Agenda a Chofnodion

www.abertawe.gov.uk/DatgeluCysylltiadau

Yn unol â'r Côd Ymddygiad a fabwysiadwyd gan Ddinas a Sir Abertawe, ni ddatganwyd unrhyw fuddiannau.

Cymeradwyo a llofnodi, fel cofnod cywir, gofnodion y cyfarfod(ydd) blaenorol.

Penderfynwyd cymeradwyo cofnodion cyfarfod blaenorol y Pwyllgor Archwilio fel cofnod cywir.

Cofnod Rhif 56 - Trosolwg o'r Statws Risgiau Cyffredinol - Chwarter 2 2019/20

Nododd y Cadeirydd bod y canlynol heb gael eu trafod : -

·       CR 88 – Iechyd a Diogelwch/CR101 – Faint o achosion o Reoliadau Adrodd ar Anafiadau, Clefydau a Digwyddiadau Peryglus 2013 (RIDDOR) yr adroddwyd amdanynt i'r Awdurdod Gweithredol Iechyd a Diogelwch yn 2018 a 2019;

·       CR101 – Gweithio Rhanbarthol - ydy'r Partneriaethau wedi adolygu eu trefniadau llywodraethu ac a ydynt wedi cynhyrchu eu hadroddiadau blynyddol;

·       PE85 – Cynllunio'r Gweithlu a PE98 - pa fethiannau system a gafwyd.

Penderfynwyd ychwanegu'r camau gweithredu at yr Adroddiad Olrhain Camau Gweithredu a darparu'r ymatebion yn ystod y cyfarfod cyffredin nesaf.

Cyflwynodd y Cynghorydd M H Jones, Cadeirydd Pwyllgor y Rhaglen Graffu (PRhG) gyflwyniad a ddarparwyd er mwyn cefnogi'r berthynas sy'n datblygu rhwng Craffu a'r Pwyllgor Archwilio a rhannu gwybodaeth.

Ychwanegwyd bod yr adroddiad yn esbonio cefndir a phwrpas y Rhaglen Waith Craffu, a gafodd ei ddatblygu, ei reoli a'i fonitro gan Bwyllgor y Rhaglen Graffu. Roedd yr adroddiad yn cynnwys y Rhaglen Waith Craffu gytunedig gyffredinol, gan gynnwys y gwaith sy'n cael ei wneud mewn Paneli Craffu a Gweithgorau amrywiol a sefydlwyd gan y Pwyllgor; cynllun gwaith PRhG; cynllun gwaith y Panel Craffu Perfformiad Gwella Gwasanaethau a Chyllid; a'r Adroddiad Blynyddol Craffu ar gyfer 2018-19.

Canmolodd waith y Pwyllgor Craffu a'r Paneli a chyfeiriodd at waith y Tîm Craffu, gan dynnu sylw at y swydd wag a oedd wedi bodoli yn y tîm ers mis Hydref 2019. Tynnwyd sylw hefyd at y diffyg cefnogaeth a dderbynnir gan y Paneli Craffu o'i gymharu â'r Pwyllgorau Datblygu Polisi (PDP) a'r problemau amseru y daethpwyd ar eu traws wrth drefnu craffu cyn penderfynu.

Canmolodd y Pwyllgor y Cynghorydd Jones am y ffordd y bu'n cadeirio Pwyllgor y Rhaglen Graffu a thynnwyd sylw at bwysigrwydd a gwerth craffu, yn enwedig pan fu'r Tîm Craffu yn brin o staff.

Dywedodd y Cadeirydd fod problemau o ran yr adnodd staff yn broblem gyffredin ac y byddai'n ceisio sicrwydd ynghylch rheolaeth yn y dyfodol.

Ychwanegodd fod olrhain argymhellion archwilio allanol yn parhau i fod yn broblem. Fodd bynnag, esboniodd y Cadeirydd Craffu fod yr adroddiadau archwilio allanol yn cael eu hadrodd i'r paneli craffu, a oedd yn monitro'r broses.

Penderfynwyd: -

1)    Nodi cynnwys yr adroddiad;

2)    Y bydd y Cadeirydd yn ceisio sicrwydd ynghylch rheoli staff yn y dyfodol a'r ffaith bod adnodd staff yn broblem trwy'r cyngor;

3)    Trafod monitro argymhellion archwilio allanol yn y dyfodol ymhellach.

Rhoddodd Martin Nicholls, y Cyfarwyddwr Lleoedd, gyflwyniad manwl ac addysgiadol am Lywodraethu a Sicrwydd o fewn y Gyfarwyddiaeth Lleoedd. Roedd y manylion a ddarparwyd yn cynnwys:

·       Trosolwg o'r Gyfarwyddiaeth Lleoedd.

