Agenda a Chofnodion

www.abertawe.gov.uk/DatgeluCysylltiadau

Yn unol â'r Côd Ymddygiad a fabwysiadwyd gan Ddinas a Sir Abertawe, ni ddatganwyd unrhyw fuddiannau.

Cymeradwyo a llofnodi, fel cofnod cywir, gofnodion y cyfarfod(ydd) blaenorol.

Penderfynwyd cymeradwyo cofnodion cyfarfod blaenorol y Pwyllgor Archwilio fel cofnod cywir.

Cyflwynodd Jason Garcia, Swyddfa Archwilio Cymru (SAC), Gynllun Archwilio 2021 a oedd yn darparu'r gwaith archwilio arfaethedig, pryd y câi ei wneud, beth fyddai'r gost a phwy fyddai'n ymgymryd â'r gwaith.

Cyfeiriodd yn benodol at effaith COVID-19 fel a amlinellir yn yr adroddiad, yn enwedig y dulliau newydd o weithio a gyflwynwyd. Darparodd Arddangosyn 1 risgiau archwilio'r datganiad ariannol, a thynnwyd sylw at y risgiau sylweddol. Darparwyd manylion materion eraill, yn enwedig cynnydd o ran cyflwyno'r system Oracle Cloud ac archwiliad perfformiad yn Arddangosyn 2. Roedd Arddangosyn 3 yn dangos y Rhaglen Perfformiad Archwilio ar gyfer 2021-22 ac roedd Arddangosyn 4 yn rhoi crynodeb o'r gwaith ardystio hawliadau am grantiau. Amlinellwyd manylion y ffi archwilio, y tîm archwilio a'r amserlen yn Arddangosion 5, 6 a 7.

Trafododd y pwyllgor y canlynol: -

·       Archwiliad allanol o'r Fargen Ddinesig a'r trefniadau sydd eisoes ar waith;

·       Sut y caiff gwerth am arian ei fesur a'r dulliau a ddefnyddir i ddiffinio'r term, yn enwedig faint o waith y mae angen ei wneud, sy'n golygu nad yw maes gwaith yn gost-effeithiol.

Diolchodd y Cadeirydd i Swyddfa Archwilio Cymru am y modd yr oeddent wedi gweithio gyda swyddogion y cyngor drwy gydol pandemig COVID-19.

Penderfynwyd ar y canlynol:   -

1)    Nodi cynnwys yr adroddiad;

2)    bod Swyddfa Archwilio Cymru yn dosbarthu gwybodaeth ychwanegol am ddiffiniadau o gost-effeithiolrwydd/werth am arian.

Cyflwynodd Jeff Fish a Jonathan Rogers o'r Tîm Twyll Corfforaethol adroddiad a oedd yn nodi'r meysydd gweithgarwch arfaethedig ar gyfer Swyddogaeth Twyll yr Adran Archwilio Mewnol ar gyfer 2021/22.

Amlygodd yr adroddiad rwymedigaeth y cyngor i fynd i'r afael â thwyll ac egwyddorion mynd i'r afael â thwyll. Amlinellodd hefyd nodau'r cynllun gwrth-dwyll, gan fesur gwerthoedd y swyddogaeth dwyll a chanolbwyntiodd ar adnoddau'r swyddogaeth dwyll. Cyfeiriwyd yn benodol at Atodiad 3 – Rhestr Wirio Asesiad Risg Gwrth-dwyll 2021/22, Atodiad 4 – Datganiad Gwrth-dwyll 2021/22 ac Atodiad 4 – Cynllun Gwrth-dwyll 2021/22. 

Crynhowyd mai nod yr adroddiad oedd dangos ymrwymiad parhaus y cyngor i fynd i'r afael â thwyll, hyrwyddo'r lefelau uchaf o onestrwydd, lleihau'r potensial ar gyfer difetha enw da a sicrhau tryloywder drwy 'gael ei weld yn cael trefn ar ei faterion ei hun'.

Trafododd y pwyllgor y canlynol: -

·       ni chafwyd cynnydd mewn twyll mewnol o ganlyniad i batrymau gwaith newydd;

·       adnoddau cyfredol/llwyth gwaith mawr yr is-adran;

·       pwysigrwydd parhaus y tîm wrth iddo weithredu fel rhwystr rhag twyll;

·       ymchwilio i is-osod stociau tai'r cyngor;

·       y defnydd rhagweithiol o wybodaeth cydweddu data.   

Dywedodd Swyddog Adran 151 nad oedd ganddo unrhyw bryder ar hyn o bryd ynghylch adnoddau'r tîm. Ychwanegodd y byddai'n gweithredu pe bai angen ond ei fod bob amser yn ymwybodol bod yn rhaid i'r cyngor weithio o fewn ei ffiniau.  Cydnabu hefyd fod y tîm yn adweithiol ar hyn o bryd oherwydd ei faint a chanmolodd aelodau'r tîm am eu hymroddiad i'r swydd.

Penderfynwyd cymeradwyo'r Cynllun Gwrth-dwyll ar gyfer 2021-22.

