Agenda a Chofnodion

Croesawodd y Cadeirydd Ian Arundale (Cadeirydd), David Hugh Thomas a Chris Pike (Rheolwr Archwilio) a oedd yn cynrychioli Pwyllgor Archwilio Cyngor Caerdydd fel rhan o'r broses adolygu cymheiriaid.

www.abertawe.gov.uk/DatgeliadauBuddiannau

Yn unol â'r Côd Ymddygiad a fabwysiadwyd gan Ddinas a Sir Abertawe, cyhoeddwyd y cysylltiadau canlynol: -

Y Cynghorydd P R Hood-Williams - Cofnod rhif 91 - Strategaeth a Chynllun Blynyddol Archwilio Mewnol 2019/20 - Llywodraethwr Ysgol Gynradd y Crwys - personol.

Y Cynghorydd T M White - Cofnod rhif 85 - Swyddfa Archwilio Cymru - Cynllun Archwilio 2019 - Dinas a Sir Abertawe - Aelod o'r Bwrdd Pensiwn Lleol a buddiolwr CPLlL - personol.

Paula O’Connor – yr agenda yn ei chyfanrwydd - Pennaeth Archwilio Mewnol Bwrdd Iechyd Prifysgol Abertawe Bro Morgannwg - personol.

Cymeradwyo a llofnodi cofnodion y cyfarfod(ydd) blaenorol fel cofnod cywir.

Penderfynwyd cymeradwyo cofnodion cyfarfod blaenorol y Pwyllgor Archwilio fel cofnod cywir.

Rhoddodd Adam Hill, y Dirprwy Brif Weithredwr, gyflwyniad i'r pwyllgor am y Diweddaraf am Lywodraethu. Darparwyd manylion am yr isod: -

·         Trosolwg - dyletswyddau cynghorwyr a'r Prif Swyddog;

·         Fframwaith Llywodraethu - Dwy egwyddor graidd a phum egwyddor gefnogol;

·         Llywodraethu Mewnol;

·         Llywodraethu Allanol;

·         Sicrwydd;

·         Fframwaith Sicrwydd (Edau Euraidd);

·         Rheoli Risgiau;

·         3 Llinell Amddiffyn;

·         Ffynonellau Sicrwydd - Mewnol ac Allanol;

·         Ffynonellau Sicrwydd Posib;

·         Datganiadau Sicrwydd (Blynyddol - Ebrill).

Gofynnodd y pwyllgor gwestiynau i'r swyddog ac ymatebwyd yn briodol iddynt. Roedd y materion a drafodwyd yn cynnwys: -

·         Ymrwymiad gwleidyddol a chan swyddogion i'r broses gan gynnwys eu dyheadau;

·         Dangos gweithdrefnau llywodraethu'n gyfreithiol ac yn ariannol;

·         Yr her i'r TRhC yw sicrhau ei fod yn cydymffurfio â blaenoriaethau corfforaethol ac yn llwyddo wrth symud ymlaen;

·         Hyder yn y broses lywodraethu wrth symud ymlaen;

·         Gweithio mewn partneriaeth wrth fynd ymlaen;

·         Rôl Craffu wrth oruchwylio llywodraethu.

Diolchodd y Cadeirydd i'r Dirprwy Brif Weithredwr am ei gyflwyniad a dywedodd ei fod wedi darparu sicrwydd a llenwi bwlch sydd wedi bod yn nealltwriaeth y pwyllgor o lywodraethu. Ychwanegodd ei fod yn glir bod y swyddogion yn ymrwymedig i wneud gwelliannau a'i bod yn edrych ymlaen at weithio i gryfhau'r fframwaith/risgiau i sicrhau bod pob maes yn cael ei gynnwys.

Cyflwynodd Jason Garcia, Swyddfa Archwilio Cymru (SAC), Gynllun Archwilio 2019 a oedd yn darparu'r gwaith archwilio arfaethedig, pryd y câi ei wneud, beth fyddai'r gost a phwy fyddai'n ymgymryd â'r gwaith.

