Lleoliad: Ystafell Bwyllgor 5 - Neuadd y Ddinas, Abertawe. Cyfarwyddiadau
Cyswllt: Gwasanaethau Democrataidd: - 636923
Rhif | Eitem |
---|---|
Datgeliadau o fuddiannau personol a rhagfarnol. Cofnodion: Yn unol â'r Côd Ymddygiad a fabwysiadwyd gan Ddinas a Sir Abertawe,
datganwyd y buddiannau canlynol: - Datganodd y Cynghorwyr C Anderson, P M Black, D W Helliwell, P R
Hood-Williams, J W Jones, E T Kirchner, L V Walton a T M White gysylltiadau
personol fel llywodraethwyr ysgol â Chofnod Rhif 44 - Adroddiad Blynyddol
Archwiliadau Ysgolion ac ymateb y cyfarwyddwr Addysg i'r Adroddiad Archwiliad
Ysgolion. Datganodd y Cynghorydd L V Walton gysylltiad personol, fel llywodraethwr
ysgol, â Chofnod Rhif 45 - cyflwyniad - Diweddariad ar yr Amgylchedd Rheoli
Mewnol (gan gynnwys rheoli risgiau) - Cyfarwyddwr Addysg. Datganodd y Cynghorwyr C Anderson, M B Lewis a T M White gysylltiadau
personol fel aelodau o Awdurdod Iechyd Porthladd â Chofnod Rhif 46 - Monitro'r
Gyllideb Refeniw a Chyfalaf - Chwarter 1af 2019/20 Paula O’Connor – Yr Agenda gyfan - Pennaeth Archwilio Mewnol Bwrdd Iechyd
Prifysgol Bae Abertawe - Personol. |
|
Cymeradwyo a llofnodi, fel cofnod cywir, gofnodion y cyfarfod(ydd)
blaenorol. Dogfennau ychwanegol: Cofnodion: Penderfynwyd cymeradwyo cofnodion cyfarfodydd blaenorol y Pwyllgor Archwilio fel
cofnodion cywir. |
|
Adroddiad Blynyddol Twyll Corfforaethol 2018/19. PDF 430 KB Cofnodion: Cyflwynodd Jeff
Fish a Jonathan Rogers grynodeb o'r gwaith a gwblhawyd gan swyddogaeth dwyll
Archwilio Mewnol yn 2018/19. Rhoddodd yr
adroddiad grynodeb 12 mis o weithgareddau'r Swyddogaeth Dwyll ar gyfer 2018/19,
gwerth y swyddogaeth ac adolygwyd cyflawniadau o'u cymharu â'r canlyniadau
targed a gynhwyswyd yng Nghynllun Gwrth-dwyll y Swyddogaeth Dwyll ar gyfer
2018/19. Roedd gweithgareddau allweddol
2018/219 yn cynnwys y meysydd gwaith canlynol; - ·
Gwaith
ar y cyd gyda Gwasanaeth Gwrth-dwyll, Cydymffurfio a Dyled yr Adran Gwaith a
Phensiynau; ·
Menter
Twyll Genedlaethol 2018; ·
Ymwybyddiaeth
o dwyll; ·
Gwaith
rhwng asiantaethau a chyfnewid data. Yn ôl yr
Adolygiad o'r Cynllun Swyddogaeth Twyll ar gyfer 2018/19, o'r 9 gweithgaredd a
gynlluniwyd, cyflawnwyd 6 ohonynt yn llawn.
