Agenda a Chofnodion

www.abertawe.gov.uk/DatgeliadauBuddiannau

 

Yn unol â'r Côd Ymddygiad a fabwysiadwyd gan Ddinas a Sir Abertawe, cyhoeddwyd y cysylltiadau canlynol: -

 

Y Cynghorydd P M Black - Cofnod rhif 40 - Adroddiad Monitro Archwilio Mewnol Chwarter 1 2018/19 - Aelod o Gorff Llywodraethu Ysgol Gynradd Burlais - personol.

 

Y Cynghorydd T J Hennegan - Cofnod Rhif 40 - Adroddiad Monitro Archwilio Mewnol Chwarter 1 2018/19 - Llywodraethwr ysgol yn Ysgol Gymunedol Clwyd - personol.

 

Y Cynghorydd P R Hood-Williams - Cofnod rhif 40 - Adroddiad Monitro Archwilio Mewnol Chwarter 1 2018/19 - Llywodraethwr ysgol yn Ysgol Gynradd y Crwys - personol.

                                                                                   

Y Cynghorydd J W Jones - Cofnod rhif 40 - Adroddiad Monitro Archwilio Mewnol Chwarter 1 2018/19 - Llywodraethwr ysgol yn Ysgol Dynfant ac mae fy ngwraig yn llywodraethwr yn Ysgol Hendrefoilan - personol.

 

Y Cynghorydd P K Jones - Cofnod rhif 40 - Adroddiad Monitro Archwilio Mewnol Chwarter 1 2018/19 - Llywodraethwr ysgol yn Ysgol yr Esgob Gore  - personol.

 

Y Cynghorydd M B Lewis - Cofnod rhif 40 - Adroddiad Monitro Archwilio Mewnol Chwarter 1 2018/19 - Llywodraethwr ysgol yn Ysgol Gynradd Gwyrosydd ac yn aelod o Bwyllgor y Gronfa Bensiwn - personol.

 

Y Cynghorydd W G Thomas - Cofnod rhif 40 - Adroddiad Monitro Archwilio Mewnol Chwarter 1 2018/19 - Llywodraethwr ysgol yn Ysgol Gynradd Newton ac yn aelod o bwyllgor y Gronfa Bensiwn - personol.

 

Y Cynghorydd T M White - Cofnod rhif 40 - Adroddiad Monitro Archwilio Mewnol Chwarter 1 2018/19 a chofnod rhif 42 - Adroddiad SRA 260 Swyddfa Archwilio Cymru Cronfa Bensiwn Dinas a Sir Abertawe - Cadeirydd y Llywodraethwyr a chymwynaswr y Gronfa Bensiwn - personol.

 

Geraint Norman (Swyddfa Archwilio Cymru) - Cofnod rhif 40 - Adroddiad Monitro Archwilio Mewnol Chwarter 1 2018/19 - Fy ngwraig yw Pennaeth Ysgol Gynradd Pontlliw.  Mae gan Swyddfa Archwilio Cymru reolaeth ar waith i liniaru - personol.

Cymeradwyo a llofnodi, fel cofnod cywir, gofnodion y cyfarfod(ydd) blaenorol.

 

Penderfynwyd cymeradwyo cofnodion cyfarfodydd blaenorol y Pwyllgor Archwilio a gynhaliwyd ar 14 a 23 Awst 2018, yn gofnodion cywir.

 

Cyflwynodd y Prif Archwiliwr yr archwiliadau a gwblhawyd ac unrhyw waith arall a wnaed gan yr Is-adran Archwilio Mewnol yn ystod y cyfnod rhwng 1 Ebrill a

30 Mehefin 2018.

 

Cwblhawyd 30 archwiliad yn ystod Chwarter 1. Darparwyd yr archwiliadau a gwblhawyd yn Atodiad 1, a oedd hefyd yn dangos lefel y sicrwydd a roddwyd ar ddiwedd yr archwiliad a nifer yr argymhellion a wnaed ac y cytunwyd arnynt. Gwnaed cyfanswm o 247 o argymhellion, a chytunodd y rheolwyr i roi pob un ohonynt ac eithrio un ar waith, h.y. 99.6% yn erbyn targed o 95%.