Roedd Atodiad 1 yn nodi cyfrifoldebau'r archwilydd yn llawn ac roedd Arddangosyn 1 yn darparu tri cham y dull archwilio. Nodwyd risgiau camddywediadau pwysig yn Arddangosyn 2, nodwyd y gwaith perfformiad yn amlinelliad archwilio'r llynedd sy'n dal i fynd rhagddo yn Atodiad 2 a nodwyd y ffi archwilio arfaethedig ar gyfer y gwaith hwn yn Arddangosyn 4. Nodwyd y materion mwy arwyddocaol a/neu ailadroddol wrth wneud gwaith ardystio grantiau yn 2017-18 yn Atodiad 3. Dangoswyd elfennau'r gwaith archwilio perfformiad yn Arddangosyn 3 a darparwyd amserlen yr archwiliadau arfaethedig yn Arddangosyn 6. Byddai'r diweddaraf am gynnydd y cynllun yn cael ei adrodd i'r pwyllgor.

Tynnwyd sylw at y ffaith nad oedd unrhyw faterion arwyddocaol sy'n achosi pryder.

Trafododd y pwyllgor y canlynol: -

·         Monitro darpariaeth Deddf Llesiant Cenedlaethau'r Dyfodol (Cymru) 2015, osgoi dyblygiad, darparu eglurder, darparu rhaglen o waith a sicrwydd;

·         Ffïoedd Swyddfa Archwilio Cymru, yn enwedig y gostyngiadau diweddar a sut mae'r ffïoedd yn cael eu cyfiawnhau;

·         Llywodraethu a monitro'r Fargen Ddinesig wrth fynd ymlaen;

·         Paratoi ar gyfer Brexit a'r sicrwydd a ddarparwyd yn Atodiad 3;

·         Mae gwaith perfformio yn amlinelliad archwilio'r llynedd dal ar waith.

Gofynnodd y Cadeirydd am eglurhad nad oedd y sicrwydd a'r asesiad risg yn adolygiad archwiliad ond yn ymarfer cwmpasu gan SAC. Gofynnodd hefyd fod y pwyllgor yn cael ei hysbysu am unrhyw faterion sy'n codi o'r ymarfer cwmpasu.

Penderfynwyd: -

1)    nodi Cynllun Archwilio Swyddfa Archwilio Cymru 2018/19;

2)    darparu adroddiad diweddaru ar waith perfformio a hefyd unrhyw faterion o gwmpasu'r sicrwydd a'r asesiad risg yn ystod y flwyddyn ddinesig nesaf.

Cyflwynodd David Williams, Swyddfa Archwilio Cymru, Gynllun Archwilio ar 2019 ar gyfer Cronfa Bensiwn Dinas a Sir Abertawe.

Nodwyd cyfrifoldebau'r Archwilwyr, ynghyd â rhai'r rheolwyr a'r rhai sy'n llywodraethu, yn Atodiad 1. Roedd y dull archwilio'n cynnwys tri cham fel a nodir yn Arddangosyn 1.

Cyflwynwyd risgiau'r archwiliad ariannol, a oedd yn cynnwys risgiau sylweddol yn Arddangosyn 2. Cyflwynwyd y ffi arfaethedig yn Arddangosyn 3.

Bwriad yr archwilwyr oedd nodi camddywediadau pwysig a hefyd ddarparu datganiad archwilio yn cadarnhau cysondeb y datganiadau ariannol sy'n cael eu cynnwys yn yr adroddiad blynyddol gyda datganiadau ariannol archwiliedig y Gronfa Bensiwn. Darparwyd amserlen y gwaith yn Arddangosyn 5.

Penderfynwyd nodi cynnwys yr adroddiad.

Cyflwynodd y Cynghorydd Peter Field, Prif Swyddog Ataliaeth, Lles a Chomisiynu, adroddiad diweddaru 'er gwybodaeth' am gydymffurfiad Gofal Cymdeithasol y Gwasanaethau i Oedolion â Rheolau Caffael Corfforaethol a Rheoliadau Contractau Cyhoeddus 2015.