Mae Atodiad 3 yr adroddiad yn darparu manylion y gweithgareddau
hyn. Ychwanegwyd, ar gyfer y
gweithgareddau hynny na chawsant eu cyflawni, roedd y ffaith bod llai o
adnoddau gan y timau ac oherwydd gofynion gwaith ymatebol, yn enwedig
ymchwiliadau i weithwyr, wedi parhau i gyfyngu'n sylweddol ar y cyfleoedd i
wneud gwaith rhagweithiol yn erbyn y cynllun. Gofynnodd y
Pwyllgor gwestiynau i'r swyddogion a ymatebodd yn briodol. Roedd y trafodaethau'n ymwneud â'r canlynol:
- ·
Y
prif feysydd a nodwyd o ran ymwybyddiaeth o dwyll; ·
Eiddo'r
cyngor yn cael ei ddychwelyd i stoc ac ar gael i'w gosod; ·
Sut
mae system cyfateb data Menter Twyll Genedlaethol chwemisol
2018 yn y flwyddyn yn gweithredu, a'r defnydd o gyfateb data yn yr awdurdod; ·
Targedu
twyll caffael; ·
Twyll
teithio consesiynol/archwiliad blynyddol; ·
Gweithio'n
fewnol gydag adrannau'r cyngor e.e. Safonau Masnach; ·
Sut
roedd y tîm wedi ymdopi â llai o adnoddau a blaenoriaethu rhai meysydd; ·
Cyflawni
sicrwydd yn y maes caffael ar draws y cyngor; ·
Cynyddu
adnoddau i gyflwyno gwaith rhagweithiol - 'buddsoddi i arbed'. Diolchodd y
cadeirydd i'r swyddogion am eu hadroddiad a diolch iddynt hefyd am yr holl
waith roedden nhw wedi'i gyflawni gydag adnoddau prin. Penderfynwyd nodi cynnwys yr adroddiad. |
|
Adroddiad Blynyddol Archwiliadau Ysgolion 2018/19. PDF 552 KB Cofnodion: Cyflwynodd Nick Davies, y Prif Archwiliwr,
adroddiad a oedd yn darparu crynodeb o'r archwiliadau a gynhaliwyd mewn
ysgolion gan yr Is-adran Archwilio Mewnol yn ystod 2018/19 a nododd rai
materion cyffredinol a gododd yn ystod yr archwiliadau. Darparodd Kelly Small, Pennaeth yr Uned
Cyllid a Gwybodaeth ymatebion ar ran y Cyfarwyddwr Addysg. Amlinellwyd y
cynhelir archwiliad o bob ysgol gynradd, uwchradd ac arbennig yn Abertawe bob 3
blynedd. Roedd rhaglen archwilio safonol
yn bodoli ar gyfer pob sector ysgol. Am nifer o
flynyddoedd paratowyd adroddiad a oedd yn crynhoi'r archwiliadau a wnaed mewn
ysgolion bob blwyddyn gan y Cyfarwyddwr Addysg a'r Pwyllgor Archwilio. Roedd yr adroddiad hefyd wedi nodi'r themâu
cyffredin a ganfuwyd yn ystod yr archwiliadau. Atodwyd yr
Adroddiad Blynyddol ar Archwiliadau Ysgolion 2018/19 yn Atodiad 1. Gofynnodd y
pwyllgor nifer o gwestiynau i'r Prif Archwiliwr a Phennaeth yr Uned Ariannu a
Gwybodaeth, a ymatebodd iddynt yn briodol.
Roedd y trafodaethau'n ymwneud â'r canlynol: - ·
Tystiolaeth
yng nghofnodion y Cyrff Llywodraethu fod adroddiadau archwilio wedi'u cyflwyno
i Gyrff Llywodraethu a'u trafod ganddynt, a bod yr Uned Ariannu a Gwybodaeth
Ysgolion wedi ymgymryd â'r broses ddilynol. ·
Cadarnhad
ynghylch a yw'r holl gyrff llywodraethu wedi derbyn ac ystyried eu hadroddiadau
archwilio yn ystod 2017/18; ·
Yr
anawsterau a gafwyd gan ysgolion yn y broses dendro h.y. cael 3 dyfynbris a
dadansoddiad o'r costau gan y Gwasanaethau Adeiladau Corfforaethol a oedd yn
arwain at ysgolion yn dewis peidio ag ymrwymo i Gytundebau Lefel Gwasanaeth
(CLG); ·
Yr
holl ysgolion yn dewis peidio ag ymrwymo i CLG Caffael am eu bod yn teimlo nad
ydynt yn addas i'r diben; ·
Adolygu'r
Rheolau Gweithdrefnau Contract; ·
Yr awdurdod
yn darparu catalog i ysgolion brynu cyflenwadau; ·
Gwaith
pellach yn cael ei wneud ynghylch ysgolion yn tendro am wasanaethau ac yn mynd
