Toglo gwelededd dewislen symudol

Gwybodaeth am wyliau'r banc - y Pasg

Gwybodaeth am wyliau'r banc ar gyfer ein gwasanaethau, gan gynnwys amserau agor a chysylltiadau brys. Cynhelir yr holl gasgliadau ailgylchu ar y diwrnodau arferol.

Agenda a Chofnodion

Lleoliad: Ystafell Bwyllgor 5 - Neuadd y Ddinas, Abertawe. Cyfarwyddiadau

Cyswllt: Gwasanaethau Democrataidd: - 636923 

Eitemau
Rhif Eitem

46.

Datgeliadau o fuddiannau personol a rhagfarnol.

Cofnodion:

Yn unol â'r Côd Ymddygiad a fabwysiadwyd gan Ddinas a Sir Abertawe, cyhoeddwyd y cysylltiadau canlynol: -

 

Y Cyng. P K Jones – Cofnod Rhif 51 – Swyddfa Archwilio Cymru – Adroddiad Gwella Blynyddol 2017/18 - mae fy ngwraig yn bennaeth dehongli ieithoedd modern ym Mhrifysgol Abertawe ac mae gan fy mab ei fusnes iaith/dehongli/cyfieithu ei hun.

 

Y Cyng. M B Lewis – Cofnod Rhif 50 – Adroddiad Blynyddol Archwiliadau Ysgol  2017/18 - Llywodraethwr Ysgol a Chofnod Rhif 51 - Swyddfa Archwilio Cymru - Adroddiad Gwella Blynyddol 2017/2018 -  Aelod o Bwyllgor y Gronfa Bensiwn - personol.

 

Y Cyng. T M White - Cofnod Rhif 50 - Adroddiad Blynyddol Archwiliadau Ysgol  2017/18 -  Aelod o Gorff Llywodraethu Ysgol (Ysgol Gyfun Pentrehafod) a Chofnod Rhif 51 - Swyddfa Archwilio Cymru - Adroddiad Gwella Blynyddol 2017/18 - Aelod o'r Bwrdd Pensiwn Lleol a chymwynaswr y Gronfa Bensiwn - personol.

 

Paula O’Connor – yr Agenda gyfan -  Pennaeth Archwilio Mewnol Bwrdd Iechyd Prifysgol Abertawe Bro Morgannwg - personol.

 

 

47.

Cofnodion. pdf eicon PDF 136 KB

Cymeradwyo a llofnodi, fel cofnod cywir, gofnodion y cyfarfod(ydd) blaenorol.

Cofnodion:

Penderfynwyd cymeradwyo cofnodion cyfarfod blaenorol y Pwyllgor Archwilio fel cofnod cywir.

 

Cofnod Rhif 40 – Adroddiad Monitro Archwilio Mewnol

 

Holodd y cadeirydd ynghylch pryd y byddai'r diweddaraf yn cael ei dderbyn gan Bennaeth Dros Dro'r Gwasanaethau Digidol a Thrawsnewid ar Bolisi Adfer TG a'r Cynllun Adfer Trychineb gan ei fod yn faes risg uchel.

 

Eglurwyd y byddai'r Archwiliad Mewnol yn dilyn yr adroddiad yn Chwarter 3.

 

Dywedodd yr Is-gadeirydd y darparwyd sicrwydd yn y cyfarfod fod cynnydd wedi'i wneud.

 

Penderfynwyd bod Pennaeth Dros Dro'r Gwasanaethau Digidol a Thrawsnewid yn darparu'r diweddaraf i'r Pwyllgor yn Chwarter 3.

 

48.

Gwaith Pwyllgorau Datblygu Polisi. pdf eicon PDF 234 KB

Cofnodion:

Cyflwynwyd adroddiad gan Huw Evans, Pennaeth y Gwasanaethau Democrataidd, er mwyn darparu adborth i'r Pwyllgor Archwilio mewn perthynas â chwestiynau ynghylch gwaith y Pwyllgorau Datblygu Polisïau (PDP).