·       Rheolaeth Ariannol

·       Fframwaith Sicrhau

Gofynnodd y Pwyllgor nifer o gwestiynau i'r cyfarwyddwr, a ymatebodd yn briodol iddynt. Trafodwyd y materion canlynol: -

·       Pryderon preswylwyr ynghylch tipio anghyfreithlon, yn enwedig gorfodi a llwyddiant awdurdodau cyfagos wrth ddal/cosbi troseddwyr o'i gymharu â Chyngor Abertawe;

·       Posibilrwydd y gallai'r cyngor ddefnyddio camerâu CCTV mewn mannau lle mae problemau tipio anghyfreithlon, gan ddefnyddio'r cyhoedd i adnabod troseddwyr a sut bydd y cyngor yn erlyn troseddwyr gan ddefnyddio tystiolaeth;

·       Ehangu'r defnydd o CCTV i gynnwys ardaloedd sy'n achosi pryder y tynnwyd sylw atynt gan Gynghorwyr Ward;

·       Gwella marchnata gwasanaethau gwastraff masnachol a ddarperir gan yr awdurdod, y problemau ailgylchu a geir sy'n ymwneud â chasgliadau gwastraff masnachol a chyflwyno'r prisiau newydd;

·       Y cyngor yn darparu gwybodaeth ychwanegol ynghylch ailgylchu i breswylwyr;

·       Newid darpariaeth y gwasanaethau hamdden i Freedom Leisure;

·       Cyfran y grantiau sy'n cyfrannu at wariant gros/net a'r gwahaniaeth os na fydd unrhyw grantiau ar gael.

Diolchodd y Cadeirydd y Cyfarwyddwr Lleoedd am ei gyflwyniad a dywedodd ei fod wedi sicrhau bod gan y Pwyllgor ddealltwriaeth drylwyr o'r gweithdrefnau a'i fod wedi rhoi sicrwydd iddynt ynghylch dulliau rheoli yn y Gyfarwyddiaeth Lleoedd.

Cyflwynodd y Prif Archwiliwr adroddiad a oedd yn rhoi crynodeb i'r Pwyllgor Archwilio am y fethodoleg a ddefnyddiwyd i lunio'r Cynllun Archwilio Mewnol Blynyddol cyn adrodd am Gynllun Blynyddol 2020/21 i'r pwyllgor i'w gymeradwyo ar 10 Mawrth 2020.

Ychwanegwyd bod Safonau Archwilio Mewnol y Sector Cyhoeddus (PSIAS) yn darparu fframwaith er mwyn cyflwyno gwasanaeth archwilio mewnol proffesiynol, annibynnol a gwrthrychol sy'n orfodol i bob darparwr archwilio mewnol yn sector cyhoeddus y DU. Un o ofynion y PSIAS yw bod rhaid llunio cynllun Archwilio Mewnol blynyddol yn seiliedig ar risgiau i bennu blaenoriaethau Archwiliad Mewnol, ac i sicrhau cysondeb â nodau'r cyngor. Rhaid i'r cynllun gynnwys gwybodaeth archwilio ddigonol ar draws y cyngor cyfan er mwyn i'r Prif Archwiliwr allu rhoi barn flynyddol i'r cyngor trwy'r Swyddog Adran 151 a'r Pwyllgor Archwilio ynglŷn â'r amgylchedd rheoli sy'n cynnwys llywodraethu corfforaethol, rheoli risgiau a rheolaeth fewnol.

Rhoddwyd amlinelliad o fanylion Methodoleg y Cynllun Archwilio Mewnol a rhan o ofynion y PSIAS o ran cynllunio archwilio mewnol yn Atodiad 1, darparwyd manylion y Broses Cynllunio Archwilio Mewnol Blynyddol yn atodiad 2 a darparwyd copi o'r ffurflen asesiad risg a ddefnyddiwyd yn Atodiad 3.

Tynnodd y Pwyllgor sylw ar y ffaith nad oedd gan Iechyd a Diogelwch (CR88) unrhyw ddogfennaeth a oedd yn ymwneud ag ansawdd aer.

Cyfeiriodd y Cadeirydd at Strategaeth y Gweithlu (CR85), yn enwedig y cyngor yn cytuno ar Strategaeth â'r mymryn lleiaf o adnoddau a Gweithio Rhanbarthol (CR101), yn enwedig darparu sicrwydd i sefydliadau partner. Esboniodd Jason Garcia, Swyddfa Archwilio Cymru, fod Cyngor Castell-nedd Port Talbot wedi craffu ar Gyd-bwyllgor y Fargen Ddinesig a bod Cynghorwyr Abertawe'n cynrychioli'r Awdurdod ar y Pwyllgor Craffu, gan ddarparu sicrwydd.

Ychwanegodd y Prif Archwilydd y byddai archwiliad dilynol am y Fargen Ddinesig yn cael ei gynnal yn Chwarter 4 ac adroddir am hwn yn ystod cyfarfod yn y dyfodol.