ati i wneud hyn fel tasg gyfan yn hytrach na thasg benodol; ·
Y
Cyfarwyddwr Addysg yn cael rhestr lawn o gontractau gan y Gwasanaethau
Adeiladau Corfforaethol ac yn ei dosbarthu i holl glercod y cyrff llywodraethu; ·
Cyllidebau
ysgolion - yn enwedig 85% yn cael ei wario ar gyflogau staff a 15% ar y
gweddill, a phennu lefel briodol i gyfiawnhau'r risg/amser a dreulir ar archwilio'r
swm hwn gan mai cyfran fach yn unig o'r gyllideb ydyw. ·
Holiadur
Rheoli Ansawdd - Is-adran Archwilio Mewnol. Penderfynwyd - 1)
Nodi
cynnwys yr adroddiad; 2)
Y
bydd Pennaeth yr Uned Ariannu a Gwybodaeth yn egluro pe bai tystiolaeth wedi'i
derbyn syn dangos bod yr holl gyrff llywodraethu wedi derbyn eu hadroddiadau
archwilio ac wedi'u hystyried yn ystod 2017/18; 3)
Y
bydd Pennaeth yr Uned Ariannu a Gwybodaeth yn egluro os yw'r holl ysgolion sy'n
weddill wedi darparu tystiolaeth bod eu cyrff llywodraethu wedi'i derbyn eu
hadroddiadau archwilio ac wedi'u hystyried yn ystod 2017/18; 4)
Gofyn
i Bennaeth y Gwasanaethau Masnachol ddarparu diweddariad ynghylch darparu
catalog i ysgolion. 5) Y bydd y Cyfarwyddwr Addysg yn cael rhestr lawn o gontractau gan y Gwasanaethau Adeiladau Corfforaethol ac yn ei dosbarthu i holl glercod y cyrff llywodraethu. |
|
Diweddariad ar yr Amgylchedd Rheoli Mewnol (gan gynnwys Rheoli Risgiau) - Cyfarwyddwr Addysg. (Llafar) Cofnodion: Rhoddodd Nick
Williams, y Cyfarwyddwr Addysg, gyflwyniad manwl, llawn gwybodaeth i'r Pwyllgor
Archwilio ar Lywodraethu a Sicrwydd yn yr Adran Addysg. Roedd y manylion a ddarparwyd yn cynnwys: - ·
Trosolwg; ·
Fframwaith
Sicrhau; ·
Cyllidebau
Net Addysg 2019/20; ·
Llywodraethu
Ysgolion; ·
Cyrff
Llywodraethu; ·
Goruchwyliaeth
yr awdurdod; ·
Archwiliadau
ysgolion; ·
Gweddillau ysgolion; ·
Y
defnydd o arian wrth gefn gormodol; ·
Pwerau
i ymyrryd; ·
Trefniadau
adrannol; ·
Dulliau
rheoli mewnol/Cydymffurfio; ·
Rheoli
Risgiau; ·
Gweithio
mewn partneriaeth. Gofynnodd y
Pwyllgor nifer o gwestiynau i'r cyfarwyddwr, a ymatebodd yn briodol
iddynt. Trafodwyd y canlynol: - ·
Sefyllfa
gref ysgolion Abertawe o'u cymharu ag eraill yng Nghymru; ·
Lefelau
risg coch, ambr, gwyrdd (CAG) a'r broses o gytuno ar lefelau cywir; ·
Y
broses rheoli perfformiad, cyfraddau tâl Penaethiaid yn cael eu cynyddu gan rai
cyrff llywodraethu, talu am y cynnydd mewn cyflogau/cyfraniadau pensiwn; ·
Sut
mae'r cyngor yn gweithredu fel landlord mewn partneriaeth â Phenaethiaid; ·
Y
broses gyllidebol y mae'r cyngor yn ymgymryd â hi mewn perthynas ag ysgolion; ·
Arian
wrth gefn a gedwir gan ysgolion a'r pwerau sydd ar gael i'r Cyfarwyddwr Addysg
i ymdrin ag unrhyw broblemau. Diolchodd y
Cadeirydd i'r Cyfarwyddwr Addysg am ei gyflwyniad a dywedodd ei fod wedi rhoi
dealltwriaeth drylwyr i'r Pwyllgor o weithdrefnau yn yr Adran Addysg. Ychwanegodd bod y cyflwyniad hefyd wedi
darparu sicrwydd o ran y prosesau yr ymgymerir â hwy a'r materion a ddirprwywyd
i'r Swyddog Adran 151. Penderfynwyd nodi cynnwys yr cyflwyniad llafar. |
|
Monitro'r Gyllideb Refeniw a Chyfalaf - Chwarter 1af 2019/20. (Er gwybodaeth) PDF 199 KB Dogfennau ychwanegol:
Cofnodion: Cyflwynodd Ben
Smith, y Swyddog Adran 151 Adroddiad Monitro'r Gyllideb Refeniw a Chyfalaf -
Chwarter 1af 2019/20 ‘er gwybodaeth’ a gyflwynwyd i'r Cabinet ar 15 Awst 2019.
