Lleoliad: O bell drwy Microsoft Teams. Cyfarwyddiadau
Cyswllt: Gwasanaethau Democrataidd: - 636923
Rhif | Eitem |
---|---|
Datgeliadau o fuddiannau personol a rhagfarnol. Cofnodion: Yn unol â'r Côd
Ymddygiad a fabwysiadwyd gan Ddinas a Sir Abertawe, datganwyd y buddiannau
canlynol: - Datganodd y Cynghorydd C Anderson gysylltiad personol â chofnod 15 – Trosolwg Risg Ganol Blwyddyn 2020/21. |
|
Cymeradwyo a llofnodi cofnodion y cyfarfod(ydd) blaenorol fel cofnod cywir. Cofnodion: Penderfynwyd cymeradwyo cofnodion y Pwyllgor Archwilio
a gynhaliwyd ar 20 Hydref 2020 fel cofnod cywir. |
|
Trosolwg o Risg Canol Blwyddyn 2020/21. (Er gwybodaeth) (Richard Rowlands) PDF 240 KB Dogfennau ychwanegol:
Cofnodion: Cyflwynodd
Richard Rowlands, Rheolwr Cyflwyno a Pherfformiad Strategol adroddiad a roddodd
drosolwg i'r Pwyllgor Archwilio o statws risgiau yn y Cyngor yn ystod hanner
cyntaf 2020/21. Ychwanegwyd bod
monitro a rheoli risgiau corfforaethol ac adrodd amdanynt wedi'u hatal ym mis
Mawrth gan fod swyddogion yn brysur â materion eraill neu eu bod wedi'u
heffeithio'n dilyn y cyfnod clo yn yr ymateb i bandemig
COVID-19. Er bod y pandemig yn parhau o hyd,
cynhaliwyd y broses rheoli risgiau ym mis Gorffennaf, ac ailddechreuodd
gweithredoedd monitro ac adrodd misol ym mis Awst. Darparodd yr
adroddiad drosolwg o’r statws risgiau yn ystod chwe mis cyntaf 2020/21 ac
edrychodd ymlaen at y trydydd chwarter. Byddai adroddiadau monitro chwarterol
i'r Pwyllgor Archwilio yn ailddechrau ar gyfer y trydydd chwarter pan fyddai
gwybodaeth lawn o dri mis ar gael ar ôl yr adferiad. Darparwyd copi
o'r Risgiau Corfforaethol (22/10/20) yn Atodiad A, darparwyd adroddiad eithriad
yn Atodiad B a darparwyd Risgiau'r Gyfarwyddiaeth yn Atodiad C. Trafododd y
pwyllgor y canlynol: - ·
Dychwelwyd
14% o adolygiadau risg drwy gydol y cyfnod a'r ffaith y caniatawyd i reolwyr
barhau i adolygu eu maes risg os oeddent yn gallu gwneud hynny; ·
Y
camau gweithredu mawr coch drwy gydol yr adroddiad, cydnerthedd
yr awdurdod i ddelio â materion brys, cynllunio at argyfyngau drwy’r sefydliad,
yn enwedig pan fydd y Cynllun Adfer yn cael ei weithredu a phan ddisgwylir
gwelliannau; ·
Y
risgiau sy'n gysylltiedig ag adfer trychinebau TGCh, sut yr oedd y pandemig wedi effeithio ar y gweithlu, yn enwedig gan fod
nifer o staff wedi'u hadleoli i gefnogi gwasanaethau'r cyngor a sut yr oedd
swyddogion yn canolbwyntio ar liniaru unrhyw risgiau; ·
Sut
mae'r Tîm Rheoli Corfforaethol wedi canolbwyntio ar y meysydd risg coch a'r
gwelliannau a oedd yn ddisgwyliedig cyn yr adolygiad nesaf; ·
Yr
effaith a gafodd y pandemig ar yr awdurdod a faint o
wasanaethau oedd wedi canolbwyntio'n llwyr ar ddelio â'r materion a gododd yn
unig; ·
Y
cymorth a ddarperir drwy hyfforddiant/monitro/lles i'r staff a gafodd eu
hadleoli yn ystod y cyfnod a sut roedd rheolwyr yn parhau i fonitro risgiau'n
