Agenda a Chofnodion

www.abertawe.gov.uk/DatgeluCysylltiadau

Yn unol â'r Côd Ymddygiad a fabwysiadwyd gan Ddinas a Sir Abertawe, ni ddatganwyd unrhyw fuddiannau.

Cymeradwyo a llofnodi, fel cofnod cywir, gofnodion y cyfarfod(ydd) blaenorol.

Penderfynwyd cymeradwyo cofnodion cyfarfod blaenorol y Pwyllgor Archwilio fel cofnod cywir.

Nodwyd nad oedd y Cynghorydd P K Jones yn gallu bod yn bresennol yn y cyfarfod diwethaf gan ei fod yn cael brechiad COVID-19.

Cyflwynodd Sian Williams, Rheolwr y Ganolfan Gwasanaeth ac Emma Johnson, Rheolwr Desg Gymorth y Ganolfan Gwasanaethau a’r GDG/GCC adroddiad diweddaru ar y Ganolfan Wasanaeth, y Gwasanaeth Datgelu a Gwahardd (DBS).

Amlinellwyd bod y cynllun gweithredu, a ddrafftiwyd yn dilyn barn archwilio gymedrol, wedi nodi 12 argymhelliad, rhoddwyd 10 ohonynt ar waith yn llawn, rhoddwyd 1 ar waith yn rhannol ac ni roddwyd 1 ar waith.

Cafodd y Pwyllgor yr wybodaeth ddiweddaraf am y sefyllfa bresennol, cynnydd hyd yma, cynnydd/newidiadau ychwanegol a'r heriau parhaus sy'n wynebu'r maes gwasanaeth. Tynnwyd sylw at y gwelliant a wnaed ers mis Hydref 2020, gan gynnwys cyhoeddi adroddiadau misol i Adnoddau Dynol ac ysgolion, yn ogystal â chyflwyno'r Gofrestr Asesu Risg i gryfhau'r broses gydymffurfio, a oedd wedi gweld gwelliant o 57% mewn datganiadau.

Cydnabu'r Pwyllgor y cynnydd a wnaed a thrafododd y canlynol: -

·         Mynd i'r afael â'r 43% sy'n weddill mewn perthynas â datganiadau, gan gydnabod na chafwyd unrhyw wiriadau ar ddatganiadau o'r blaen.

Dywedodd y Prif Archwilydd, Simon Cockings, y byddai'r Archwiliad Mewnol yn ailedrych ar y Maes Gwasanaeth yn ystod y flwyddyn ariannol newydd.

Cydnabu'r Cadeirydd y gwaith a wnaed eisoes a diolchodd i'r swyddogion am eu hymdrechion.  Ychwanegodd mai'r nod oedd dim goddefgarwch yn y maes hwn.

Penderfynwyd ar y canlynol:  -

1)    Atgoffa gweithwyr a rheolwyr ymhellach o'u cyfrifoldebau a'u rôl yn y broses GDG, a dylid eu hatgyfnerthu drwy'r Cyfarwyddwyr a'r Penaethiaid Gwasanaeth er mwyn sicrhau cysondeb a chadernid y broses;

2)    Mae Gweithwyr a Rheolwyr yn parhau i adrodd i'r Tîm Rheoli Corfforaethol bob chwarter fel diweddariad pellach ar y sefyllfa ar draws yr Awdurdod.

Cyflwynodd y Prif Archwiliwr, Simon Cockings, yr adroddiad a oedd yn rhoi crynodeb i'r Pwyllgor Archwilio am y fethodoleg a ddefnyddiwyd i lunio'r Cynllun Archwilio Mewnol Blynyddol cyn adrodd am Gynllun Blynyddol 2021/22 i'r pwyllgor i'w gymeradwyo ar 20 Ebrill 2021.