Penderfynwyd: -

1)              Nodi cynnwys yr adroddiad;

2)              Y bydd Perchennog Risg Iechyd a Diogelwch (CR88) yn darparu rhagor o wybodaeth sy'n amlinellu pam nad oedd ansawdd aer wedi'i gynnwys yn y risg;

3)              Y bydd y Prif Archwilydd yn cynnwys adolygiad o Strategaeth y Gweithlu yn y rhaglen waith y flwyddyn nesaf.

Cyflwynodd y Prif Archwiliwr adroddiad i ganiatáu i'r pwyllgor fonitro statws rhoi ar waith yr archwiliadau hynny sydd wedi bod yn destun adolygiad dilynol yn y chwarter.

Darparodd Atodiad 1 grynodeb o'r argymhellion a dderbyniwyd ac a rhoddwyd ar waith. Darparodd Atodiad 2 fanylion am argymhellion na roddwyd ar waith.

Yn ychwanegol, darparodd yr adroddiad fanylion pellach ar weithdrefnau safonol dilynol, archwiliadau hanfodol, archwiliadau nad ydynt yn hanfodol, Dangosyddion Perfformiad Grŵp y Prif Archwilwyr ac olrhain argymhellion Archwiliad Allanol.

Tynnwyd sylw at y ffaith bod 99% o'r archwiliadau wedi'u chwblhau ac un argymhelliad risg isel un unig sydd ar ôl.

Penderfynwyd nodi cynnwys yr adroddiad.

Rhoddodd Richard Rowlands, Rheolwr Cyflwyno a Pherfformiad Strategol, ddiweddariad llafar am y Grŵp Llywodraethu newydd.

Amlinellwyd bod y grŵp wedi cynnal ei gyfarfod cyntaf ym mis Ionawr 2020 a thrafodwyd y canlynol: -

·         Trafodwyd Datganiadau Sicrwydd yr Uwch-reolwyr gan y grŵp;

·         Pwysau'r gyllideb - yn fewnol ac yn allanol;

·         Gallu'r gweithlu - gan gynnwys gwydnwch, gallu, arfarniadau, perfformiad a sesiynau sefydlu;

·         Gwreiddio egwyddorion Deddf Llesiant Cenedlaethau'r Dyfodol (Cymru) 2015 ym musnes/gwaith beunyddiol y cyngor;

·         Materion sy'n ymwneud â PDG;

·         Llywodraethu partneriaeth - materion llywodraethu anghyson;

·         Adfer yn dilyn Trychineb TG - pryderon ynghylch toriadau data;

·         Datganiadau sy'n darparu sicrwydd.

Ychwanegwyd y byddai'r holl faterion a godwyd yn cael eu hadolygu gan y grŵp. Roedd gan y Cyfarwyddwyr rôl allweddol ac roedd angen iddynt sicrhau bod eu datganiadau'n cael eu cefnogi; roedd angen cynnwys Penaethiaid Gwasanaeth er mwyn rhoi perchnogaeth iddynt ac i sicrhau bod y broses yn hydrin.

Dywedodd y Cynghorydd L V Walton, a gynrychiolodd y Pwyllgor ar y Grŵp, hefyd fod Penaethiaid Gwasanaeth sy'n cymryd perchnogaeth yn gadarnhaol ac awgrymodd y dylent gydlofnodi'r SMAS. Amlygodd arwyddocâd yr holl faterion, y manylion a gynhwyswyd yn y gwaith papur o'r 5 mlynedd flaenorol, fod y ddogfen SMAS gyfredol yn welliant ar fersiynau cynharach a'r angen i ddarparu tystiolaeth fel cefnogaeth.

Trefnwyd cyfarfod nesaf y grŵp ar gyfer 11 Mawrth 2020 a chaiff manylion eu darparu i Bwyllgor Archwilio yn y dyfodol.

Tynnodd y Cadeirydd sylw at faterion sy'n ymwneud ag amseru'r Datganiad Llywodraethu Blynyddol. Dywedodd y Prif Swyddog Cyfreithiol y dylai'r Pwyllgor ystyried cael adroddiad diweddaru bob chwe mis y flwyddyn nesaf.

Penderfynwyd: -

1)    nodi cynnwys yr wybodaeth ddiweddaraf;

2)    y bydd y Grŵp Llywodraethu yn sicrhau y caiff adroddiad diweddaru chwe misol ei ddarparu i'r Pwyllgor Archwilio'r flwyddyn nesaf.

Darparodd y Rheolwr Cyflwyno a Pherfformiad Strategol adroddiad 'er gwybodaeth' a oedd yn cyflwyno trosolwg o'r statws risgiau yn y cyngor yn ystod Chwarter 3 2019/20 er mwyn rhoi sicrwydd i'r pwyllgor ynghylch gweithrediad y polisi a'r fframwaith rheoli risgiau yn y cyngor.