 

Amlinellodd Atodiad 2 y byddai oddeutu 66% o'r Cynllun Archwilio wedi'i gwblhau neu ar waith erbyn diwedd mis Mehefin 2018. O'r 30 o archwiliadau a gwblhawyd yn Chwarter 1, mae 18 ohonynt yn archwiliadau a gafodd eu cynnwys yng nghynllun archwilio 2017/18 a oedd yn parhau ar ddiwedd y flwyddyn ariannol, ac sydd bellach wedi'u cwblhau yn 2018/19.

 

Nodwyd yr wybodaeth ynghylch gwaith ychwanegol a manylion y gwaith dilynol a gwblhawyd rhwng 1 Ebrill a 30 Mehefin 2018.

 

Darparwyd manylion am y materion sylweddol a arweiniodd at gyfraddiad canolig yn cael ei roi yn y chwarter am Adfer Trychineb a Pharhad Busnes. Diben amcanion yr archwiliad yw sicrhau bod gan yr awdurdod Gynllun Adfer Trychineb TGCh mewn lle a bod y cynllun yn cael ei adolygu, ei brofi a'i ddiweddaru'n rheolaidd. Roedd yr archwiliad yn cynnwys profi rheolau a sefydlwyd gan y rheolwyr ar gyfer y meysydd canlynol o fewn y cynllun adfer trychineb: Perchnogaeth a Rheoli; Asesiad Risg ac Atal; Y Cynllun Corfforaethol; Cynlluniau Defnyddwyr TG; Adnoddau a Hyfforddiant.

 

Darparwyd y rhesymau dros y sgôr canolig fel a ganlyn: -

 

·         Cynhaliwyd gwiriadau er mwyn cadarnhau pwy sy'n gyfrifol am Bolisi Adfer Trychineb TGCh a Chynllun Adfer y cyngor. Ni bennwyd unrhyw gylch gorchwyl ar gyfer y Tîm Adfer Trychineb.

·         Canfuwyd nad oedd y tîm wedi cynnal adolygiadau rheolaidd o'r Cynllun Adfer Trychineb. Dangosodd adolygiad o'r Cynllun Adfer Trychineb nad oedd wedi'i ddiweddaru'n flynyddol. Cynhaliwyd yr adolygiad diwethaf ym mis Ebrill 2017. 

·         Cynhaliwyd profion ar y Gofrestr Asedau Gwybodaeth er mwyn sicrhau bod y data sy'n berthnasol i bob system, rhyngwyneb a'i ddefnyddwyr yn cael eu cofnodi. Dewiswyd sampl o dair system i'w gwirio.  Ar gyfer y sampl o systemau, canfuwyd bod:

o   Dim arwydd o'r amser y gallai'r cyngor weithredu heb y system/systemau.

o   Ni fanylwyd ar y lleiafswm adnoddau sydd eu hangen er mwyn cael y system ar waith unwaith eto o ran caledwedd, meddalwedd a chyfathrebiadau. 

·         Cynhaliwyd gwiriad sampl arall o'r systemau hyn er mwyn cadarnhau bod y gofrestr yn cynnwys manylion amcanion y systemau a bod yr esboniadau'n manylu ar sut mae pob elfen o'r system TG yn mynd i'r afael â'r amcanion.  Canfuwyd bod amcanion y systemau wedi'u cofnodi, fodd bynnag, nid oedd gwybodaeth a oedd yn manylu ar sut y byddai'r system TG yn mynd i'r afael â'r amcanion.