Ychwanegwyd bod Safonau Archwilio Mewnol y Sector Cyhoeddus (PSIAS) yn darparu fframwaith er mwyn cyflwyno gwasanaeth archwilio mewnol proffesiynol, annibynnol a gwrthrychol sy'n orfodol i bob darparwr archwilio mewnol yn sector cyhoeddus y DU.  Un o ofynion y PSIAS yw bod rhaid llunio cynllun Archwilio Mewnol blynyddol yn seiliedig ar risgiau i bennu blaenoriaethau Archwiliad Mewnol, ac i sicrhau cysondeb â nodau'r cyngor. Rhaid i'r cynllun gynnwys gwybodaeth archwilio ddigonol ar draws y cyngor cyfan er mwyn i'r Prif Archwiliwr allu rhoi barn flynyddol i'r cyngor trwy'r Swyddog Adran 151 a'r Pwyllgor Archwilio ynglŷn â'r amgylchedd rheoli sy'n cynnwys llywodraethu corfforaethol, rheoli risgiau a rheolaeth fewnol.

Rhoddwyd amlinelliad o fanylion Methodoleg y Cynllun Archwilio Mewnol a rhan o ofynion y PSIAS o ran cynllunio archwilio mewnol yn Atodiad 1, darparwyd manylion y Broses Cynllunio Archwilio Mewnol Blynyddol yn atodiad 2, y Cynllun Archwilio wedi'i Fapio yn erbyn Blaenoriaethau Corfforaethol yn Atodiad 3 a Map Sicrwydd Dinas a Sir Abertawe yn Atodiad 4.

Ychwanegwyd bod yr Ymarfer Ymgynghori ar gyfer Cynllun Archwilio 2021/22 wedi dechrau ym mis Hydref 2020 a'i fod wedi gweld nifer o archwiliadau newydd yn cael eu hychwanegu at y cynllun archwilio.  Er bod Cynllun Archwilio 2021/22 yn cael ei ystyried ar hyn o bryd, rhagwelwyd y byddai'r archwiliadau arfaethedig, fel mewn blynyddoedd blaenorol, yn cael eu grwpio yn y categorïau cyffredinol canlynol: Archwiliadau llywodraethu a rheoli'r cyngor; archwiliadau sylfaenol; ac archwiliadau sy'n benodol i'r gwasanaeth.

Ystyriwyd bod y broses asesu risg a'r rhaglen dreigl, yr ymarfer ymgynghori a'r adolygiad o'r cofrestrau risg yn pennu'r archwiliadau sy'n ofynnol yn y Cynllun Archwilio ar gyfer 2021/22 y bu'n rhaid eu paru wedyn â'r adnoddau archwilio sydd ar gael.  Yr adnoddau archwilio a oedd ar gael yn 2021/22 oedd 9.1 cyfwerth ag amser llawn, ac eithrio'r Prif Archwilydd, a oedd heb newid ers 2020/21.

Dywedodd y Cadeirydd ei fod yn anodd gweld a oedd yr archwiliadau unigol yn ymdrin â phob maes risg, gan nad oedd amcanion pob archwiliad ar gael yn y cynllun ac na fyddai sicrwydd archwilio yn cael ei ddarparu i'r Pwyllgor nes bod yr holl waith wedi'i gwblhau.

Penderfynwyd nodi'r fethodoleg ar gyfer paratoi Cynllun Blynyddol Archwilio Mewnol 2021/22.

Cyflwynodd y Prif Archwiliwr y Cynllun Blynyddol Archwilio Mewnol Drafft ar gyfer 2021/22 i'w ystyried, cyn cyflwyno'r cynllun terfynol i'r pwyllgor ym mis Ebrill 2021 i'w gymeradwyo.

Roedd Atodiad 1 yn darparu'r Cynllun Blynyddol Archwilio Mewnol Drafft ar gyfer 2021/22 (Crynodeb) ac Atodiad 2 yn darparu'r Cynllun Blynyddol Archwilio Mewnol Drafft ar gyfer 2021/22.

Trafododd y pwyllgor y canlynol: -

·         Yr her o gwblhau'r archwiliad o Gyflawni'n Well Gyda'n Gilydd – Adferiad mewn 10 niwrnod a'r cynllun wrth gefn a oedd wedi'i gynnwys yn y cynllun blynyddol, pe bai'n cymryd mwy o amser na'r amser a neilltuwyd;

·         Sut yr oedd nifer y diwrnodau a neilltuwyd yn arwydd o'r amser tebygol y byddai'r archwiliad yn ei gymryd ac roedd cadarnhad yn destun trafodaethau pellach gyda swyddogion;

·         Yr adolygiad o Reoli Risg, o dan y Pennaeth Cyfathrebu a Marchnata;

·         P'un a oedd cynnwys Cyfrifon Derbyniadwy fel archwiliad sylfaenol risg uchel o ganlyniad i COVID-19, nifer digonol y diwrnodau sy’n ofynnol i gwblhau'r archwiliad, y gwaith a wnaed eisoes gan yr Archwilio Mewnol a sut roedd Cyfrifon Derbyniadwy yn archwiliad blynyddol.