Cyflwynodd Simon Cockings, Prif Archwiliwr, adroddiad a oedd yn ceisio cymeradwyaeth ar gyfer Siarter Archwilio Mewnol 2021/22. Tynnodd sylw'n benodol at y siarter a amlinellwyd yn Atodiad 1 yr adroddiad, a oedd yn cynnwys y canlynol: -

·            Diffiniad o Archwiliad Mewnol;

·            Rôl a swyddogaeth Archwiliad Mewnol;

·            Cwmpas Archwiliad Mewnol;

·            Annibyniaeth Archwiliad Mewnol;

·            Rôl Ymgynghorol Archwiliad Mewnol;

·            Rôl twyll, llwgrwobrwyaeth a llygredd Archwiliad Mewnol;

·            Adnoddau Archwiliad Mewnol; a

·            Rhaglen Sicrhau Ansawdd a Gwella

Cadarnhaodd y Prif Archwilydd nad oedd ganddo unrhyw gyfrifoldeb rheoli arall a oedd wedi cyfyngu ar annibyniaeth yr Archwiliad Mewnol.

Holodd y pwyllgor am y newidiadau deddfwriaethol diweddar y byddai'n rhaid eu hadlewyrchu yn y cylch gorchwyl diwygiedig. 

Penderfynwyd cymeradwyo Siarter Archwilio Mewnol 2021/22, ar yr amod bod y cylch gorchwyl yn cael ei ddiwygio i adlewyrchu'r newidiadau deddfwriaethol a gyflwynwyd gan Ddeddf Llywodraeth Leol ac Etholiadau (Cymru) 2021.

Cyflwynodd y Prif Archwilydd adroddiad a oedd yn ceisio cymeradwyaeth y Cynllun Archwilio Mewnol a'r Strategaeth Archwilio Mewnol ar gyfer 2021/22.

Darparwyd y Strategaeth Archwilio Mewnol yn Atodiad 1, crynodeb o Gynllun Archwilio Mewnol 2021/22 yn Atodiad 2, Cynllun Blynyddol Archwilio Mewnol 2021/22 yn Atodiad 3 a'r Map Sicrwydd yn Atodiad 4.

Ychwanegodd ar gyfer 2021/22, fod yr adran Archwilio Mewnol yn cynnwys 9.1 cyfwerth amser llawn ynghyd â'r Prif Archwilydd, yr un lefel o adnoddau ag a gafwyd yn 2020/21. Roedd hyn yn rhoi cyfanswm o 2,366 o ddiwrnodau a fyddai ar gael.  Amlygwyd bod y cynllun yn darparu digon o staff ar draws adrannau.

Cafwyd trafodaeth yn dilyn hyn a oedd yn canolbwyntio ar y canlynol: -

·       Sut mae archwilio mewnol ac allanol yn gweithredu mewn perthynas â phrosiectau Oracle Cloud/y Fargen Ddinesig/Abertawe Ganolog;

·       Datgeliadau Uwch-swyddogion/Cynghorwyr mewn perthynas â buddiannau/rhoddion.

Atgoffodd y Cadeirydd aelodau'r pwyllgor eu bod yn gorfod dibynnu'n llwyr ar sicrwydd y Prif Archwilydd bod y Cynllun Blynyddol yn seiliedig ar risg ac y byddai'r cwmpas yn darparu gwybodaeth archwilio ddigonol i roi sicrwydd. 

Ychwanegodd y dylai'r pwyllgor gefnogi cymeradwyo'r cynllun gyda'r rhybudd ei fod yn dibynnu'n llwyr ar gydymffurfiaeth y Prif Archwilydd â'r Safonau Archwilio Mewnol. Awgrymodd ei bod yn cysylltu â'r Prif Archwilydd i weld a ellid darparu gwybodaeth ychwanegol am y cwmpas yn y dyfodol.

Penderfynwyd ar y canlynol:   -

1)    Cymeradwyo Strategaeth Archwilio Mewnol a Chynllun Blynyddol 2021/22;

2)    Cefnogi'r cynllun yn seiliedig ar sicrwydd y Prif Archwilydd ei fod wedi'i gynhyrchu yn unol â'r Safonau Archwilio Mewnol a bod cwmpas archwiliadau unigol yn canolbwyntio ar feysydd risg allweddol.

Darparwyd Adroddiad Olrhain Camau Gweithredu'r Pwyllgor Archwilio 'er gwybodaeth’.

Adroddwyd am Gynllun Gwaith y Pwyllgor Archwilio 'er gwybodaeth’.

Dywedodd y Cadeirydd fod gwaith yn mynd rhagddo mewn perthynas â Chynllun Gwaith 2021/22 ac y byddai fersiwn ddiweddaredig yn cael ei hadrodd i'r cyfarfod nesaf.

Nododd yr ychwanegir adroddiad y Datganiad Llywodraethu Blynyddol ar gyfer cyfarfod mis Mai. Darllenodd ddatganiad a dderbyniwyd gan y Cynghorydd L V Walton a gadarnhaodd fod y broses ar gyfer llunio'r Datganiad Llywodraethu Blynyddol wedi bod yn gadarn a bod pob un o'r 4 cyfarwyddiaeth wedi cwblhau eu hadrannau'n brydlon, a oedd wedi'u cynnwys yn yr adroddiad drafft a'u bod wedi dilyn yr amserlen.