Agenda a Chofnodion

Penderfynwyd ethol Paula O’Connor yn Gadeirydd ar gyfer gweddill Blwyddyn Ddinesig 2017/2018

(Bu Paula O’Connor (Cadeirydd Annibynnol) yn llywyddu)

www.abertawe.gov.uk/DatgeluCysylltiadau

Yn unol â'r Côd Ymddygiad a fabwysiadwyd gan Ddinas a Sir Abertawe, cyhoeddwyd y cysylltiadau canlynol: -

Paula O’Connor – yr Agenda gyfan - gweithiwr cyflogedig gydag Ymddiriedolaeth GIG Felindre - Partneriaeth Cydwasanaethau GIG Cymru - yn darparu Gwasanaeth Archwilio Mewnol fel Pennaeth Archwilio Mewnol Bwrdd Iechyd Prifysgol Abertawe Bro Morgannwg - Personol.

Cymeradwyo a llofnodi, fel cofnod cywir, gofnodion y cyfarfod blaenorol.

Penderfynwyd cymeradwyo cofnodion cyfarfod blaenorol y Pwyllgor Archwilio fel cofnod cywir, yn amodol ar y pwynt canlynol y dylid rhoi sylw iddo: -

·                Cofnod 65 - Nid oedd y pwyllgor wedi cael mynediad uniongyrchol eto at y Gofrestr Risgiau Corfforaethol.

Rhoddodd y Cynghorydd Rob Stewart/yr Arweinydd y diweddaraf i'r Pwyllgor am gynnydd y Pwyllgorau Datblygu a Chyflwyno. Fe'u sefydlwyd ym mis Mehefin 2007 ac roeddent wedi dilyn y rhaglenni gwaith a bennwyd ar gyfer y flwyddyn ddinesig. Roedd nifer o Bwyllgorau Datblygu a Chyflwyno wedi darparu adroddiadau i'r Cabinet a oedd wedi'u derbyn yn unfrydol hyd yn hyn. Roedd yr adroddiadau diwedd blwyddyn ar gyfer pob pwyllgor yn y broses o gael eu paratoi.

Adroddodd yr Arweinydd ei fod yn fodlon ar ganlyniadau'r pwyllgorau, a chynigiwyd y dylid eu cryfhau ymhellach ar gyfer y flwyddyn ddinesig nesaf, gyda chynllun clir ar gyfer pob un ar y cychwyn, yn ogystal â chynyddu canlyniadau a pholisïau. Crybwyllodd y Cynllun Corfforaethol uchelgeisiol ac y byddai gan y pwyllgorau lwyth gwaith mawr i'w gyflawni yn dilyn hyn.

Gofynnwyd cwestiynau i'r Arweinydd, a oedd yn canolbwyntio ar y canlynol:-

·                Y gwahaniaeth rhwng y Pwyllgorau Datblygu a Chyflwyno Polisi a Chraffu;

·                Yr angen am esboniad ysgrifenedig o'r Pwyllgorau Datblygu a Chyflwyno Polisi ar gyfer y Pwyllgor Archwilio sy'n amlinellu eu rôl a sut maent yn cysylltu ag amcanion y cyngor;

·                Y ffaith y byddai rhai meysydd gwaith/datblygu polisi yn cymryd yn hwy nag eraill oherwydd ehangder y pwnc.

·                Darparu adroddiadau diwedd blwyddyn i'r Pwyllgor Archwilio

·                Cyfrifoldeb am bennu'r cynllun gwaith ar gyfer y pwyllgorau - Swyddogion Corfforaethol arweiniol ynghyd â'r Cadeirydd; a'r 

·                Bwriad i newid y teitl i Bwyllgorau Datblygu Polisïau ar gyfer y flwyddyn ddinesig nesaf.

Penderfynwyd ar y canlynol:-

1)    Nodi'r diweddaraf am y Pwyllgorau Datblygu a Chyflwyno Polisi;

2)    Darparu esboniad ysgrifenedig i'r Pwyllgor Archwilio o rôl y Pwyllgorau Datblygu a Chyflwyno Polisi yn ogystal â'u cyswllt â'r amcanion corfforaethol;

3)    Darparu adroddiadau diwedd blwyddyn i'r Pwyllgor Archwilio am y Pwyllgorau Datblygu a Chyflwyno Polisi ar gyfer y flwyddyn ddinesig gyfredol;

4)    Darparu'r strwythur/cynllun gwaith am y flwyddyn ddinesig nesaf ar gyfer pob Pwyllgor Datblygu a Chyflwyno Polisi i'r Pwyllgor Archwilio, a fydd yn cynnwys canlyniadau ac amserlenni disgwyliedig.

Darparwyd y diweddaraf gan Bennaeth y Gwasanaethau Diwylliannol, gyda chefnogaeth y Pennaeth Gweithrediadau Hamdden, ers archwiliad mewnol blaenorol y gwasanaeth.