 

Amlinellwyd bod Arweinydd y Cyngor (Y Cynghorydd R C Stewart) wedi rhoi'r diweddaraf ar gynnydd y Pwyllgorau Datblygu a Chyflwyno Polisïau ar 10 Ebrill 2018.  Ychwanegwyd bod y Pwyllgorau Datblygu a Chyflwyno Polisïau wedi cael eu dileu yng nghyfarfod blynyddol y cyngor ar 24 Mai 2018. Disodlwyd y 5 pwyllgor gan 5 Pwyllgor Datblygu Polisïau sef:

 

·         Yr Economi ac Isadeiledd;

·         Addysg a Sgiliau;

·         Pobl;

·         Lleihau Tlodi;

·         Trawsnewid a Chyngor y Dyfodol.

 

Disgrifiwyd cylch gorchwyl y PDP yn Atodiad A. Roedd Atodiad B yn cynnwys Egwyddor D Datganiad Llywodraethu Blynyddol 2017-2018 "Penderfynu ar yr ymyriadau sy'n angenrheidiol er mwyn cyflawni'r canlyniadau bwriadedig yn y modd mwyaf effeithiol".  Yn Atodiad A, cafwyd Adroddiad Blynyddol y Pwyllgorau Datblygu a Chyflwyno Polisïau ar gyfer 2017-2018 ac yn Atodiad D, Gynlluniau Gwaith y Pwyllgorau Datblygu Polisïau.

 

Cynhaliwyd trafodaethau ynghylch y canlynol: -

 

·         Cyfeirio gwaith i'r Adran Graffu ac oddi yno ac osgoi dyblygu unrhyw waith.

·         Datblygu dogfen sy'n cael ei drafftio gan y Rheolwr Craffu i egluro'r gwahaniaethau rhwng Craffu a PDP;

·         Sut y cytunwyd ar gynlluniau gwaith y PDP a sut cawsant eu monitro;

·         Cymharu ag awdurdodau lleol eraill.

 

Penderfynwyd nodi cynnwys yr adroddiad.

 

 

49.

Er Gwybodaeth: Rhaglen Waith Craffu 2018/19. pdf eicon PDF 152 KB

Dogfennau ychwanegol:

Cofnodion:

Darparodd y Cynghorydd M H Jones, Cadeirydd Pwyllgor y Rhaglen Graffu, adroddiad am waith y tîm craffu ar gyfer blwyddyn ddinesig 2017-18 ac amlygodd weithgareddau craffu a gynllunnir ar gyfer 2017/18.  Darparwyd yr adroddiad er mwyn cefnogi'r berthynas sy'n datblygu rhwng y Tîm Craffu a'r Pwyllgor Archwilio.

 

Canmolodd waith y Tîm Craffu a gwaith y Pwyllgor a'r paneli Craffu, a chyfeiriodd at yr ymateb cadarnhaol a dderbyniwyd yn yr adolygiad gan Swyddfa Archwilio Cymru.  Ychwanegodd y byddai'n fuddiol cwrdd â Chadeiryddion Pwyllgorau Datblygu Polisïau er mwyn osgoi unrhyw orgyffwrdd yn y gwaith.

 

Cyfeiriodd at y 5 amcan gwella craffu a thynnodd sylw at y ffaith fod angen i'r gwaith fod yn weladwy i'r cyhoedd.  Pwysleisiodd hefyd yr amserlen fer sydd ar gael i fynd ati i graffu cyn penderfynu er mwyn cyflwyno sylwadau ar adroddiadau neu ddylanwadu arnynt.

 

Gofynnodd y Pwyllgor gwestiynau i’r Cadeirydd Craffu, a ymatebodd yn briodol.  Trafodwyd y materion canlynol: -

 

·         Rhaglenni gwaith gwahanol y Pwyllgorau Datblygu a Chyflwyno Polisïau;

·         Sut roedd y broses wythnosol o gynllunio agendâu wedi archwilio cynlluniau gwaith y Pwyllgorau Datblygu a Chyflwyno Polisïau i osgoi dyblygu;

·         Argaeledd eang cynlluniau gwaith y Pwyllgorau Datblygu Polisïau ar wefan y cyngor a oedd yn hygyrch;

·         Dim digon o amser i archwilio adroddiadau fel rhan o'r broses craffu cyn penderfynu;

·         Pennaeth y Gwasanaethau Democrataidd yn rhannu cynlluniau gwaith y PDP â Chadeirydd Pwyllgor y Rhaglen Graffu.

 

Penderfynwyd nodi cynnwys yr adroddiad.

50.

