Agenda a Chofnodion

www.abertawe.gov.uk/DatgeliadauBuddiannau

Yn unol â'r Côd Ymddygiad a fabwysiadwyd gan Ddinas a Sir Abertawe, cyhoeddwyd y cysylltiadau canlynol: -

Y Cynghorydd J W Jones - Cofnod Rhif 20 - Datganiad Llywodraethu Blynyddol Drafft 2017/18 - Aelod o Awdurdod Iechyd Porthladd Bae Abertawe - personol.

Y Cynghorydd T M White – Cofnod Rhif 20 – Datganiad Llywodraethu Blynyddol Drafft 2017/18 - Aelod o Awdurdod Iechyd Porthladd Bae Abertawe - personol a Chofnod Rhif 22 – Swyddfa Archwilio Cymru - Cronfa Bensiwn Dinas a Sir Abertawe - 2017/2018 - Ymholiadau Archwilio i'r rheiny â chyfrifoldeb dros Lywodraethu a Rheoli. - Aelod o'r Bwrdd Pensiwn Lleol a buddiolwr y Gronfa Bensiwn Llywodraeth Leol - personol.

Paula O’Connor – yr Agenda gyfan - Gweithiwr cyflogedig gydag Ymddiriedolaeth GIG Felindre - yn darparu Gwasanaeth Archwilio Mewnol fel Pennaeth Archwilio Mewnol Bwrdd Iechyd Prifysgol Abertawe Bro Morgannwg - Personol

Cymeradwyo a llofnodi, fel cofnod cywir, gofnodion y cyfarfod(ydd) blaenorol.

Penderfynwyd cymeradwyo a llofnodi cofnodion cyfarfod y pwyllgor Archwilio a gynhaliwyd ar 12 Mehefin 2018 a chofnodion y Pwyllgor Archwilio Arbennig a gynhaliwyd ar 26 Mehefin 2018 fel cofnodion cywir.

Cofnod 17 - Cadarnhaodd y Cadeirydd ei bod hi wedi gofyn am gyfarfod â'r Prif Weithredwr i drafod effaith y 31 o risgiau lefel uchel a nodwyd a sut mae'r awdurdod yn rheoli'r risgiau hynny. Adroddodd ei bod hi'n dal i aros am gadarnhad o ran dyddiad cyfarfod.

Cofnod 17 – Roedd y pwyllgor wedi penderfynu mynychu cyfarfod Pwyllgor Archwilio corff cyhoeddus arall. Cynigiwyd Awdurdod Tân Canolbarth a Gorllewin Cymru gan y pwyllgor a chytunwyd ar hyn. Cynigiwyd y byddai'r Cadeirydd a'r Is-gadeirydd hefyd yn ymweld â Phwyllgor Archwilio awdurdod lleol arall, a chynigiwyd Cyngor Bwrdeistref Sirol Rhondda Cynon Taf.

Cyflwynodd Tracey Meredith, Pennaeth y Gwasanaethau Cyfreithiol, Democrataidd a Deallusrwydd Busnes (Swyddog Monitro) y Datganiad Llywodraethu Blynyddol drafft ar gyfer 2017/18. O dan Reoliadau Cyfrifon ac Archwilio (Cymru) 2014, mae'n rhaid i'r cyngor gynnal adolygiad o'i drefniadau llywodraethu o leiaf unwaith y flwyddyn. Bwriedir i'r adolygiad ddangos sut mae'r cyngor wedi cydymffurfio â'i Gôd Llywodraethu Corfforaethol.

Amlinellwyd egwyddorion fframwaith ‘Delivering Good Governance in Local Government' 2016 CIPFA a SOLACE.  Nodwyd yr ymddygiadau a'r gweithredoedd sy'n arddangos llywodraethu da ar waith ar gyfer pob egwyddor, ynghyd â thystiolaeth o gydymffurfiad y cyngor ag ymddygiadau a gweithredoedd o'r fath.

Adroddwyd am rai newidiadau bach i'r Datganiad Llywodraethu Blynyddol ar lafar i'r pwyllgor. Byddai fersiwn wedi'i diweddaru'n cael ei dosbarthu.

Mewn perthynas â chynnwys rhanddeiliaid, nodwyd bod Datganiad Llywodraethu Blynyddol 2017/18 wedi cael ei ddiweddaru i gynnwys cyd-gynhyrchiad.