Darparwyd diweddariadau i'r pwyllgor ynghylch cynnydd hyd at fis Ebrill 2019. Darparwyd hefyd fanylion am nifer y contractau gofal cymdeithasol nad oeddent yn cydymffurfio ym mis Rhagfyr 2018.

Amlinellwyd nad oedd 21 o gontractau'n cydymffurfio a darparwyd manylion y contractau hyn ar gyfer Gofal Preswyl, Gofal Cartref, Byw â Chymorth, Trydydd Sector a chontractau eraill nad oeddent yn cydymffurfio.

Gofynnodd y pwyllgor gwestiynau am y canlynol: -

·         Bod y risg parhaus yn isel;

·         Ailgomisiynu gwasanaethau er mwyn sicrhau bod prosesau caffael cyfreithlon yn derbyn y cynnydd tebygol o oddeutu £1.6m yn 2019/20 a'r ffocws ar sicrhau bod pob contract yn cydymffurfio.

Penderfynwyd y dylid nodi cynnwys y diweddariad.

Cyflwynodd Ben Smith, Swyddog Adran 151 adroddiad 'er gwybodaeth' am fonitro ariannol ar gyfer cyllidebau refeniw a chyfalaf 2018/19, gan gynnwys darparu arbedion cyllidebol.

Darparwyd yr adroddiad Monitro Cyllidebau Refeniw a Chyfalaf Trydydd Chwarter 2018/19 a gyflwynwyd i'r Cabinet ar 14 Chwefror 2019 yn Atodiad 1.

Dywedodd fod yr adroddiad wedi cael ei ddarparu er mwyn rhoi sicrwydd i'r pwyllgor bod y Swyddog Adran 151 a'r Tîm Rheoli Corfforaethol yn hollol ymwybodol o'r safle ariannol a bod yr awdurdod yn gweithio tuag at leihau'r gorwariant a darparu cyllideb gytbwys.

Ychwanegodd fod costau gofal ychwanegol y Gwasanaethau Cymdeithasol yn anochel ac wedi arwain at fethiant yr awdurdod i lynu wrth ei dargedau arbedion.

Trafododd y pwyllgor y canlynol: -

·         gorwariant yn y gyllideb, cynaladwyedd y gyllideb a'r her sy'n wynebu awdurdodau lleol yng Nghymru ynghylch costau gofal y Gwasanaethau Cymdeithasol;

·         Rhagolwg alldro refeniw yn seiliedig ar safle'r trydydd chwarter, yn enwedig gwariant net cyfarwyddiaethau a rheoli'r safle wrth symud ymlaen;

·         Rhagolwg atgyweirio cyfredol y Cyfrif Refeniw Tai ac nid oes unrhyw faterion cyllideb eraill i dynnu sylw atynt ar hyn o bryd;

·         Yr awdurdod yn lobïo Llywodraeth Cymru am arian ychwanegol;

·         Canlyniadau adolygiad a pholisi Darparu Lleiafswm Refeniw wrth fynd ymlaen.

Penderfynwyd y dylai monitro'r cyllidebau refeniw a chyfalaf fod yn eitem reolaidd ar agendâu'r pwyllgor yn y dyfodol.

Cyflwynodd Ymchwiliwr y Tîm Twyll Corfforaethol adroddiad am y Cynllun Gwrth-dwyll ar gyfer 2019/2020. Nodwyd bod y Cynllun Gwrth-Dwyll ar gyfer 2019/2020 yn debyg iawn i 2018/19; roedd gwaith y tîm yn adweithiol yn bennaf ac mae cynnydd wedi bod mewn twyll caffael.

Trafododd y pwyllgor y canlynol: -

·         Canlyniadau da yn cael eu cyflawni a gweithio mewn partneriaeth â'r Adran Gwaith a Phensiynau;

·         Atgoffa staff ynghylch ymwybyddiaeth o dwyll;

·         Gallu'r Tîm Twyll Corfforaethol wrth symud ymlaen.