Roedd yr adroddiad yn darparu manylion monitro ariannol cyllidebau refeniw a
chyfalaf 2019/20, gan gynnwys cyflawni arbedion cyllidebol. Cyfeiriodd yn
benodol at baragraff 2.7 a oedd yn amlinellu'r ffaith nad oedd unrhyw Swyddog
Cyfrifol wedi'i awdurdodi i orwario'i gyllideb yn unol â Rheolau Gweithdrefnau
Ariannol, ac i adrodd am argymhellion sy'n mynnu bod cyfarwyddwyr yn darparu
cynlluniau manwl i osgoi unrhyw orwario. Trafododd y
pwyllgor y canlynol: - ·
Cronfa
Treuliau Annisgwyl 2018/19 ac ymrwymiadau hyd at ddiwedd y flwyddyn ariannol,
gan gynnwys defnyddio cronfeydd wrth gefn a glustnodwyd; ·
Sylwadau
cyfarwyddwyr am amrywiadau cyllidebol a chael ymagwedd fwy cadarn a chredadwy
at eitemau penodol; ·
Cywiro'r
gorwariant ar gyfer 2019/20 a sut yr eir i'r afael ag unrhyw orwario yn y
dyfodol; ·
Yr
effaith ar y Cynllun Ariannol Tymor Canolig os na lwyddir i gyflawni arbedion,
a chynnwys cynigion rhesymol a realistig; ·
Gwariant
refeniw a chyfalaf - sicrhau nad oes unrhyw wario annisgwyl, fforddadwyedd a
defnyddio cronfeydd wrth gefn. ·
Benthyca
cyfalaf a phrosiectau cyfalaf sy'n aros am daliadau'r Fargen Ddinesig; ·
Archwilio
pob Cyfarwyddiaeth a deall yr hyn y gellir/na ellir ei gyflawni. Amlygodd Jason
Garcia, Swyddfa Archwilio Cymru (SAC), bryderon ynghylch methiant y cyngor i
reoli ei arbedion effeithlonrwydd yn effeithiol. Atgoffodd y Pwyllgor hefyd am
eu cylch gorchwyl a'u pŵer i archwilio cyllid yr awdurdod a gwneud
argymhellion i'r cyngor. Nododd y cadeirydd sylwadau SAC a'r sefyllfa ariannol a amlinellwyd gan y Swyddog Adran 151. Ychwanegodd y byddai'r Pwyllgor yn parhau i drafod yr adroddiadau a mynegodd bryder ynghylch sefyllfa ariannol yr awdurdod. |
|
Hunanasesiad Cynaladwyedd Ariannol ar gyfer Swyddfa Archwilio Cymru. (Llafar) Cofnodion: Darparodd y
Swyddog Adran 151 adroddiad llafar am y diweddaraf ar yr Hunanasesiad Cynaladwyedd
Ariannol ar gyfer Swyddfa Archwilio Cymru (SAC). Amlinellodd fod
pob un o'r 22 o awdurdodau lleol yng Nghymru wedi cyflwyno tystiolaeth
sylweddol i SAC a disgwylid adroddiad yn gynnar yn 2020. Ychwanegodd ei fod yn
rhagweld pedwar maes her: perfformiad yn erbyn cyllideb; y defnydd o arian wrth
gefn (cyffredinol ac wedi'i glustnodi); lefelau benthyca; lefelau Treth y
Cyngor. Roedd yn disgwyl neges heriol i
lywodraeth leol. Ychwanegodd Jason
Garcia (SAC) y byddai adroddiad yn cael ei lunio cyn i Dreth y Cyngor gael ei
phennu. Ychwanegodd y byddai'n rhaid i'r cyngor ystyried arbedion
effeithlonrwydd ar gyfer y dyfodol a mynegodd bryder ynghylch y cynlluniau
cyfalaf sy'n cael eu datblygu. Penderfynwyd nodi cynnwys yr adroddiad. |
|