·         Dangosodd adolygiad o Gofrestrau Risgiau’r Cyngor i wirio bod risg pob system wedi'i gofnodi nad oedd y risgiau wedi'u cofnodi'n unigol yn y cofrestrau.  Nodwyd mai dim ond un cofnod cyffredinol a nodwyd mewn perthynas â'r risg o beidio â chael Cynllun Adfer Trychineb mewn lle.

·         Datgelodd yr adolygiad o'r Cynllun Trychineb Corfforaethol i gadarnhau bod yr holl wybodaeth sydd ei hangen fel a ganlyn:

o   Nad oedd manylion llawn yr Asesiadau Risg wedi'u cofnodi.

o   Nad oedd y safleoedd adfer wedi'u sefydlu.

·         Cysylltwyd â sampl o ddefnyddwyr y 4 prif system TG a gofynnwyd iddynt ddarparu copïau o'u Cynllun Parhad Busnes, yn enwedig mewn perthynas â chaledwedd a meddalwedd. Ar gyfer pob cynllun, ni aethpwyd i'r afael â materion caledwedd a meddalwedd yn y Cynlluniau Parhad Busnes unigol.

·         Gofynnwyd am wybodaeth gan yr Is-adran Yswiriant i gadarnhau bod polisi ar waith i amddiffyn petai argyfwng, fodd bynnag, hyd yn hyn ni dderbyniwyd unrhyw dystiolaeth.

·         Cadarnhawyd hefyd nad oedd unrhyw brofi ffurfiol wedi'i wneud mewn perthynas â'r Cynllun Adfer Trychineb.

 

Esboniodd Jo Harley, Pennaeth Dros Dro'r Gwasanaethau Digidol a Thrawsnewid, y cynnydd a wnaed mewn perthynas â'r materion a godwyd yn y sgôr canolig. Cyfeiriodd at bob rheswm penodol a chadarnhaodd y cynnydd/datblygiadau a wnaed er mwyn sicrhau'r pwyllgor fod gwelliannau'n cael eu rhoi ar waith.

 

Gofynnodd y Pwyllgor gwestiynau i'r Swyddog, a ymatebodd yn briodol.  Roedd y trafodaethau'n canolbwyntio ar y canlynol: -

 

·         Cwmnïau sy'n darparu systemau cwmwl yn cael eu lleoli yn y DU;

·         Pryder ynghylch isadeiledd BT;

·         Rhoi ystyriaeth i bob system cyn i unrhyw benderfyniad o ran symud cwmwl gael ei wneud.  Bydd hyn yn arwain at ateb hybrid o ran systemau cwmwl a systemau ar y safle;

·         Cost bosib symud y cwmwl a'r opsiynau/pecynnau eraill sydd ar gael;

·         Y gwasanaethau sy'n gyfrifol am asesiadau risg systemau'r meysydd gwasanaeth.

·         Archwilio Mewnol i gyd-fynd â newidiadau i TG.

 

Penderfynwyd nodi cynnwys yr adroddiad.

 

Cyflwynodd Geraint Norman ac Anthony Veale, Swyddfa Archwilio Cymru, Adroddiad SRA 260 2017/18 – Dinas a Sir Abertawe. Nododd yr adroddiad faterion i'w hystyried, gan gynnwys materion sy’n codi o archwiliad cyfriflenni ariannol y cyngor ar gyfer 2017-18 yr oedd angen adrodd amdanynt dan SRA 260.  Nodwyd mai bwriad yr Archwilydd Cyffredinol yw cyflwyno adroddiad archwiliad anghymwys ar y datganiadau ariannol.

 

Ychwanegwyd bod yr archwilwyr wedi derbyn cyfriflenni ariannol drafft ar gyfer y flwyddyn a ddaeth i ben ar 31 Mawrth 2018 ar 4 Mehefin, cyn y dyddiad cau ar 30 Mehefin 2018. Roedd Swyddfa Archwilio Cymru'n adrodd am y materion mwy sylweddol a gododd o'r archwiliad, ac roeddent o'r farn bod angen ystyried y rhain cyn cymeradwyo'r cyfriflenni ariannol.  Trafodwyd y materion hyn eisoes â Swyddog Adran 151.