Adroddiad Blynyddol Awditau Ysgolion 2017/18. pdf eicon PDF 171 KB

Cofnodion:

Cyflwynodd y Prif Archwiliwr adroddiad a oedd yn darparu crynodeb o'r archwiliadau a gynhaliwyd mewn ysgolion gan yr Is-adran Archwilio Mewnol yn ystod 2017/18 a nododd rai materion cyffredinol a gododd yn ystod yr archwiliadau. 

 

Amlinellwyd y cynhelir archwiliad ym mhob ysgol gynradd, uwchradd ac arbennig yn Abertawe bob 3 blynedd.  Roedd rhaglen archwilio safonol ar gael ar gyfer pob sector ysgol.

 

Am nifer o flynyddoedd paratowyd adroddiad a oedd yn crynhoi'r archwiliadau a wnaed mewn ysgolion bob blwyddyn gan y Cyfarwyddwr Addysg a'r Pwyllgor Archwilio.  Roedd yr adroddiad hefyd yn nodi'r materion cyffredinol a ganfuwyd yn ystod yr archwiliadau.

 

Atodwyd yr Adroddiad Blynyddol ar Archwiliadau Ysgolion 2017/18 yn Atodiad 1.

 

Gofynnodd y pwyllgor nifer o gwestiynau i'r Prif Archwiliwr a Phennaeth yr Uned Ariannu a Gwybodaeth, a ymatebodd iddynt yn briodol.  Roedd y trafodaethau'n ymwneud â'r canlynol: -

 

·         Ysgolion yn pryderu nad oedd y CLG Caffael yn werth am arian ac mai'r Adran Caffael sy'n adolygu'r CLG;

·         Nid yw ysgolion yn defnyddio'r gwasanaethau mewnol oherwydd y gost;

·         Nid yw rhai ysgolion yn ymwybodol o'r Rheolau Gweithdrefnau Contractau;

·         Ysgolion yn cael anhawster cael dyfynbrisiau a'r angen parhaus iddynt ddangos y gwerth gorau;

·         Yr awdurdod yn darparu catalog i ysgolion brynu cyflenwadau;

·         Ysgolion yn defnyddio cyflenwyr lleol;

·         Yr angen i'r holl ysgolion benodi is-bwyllgorau cyllid i oruchwylio materion cyllidebol/caffael;

·         Daeth yr Is-adran Archwilio Mewnol i'r casgliad fod y systemau rheoli ariannol a sefydlwyd mewn ysgolion yn gyffredinol yn parhau i ddarparu lefel uchel o sicrwydd, yn amodol ar faterion cydymffurfio caffael.

 

Penderfynwyd: -

 

1)    Nodi cynnwys yr adroddiad.

2)    Y bydd yr Adran Addysg/Caffael yn darparu catalog wedi'i gwblhau i'r Pwyllgor Archwilio o fewn 3 mis.

 

51.

Swyddfa Archwilio Cymru - Adroddiad Gwella Blynyddol 2017/18. pdf eicon PDF 539 KB

Cofnodion:

Cyflwynodd Samantha Clements, Swyddfa Archwilio Cymru, Adroddiad Gwella Blynyddol 2017-18.

 

Darparwyd manylion gwaith archwilio perfformiad 2017-18 ac roedd Arddangosyn 1 yn cynnwys yr archwiliad a'r gwaith rheoleiddio ac arolygu yr adroddwyd amdanynt yn ystod 2017-18.  Tynnwyd sylw at y ffaith fod yr Archwilydd Cyffredinol yn debygol o gydymffurfio â gofynion Mesur Llywodraeth Leol (2009) yn ystod 2018-19.  Ychwanegwyd er nad yw'r Archwilydd Cyffredinol yn gwneud unrhyw argymhellion ffurfiol, y gwnaed nifer o gynigion ar gyfer gwella ac fe'u cynhwyswyd yn Atodiad 3.

 

Cyfeiriodd y Cadeirydd at Atodiad 3 - argymhellion adroddiad cenedlaethol 2017-18 a cheisiodd eglurhad ynghylch sut byddai Swyddfa Archwilio Cymru'n monitro'r argymhellion ac yn gwneud y defnydd gorau ohonynt.