Adroddiad Blynyddol Rheoli'r Drysorfa ar gyfer 2018/19. (Er gwybodaeth) PDF 198 KB Dogfennau ychwanegol: Cofnodion: Cyflwynodd y Swyddog
Adran 151 Adroddiad Blynyddol Rheoli'r Trysorlys 2018/19 'er gwybodaeth'. Dywedodd y Cadeirydd y byddai adroddiadau tebyg yn cael eu dosbarthu y tu allan i gyfarfodydd y Pwyllgor yn y dyfodol. |
|
Swyddfa Archwilio Cymru - Adborth o Holiadur Effeithiolrwydd y Pwyllgor Archwilio. PDF 398 KB Cofnodion: Darparodd Jason
Garcia, Swyddfa Archwilio Cymru (SAC) adborth i'r Pwyllgor o'r sesiwn weithdy
ar hunanwerthusiad blynyddol a gynhaliwyd ar 16 Medi 2019 ac a hwyluswyd gan
SAC. Darparwyd
holiadur yn Atodiad 1 a oedd yn ymdrin â rheoleidd-dra a hyd cyfarfodydd y
Pwyllgor Archwilio; camau gweithredu sydd heb eu cyflawni o Adolygiad
Perfformiad y Pwyllgor Archwilio 2017-18; a gwybodaeth a ddarparwyd i aelodau'r
Pwyllgor Archwilio. Cynhwyswyd yr
ymatebion a roddwyd gan aelodau yn yr adroddiad. Daethpwyd i'r
casgliad fod angen i'r Pwyllgor Archwilio adolygu'r atebion a ddarparwyd a
phenderfynu ar ba gamau gweithredu yr oedd eu hangen i ganiatáu i aelodau
gyflawni eu dyletswyddau'n llawn yn unol â'r cylch gorchwyl. Ychwanegwyd unwaith y cytunir ar y camau
gweithredu hyn, dylid hysbysu swyddogion ynghylch yr hyn y mae aelodau'n
dymuno'i gael ganddynt i'w helpu i gyflawni eu dyletswyddau. Gwnaeth y
pwyllgor sylwadau ar y canlynol: - ·
Cyflwyno
agenda wedi'i hamseru i reoli amserau cyfarfod yn fwy effeithiol; ·
Cyfyngu
ar yr amser a roddir i gyflwyniadau/gwestiynau; ·
Cyfyngu
cyfarfodydd i 2 awr er mwyn gwneud cyflawnder â'r adroddiadau. Ychwanegodd y
Cadeirydd ei bod wedi trafod newidiadau i'r Pwyllgor gyda Huw Evans, Pennaeth
Gwasanaethau Democrataidd, a oedd wedi gwneud yr awgrymiadau canlynol: - ·
Mae
cyfarfodydd 2/3 awr yn rhesymol; ·
Gellir
gofyn i aelodau ystyried dechrau cyfarfodydd am 10am/2pm; ·
Gellir
symud cyfarfodydd y Pwyllgor Archwilio i gylch 6 wythnos ar ôl mis Mai 2020 a
byddai cyfansoddiad y cyngor yn cael ei ddiwygio i adlewyrchu'r newid hwn; ·
Gellid
cylchredeg adroddiadau er gwybodaeth y tu allan i'r cyfarfod. Ychwanegodd y
byddai'n cwrdd â Swyddog y Gwasanaethau Democrataidd er mwyn symud materion yn
eu blaenau a byddai'n parhau i gwrdd bob chwarter. Penderfynwyd: - 1)
Nodi
cynnwys yr adroddiad; 2) Cyflwyno adroddiad diweddaru yn y cyfarfod nesaf a drefnir. |
|
Adroddiad Olrhain Camau Gweithredu'r Pwyllgor Archwilio. (Er gwybodaeth) PDF 257 KB Cofnodion: Cyflwynodd y Prif
Archwilydd Adroddiad Olrhain y Pwyllgor Archwilio 'er gwybodaeth'. Nododd y Cadeirydd fod rhai eitemau heb eu trafod o hyd a'i bod wedi gofyn i'r Prif Archwiliwr enwebu prif swyddog/dynodiad ar gyfer pob un. |