Dywedodd y Cadeirydd fod y Prif Archwilydd wedi cadarnhau bod asesiad risg wedi’i gynnal ar gyfer y Cynllun drafft gan ddefnyddio ei wybodaeth archwilio gronnol a’i werthusiad fel y  gan fod y fframwaith sicrwydd a'r gofrestr risg yn dal i gael eu datblygu. Darparwyd sicrwydd drwy adroddiad Methodoleg y Cynllun Archwilio, a gynhaliwyd i lywio'r cynllun archwilio mewnol.  Ychwanegodd fod dyfnder ac ehangder y cynllun yn heriol iawn i'r Tîm Archwilio Mewnol a gofynnodd i'r Prif Archwilydd sicrhau bod yr archwiliad o risgiau uchel yn ddigon trylwyr, hyd yn oed ar draul maint y cynllun cyffredinol.

Dywedodd y Prif Archwilydd mai blaenoriaeth Archwilio Mewnol oedd Lefelau 1 a 2, hyd yn oed pe bai'n arwain at ohirio Lefel 3 neu feysydd risg isel eraill.

Penderfynwyd nodi cynnwys y Cynllun Blynyddol Archwilio Mewnol Drafft.

Cyflwynodd Adam Hill, Dirprwy Brif Weithredwr, adroddiad 'er gwybodaeth' a oedd yn rhoi trosolwg o sut y ceisiodd y cyngor gyflawni Gwerth am Arian, gan gynnwys rôl meincnodi, a pha wybodaeth oedd ei hangen i alluogi'r Pwyllgor Archwilio i gyflawni ei ddyletswyddau.

Amlinellodd yr adroddiad y cefndir deddfwriaethol, y diffiniad a'r hanes sy'n ymwneud â 'gwerth am arian', 'gwerth gorau' a meincnodi.  Ychwanegwyd bod Deddf Llywodraeth Leol ac Etholiadau (Cymru) 2021, a fyddai'n disodli Mesur Llywodraeth Leol 2009, yn ei gwneud yn ofynnol i bob cyngor barhau i adolygu i ba raddau yr oedd yn cyflawni'r 'gofynion perfformiad' a hefyd yn cynnwys i ba raddau yr oedd yn defnyddio ei adnoddau yn economaidd, yn effeithlon ac yn effeithiol.

Esboniwyd ymhellach fod Deddf Llesiant Cenedlaethau'r Dyfodol yn darparu'r cyd-destun y dylai cynghorau fod yn cyflawni eu swyddogaethau ynddo, gan ddefnyddio eu hadnoddau a sicrhau bod eu llywodraethu'n effeithiol, gyda'r nod o fanteisio i’r eithaf ar eu cyfraniad i'r nodau llesiant.  Gallai awdurdodau lleol gymhwyso'r meini prawf gwerth am arian a chynnwys cyfleoedd meincnodi fel rhan o'r broses honno.

Yn ogystal, darparwyd esboniadau ynghylch gwerth am arian – sut olwg sydd ar sefyllfa dda; sut olwg sydd ar Abertawe; yr hyn a adroddodd Swyddfa Archwilio Cymru; a rôl y Pwyllgor Archwilio, a ddisgrifiodd y trefniadau ariannol a llywodraethu y byddai angen eu hadnewyddu a'u gwella fel rhan o broses y cyngor wrth roi'r cynllun adfer a thrawsnewid Cyflawni'n Well Gyda'n Gilydd ar waith.