 

Bwriad yr Archwilydd Cyffredinol oedd cyhoeddi adroddiad archwilio anghymwys ar ddatganiadau ariannol 2017-18. Roedd y llythyr cynrychiolaeth derfynol wedi'i gynnwys yn

Atodiad 1, darparwyd yr adroddiad archwilio arfaethedig yn Atodiad 2, darparwyd y camddatganiadau wedi'u cywiro yn Atodiad 3 a nodwyd yr argymhellion allweddol a gododd o'r gwaith archwiliad ariannol yn Atodiad 4.

 

Gofynnodd y pwyllgor gwestiynau ynghylch y canlynol ac ymatebodd Cynrychiolwyr Swyddfa Archwilio Cymru iddynt: -

 

·         Cyngor Cyfrifeg Cyfalaf ynghylch trefniadau presennol;

·         Y cynnydd a wnaed mewn perthynas â chofrestru gweithredoedd gyda'r Gofrestrfa Tir;

·         Cysoni Cronfeydd Wrth Gefn Ailbrisiad y cyngor.

 

Estynnodd y Cadeirydd ei werthfawrogiad o'r staff Cyllid am ddarparu'r cyfrifon i Swyddfa Archwilio Cymru ymhell cyn y dyddiad cau gofynnol.

 

Penderfynwyd nodi cynnwys yr adroddiad.

Cyflwynodd David Williams, Swyddfa Archwilio Cymru, adroddiad a oedd yn nodi materion i'w hystyried a oedd yn codi o archwiliad cyfriflenni ariannol y Gronfa Bensiwn ar gyfer 2017/18 yr oedd angen adrodd amdanynt dan SRA 260.

 

Cyfanswm yr asedau gros a reolir gan y Gronfa Bensiwn yw £1.9 biliwn. Barnwyd bod lefelau meintiol camddatganiadau'r Gronfa Bensiwn gwerth £19.1 miliwn.  Amlinellodd yr adroddiad y materion sy'n codi ar ôl archwilio cyfriflenni ariannol y Gronfa Bensiwn ar gyfer 2017-18. 

 

Derbyniwyd y cyfriflenni ariannol drafft ar gyfer y flwyddyn a ddaeth i ben ar 31 Mawrth 2018 ar 25 Mehefin 2018, cyn y dyddiad cau ar 30 Mehefin 2018. Roedd Swyddfa Archwilio Cymru'n adrodd am y materion mwy sylweddol a gododd o'r archwiliad, ac roeddent o'r farn bod angen ystyried y rhain cyn cymeradwyo'r datganiadau ariannol.  Trafodwyd y materion hyn eisoes â Swyddog Adran 151.

 

Bwriad yr Archwilydd Cyffredinol oedd cyflwyno adroddiad archwiliad anghymwys am y cyfriflenni ariannol wedi i'r awdurdod ddarparu llythyr cynrychioliadau sy'n seiliedig ar yr hyn a nodwyd yn Atodiad 1.

 

Nodwyd yr adroddiad archwilio arfaethedig yn Atodiad 2. Roedd y Gronfa Bensiwn wedi'i chynnwys ym mhrif gyfriflenni ariannol y cyngor ac felly'r ymateb a gyflwynwyd oedd yr un a gynigiwyd ar gyfer cynnwys prif gyfriflenni ariannol y cyngor yn y Gronfa Bensiwn.