 

Gofynnodd y Pwyllgor gwestiynau i gynrychiolydd o Swyddfa Archwilio Cymru a ymatebodd yn briodol.  Roedd y penderfyniadau'n ymwneud â'r canlynol: -

 

·         Llwyddodd yr awdurdod i weithio mewn partneriaeth ag asiantaethau allanol eraill e.e. digartrefedd;

·         Monitro gan Swyddfa Archwilio Cymru a mynd ar drywydd argymhellion blaenorol;

·         Hanes gwael yr awdurdod o ran nodi cynlluniau arbedion ariannol a chyflwyno yn eu herbyn;

·         Adrodd wrth y Pwyllgor Archwilio am amrywiadau cyllidebol.

 

Penderfynwyd: -

 

1)    Nodi cynnwys yr adroddiad.

2)    Y bydd Swyddfa Archwilio Cymru'n diweddaru'r pwyllgor ynghylch sut mae'r cyngor yn monitro argymhellion o'r Agenda Ddysgu Genedlaethol a Rennir ac yn gwneud y defnydd gorau ohonynt.

3)    Gofyn i'r Prif Swyddog Cyllid roi gwybod i'r pwyllgor am amrywiadau i'r gyllideb yn y dyfodol.

 

52.

Dinas a Sir Abertawe - Y Diweddaraf am y Pwyllgor Archwilio - Hydref 2018. pdf eicon PDF 263 KB

Cofnodion:

Cyflwynodd Samantha Clements, Swyddfa Archwilio Cymru, adroddiad diweddaraf Swyddfa Archwilio Cymru – Hydref 2018.

 

Roedd y manylion a ddarparwyd yn cynnwys gwaith Archwilio Ariannol a Gwaith Archwilio'r Gronfa Pensiwn 2017-18 a gwaith Archwilio Perfformiad.

 

Gofynnodd y Cadeirydd i adroddiadau Swyddfa Archwilio Cymru gael eu hychwanegu at Raglen Waith y Pwyllgor Archwilio.

 

Tynnodd y pwyllgor sylw at faint o fiwrocratiaeth oedd yn bodoli a'r gost bosib i Swyddfa Archwilio Cymru.

 

Penderfynwyd: -

 

1)    Nodi cynnwys yr adroddiad.

2)    Tynnu sylw Swyddfa Archwilio Cymru at gost biwrocratiaeth.

 

53.

Adroddiad Olrhain Gweithrediadau'r Pwyllgor Archwilio. (Er gwybodaeth) pdf eicon PDF 122 KB

Cofnodion:

Darparwyd Adroddiad Olrhain y Pwyllgor Archwilio 'er gwybodaeth’.

 

54.

Cynllun Gwaith y Pwyllgor Archwilio. (Er Gwybodaeth) pdf eicon PDF 94 KB

Dogfennau ychwanegol:

Cofnodion:

Adroddwyd am Gynllun Gwaith y Pwyllgor Archwilio 'er gwybodaeth’.

 

Dywedodd y Cadeirydd ei bod wedi cwrdd â'r Prif Weithredwr i drafod Proses      Trosglwyddo i Lefel Uwch Swyddfa Archwilio Cymru a'r Fframwaith Sicrwydd.  Roedd y cyfarfod yn un cynhyrchiol iawn a byddai'r Prif Weithredwr yn mynd i'r cyfarfod pwyllgor i drafod llywodraethu a rheoli risgiau.  Byddai cyfarfodydd rheolaidd â'r Prif Weithredwr hefyd yn cael eu trefnu yn y dyfodol.

 

Ychwanegodd y Cadeirydd y byddai hi a'r Is-gadeirydd yn mynd i gyfarfod Pwyllgor Archwilio Cyngor Caerdydd ym mis Tachwedd a gofynnodd a allai swyddog fod yn bresennol hefyd.

 

Nodwyd y byddai Adroddiad Diweddaraf Ymddiriedolaethau ac Elusennau yn cael ei gyflwyno yn y cyfarfod nesaf a drefnwyd.

 

Penderfynwyd: -

 

1)    Cyflwyno Adroddiad Diweddaraf Ymddiriedolaethau ac Elusennau yn y cyfarfod nesaf a drefnwyd;

2)    Gofyn i swyddog fynd gyda'r Cadeirydd a'r Is-gadeirydd i gyfarfod Pwyllgor Archwilio Cyngor Caerdydd.