Trafododd y pwyllgor y canlynol: -

·         Cefndir clybiau meincnodi a'u swyddogaeth;

·         Diffiniad o werth am arian;

·         Amlinellu'r 4 E – economi, effeithiolrwydd, effeithlonrwydd, Ecwiti (a chynaliadwyedd);

·         Diffinio a mesur sut mae cwsmeriaid yr awdurdod yn sicrhau gwerth am arian a sut y cyflawnwyd hyn drwy grwpiau ffocws, ymgynghori a chyfathrebu â phreswylwyr;

·         Roedd y cynllun gweithredu yn gysylltiedig â thargedau, gan ganiatáu amser i’r rhaglen roi sicrwydd a darparu diweddariadau yn y dyfodol ynglŷn â chynnydd;

·         Y gwersi a ddysgwyd o raglenni blaenorol, e.e. Abertawe Gynaliadwy, yn enwedig cael amserlenni realistig a chynigion wedi'u diffinio'n glir;

·         Sut y cyfathrebodd y cyngor â'r cyhoedd ynghylch gwerth am arian drwy holiaduron amrywiol, arolygon ac adborth grŵp, gan gynnwys Cynghorwyr a phobl ifanc;

·         Sut y mae'r Awdurdod wedi olrhain argymhellion perthnasol a geir yn adroddiadau Archwilio Cymru.

Dywedodd Jason Garcia, Swyddfa Archwilio Cymru, nad oedd holl argymhellion Archwilio Cymru yn eu hadolygiadau cenedlaethol/thematig yn berthnasol i'r Awdurdod.  Ychwanegodd, o ran adroddiadau a oedd yn berthnasol, ei fod yn disgwyl i'r Awdurdod weithredu arnynt fel rhan o'i raglen waith ac i roi sicrwydd.

Dywedodd y Dirprwy Brif Weithredwr fod holl adroddiadau Archwilio Cymru wedi'u hadrodd i Bwyllgor y Rhaglen Graffu a bod gan adroddiadau perthnasol gynlluniau gweithredu a oedd yn cael eu monitro. 

Dywedodd y Cadeirydd nad oedd yn ymwybodol o'r holl argymhellion perthnasol sy'n gysylltiedig ag adroddiadau Archwilio Cymru.  Dywedodd hefyd y dylid eu holrhain yn yr un modd ag adroddiadau a gynhwyswyd yn Adroddiad Olrhain Camau Gweithredu'r Pwyllgor Archwilio gan fod nifer o'r argymhellion yn werth eu hystyried.

Penderfynwyd bod camau i olrhain argymhellion Archwilio Cymru yn parhau yn Adroddiad Olrhain Camau Gweithredu'r Pwyllgor Archwilio.

Cyflwynodd y Dirprwy Brif Weithredwr, gyda chefnogaeth y Prif Archwilydd a Jeff Fish, Ymchwilydd y Tîm Twyll Corfforaethol, adroddiad 'er gwybodaeth' a oedd yn darparu cynllun gweithredu o ganfyddiadau adroddiad Archwilio Cymru - 'Gwella ein Perfformiad' – Mynd i'r Afael â Thwyll yng Nghymru ac Ymatebion Hierarchaeth Cwestiynau Cam 2 Gwrth Dwyll a lywiodd ddatblygiad yr adroddiad Gwella ein Perfformiad.

Roedd yr adroddiad yn darparu cefndir i adroddiad Archwilio Cymru - Gwella ein Perfformiad – Mynd i'r Afael â Thwyll yng Nghymru (GEP), roedd Atodiad 1 yn darparu’r adroddiad llawn ac amlinellodd Atodiad 2 y cwestiwn Hierarchaeth, a ddefnyddiwyd fel gwaith maes i ateb y cwestiwn "a yw'r trefniadau ar gyfer atal twyll a chanfod twyll yn y sector cyhoeddus yng Nghymru yn effeithiol?"

Dywedodd y Prif Archwilydd fod Swyddogaeth Twyll yr Awdurdod yn gryf iawn ac y byddai hyn yn cael ei chryfhau wrth symud ymlaen.  Cydnabu fod y rhan fwyaf o'r gwaith yn adweithiol ac y byddai'n well ganddo wneud gwaith mwy rhagweithiol.  Diolchodd i swyddogion y Tîm Twyll Corfforaethol am eu gwaith gydag adnoddau cyfyngedig.

