yn yr adroddiad yn y dyfodol i'w wneud yn gryno, yn fwy cynnil ac
i ddarparu mwy o effaith; ·
Dylid
ystyried y defnydd o iaith amhersonol yn y dyfodol; ·
Pwysigrwydd
cydnabod materion o bwys a sicrhau eu bod yn cael eu hamlygu, hyd yn oed pe
baent yn cael eu dyblygu; ·
Cydnabod
mai'r terfyn ar gyfer cyflwyno i Archwilio Cymru oedd 31 Mai 2022; ·
Ystyried
diwygio'r camau gweithredu sydd i'w cymryd o ran diffyg adnoddau, gallu a
gwydnwch y gweithlu a dibynnu ar ewyllys da staff. Penderfynwyd y dylid cytuno ar y Datganiad
Llywodraethu Blynyddol ac, yn amodol ar ychwanegu'r diwygiadau a amlygwyd gan y
pwyllgor, ei anfon at y cyngor i'w gymeradwyo fel rhan o'r Datganiad Cyfrifon. |
|
Ethol Cynrychiolydd y Pwyllgor Llywodraethu ac Archwilio ar y Grwp Llywodraethu. PDF 238 KB Dogfennau ychwanegol: Penderfyniad: Penderfynwyd ar y canlynol: - 1)
Ethol
y Cynghorydd L V Walton yn gynrychiolydd y Pwyllgor Llywodraethu ac Archwilio
ar y Grŵp Llywodraethu. 2) Bydd y penodiad tan ddiwedd y flwyddyn ddinesig bresennol ym mis Mai 2023. Cofnodion: Cyflwynodd Jeremy
Parkhouse, Swyddog y Gwasanaethau Democrataidd, adroddiad a oedd yn ceisio
penodi cynrychiolydd y Pwyllgor Llywodraethu ac Archwilio ar y Grŵp
Llywodraethu tan fis Mai 2023. Darparwyd
cylch gorchwyl y Grŵp Llywodraethu yn Atodiad 1. Cynigiwyd y
Cynghorydd L V Walton gan y Cynghorydd T M White a'i eilio gan y Cynghorydd P R
Hood-Williams. Penderfynwyd: - 1)
Ethol
y Cynghorydd L V Walton yn gynrychiolydd y Pwyllgor Llywodraethu ac Archwilio ar
y Grŵp Llywodraethu. 2)
Bydd
y penodiad tan ddiwedd y flwyddyn ddinesig bresennol ym mis Mai 2023. |
|
Adroddiad Olrhain Camau Gweithredu'r Pwyllgor Archwilio. PDF 458 KB Penderfyniad: Er gwybodaeth. Cofnodion: Cyflwynwyd
Adroddiad Olrhain Camau Gweithredu'r Pwyllgor Llywodraethu ac Archwilio 'er
gwybodaeth’. Tynnodd Phil Sharman
sylw at y ffaith bod angen diweddaru cylch gorchwyl y Pwyllgor, fel y trafodwyd
yn y cyfarfod a gynhaliwyd ar 12 Ebrill 2022, a oedd yn cynnwys cyfeiriad at yr
Aelodau Lleyg ychwanegol. Dywedodd y Prif Swyddog Cyfreithiol y byddai'r diwygiadau gofynnol yn cael eu gwneud ac y byddai cyfansoddiad y cyngor yn cael ei ddiweddaru maes o law. |
|
Cynllun Gwaith y Pwyllgor Archwilio 2022/23. PDF 230 KB Dogfennau ychwanegol:
Penderfyniad: Er gwybodaeth. Cofnodion: Adroddwyd am
Gynllun Gwaith y Pwyllgor Llywodraethu ac Archwilio 2022/2023 'er gwybodaeth’. Gofynnodd y
Cadeirydd i'r Pwyllgor anfon unrhyw eitemau posib i'w trafod i'r Gwasanaethau
Democrataidd. |