 

Amlinellwyd na nodwyd unrhyw gamddatganiadau dibwys yn y cyfriflenni ariannol a oedd yn dal i fod yn ddiffygiol. Roedd camddatganiadau a oedd wedi'u cywiro gan reolwyr ond roedd yr archwilwyr o'r farn y dylid tynnu sylw atynt oherwydd eu perthnasedd i gyfrifoldebau'r awdurdod lleol dros y broses adrodd ariannol. Nodwyd y rhain gyda'r esboniadau yn Atodiad 3. Cynyddodd y diwygiadau hyn werth  buddsoddiadau'r Datganiad o Asedau Net £2.5 miliwn. Roedd hefyd nifer o ddiwygiadau cyflwyniadol eraill a wnaed i'r cyfriflenni ariannol drafft a gododd o'r archwiliad. Adroddwyd hefyd am faterion sylweddol eraill a gododd o'r archwiliad.

 

Nodwyd y prif argymhellion sy'n codi o'r gwaith archwilio ariannol yn Atodiad 4.  Roedd y rheolwyr wedi ymateb iddynt a byddai cynnydd yn cael ei wirio yn ystod archwiliad y flwyddyn nesaf.  Lle'r oedd unrhyw gamau gweithredu heb eu cyflawni, byddai'r archwilwyr yn parhau i fonitro cynnydd a'i gynnwys yn adroddiad y flwyddyn nesaf.

 

Mynegodd y Cadeirydd ei werthfawrogiad o'r staff Cyllid am ddarparu'r cyfrifon i Swyddfa Archwilio Cymru ymhell cyn y dyddiad cau gofynnol.

 

Penderfynwyd nodi cynnwys yr adroddiad.

Cyflwynodd Jeff Fish a Jonathan Rogers grynodeb o'r gwaith a gwblhawyd gan Swyddogaeth Twyll Archwiliad Mewnol 2017/18.

 

Darparodd yr adroddiad gefndir y swyddogaeth twyll, trosolwg o'i gweithgareddau a'i gwerth.  Roedd y prif weithgareddau yn 2017/18 yn cynnwys y meysydd gwaith canlynol: -

 

·         Adolygiad o strategaeth/ffurflenni taliadau uniongyrchol;

·         Gweithio ar y cyd â Gwasanaeth Twyll a Gwallau AGPh;

·         Menter Twyll Genedlaethol 2016

·         Ymwybyddiaeth o dwyll;

·         Gwaith rhyngasiantaeth a chyfnewid data;

·         Ymchwiliadau arbennig.

 

Yn ôl Adolygiad o’r Cynllun Swyddogaeth Twyll ar gyfer 2017/18, allan o'r 9 gweithgaredd cynlluniedig, roedd 6 wedi'u cyflawni'n llawn a 3 wedi'u cyflawni'n rhannol. Darparodd Atodiad 3 yr adroddiad fanylion am y gweithgareddau hyn.

 

Gofynnodd y Pwyllgor gwestiynau i'r swyddogion, a ymatebodd yn briodol.  Roedd y trafodaethau'n ymwneud â'r canlynol: -

 

·         Gordaliadau, y rhesymau amdanynt a'r broses ddilynol;

·         Y cynllun peilot sy'n berthnasol i'r gordaliadau.

 

Penderfynwyd nodi cynnwys yr adroddiad.

Cyflwynodd y Prif Archwiliwr Adroddiad Olrhain Camau Gweithredu'r Pwyllgor Archwilio er gwybodaeth.

 

Amlygodd fod dau gam gweithredu ychwanegol mewn perthynas ag Adroddiad Blynyddol y Pwyllgor Archwilio ar gyfer 2017/18 a'r canlyniadau sy'n gofyn am gyflwyno adroddiadau i gyfarfodydd y pwyllgor yn y dyfodol.

Adroddwyd am Gynllun Gwaith y Pwyllgor Archwilio er gwybodaeth.

 

Amlygodd y Prif Archwiliwr ddau gam gweithredu wedi'u diweddaru yn Atodiad 2 mewn perthynas â Swyddfa Archwilio Cymru.  Nododd Geraint Norman mai'r pwyllgor fydd yn gyfrifol am benderfynu sut maent am fwrw ymlaen â’r materion.

 

Penderfynwyd trafod yr eitemau yn y cyfarfod nesaf a drefnir.