Adroddodd Pennaeth y Gwasanaethau Diwylliannol yr aed i'r afael â'r holl risgiau canolig a'r rhan fwyaf o risgiau isel yn yr archwiliad, a'u bod wedi'u datrys. Roedd dwy risg isel yn weddill, ond roedd prosesau ar waith i fynd i'r afael â hwy.

Yn dilyn cwestiynau gan y pwyllgor, eglurodd Pennaeth y Gwasanaethau Diwylliannol fod y prif risgiau a nodwyd gan yr archwiliad yn ymwneud â chyfyngiadau gwario, tryloywder, cymeradwyo'n gywir a gwiriadau'r Gwasanaeth Datgelu a Gwahardd (GDG) sydd wedi dod i ben ar gyfer staff presennol.

Gofynnwyd a fyddai modd i gopi o'r adroddiadau archwilio perthnasol sy'n cael eu trafod gael eu cynnwys yn y papurau agenda mewn cyfarfodydd yn y dyfodol er mwyn atgoffa'r pwyllgor am y materion a amlygwyd.  

Penderfynwyd nodi'r diweddariad.

Cyflwynodd y Prif Archwiliwr Adroddiad Adolygu Cymheiriaid Safonau Archwilio Mewnol y Sector Cyhoeddus er gwybodaeth ac roedd Susan Powell, Cyngor Caerdydd, yn bresennol hefyd at ddibenion yr adroddiad.

Darparodd Susan Powell drosolwg byr o'r broses yr oedd wedi ymgymryd â hi wrth baratoi ei hadroddiad, a thynnodd sylw at y chwe argymhelliad a wnaed a amlinellwyd yn Atodiad 2 yr adroddiad. 

Gofynnwyd cwestiynau ynghylch cynnydd yr arfarniadau a diffyg annibyniaeth canfyddedig y Prif Archwiliwr.

Penderfynwyd nodi cynnwys yr adroddiad.

Cyflwynodd y Prif Archwiliwr adroddiad am Siarter Archwilio Mewnol 2018/19. Tynnodd sylw'n benodol at y siarter a amlinellwyd yn Atodiad 1 yr adroddiad, a oedd yn cynnwys y canlynol: -

·                Diffiniad o archwilio mewnol;

·                Rôl a swyddogaeth archwilio mewnol;

·                Cwmpas archwilio mewnol;

·                Annibyniaeth archwilio mewnol;

·                Rôl Ymgynghorol archwilio mewnol;

·                Rôl twyll, llwgrwobrwyo a llygru archwilio mewnol;

·                Adnoddau archwilio mewnol; a

·                Sicrhau ansawdd a gwella rhaglenni

Gofynnwyd cwestiynau ynghylch cyfrifoldeb rheoli'r Prif Archwiliwr yn ogystal â'r argaeledd i gyflwyno'r siarter a sicrhau ansawdd o gofio am doriadau staff.

Penderfynwyd cymeradwyo Siarter Archwilio Mewnol 2017/18.

Cyflwynodd y Prif Archwiliwr adroddiad am Gynllun Blynyddol Archwilio Mewnol 2018/19. Tynnodd sylw'n benodol at baragraff 2.3 yr adroddiad a oedd yn adrodd am golli 0.4 o swydd ar gyfer 2018/19 o'i gymharu â 2017/18. Nid oedd hyn yn ddatblygiad newydd, ond nid adroddwyd amdano yn 2017. Darparwyd crynodeb o'r gwaith a gynlluniwyd yn Atodiad 2 yr adroddiad. Dywedodd y Prif Archwiliwr fod y cynllun yn ddigonol ar gyfer yr holl adrannau. Darparodd Atodiad 3 yr adroddiad ddadansoddiad manylach o'r gwaith a gynlluniwyd.

Dilynwyd hyn gan drafodaeth a oedd yn canolbwyntio ar y canlynol: -

·                Contract fframwaith tacsis;

·                Pryderon ynghylch mwy o doriadau staff a'r effaith y byddai hyn yn ei chael ar yr Is-adran Archwilio, gan effeithio ar ei gallu i gyflawni ei swyddogaeth yn effeithiol;

·                Risgiau posib os na chaiff yr holl eitemau ar amserlen y Cynllun Blynyddol eu cwblhau;

·                A fyddai digon o waith yn cael ei gwblhau i ganiatáu i'r Prif Archwiliwr wneud Datganiad o Sicrwydd;

·                Diffyg Fframwaith Llywodraethu yn y Cynllun Blynyddol; a

·                Darparu mwy o wybodaeth am feysydd gwaith a geir yn y Cynllun Blynyddol fel y byddai'n haws gweld yn fwy penodol pa feysydd oedd yn cael eu harchwilio.