Amlygodd Pennaeth y Gwasanaethau Cyfreithiol, Democrataidd a Deallusrwydd Busnes (Swyddog Monitro) y canlynol hefyd: -

·                Adolygu Effeithiolrwydd

·                Hunanasesiad Rheoli Mewnol - Datganiad Sicrhau Uwch-reolwyr

·                Ffynonellau Sicrhau Mewnol

·                Ffynonellau Sicrhau Allanol

·                Materion llywodraethu pwysig ynghyd â'r gweithredoedd a gymerwyd/gynigiwyd

Trafododd y pwyllgor yr wybodaeth yn yr adroddiad yn fanwl. Mynegwyd pryderon mewn perthynas â chraffu hefyd i sicrhau ei fod yn gallu gweithredu'n effeithiol a darparu llywodraethu da. Ychwanegwyd bod yna feysydd, yn benodol mewn perthynas â thystiolaeth, lle y gellid bod wedi darparu mwy o fanylion yn yr adroddiad. Gofynnwyd cwestiynau am ddigonolrwydd a chywirdeb y Datganiadau Sicrhau Uwch-reolwyr yn ogystal ag addasrwydd y term 'arbedion cynaliadwy', sy'n awgrymu bod yr arbedion yn amhenodol. Awgrymwyd y byddai term megis 'arbedion cyraeddadwy' yn fwy priodol.

Gofynnodd y Cadeirydd am gymeradwyaeth y Pwyllgor a Swyddfa Archwilio Cymru i drafod y newidiadau/materion a godwyd yn ogystal ag ambell i sylwad arall mewn perthynas â Datganiad Llywodraethu Blynyddol 2017/18 yr oedd y Cadeirydd wedi sôn amdanynt gyda Phennaeth y Gwasanaethau Cyfreithiol, Democrataidd a Deallusrwydd Busnes (Swyddog Monitro).  Byddai Datganiad Llywodraethu Blynyddol 2017/18 a ddiwygiwyd yna’n cael ei ddosbarthu i'r pwyllgor. Byddai Pwyllgor Archwilio Arbennig yn cael ei gynnal os oedd angen yn unig. Byddai fersiwn derfynol Datganiad Llywodraethu Blynyddol 2017/18 yn cael ei hadrodd i'r cyngor ym mis Medi.

Penderfynwyd:  -

1)        nodi cynnwys yr adroddiad;

2)        y byddai Cadeirydd y Gwasanaethau Cyfreithiol, Democrataidd a Deallusrwydd Busnes (Swyddog Monitro) yn trafod y diwygiadau a wnaed i Ddatganiad Llywodraethu Blynyddol 2017/18 a byddai'r fersiwn ddiwygiedig yn cael ei dosbarthu i'r Pwyllgor Archwilio;

3)        trefnu cyfarfod arbennig o'r Pwyllgor Archwilio i gymeradwyo Datganiad Llywodraethu Blynyddol diwygiedig 2017/18 os oedd angen yn unig; a

4)        byddai'r Cadeirydd yn trafod defnyddio'r term 'arbedion cynaliadwy' gyda Phennaeth y Gwasanaethau Ariannol a'r Ganolfan Gwasanaethau.

Cyflwynodd Amanda Thomas, Rheolwr Cyllid Strategol - Corfforaethol, y Datganiad o Gyfrifon Drafft ar gyfer 2017/18.

Amlinellwyd bod hi’n ofynnol yn ôl deddfwriaeth i'r cyngor gyhoeddi Datganiad o Gyfrifon blynyddol mewn perthynas â phob blwyddyn ariannol fel a ganlyn:-

-       Erbyn 30 Mehefin gan ddilyn y flwyddyn y mae'r cyfrifon yn berthnasol iddi - Swyddog Adran 151 i ddrafftio a llofnodi'r cyfrifon;

-       Erbyn 30 Medi gan ddilyn y flwyddyn y mae'r cyfrifon yn berthnasol iddi, gofynnir i gyfrifon gael eu harchwilio a'u cymeradwyo gan y cyngor.

Paratowyd a llofnodwyd cyfrifon drafft 2017/18 gan Swyddog Adran 151 ar 1 Mehefin 2018. Darparwyd copi yn Atodiad A yr adroddiad.

Cyflwynwyd y cyfrifon yn ffurfiol i archwilwyr y cyngor, sef Swyddfa Archwilio Cymru, a oedd wedi dechrau archwilio'r cyfrifon. Fel rhan o'r broses archwilio, byddai'r cyfrifon ar gael i'w harchwilio gan y cyhoedd am gyfnod o bedair wythnos rhwng 23 Gorffennaf 2018 tan 17 Awst 2018.