rheolaidd; ·
Atal
am gyfnod dros dro y broses o fudo'r gweinydd i system ar gwmwl, sut yr oedd
Brexit wedi gohirio cynnydd a bod lefel y risg yn dal i gael ei nodi fel risg
ambr; ·
Sut
cafodd aelodau staff eu hadleoli i feysydd penodol, e.e. Cyllid a Gwasanaethau
Cymdeithasol, a chanlyniad cadarnhaol sy'n dangos yr adolygwyd 93% o'r risgiau
er gwaethaf y cynnwrf; ·
Yr
angen am resymoldeb mewn perthynas â meysydd risg o ganlyniad i bwysau'r
gweithlu oherwydd y pandemig a'r disgwyliad yr
adroddir ar gynnydd yn yr adroddiad nesaf; ·
Rhagwelwyd
y byddai meysydd risg coch yn codi o ystyried yr amgylchiadau, y sicrwydd a
roddwyd o ganlyniad i adolygu 93% o'r risgiau ar draws adrannau a'r angen i
ganiatáu lle i alluogi adferiad/gwelliant; ·
Tri
cham y cynllun adfer a'r amserlen ddisgwyliedig ar gyfer adferiad; ·
Amlygwyd
risgiau nas nodwyd o'r blaen, ac roedd llawer ohonynt yn gysylltiedig â
COVID-19/y gweithlu, a oedd o dan reolaeth Cyfarwyddwyr/Adrannau lle'r oedd
disgwyl i swyddogion ymateb yn briodol; ·
Gofynnodd y Cadeirydd i'r
Dirprwy Brif Weithredwr gadarnhau pe bai unrhyw risgiau sylweddol a oedd yn cael
eu rheoli o fewn y gwasanaeth yn ystod y cyfnod
lle rheolwyd risgiau wedi achosi problemau i'r cyngor pan adroddwyd amdanynt
i'r TRhC ym mis Awst 2020. Dywedodd y Dirprwy
Brif Weithredwr nad oedd yn credu eu bod wedi gwneud hynny; ·
Fformat
yr adroddiad, yn enwedig wrth gysylltu amcanion y cyngor â risgiau/rheolaethau
er mwyn rhoi sicrwydd; ·
Sicrhau
bod rolau'r Pwyllgor Archwilio/Pwyllgor y Rhaglen Graffu yn glir yn y Cynllun
Adfer wrth symud ymlaen. Dywedodd y
Cadeirydd fod gan y Pwyllgor Archwilio bryderon ynghylch cadernid y broses
rheoli risgiau cyn COVID-19 a bod angen sicrwydd ar y Pwyllgor o hyd. Cydnabuwyd bod COVID-19 wedi effeithio ar
gynnydd ond hyd nes y byddai'r broses o reoli risgiau'n glir i'r Pwyllgor
Archwilio, nid oedd y Pwyllgor yn gallu cyflawni ei rôl yn llawn. Ychwanegodd y
Dirprwy Brif Weithredwr fod y Tîm Rheoli Corfforaethol am gael yr un canlyniad
ac unwaith y byddai swyddogion yn cael eu defnyddio a bod mynediad uniongyrchol
yn cael ei ddarparu, byddai Cynghorwyr yn gallu cwestiynu'r system yn fwy
effeithiol. Penderfynwyd nodi cynnwys yr adroddiad. |
|
Cofnodion: Darparwyd
Adroddiad Olrhain Camau Gweithredu'r Pwyllgor Archwilio 'er gwybodaeth’. Dywedodd y Cadeirydd fod angen cymryd camau pellach ar risg er mwyn rhoi sicrwydd i'r Pwyllgor. |
|
Cynllun Gwaith y Pwyllgor Archwilio. (Er gwybodaeth) (Jeremy Parkhouse) PDF 228 KB Dogfennau ychwanegol:
Cofnodion: Adroddwyd am
Gynllun Gwaith y Pwyllgor Archwilio 'er gwybodaeth’. Ychwanegodd y Cadeirydd ei bod wedi gofyn i'r Prif
Archwilydd roi diweddariad yn ystod y cyfarfod
ym mis Rhagfyr ar Gynllun Blynyddol Archwiliad Mewnol 2020/21 y Tîm Archwilio
Mewnol mewn perthynas ag anawsterau a wynebir oherwydd COVID-19. |