Ceisiodd y Cadeirydd gymeradwyaeth gan y pwyllgor i drafod rhai diwygiadau i'r Cynllun Blynyddol â'r Prif Archwiliwr, y tu allan i'r pwyllgor. Roedd y diwygiadau hyn yn ymwneud yn benodol â materion llywodraethu a chysylltiadau â'r amcanion corfforaethol. Cymeradwywyd yr ymagwedd hon gan y pwyllgor a chytunwyd yr adroddir am y Cynllun Blynyddol diwygiedig yng nghyfarfod nesaf y Pwyllgor Archwilio.

Penderfynwyd ar y canlynol: -

1)    Cymeradwyo Cynllun Archwilio Mewnol  2018/19 yn amodol ar rai newidiadau i'w trafod â'r Prif Archwiliwr a'r Cadeirydd; a

2)    Darparu Cynllun Archwilio Mewnol 2018/19 yng nghyfarfod nesaf y Pwyllgor Archwilio.

Cyflwynodd Ymchwiliwr y Tîm Twyll Corfforaethol adroddiad am y Cynllun Gwrth-dwyll ar gyfer 2018/2019. Dywedodd fod yr adroddiad wedi'i ysgrifennu gan y Cyn-reolwr Twyll Corfforaethol a oedd bellach wedi ymddeol. Rhagwelwyd y byddai'r Cynllun Gwrth-dwyll ar gyfer 2018/2019 a luniwyd gan y Rheolwr Twyll Corfforaethol yn aros yn gymharol ddigyfnewid.

Adroddodd Ymchwiliwr y Tîm Twyll Corfforaethol mai'r tîm hwn bellach oedd y Swyddogaeth Twyll (teitl newydd) a thynnodd sylw at y canlynol: -

·                Rhwymedigaeth i frwydro yn erbyn twyll;

·                Egwyddorion mynd i'r afael â thwyll

·                Sicrhau bod yr ymateb gwrth-dwyll yn gynhwysfawr ac yn effeithiol;

·                Polisi Gwrth-dwyll a Gwrthlygredd y cyngor yn ogystal â datganiadau polisi corfforaethol eraill;

·                Egwyddorion Nolan;

·                Nodau'r Cynllun Gwrth-dwyll;

·                Mesur gwerth y swyddogaeth gwrth-dwyll; 

·                Canolbwyntio adnoddau'r swyddogaeth gwrth-dwyll;

·                Darperir gwybodaeth am Wirio Asesu Risgiau Gwrth-dwyll 2018/19 yn Atodiad 1 yr adroddiad;

·                Darperir Datganiad Gwrth-dwyll 2018/19 yn Atodiad 2 yr adroddiad; a

·                Darperir Cynllun Gwrth-dwyll 2018/19 yn Atodiad 3 yr adroddiad.

Gofynnwyd cwestiynau i'r swyddogion cyflwyno a ymatebodd yn briodol. Roedd y cwestiynau'n canolbwyntio ar: - 

·                Effaith Credyd Cynhwysol ar Dwyll Budd-dal;

·                Arfer gorau contractwyr;

·                Rheoli llwyth gwaith gyda llai o staff;

·                Monitro twyll anfonebau'n gorfforaethol ac mewn ysgolion;

·                Terfynu'r cynllun Hawl i Brynu

·                Llwyddiant y swyddogaeth gwrth-dwyll;

·                Galw cynyddol am y gwasanaeth o ganlyniad i'r ymwybyddiaeth gynyddol o'r swyddogaeth gwrth-dwyll;

·                Awydd i wneud mwy o waith rhagweithiol; 

·                Posibilrwydd o gysylltu â chyd-weithwyr Gwrth-dwyll yn y GIG a Swyddfa Archwilio Cymru lle bo'n berthnasol;

Penderfynwyd cymeradwyo'r adroddiad ar yr amod yr adolygir adnoddau'n rheolaidd.

Darparodd y Prif Archwiliwr adroddiad Olrhain Camau Gweithredu er gwybodaeth.

Nodwyd bod eitem anghyflawn ar yr Adroddiad Olrhain Camau Gweithredu a oedd yn dyddio'n ôl i 2016 a gofynnwyd a ddylid cael gwared yn awr ar rai o'r blynyddoedd hŷn o'r adroddiad olrhain.

Penderfynwyd nodi cynnwys yr adroddiad.

Adroddwyd am Gynllun Gwaith y Pwyllgor Archwilio er gwybodaeth.

Gofynnodd y Cadeirydd, gyda chymeradwyaeth y pwyllgor, am ddiweddariad ar yr argymhellion a wnaed gan Adolygiad Perfformiad y Pwyllgor Archwilio 2016/2017 ar gyfer y cyfarfod nesaf gan y byddai adolygiad pellach ym mis Mehefin 2018.

Penderfynwyd ar y canlynol:- 

1)    Bydd y Cadeirydd a'r Prif Archwilydd yn trafod y Cynllun Gwaith ar gyfer blwyddyn ddinesig 2018/2019; a

2)    Rhoddir diweddariad yng nghyfarfod nesaf y Pwyllgor Archwilio ar Adolygiad Perfformiad y Pwyllgor Archwilio 2016/2017.