Nodwyd nad oedd angen cynnwys y Gronfa Bensiwn yn y cyfrifon bellach, ac yr ymdrinnir â hyn ar wahân fel rhan o gyfrifon y Gronfa Bensiwn.

Gofynnodd y pwyllgor gwestiynau mewn perthynas â chyfrifon CRT; cynnydd mewn gwariant/gorwariant; gwerthiannau Hawl i Brynu a morgeisi; Cronfeydd Ymddiriedolaeth Elusennol a Chyfranddaliadau Cynlluniau Ynni Cymunedol a Menter Gymunedol Abertawe.

Nododd y Cadeirydd a chynrychiolwyr Swyddfa Archwilio Cymru fod y Datganiad o Gyfrifon wedi cael ei baratoi'n gynnar. Roedd hyn yn gadarnhaol iawn ac yn rhoi amser ystyried i'r pwyllgor. Adroddodd Swyddfa Archwilio Cymru y byddai ISO 260 yn cael ei chyflwyno i'r Pwyllgor Archwilio ym mis Medi.

Penderfynwyd:  -

1)        Nodi cynnwys yr adroddiad;

2)        Byddai Prif Swyddog y Drysorfa a Thechnegol yn darparu crynodeb i'r Pwyllgor am sefyllfa Cronfeydd Ymddiriedolaeth Elusennol er mwyn rhoi eglurhad o ran pam nad oeddent wedi'u cynnwys yn y Datganiad o Gyfrifon. 

Cyflwynodd Geraint Norman, Swyddfa Archwilio Cymru, lythyr am ymholiadau archwilio i'r rheiny â chyfrifoldeb dros lywodraethu a rheoli.

Amlinellodd y llythyr ddyletswyddau Swyddfa Archwilio Cymru mewn perthynas â chaffael sicrwydd rhesymol y byddai'r datganiadau ariannol cyffredinol yn rhydd o unrhyw gamddywediadau, boed o ganlyniad i dwyll neu wall. Roedd y llythyr hefyd yn amlinellu'r ymholiadau yn ogystal ag ymatebion a roddwyd i'r rheolwyr a'r rheiny â chyfrifoldeb dros lywodraethu Cronfa Bensiwn Dinas a Sir Abertawe (y Gronfa).

Penderfynwyd nodi'r ymholiadau a'r ymatebion.

Cyflwynodd Geraint Norman, Swyddfa Archwilio Cymru, lythyr am ymholiadau archwilio i'r rheiny â chyfrifoldeb dros lywodraethu a rheoli.

Mae'r llythyr yn amlinellu dyletswyddau Swyddfa Archwilio Cymru mewn perthynas â chaffael sicrwydd rhesymol y byddai'r datganiadau ariannol cyffredinol yn rhydd o unrhyw gamddywediadau, boed o ganlyniad i dwyll neu wall. Roedd y llythyr hefyd yn amlinellu'r ymholiadau yn ogystal ag ymatebion a roddwyd i'r rheolwyr a'r rheiny â chyfrifoldeb dros lywodraethu Dinas a Sir Abertawe.

Nodwyd cywiriad i dudalen 55 y pecyn agenda: -

Atodiad 1- Cefndir - Pwynt bwled 1 - Dylai hyn gyfeirio at AU (Awdurdod Unedol) yn hytrach na Bwrdd Iechyd Prifysgol Abertawe Bro Morgannwg.

Trafododd y pwyllgor yr ymatebion i'r ymholiadau. Nodwyd y cymeradwywyd y Cynllun Twyll Corfforaethol ar sail adnoddau parhaus ac awgrymwyd bod hyn yn cael ei adlewyrchu yn yr ymatebion.

Amlygodd y pwyllgor yr ymateb i Gwestiwn 9 hefyd a oedd yn nodi nad oedd y sefyllfa bresennol, mewn perthynas â darparu arbedion cynlluniedig a defnyddio arian wrth gefn, yn gynaliadwy yn y tymor hir.

Penderfynwyd nodi'r ymholiadau a'r ymatebion.

Darparodd y Prif Archwiliwr adroddiad Olrhain Camau Gweithredu 'er gwybodaeth’.

Nododd y Cadeirydd nad oedd wedi gweld unrhyw risgiau sylweddol.

Soniodd y Prif Archwiliwr am Gynllun Gwaith y Pwyllgor Archwilio 'er gwybodaeth’.

Nododd fod y diweddaraf o ran contractau Gofal Cymdeithasol wedi'i ychwanegu at 9 Ebrill 2019.