Ychwanegodd Ymchwilydd y Tîm Twyll Corfforaethol fod prosesau trwyadl ar waith a ddilynwyd gan y tîm ac ychwanegodd fod materion gallu'n effeithio ar y gwaith rhagweithiol yr oedd y tîm yn gallu ei gwblhau.  Amlinellodd hefyd y gwaith a wnaed gan y tîm i gynorthwyo ymateb yr Awdurdod i bandemig COVID-19.

Trafododd y pwyllgor y canlynol: -

·         Gwerthuso'r gwaith sydd i'w wneud gan fod swyddogion wedi bod yn gweithio mewn meysydd eraill ar gyfer yr Awdurdod a sut y byddai dadansoddiad llawn yn cael ei gyflawni yn ddiweddarach yn y flwyddyn;

·         Materion gallu sy'n ymwneud â'r ffaith mai dim ond 2 aelod o staff oedd gan y tîm a'r adolygiad parhaus o'r gwasanaeth;

·         Sut y byddai pandemig COVID-19 yn effeithio ar ffigurau wrth symud ymlaen;

·         Enghreifftiau o feysydd newydd o dwyll posib o ganlyniad i'r pandemig;

·         Y dyddiadau heriol yn y Cynllun Gweithredu.

Soniodd Ben Smith, Prif Swyddog Cyllid/Adran 151 am y cynnydd mewn atgyfeiriadau twyll, yn enwedig mewn meysydd newydd fel grantiau busnes a chydnabu faterion gallu'r Tîm Twyll Corfforaethol.  Diolchodd hefyd i'r swyddogion am eu hymdrechion i roi sicrwydd gwerthfawr i'r Awdurdod.

Canmolodd y Cadeirydd y gwaith sy'n cael ei gwblhau a gofynnodd i'r Adroddiad Blynyddol a gynhyrchwyd gan y Tîm Twyll Corfforaethol gael ei gyflwyno ar ddiwedd Haf 2021, os oes modd.

Penderfynwyd bod yr Adroddiad Blynyddol ar Dwyll Corfforaethol yn cael ei gyflwyno i'r Pwyllgor ar ddiwedd Haf 2021, os oes modd.

Cyflwynodd Jason Garcia, Swyddfa Archwilio Cymru, Grynodeb Archwilio Blynyddol Dinas a Sir Abertawe 2020 a ddangosodd y gwaith a gwblhawyd ers yr Adroddiad Gwelliant Blynyddol diwethaf, a gyhoeddwyd ym mis Mawrth 2020.

Amlinellwyd bod SAC yn cwblhau gwaith bob blwyddyn i gyflawni'r dyletswyddau canlynol:

·         Archwilio Cyfrifon

·         Gwerth am Arian

·         Gwelliant Parhaus

·         Egwyddor Datblygu Cynaliadwy

Darparwyd manylion canfyddiadau Archwiliad o Gyfrifon 2019-20 Cyngor Dinas a Sir Abertawe.  Roedd yr adroddiad hefyd yn amlinellu'r gwaith canlynol a wnaed:

·         Archwiliad Llesiant Cenedlaethau'r Dyfodol – Trosglwyddo cyfleusterau hamdden i bartner cyflenwi newydd y cyngor;

·         Gwelliant Parhaus;

·         Sefydlogrwydd Ariannol (Mawrth 2020);

·         Menter Twyll Genedlaethol;

·         Arolygiaethau Eraill;

·         Astudiaethau Llywodraeth Leol;

·         Gwaith wedi'i gynllunio ar gyfer 2020-2021.

Trafododd y pwyllgor effaith pandemig COVID-19, a fydd yn effeithio'n arbennig ar Gyfrifon 2020-21.

Soniodd y Cadeirydd am y negeseuon cadarnhaol a geir yn yr adroddiad.

Penderfynwyd nodi cynnwys yr adroddiad.

Cyflwynodd Tracey Meredith, Prif Swyddog Cyfreithiol/Swyddog Monitro, ddiweddariad 'er gwybodaeth' i'r pwyllgor ynghylch newidiadau deddfwriaethol i gylch gorchwyl, aelodaeth ac enw'r Pwyllgor Archwilio.