Penderfynwyd cymeradwyo'r Cynllun Gwrth-dwyll ar gyfer 2019/20 yn unol ag adolygiad parhaus o ddigonolrwydd yr adnoddau.

Cyflwynodd y Prif Archwilydd adroddiad a oedd yn ceisio cymeradwyo'r Siarter Archwilio Mewnol ar gyfer 2019/20. Tynnodd sylw'n benodol at y siarter a amlinellwyd yn Atodiad 1 yr adroddiad, a oedd yn cynnwys y canlynol: -

·                Diffiniad o archwilio mewnol;

·                Rôl a swyddogaeth archwilio mewnol;

·                Cwmpas archwilio mewnol;

·                Annibyniaeth archwilio mewnol;

·                Rôl ymgynghorol archwilio mewnol;

·                Rôl twyll, llwgrwobrwyo a llygru archwilio mewnol;

·                Adnoddau archwilio mewnol; a

·                Sicrhau ansawdd a gwella rhaglenni

Cadarnhaodd y Prif Archwilydd nad oedd ganddo unrhyw ddyletswyddau rheoli eraill sy'n cyfyngu ar annibyniaeth yr Archwiliad Mewnol.

Gofynnodd y Cadeirydd os oedd gan y Prif Archwilydd unrhyw ddyletswyddau rheoli eraill. Cadarnhaodd nad oedd ganddo unrhyw ddyletswyddau rheoli eraill sy'n cyfyngu ar annibyniaeth yr Archwiliad Mewnol.

Gofynnodd y Cadeirydd hefyd am agweddau ar y rhaglen Sicrhau Ansawdd a Gwelliant ac awgrymwyd eu bod yn cael eu trafod y tu allan i'r cyfarfod.

Penderfynwyd cymeradwyo Siarter Archwilio Mewnol 2019/20.

Cyflwynodd y Prif Archwilydd adroddiad a oedd yn ceisio cymeradwyo'r Cynllun Archwilio Mewnol a'r Strategaeth Archwilio Mewnol ar gyfer 2019/20.

Darparwyd y Strategaeth Archwilio Mewnol yn Atodiad 1 yn ogystal â chrynodeb o'r Cynllun Archwilio Mewnol ar gyfer 2019/20 yn Atodiad 2 a rhestr o'r archwiliadau a gynlluniwyd ar gyfer y flwyddyn yn Atodiad 3, ynghyd â'r dyddiau sydd wedi'u cynllunio ar gyfer pob archwiliad a'r risg ganfyddiedig.

Ychwanegodd fod gan yr Is-adran Archwilio Mewnol 9.5 person cyfwerth ag amser llawn ar gyfer 2019/20 ynghyd â'r Prif Archwilydd, sef yr un lefel o adnoddau a gafwyd yn 2018/19. Rhoddodd hyn swm o 2,366 o ddyddiau ar gael. Nodwyd bod y cynllun yn ddigonol ar gyfer yr holl adrannau.

Dilynwyd hyn gan drafodaeth a oedd yn canolbwyntio ar y canlynol: -

·         Dyddiau'n cynnwys blaenoriaethau corfforaethol ac o bosib newid y ffordd y mae ffigurau'n cael eu cyflwyno;

·         Mapio uniongyrchol/sicrwydd data;

·         Pwyslais ar Lefel 1 - adolygiadau trawsbynciol - llywodraethu a rheolaeth y cyngor a chynyddu lefel sicrwydd;

·         Mae gweinyddu pensiynau ar lefel 2, risg canolig/uchel o ganlyniad i faint o gyllid sy'n cael ei drefnu'n allanol a'r sicrwydd sy'n cael ei ddarparu gan wiriadau Swyddfa Archwilio Cymru ar Bartneriaeth Pensiwn Cymru.