Darparwyd gwybodaeth ar gyfer Chwarter 3 2019/20 yn Atodiad A. Ynddo hefyd cymharwyd trosolwg o'r sefyllfa â Chwarter 2 2019/20. Darparwyd y Cofrestrau Risgiau Corfforaethol a Chyfarwyddiaeth yn Atodiad B.

Trafododd y pwyllgor y canlynol: -

·       Rhesymau dros gau - Risgiau'n cael eu cau heb eglurhad llawn yn amlinellu pam fod y risg wedi'i chau;

·       Adnoddau Staff - Pryder mai un swyddog yn unig sydd ar gael gan y Rheolwr Cyflwyno a Pherfformiad Strategol i weithio ar risgiau a chynlluniau i ddatblygu gwybodaeth a gwydnwch yn y tîm;

·       Perchnogion risgiau - Gofynnodd y Pwyllgor am bresenoldeb perchnogion risgiau yn ystod cyfarfodydd yn y dyfodol er mwyn darparu sicrwydd ynghylch y risgiau;

·       Adnoddau Naturiol a Bioamrywiaeth Abertawe, risg 46 - Darparwyd disgrifiad cynhwysfawr o'r risg ac mae'n risg i enw da'r awdurdod;

·       Adfer yn dilyn Trychineb TG, risg 224 - y sefyllfa bresennol a'r angen i berchennog y risg annerch y Pwyllgor er mwyn darparu'r diweddaraf ac i amlinellu'r dulliau rheoli yn erbyn y risg.

Penderfynwyd: -

1)    Y bydd y Rheolwr Cyflwyno a Pherfformiad Strategol yn ystyried fformat adrodd am eithriad ar gyfer cyfarfodydd yn y dyfodol;

2)    adrodd am y rhesymau dros gau risg yn ystod cyfarfod nesaf y Pwyllgor Archwilio.

Cyflwynodd y Dirprwy Swyddog Adran 151 adroddiad am Ymddiriedolaethau ac Elusennau 'er gwybodaeth' i ddarparu gwybodaeth gefndirol i'r pwyllgor am yr amrywiaeth o ymddiriedolaethau ac elusennau y mae'r cyngor yn ymddiriedolwr enwebedig iddynt.

Amlinellwyd portffolio ymddiriedolaethau ac elusennau'r cyngor yn Atodiad 1. Ychwanegwyd bod y cyngor wedi cefnogi'r ymddiriedolaethau a'r elusennau hyn yn hanesyddol drwy ddarparu gwasanaethau proffesiynol am ddim (Cyfreithiol, Cyllid, Gwasanaethau Democrataidd, TG, Cyfleusterau a Gwasanaethau Addysg a Chymdeithasol) i alluogi'r ymddiriedolaeth neu'r elusen i gyflawni'i nodau. Nid yw'r costau/amserau sy'n gysylltiedig â'r ddarpariaeth hon erioed wedi cael eu mesur ac roedd graddau'r gefnogaeth a'r gweithgarwch rhwng ymddiriedolaethau ac elusennau yn amrywio'n fawr.

Nodwyd crynodeb o'r ymddiriedolaethau a'r elusennau yn Atodiad 1 a nodwyd manylion y Panel Ymddiriedolwyr yn Atodiad 2. Manylwyd ar lywodraethu a'r adnoddau i gefnogi'r ymddiriedolaethau a'r elusennau. Cyfeiriwyd hefyd at y cynllun peilot blaenorol yr ymgymerwyd ag ef gyda'r Sefydliad Cymunedol yng Nghymru.

Trafododd y pwyllgor y canlynol: -

·       Cyfrifon Segur - Nifer y cyfrifon segur a nifer yr adnoddau sydd eu hangen er mwyn cau'r cyfrifon;

·       Ffynnon Parc Treforys - Posibilrwydd trosglwyddo arian i Group Cyfeillion Parc Treforys a nifer yr adnoddau sydd eu hangen er mwyn cau'r cyfrifon;

·       Goblygiadau Cyfreithiol - Goblygiadau cyfreithiol defnyddio cronfeydd i gefnogi prosiectau ar wahân i'r rheini a gynhwysir yn y weithred ymddiriedolaeth.

Penderfynwyd: -

1)    Nodi cynnwys yr adroddiad;

2)    Y bydd yr Ymddiriedolaethau a'r Elusennau'n destun Adolygiad Archwilio Mewnol llawn.

Darparwyd Adroddiad Olrhain Camau Gweithredu'r Pwyllgor Archwilio er gwybodaeth.

Adroddwyd am Gynllun Gwaith y Pwyllgor Archwilio er gwybodaeth.