Amlinellwyd bod Deddf Llywodraeth Leol ac Etholiadau (Cymru) 2021 wedi dod yn gyfraith ym mis Ionawr 2021 a darparwyd manylion am y rhannau hynny a fyddai'n cael yr effaith fwyaf ar yr awdurdod, gan gynnwys Rhan 1 – Etholiadau, Rhan 3 - Hyrwyddo Mynediad i Lywodraeth Leol a Rhan 6 - Perfformiad a Llywodraethu.

Ychwanegwyd y byddai enw a chylch gwaith y pwyllgor yn newid o 1 Ebrill 2021 a bod newidiadau eraill yn ymwneud ag aelodaeth i fod i ddod i rym o fis Mai 2022. 

Roedd y cylch gorchwyl diwygiedig, gan gynnwys y newid i enw'r pwyllgor, i'w weld yn Atodiad 1.  Gan fod y diweddariadau hyn yn adlewyrchu newidiadau deddfwriaethol, byddai'r Swyddog Monitro yn gwneud y newidiadau angenrheidiol i'r Cyfansoddiad o dan ei phwerau a nodir yn Erthygl 15 o'r Cyfansoddiad. Byddai'r newidiadau'n cael eu hadrodd i'r cyngor er gwybodaeth.

Tynnodd y Swyddog Monitro sylw at y ffaith y byddai angen newidiadau pellach i'r cylch gorchwyl ac y byddai'n trafod gyda'r Dirprwy Brif Weithredwr yr angen i ddod ag adroddiad pellach yn ôl i'r pwyllgor. Byddai angen ystyried maint y pwyllgor yng ngoleuni'r gofyniad deddfwriaethol y byddai angen i draean o'r aelodaeth fod yn Aelodau Lleyg o fis Mai 2022.  Teimlai'r Swyddog Monitro a Jason Garcia, Swyddfa Archwilio Cymru, fod pwyllgor llai yn gweithio'n well drwy ganolbwyntio ar faterion ond mater i'r pwyllgor a'r cyngor fyddai hynny.

Tynnodd y Swyddog Monitro sylw hefyd at y ffaith nad oedd y cylch gorchwyl wedi'i adolygu ers blynyddoedd lawer a byddai'n trafod gyda'r Dirprwy Brif Weithredwr gan ei bod o'r farn bod angen cyflwyno adroddiad pellach i'r Pwyllgor sy’n canolbwyntio ar ofynion Canllawiau CIPFA.

Trafododd y pwyllgor y canlynol: -

·         Amserlen cyflwyno'r newidiadau;

·         Aelodaeth y Pwyllgor ar ôl 2022 a'r cydbwysedd gwleidyddol;

·         Cyfrifoldeb cynyddol y pwyllgor a chyfrifoldebau hyfforddi a gyflwynwyd gan y Ddeddf newydd;

·         Darpariaeth hyfforddiant yn y dyfodol a hyfforddiant CIPFA.

Soniodd y Cadeirydd am yr anghenion hyfforddi ychwanegol wrth symud ymlaen ac awgrymodd y dylid anfon unrhyw sylwadau neu geisiadau am hyfforddiant at y Swyddog Gwasanaethau Democrataidd.

Penderfynwyd ar y canlynol:  -

1)    Cyflwyno adroddiad i'r pwyllgor ymhen tua 3 mis ynghylch Cylch Gorchwyl diwygiedig y pwyllgor yn unol â chanllawiau CIPFA;

2)    Caiff adroddiad ei ddwyn yn ôl i'r pwyllgor ynghylch aelodaeth y pwyllgor yn y dyfodol ymhen tua 5 mis.

Cyflwynodd Ben Smith, Prif Swyddog Cyllid/Adran 151 adroddiad Monitro'r Gyllideb Refeniw a Chyfalaf – 3^ydd Chwarter 'er gwybodaeth'.

Cyfeiriodd at y materion parhaus sy'n ymwneud â pandemig COVID-19 a'r gwelliant diweddar o ganlyniad i £10 miliwn ychwanegol o gyllid gan Lywodraeth Cymru.  

Darparwyd Adroddiad Olrhain Camau Gweithredu'r Pwyllgor Archwilio 'er gwybodaeth’.

Adroddwyd am Gynllun Gwaith y Pwyllgor Archwilio 'er gwybodaeth’.