Penderfynwyd cymeradwyo Cynllun a Strategaeth Archwilio Mewnol 2019/20.

Cyflwynodd y Prif Archwilydd adroddiad 'er gwybodaeth' a rhoddodd drosolwg o broses wirio'r GDG. Amlinellir proses wirio'r cyngor yn Atodiad 1.

Ychwanegodd fod yr holl wiriadau GDG yn gyfredol a bod yr oedi a nodwyd yn yr archwiliad flaenorol o ganlyniad i salwch staff. Mae gweithdrefnau wedi cael eu newid er mwyn sicrhau nad yw'r sefyllfa blaenorol yn cael ei hailadrodd. Fodd bynnag, mae ysgolion yn dilyn gweithdrefn wahanol.

Dywedodd y Cadeirydd fod y diweddaraf wedi darparu sicrwydd i'r pwyllgor fod proses wirio'r GDG yn gyfredol ac yn cael ei gweinyddu yn gywir.

Darparwyd yr adroddiad Cynnydd tuag at Gyflawni Safon Ansawdd Tai Cymru 'er gwybodaeth'.

Cyflwynodd Richard Rowlands, Rheolwr Cyflwyno a Pherfformiad Strategol adroddiad 'er gwybodaeth' a oedd wedi darparu'r gwaith Olrhain Risgiau Corfforaethol Misol ar gyfer mis Mawrth 2019.

Ychwanegodd fod y Risgiau Corfforaethol canlynol wedi cael eu holrhain yn fisol gan y pwyllgor: -

·         RG80 - Rheolaeth Ariannol ac Abertawe Gynaliadwy

·         RG81 - Canol y ddinas

·         RG90 (a risg ychwanegol RG102) - Penderfyniad i adael yr Undeb Ewropeaidd (BREXIT)

Disgrifiodd Atodiad A statws bob risg ar 28 Mawrth 2019.

Gofynnodd y pwyllgor am lai o arbedion cyffredinol ar gyfer RG80 - Rheolaeth Ariannol ac Abertawe Gynaliadwy a darparwyd ymateb.

Cadarnhaodd y Cadeirydd ei bod hi ar fin cwrdd â'r Rheolwr Cyflwyno a Pherfformiad Strategol er mwyn arsylwi ar y feddalwedd rheoli risgiau newydd. Tynnwyd sylw hefyd at y ffaith y byddai ceisiadau am welliannau i'r wybodaeth rheoli risgiau sydd wedi cael eu cyflwyno i'r Pwyllgor Archwilio yn cael eu gweld unwaith y bydd y system newydd ar waith.

Cyflwynodd y Prif Archwilydd adroddiad Olrhain Camau Gweithredu'r Pwyllgor Archwilio 'er gwybodaeth'.

Gofynnodd y Cadeirydd am y camau a gymerwyd ynghylch y diweddaraf am gofnod rhif 80 - Adroddiad Olrhain Camau Gweithredu'r Pwyllgor Archwilio ar 12 Chwefror 2019 a dywedodd y byddai'n trafod ymhellach â'r Prif Archwilydd yn dilyn y cyfarfod.

Adroddwyd am Gynllun Gwaith y Pwyllgor Archwilio 'er gwybodaeth’.

Dywedodd y Prif Archwilydd fod cynllun gwaith newydd yn cael ei gyflwyno i'r pwyllgor ym mis Mehefin. Gofynnodd y Cadeirydd i gael edrych ar y cynllun gwaith drafft cyn cyfarfod nesaf y pwyllgor.

Ychwanegodd y Cadeirydd fod cynnydd da wedi bod ers adolygiad perfformiad y Pwyllgor Archwilio ym mis Mawrth 2018 yn erbyn y canfyddiadau allweddol a nodwyd gan Swyddfa Archwilio Cymru yn Atodiad 2. Gofynnodd hefyd fod Swyddfa Archwilio Cymru yn rhoi adolygiad perfformiad pellach ar waith yn y flwyddyn ddinesig newydd.